Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 12 Tvorba spisu (1) Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. (2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční pomůcce u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. (3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaznamená zaeviduje iniciační dokument v evidenci dokumentů základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční údaje spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument zaeviduje ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce doplní jako první dokument v iniciačním dokumentu za číslo jednací pomlčku nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu za původní číslo jednací doplní pomlčku nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu dokumentu. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 8 odst. 4 a 5 nebo v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidence evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován,. Sběrný arch je součástí spisu. (4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu a další) jednoznačný identifikátor spisu, b) stručný obsah spisu, c) spisová značka spisu, d) datum založení spisu, e) datum uzavření spisu, f) spisový znak spisu, g) skartační režim spisu, h) údaje o uložení spisu, které kterými jsou vyplněné počet uložených listů dokumentů v podacím razítku listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v technologickém prostředku obdobného určení listinné podobě dokumentů tvořících spis, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako podací razítko archiválie, a k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. (45) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, údaje uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen a), i), j) a k) uvede na obálce spisu. (6) Vyžaduje-li to jiný právní předpis11) nebo to z jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu, b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu, iniciačního číslo jednací nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu vloženého bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve spisu sběrném archu, nebo b c) jiné označení. (57) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a). (68) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu. (79) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu a spisové značky ve spisovém řádu.