Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 12 Tvorba spisu Spis (1) Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. (2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový zařadí dokument zaeviduje evidovaný v základní evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Veřejnoprávní Věta první se nepoužije v případě veřejnoprávního původce poznamená, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v evidenční pomůcce u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle § 63 odst. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími 4 zákona. (2) Veřejnoprávní původce zařadí spisy do a) věcné skupiny, nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů b) typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem. (3) Pokud Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce do jiné věcné skupiny nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku součásti typového spisu, přidělí spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu. Následující dokumenty (4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu eviduje, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu. (5) Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené opatří dokumenty v § 10 odst. 1 analogové podobě, 2 nebo 3 které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň a to podle druhu evidenční pomůcky) stručný obsah spisu, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí b) spisovou značku, c) spisový znak, d) skartační režim a e) identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat. (46) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu, kterými jsou alespoň a) jednoznačný identifikátor spisu, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů, b) stručný obsah spisu, c) spisová značka spisu, d) datum založení spisu, e) datum uzavření spisu vyřízení, f) datum uzavření, g) spisový znak spisu, g h) skartační režim spisu, h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, j) informaci informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. (57) Vykonává-li veřejnoprávní Veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, zaznamená údaje uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen o vyřízení a), i), j) a k) uvede na obálce uzavření spisu. (6) Vyžaduje-li to jiný právní předpis11) nebo to z jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu, b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo c) jiné označení pomůcce. (7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument, kterým byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a). (8) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu. (9) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.