Zákon České národní rady o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

§ 35a Povinnost organizací zaměstnavatelů vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění (1) Organizací Zaměstnavatelem se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění. Za zaměstnavatele se považují též organizační složky státu, v nichž jsou zařazeny fyzické osoby v pracovním poměru nebo činny na základě dohody o pracovní činnosti, služební úřady, v nichž jsou státní zaměstnanci podle služebního zákona3a) zařazeni k výkonu státní služby, věznice, v nichž vykonává trest odnětí svobody odsouzený zařazený do práce, a příslušné útvary, složky nebo jiné organizační části bezpečnostních sborů nebo ozbrojených sil České republiky, které vyplácejí příslušníkům bezpečnostních sborů nebo vojákům z povolání plat (dále jen „útvar“). (2) Organizace Zaměstnavatelé jsou povinny povinni vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu a předkládat je příslušným orgánům sociálního zabezpečení. (3) Změny ve skutečnostech rozhodných pro trvání nároku nárok na dávku, její a jeho trvání a pro výši a výplatu dávky jsou organizace povinny zaměstnavatelé povinni písemně hlásit, není-li určeno jinak, do osmi dnů. Na výzvu orgánů sociálního zabezpečení jsou organizace povinny zaměstnavatelé povinni podat hlášení a předložit záznamy ve lhůtě určené tímto orgánem, a není-li lhůta určena, do osmi dnů od doručení výzvy. (4) Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění Zaměstnavatelé jsou organizace povinny povinni uschovávat a) stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 30 3 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Stejnopisy, a stejnopisy ostatních evidenčních listů (§ 38 po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny, b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 5 věta první 1 písm. h) jsou organizace povinny uschovávat po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno, c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního, plného invalidního nebo částečného invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají. Ustanovení, d) mzdové listy71a) nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 23 platí obdobně 37 odst. 2, po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby71b) včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. (5) Zaniká-li organizace zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první dob uvedených v odstavci 4, postupuje přiměřeně podle § 19 odst je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. 5 věty druhé Jsou-li záznamy a další doklady uloženy v archivech, jsou archivy tyto záznamy a doklady povinny bezplatně na výzvu okresní správy sociálního zabezpečení nebo České správy sociálního zabezpečení pro účely provádění důchodového pojištění na nezbytně nutnou dobu předat; archivy mají právo na úhradu nákladů přepravy nebo zaslání.