§ 64
změněno 24. 4. 2019 zákonem 111/2019 Sb.
§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů (1) Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě. Pokud veřejnoprávní původci umožní příjem dokumentů v digitální podobě také v dalších datových formátech nebo pokud umožní příjem dokumentů v digitální podobě na přenosných technických nosičích dat, zveřejní jejich přehled na úřední desce nebo, nezřizují-li úřední desku, na svých internetových stránkách. (2) Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem se v den, kdy byly určenému původci doručeny nebo jím vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují určenému původci doručené dokumenty obsahující chybný datový formát nebo počítačový program, které jsou způsobilé přivodit škodu na výpočetní technice určeného původce, a dokumenty nepodléhající evidenci, které určený původce uvede ve svém spisovém řádu. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Jednoznačný identifikátor musí být s dokumentem spojen. Strukturu a podrobnosti vytváření a nakládání s jednoznačným identifikátorem stanoví prováděcí právní předpis. (3) Dokumenty Určení původci evidují dokumenty opatřené jednoznačným identifikátorem se evidují v evidenci dokumentů evidenční pomůcce. Záznam o dokumentu v evidenci dokumentů je spojen evidenční pomůcce určení původci spojí s dokumentem jednoznačným identifikátorem. (4) Samostatnou Vykonávají-li určení původci spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vedou jako samostatnou funkční částí evidence dokumentu může být část evidenční pomůcky jmenný rejstřík v elektronické podobě určený pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracovávání údajů o adresách odesílatelů odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v této evidenci evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají. (5) Ve jmenném rejstříku jsou vedeny adresné údaje Vykonávají-li určení původci spisovou službu v listinné podobě, mohou vést jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík v listinné podobě určený pro zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidencích dokumentů, evidenční pomůcce a to jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v rozsahu evidenční pomůcce týkají. (5) Určení původci vedou ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné osobě, jíž se dokument týká, alespoň a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, jedná jde-li se o fyzickou osobu, b) jméno, popřípadě jmena, a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě nebo druhu podnikání, jedná jde-li se o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku, c) obchodní firma firmu nebo název, jedná jde-li se o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku nebo právnickou osobu, a adresa pro doručování podle jiného právního předpisu33 d), b) identifikační číslo osoby, pokud bylo odesílateli přiděleno, c e) identifikátor datové schránky, pokud byla odesílateli zřízena, a f) bezvýznamový identifikátor pro potřeby výkonu spisové služby, pokud byl určeným původcem přidělen. (6) Pokud je ze spisu Určení původci mohou vést ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu nebo adresátu dokumentu známo datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele který je fyzickou osobou, a o jiné fyzické osobě, jíž se dokument týká, aniž by byl vyžadován jejich souhlas, údaje spadající do minimálního souboru osobních identifikačních údajů jedinečně identifikujících fyzickou nebo adresáta právnickou osobu podle přímo použitelného předpisu Evropské unie upravujícího rámec interoperability37), mohou být tyto nejde-li o údaje rovněž vedeny ve jmenném rejstříku podle odstavce 5. (7) Pro účely vyhledávání Určení původci stanoví nejvýše tříletou skartační lhůtu pro údaje o fyzické osobě vedené ve jmenném rejstříku jsou určení původci oprávněni využívat datum narození počínající běžet předáním dokumentů a spisů, popřípadě rodné číslo ke kterým se údaje o fyzické osobě vztahovaly, odesílatele nebo adresáta dokumentu, pokud je jeho zdrojem spis, jehož součástí je dokument, který má být adresátovi odeslán archivu nebo jejich zničením. (8) Dokumenty evidované podle odstavce 3 se předají příslušné organizační součásti určeného původce Určení původci jsou oprávněni využívat pro účely vedení jmenného rejstříku údaje o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné fyzické osobě k tomu pověřené, o čemž jíž se učiní záznam v příslušné evidenci dokumentů dokument týká, pokud je jejich zdrojem jimi vedený spis.