Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 6 (1) U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda a) datová zpráva a dokument Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst. 3 písm. f) a g) listinné podobě, b) je datová zpráva a převede doručený dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem6 digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24) nebo označen uznávanou elektronickou značkou7), popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem8) jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. (2) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, na kterém v níž je uznávaný elektronický podpis založen obsažen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu ve tvaru, na ve kterém je uznávaná elektronická značka založena mu byl doručen, a platnost kvalifikovaného časového razítka9). Pokud veřejnoprávní původce využívá pro své potřeby elektronický podpis uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, elektronickou značku pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a kvalifikované časové razítko povinností, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, pro jejichž uplatnění stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu. (3 jiný právní předpis dobu delší25) Pokud je veřejnoprávní; v takovém případě původce schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků zjištění podle odstavců 1 uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a 2 odesílateli potvrdí doručení datové zprávy veřejnoprávnímu původci povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. Součástí zprávy o potvrzení doručení je a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě sekundy, b) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci, c) další náležitosti, které veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě. (42) Veřejnoprávní původce uloží údaje o výsledcích zjištění podle odstavců 1 a 2 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, opatří těmito údaji zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem stanoveným ve spisovém řádu převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě, který vznikl po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v digitální analogové podobě, jehož se provedená zjištění týkají. (5) Záznam o výsledku ověření jiným způsobem převedení podle odstavce 2 obsahuje alespoň a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, § 69a zákona; pokud jsou známy je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, datum a čas jeho zneplatnění původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně 3 let s výjimkou případu, c) jméno, popřípadě jména, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a příjmení povinností, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu, d pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší25) výsledek, datum; v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu. (3) Pokud je uznávaný elektronický podpis založen skartační lhůta doručeného dokumentu převedeného podle odstavce 1 nebo převedeného autorizovanou konverzí dokumentů podle odstavce 2 kratší než 3 roky, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována veřejnoprávní původce uchová doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty.