Platné znění

Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

účinné od 1. 1. 2015

účinné od 1. 1. 2015283

účinné od 1. 1. 2015VYHLÁŠKA

účinné od 1. 1. 2015ze dne 1. prosince 2014,

účinné od 1. 1. 2015kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

účinné od 1. 1. 2015Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 9 odst. 2, § 15 odst. 1, § 19 písm. g), § 64 odst. 2, § 66 odst. 6, § 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona:

účinné od 1. 1. 2015

Čl. I

Odkaz účinné od 1. 1. 2015Čl. I

účinné od 1. 1. 2015Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se mění takto:

  1. účinné od 1. 1. 20151. V § 2 odst. 1 se za slova „V případě“ vkládá slovo „doručeného“ a slova „jeho bezodkladné zaevidování“ se nahrazují slovy „bezodkladné provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů“.
  2. účinné od 1. 1. 20152. V § 2 odst. 2 se za slova „nosičích dat“ vkládají slova „zveřejněných podle odstavce 3 písm. g)“.
  3. účinné od 1. 1. 20153. V § 2 odst. 3 písmeno i) zní:
    účinné od 1. 1. 2015
    1. účinné od 1. 1. 2015„i) důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.“.
  1. účinné od 1. 1. 20154. § 3 a 4 včetně poznámek pod čarou č. 20 až 23 znějí:
    účinné od 1. 1. 2015

    㤠3

    Odkaz účinné od 1. 1. 2015„§ 3

    účinné od 1. 1. 2015(1) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě s výjimkou dokumentu v digitální podobě doručeného na přenosném technickém nosiči dat veřejnoprávní původce zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy.

    účinné od 1. 1. 2015(2) Veřejnoprávní původce bezodkladně opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko.

    účinné od 1. 1. 2015(3) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje

    1. účinné od 1. 1. 2015a) název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
    3. účinné od 1. 1. 2015c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje,
    4. účinné od 1. 1. 2015d) počet listů doručeného dokumentu,
    5. účinné od 1. 1. 2015e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu a
    6. účinné od 1. 1. 2015f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.

    § 4

    Odkaz účinné od 1. 1. 2015§ 4

    účinné od 1. 1. 2015(1) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v analogové podobě úplný a čitelný. Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, a je uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.

    účinné od 1. 1. 2015(2) Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený dokument v analogové podobě je neúplný nebo nečitelný, a je schopen určit odesílatele tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, veřejnoprávní původce dokument dále nezpracovává. Není-li veřejnoprávní původce schopen určit odesílatele doručeného dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný, a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále nezpracovává.

    účinné od 1. 1. 2015(3) Veřejnoprávní původce postupuje podle odstavce 2 obdobně, pokud zjistí, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.

    účinné od 1. 1. 2015(4) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán uznávaným elektronickým podpisem20) nebo označen uznávanou elektronickou značkou21), popřípadě opatřen kvalifikovaným časovým razítkem22).

    účinné od 1. 1. 2015(5) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka23).

    účinné od 1. 1. 2015(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zaznamená údaje o výsledcích zjištění podle odstavce 1 věty druhé a odstavců 4 a 5 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, zaznamená tyto údaje způsobem stanoveným ve spisovém řádu na dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.

    účinné od 1. 1. 2015(7) Zaznamenanými údaji o výsledku zjištění podle odstavců 4 a 5 jsou alespoň

    1. účinné od 1. 1. 2015a) název nebo obchodní firma akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,
    3. účinné od 1. 1. 2015c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma držitele certifikátu a
    4. účinné od 1. 1. 2015d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření užito.

    účinné od 1. 1. 2015(8) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na elektronickou adresu podatelny podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavců 1, 4 a 5 odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen a splňuje podmínky stanovené touto vyhláškou a veřejnoprávním původcem pro přijímání dokumentů. Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň

    1. účinné od 1. 1. 2015a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy a
    2. účinné od 1. 1. 2015b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci.
  2. účinné od 1. 1. 201520) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb., zákona č. 101/2010 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
  3. účinné od 1. 1. 201521) § 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 101/2010 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
  4. účinné od 1. 1. 201522) § 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
  5. účinné od 1. 1. 201523) Vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu).“.
  1. účinné od 1. 1. 20155. Poznámky pod čarou č. 3 a 4 se zrušují.
  2. účinné od 1. 1. 20156. V § 5 odst. 1 se slova „podle § 7 až 10“ nahrazují slovy „, jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny“.
  3. účinné od 1. 1. 20157. § 6 včetně poznámek pod čarou č. 24 a 25 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    㤠6

    Odkaz účinné od 1. 1. 2015„§ 6

    účinné od 1. 1. 2015(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém mu byl doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší25); v takovém případě původce uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.

