Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 19 Ukládání dokumentů a spisů (1) Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání dokumentů. (2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uložením kontroluje uzavřený spis a uzavřením spisu, zda je vyřízený dokument spis úplný, jsou-li úplné, zda jsou v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění, b) označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, je-li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván, c) kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě v rozsahu zda obaly dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh spisů v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě, f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů, h) zápis v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti, j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení podle § 6 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24. (3) Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu, spisové znaky a, skartační režim a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí. (4) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vede evidenci v tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve spisovém řádu.