Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 21

Vedení spisové služby v mimořádných situacích

(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen „mimořádná situace“), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád³), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.

(2) Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace.

(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci

1. a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce,
2. b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.

(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty původce.

§ 22

Přechodné ustanovení