    účinné od 1. 1. 2015(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně 3 let s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší25); v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.

    účinné od 1. 1. 2015(3) Pokud je skartační lhůta doručeného dokumentu převedeného podle odstavce 1 nebo převedeného autorizovanou konverzí dokumentů podle odstavce 2 kratší než 3 roky, veřejnoprávní původce uchová doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty.

  4. účinné od 1. 1. 201524) § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
  5. účinné od 1. 1. 201525) Například § 609 a následující zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.“.
  1. účinné od 1. 1. 20158. Poznámky pod čarou č. 6 až 9 se zrušují.
  2. účinné od 1. 1. 20159. V § 7 odst. 1 se za větu první vkládá věta „Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, nemusí obsahovat alfanumerický kód.“.
  3. účinné od 1. 1. 201510. V § 7 odst. 2 a 6, § 19 odst. 2 písm. j) a § 20 odst. 1 se slova „§ 4“ nahrazují slovy „§ 6“.
  4. účinné od 1. 1. 201511. V § 7 se odstavce 4 a 5 zrušují.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní odstavce 6 a 7 se označují jako odstavce 4 a 5.

  1. účinné od 1. 1. 201512. § 8 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    㤠8

    Odkaz účinné od 1. 1. 2015„§ 8

    účinné od 1. 1. 2015(1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.

    účinné od 1. 1. 2015(2) Stanoví-li tak jiný právní předpis10) nebo veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.

    účinné od 1. 1. 2015(3) Tvoří-li veřejnoprávní původce spisy pomocí sběrného archu, eviduje dokumenty tvořící spis v samostatné evidenční pomůcce, kterou je sběrný arch; dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů.

    účinné od 1. 1. 2015(4) Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet užívaných evidenčních pomůcek podle odstavců 1 a 2, a to v členění podle jejich formy na evidenční pomůcky vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky vedené v elektronické podobě.

    účinné od 1. 1. 2015(5) Veřejnoprávní původce zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.

    účinné od 1. 1. 2015(6) Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně a přehledně a v evidenční pomůcce vedené v listinné podobě také čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu. Je-li evidenční pomůcka vedena v listinné podobě, veřejnoprávní původce škrtne chybný zápis způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu a v případě potřeby jej doplní správným zápisem; u provedené opravy veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.

    účinné od 1. 1. 2015(7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování do evidenční pomůcky podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede v evidenční pomůcce jejich seznam s vysvětlivkami.“.

  1. účinné od 1. 1. 201513. V § 9 odst. 1, § 14 odst. 3 větě první, § 19 odst. 2 úvodní části ustanovení a § 19 odst. 2 písm. h) se slova „evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
  2. účinné od 1. 1. 201514. V § 9 odst. 1 a 2 a § 22 odst. 2 se slova „evidence dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcky“.
  3. účinné od 1. 1. 201515. V § 9 odst. 1 se slova „evidenčního čísla dokumentu“ nahrazují slovy „čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů“.
  4. účinné od 1. 1. 201516. § 10 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    㤠10

    Odkaz účinné od 1. 1. 2015„§ 10

    účinné od 1. 1. 2015(1) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje:

    1. účinné od 1. 1. 2015a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku,
    3. účinné od 1. 1. 2015c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“,
    4. účinné od 1. 1. 2015d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,
    5. účinné od 1. 1. 2015e) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu
      1. účinné od 1. 1. 20151. počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě,
      2. účinné od 1. 1. 20152. počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě,
      3. účinné od 1. 1. 20153. počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit,
    1. účinné od 1. 1. 2015f) stručný obsah dokumentu,
    2. účinné od 1. 1. 2015g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
    3. účinné od 1. 1. 2015h) údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu
      1. účinné od 1. 1. 20151. způsob vyřízení,
      2. účinné od 1. 1. 20152. identifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku,
      3. účinné od 1. 1. 20153. datum odeslání,
      4. účinné od 1. 1. 20154. počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, a
    1. účinné od 1. 1. 2015i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.

    účinné od 1. 1. 2015(2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v odstavci 1 a dále

    1. účinné od 1. 1. 2015a) jednoznačný identifikátor dokumentu,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,
    3. účinné od 1. 1. 2015c) informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie, a
    4. účinné od 1. 1. 2015d) identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

    účinné od 1. 1. 2015(3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f) a i). Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f) a i) a v odstavci 2.

    účinné od 1. 1. 2015(4) Pořadová čísla v evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V základní evidenční pomůcce je číselná řada vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období.

    účinné od 1. 1. 2015(5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného časového období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu.

    účinné od 1. 1. 2015(6) Elektronický systém spisové služby neumožní, aby byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem zápisu dokumentu v elektronickém systému spisové služby, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby po ukončení určeného časového období byl proveden zápis dokumentu nebo spisu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období.

    účinné od 1. 1. 2015(7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu v již vytvořeném sběrném archu podle § 12 odst. 3 nepoužije.“.

  1. účinné od 1. 1. 201517. V § 11 odst. 1 větě druhé se za slova „pořadové číslo“ vkládají slova „zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce“ a ve větě poslední se slova „obsahuje číslo jednací rovněž“ nahrazují slovy „uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a“.
  2. účinné od 1. 1. 201518. V § 12 odst. 2 se slova „evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
  3. účinné od 1. 1. 201519. V § 12 odstavec 3 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu.“.

  1. účinné od 1. 1. 201520. V § 12 se za odstavec 3 vkládají nové odstavce 4 a 5, které znějí:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu

    1. účinné od 1. 1. 2015a) jednoznačný identifikátor spisu,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) stručný obsah spisu,
    3. účinné od 1. 1. 2015c) spisová značka spisu,
    4. účinné od 1. 1. 2015d) datum založení spisu,
    5. účinné od 1. 1. 2015e) datum uzavření spisu,
    6. účinné od 1. 1. 2015f) spisový znak spisu,
    7. účinné od 1. 1. 2015g) skartační režim spisu,
    8. účinné od 1. 1. 2015h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis,
    9. účinné od 1. 1. 2015i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění,
    10. účinné od 1. 1. 2015j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a
    11. účinné od 1. 1. 2015k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

    účinné od 1. 1. 2015(5) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, údaje uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen a), i), j) a k) uvede na obálce spisu.“.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 6 až 9.

  1. účinné od 1. 1. 201521. V § 12 odst. 6 písmeno a) zní:
    účinné od 1. 1. 2015
    1. účinné od 1. 1. 2015„a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu,“.
  1. účinné od 1. 1. 201522. V § 12 odst. 6 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:
    účinné od 1. 1. 2015
    1. účinné od 1. 1. 2015„b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo“.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní písmeno b) se označuje jako písmeno c).

  1. účinné od 1. 1. 201523. V § 12 odstavec 7 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument, kterým byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a).“.

  1. účinné od 1. 1. 201524. V § 12 odst. 9 se za slovo „spisu“ vkládají slova „a spisové značky“.
  2. účinné od 1. 1. 201525. V § 14 odst. 3 větě poslední se slova „evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „příslušné evidenční pomůcce“.
  3. účinné od 1. 1. 201526. V § 15 odst. 3 větě poslední se za slovo „který“ vkládá slovo „se“.
  4. účinné od 1. 1. 201527. V § 15 odst. 5 se za větu druhou vkládá věta „Pokud spis obsahuje pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“.“ a slova „kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta“ se nahrazují slovy „který má být zařazen do skartačního řízení nejpozději“.
  5. účinné od 1. 1. 201528. V § 15 se doplňuje odstavec 6, který zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního plánu stanoveného národním standardem.“.

  1. účinné od 1. 1. 201529. V § 16 odstavec 1 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce.“.

