Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 1

Předmět úpravy

Tento zákon upravuje

1. a) výběr, evidenci a kategorizaci archiválií,
2. b) ochranu archiválií,
3. c) práva a povinnosti vlastníků archiválií,
4. d) práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen „držitel archiválie“),
5. e) využívání archiválií,
6. f) zpracování osobních údajů pro účely archivnictví,
7. g) soustavu archivů,
8. h) práva a povinnosti zřizovatelů archivů,
9. i) spisovou službu,
10. j) působnost Ministerstva vnitra (dále jen „ministerstvo“) a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby,
11. k) správní delikty.

§ 2

Vymezení pojmů

Pro účely tohoto zákona se rozumí

1. a) archivnictvím obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní,
2. b) archivem zařízení podle tohoto zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně,
3. c) původcem každý, z jehož činnosti dokument vznikl,
4. d) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,
5. e) archiválií takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence,
6. f) výběrem archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií,
7. g) archivním fondem soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku,
8. h) archivní sbírkou soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky,
9. i) archivní pomůckou informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí,
10. j) archivním zpracováním třídění, pořádání a inventarizace archiválií,
11. k) výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností,
12. l) spisovnou místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení,
13. m) správním archivem součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let,
14. n) metadaty data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času,
15. o) spisovým řádem vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení,
16. p) spisovým znakem označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování,
17. q) skartačním znakem označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení,
18. r) skartační lhůtou doba, během níž musí být dokument uložen u původce,
19. s) zaměstnancem osoba ve služebním poměru, pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu.