Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 16 Vyhotovování dokumentů (1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny je uvedeno označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma, a adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce. (2) Veřejnoprávní původce na jím vyhotoveném dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument veřejnoprávní původce uvede také, b) číslo jednací odesílatele doručeného dokumentu, který byl veřejnoprávnímu původci doručen k vyřízení, popřípadě nebo evidenční číslo doručeného dokumentu ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud pod kterými je obsahuje. (2) Veřejnoprávní původce doručený dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na jím vyhotoveném dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí doručený dokument a pokud je v doručeném dokumentu toto číslo uvedeno, c) datum podpisu dokumentu, b d) počet listů, jde-li o dokument v analogové listinné podobě, c e) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit, d f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě, e g) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis12), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem. (3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem13). Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis14). Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem15), popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem16). (4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy.