Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 15 Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu (1) Veřejnoprávní původce uvede přehled spisových znaků ve spisovém stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a skartačním plánu. (2) Strukturu spisového spisů jednotlivé věcné skupiny, a skartačního plánu tvoří hierarchicky uspořádané užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Věcné Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni obsahují dokumenty a hierarchie obsahovaly spisy uspořádané podle věcných charakteristik nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Věcné Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny spisového na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a skartačního plánu jsou označeny součásti typového spisu spisovým znakem. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu uvedené u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie obsahují uvede skartační režim. Dokumenty nebo spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden skartační režim. (32) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“ (archiv) veřejnoprávní Veřejnoprávní původce označí dokument věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, který které se do skartačního řízení zařazuje výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii. Skartačním, skartačním znakem „SA“ (stoupaarchiv) veřejnoprávní. Veřejnoprávní původce označí dokument věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, který které se do skartačního řízení zařazuje výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení. Skartačním, skartačním znakem „VS“ (výběrstoupa) veřejnoprávní původce označí dokument, který se ve skartačním řízení posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení. (43) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. (54) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem „A“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „A“. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem „V“ a „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „V“. Pokud spis obsahuje pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“. Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle dokumentu v tomto spisu, který má být zařazen do skartačního řízení nejpozději. (6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem.