Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 25 Jmenný rejstřík (1) V případě, že jsou o odesílateli Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu doručeného veřejnoprávnímu původci vedeny údaje existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku, veřejnoprávní a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. (2) Veřejnoprávní původce vybere při příjmu dalšího odeslání dokumentu doručeného týmž odesílatelem ověří správnost vedených údajů, popřípadě doplní neúplné údaje podle rozsahu údajů stanoveného pro vedení jmenného adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku; obdobně se postupuje při odesílání dokumentů. (23) Veřejnoprávní V případě, že veřejnoprávní původce ověřuje přesnost shledá potřebu vedení údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelích jiné osobě, jíž se dokument týká a adresátech dokumentů evidovaných která není osobou uvedenou v evidenčních pomůckách odstavci 1 nebo 2, popřípadě tyto údaje doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. (34) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k přístupu do jmenného vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3. (45) Veřejnoprávní původce stanoví specifické podmínky ochrany osobních ověří správnost a aktuálnost údajů vedených ve jmenném rejstříku a prostředky zpracovávání údajů vedených ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku ve spisovém řádu a při odeslání dokumentu.