Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 26 Vedení spisové služby v mimořádných situacích (1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v podacím deníku listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu. (2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci bezodkladně po ukončení mimořádné situace. (3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci a) méně než 48 hodin, veřejnoprávní původce eviduje evidenčně převede dokumenty evidované v náhradní evidenci v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje, b) déle než 48 hodin, veřejnoprávní původce je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje. (4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.