  1. účinné od 1. 1. 201530. V § 16 odst. 2 se vkládají nová písmena a) a b), která znějí:
    účinné od 1. 1. 2015
    1. účinné od 1. 1. 2015„a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů,
    2. účinné od 1. 1. 2015b) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými je doručený dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument a pokud je v doručeném dokumentu toto číslo uvedeno,“.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní písmena a) až e) se označují jako písmena c) až g).

  1. účinné od 1. 1. 201531. V § 16 odst. 2 písm. d) se slovo „analogové“ nahrazuje slovem „listinné“.
  2. účinné od 1. 1. 201532. V § 16 odst. 4 se slova „prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy“ nahrazují slovy „stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu“.
  3. účinné od 1. 1. 201533. V § 19 odst. 2 písm. c) se slova „kompletnost spisu v analogové podobě“ nahrazují slovy „kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě“.
  4. účinné od 1. 1. 201534. V § 19 odst. 2 písmeno d) zní:
    účinné od 1. 1. 2015
    1. účinné od 1. 1. 2015„d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,“.
  1. účinné od 1. 1. 201535. V § 20 odst. 4 se za slovo „sestaví“ vkládá slovo „zpravidla“, za slova „uvede zejména“ se vkládají slova „celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů,“ a slova „skartační lhůtu“ se nahrazují slovy „jejich skartační režim“.
  2. účinné od 1. 1. 201536. V § 20 odst. 5 se slova „evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém“ nahrazují slovem „elektronického“.
  3. účinné od 1. 1. 201537. V § 20 odst. 5 se věta poslední nahrazuje větou „Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.“.
  4. účinné od 1. 1. 201538. V § 21 odst. 4 se na konci textu věty první doplňují slova „; jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející“.
  5. účinné od 1. 1. 201539. V § 21 odst. 4 větě poslední se slova „k nim náležející“ zrušují a slova „požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem“ se nahrazují slovy „schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem“.
  6. účinné od 1. 1. 201540. V § 21 odst. 5 písm. e) se slova „veřejnoprávním původcem a“ zrušují.
  7. účinné od 1. 1. 201541. V § 21 odst. 7 se slova „v evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě“ zrušují a slova „ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně“ se nahrazují slovy „podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem“.
  8. účinné od 1. 1. 201542. V § 21 odstavec 8 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě veřejnoprávní původce provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal veřejnoprávní původce do digitálního archivu.“.

  1. účinné od 1. 1. 201543. V § 23 odstavec 7 zní:
    účinné od 1. 1. 2015

    účinné od 1. 1. 2015„(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.“.

  1. účinné od 1. 1. 201544. V § 24 odst. 1 se písmeno b) zrušuje.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní písmena c) až f) se označují jako písmena b) až e).

  1. účinné od 1. 1. 201545. V § 24 odst. 1 písm. c) se slovo „existence“ nahrazuje slovem „existenci“.
  2. účinné od 1. 1. 201546. V § 24 odst. 2 se písmeno b) zrušuje.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní písmena c) až e) se označují jako písmena b) až d).

  1. účinné od 1. 1. 201547. V § 24 odst. 3 se písmeno b) zrušuje.

    účinné od 1. 1. 2015Dosavadní písmena c) až e) se označují jako písmena b) až d).

  1. účinné od 1. 1. 201548. V § 25 odst. 2 se slova „evidencích dokumentů“ nahrazují slovy „evidenčních pomůckách“.
  2. účinné od 1. 1. 201549. V § 26 odst. 1 se slova „v podacím deníku“ nahrazují slovy „a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1“.
  3. účinné od 1. 1. 201550. V § 26 odst. 3 písm. a) se slovo „eviduje“ nahrazuje slovy „evidenčně převede“ a slova „v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ se nahrazují slovy „do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje“.
  4. účinné od 1. 1. 201551. V § 26 odst. 3 písm. b) se slova „evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje“.

Čl. II

Odkazúčinné od 1. 1. 2015

účinné od 1. 1. 2015Účinnost

účinné od 1. 1. 2015

účinné od 1. 1. 2015Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2015.

účinné od 1. 1. 2015
účinné od 1. 1. 2015Ministr:
účinné od 1. 1. 2015Chovanec v. r.