Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 10 (1) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku alespoň tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku, b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku, c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“, d) identifikace identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen, e) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu 1. počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, 2. počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě, 3. počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, f) stručný obsah dokumentu, g f) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení nebo která dokument vytvořila; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení nebo vytvoření dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení, h g) údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu 1. způsob vyřízení, 2. identifikace identifikaci adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, 3. a datum odeslání, 4. počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, a i h) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost. (2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové služby, údaje stanovené v odstavci 1 písm. b) až e) a dále alespoň a) jednoznačný identifikátor dokumentu, b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě, c) informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie, a d) identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv, e) pořadové číslo dokumentu ve spisu, f) odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku, g) datum odeslání a h) počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu, která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen alespoň jednou komponentou. (3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f e) a i h). Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f e) a i h) a v odstavci 2 písm. a). Nezařadí-li veřejnoprávní původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení. (4) Pořadová čísla v základní evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V základní evidenční pomůcce je číselná Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. (5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného časového období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu. (6) Elektronický systém spisové služby neumožní, aby byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem zápisu dokumentu v elektronickém systému spisové služby, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby po ukončení určeného časového období byl proveden zápis dokumentu nebo spisu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. (7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu v již vytvořeném sběrném archu podle § 12 odst. 3 nepoužije.