Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

Čl. I

účinné od 1. 7. 2023Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb., vyhlášky č. 85/2019 Sb. a vyhlášky č. 504/2021 Sb., se mění takto:

1. účinné od 1. 7. 20231. V § 2 odst. 1 se slovo „bezodkladné“ zrušuje.
2. účinné od 1. 7. 20232. V § 2 odst. 2 se za slova „služby, je“ vkládají slova „zařízení umožňující“.
3. účinné od 1. 7. 20233. V § 2 odst. 3 písm. e) se slova „další možnosti“ nahrazují slovy „jiné prostředky“.
4. účinné od 1. 7. 20234. V § 3 odst. 2, § 5 odst. 1, § 13 odst. 1, § 17 odst. 3 a § 26 odst. 2 se slovo „bezodkladně“ zrušuje.
5. účinné od 1. 7. 20235. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene c) doplňují slova „ , pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, nebo jednoznačný identifikátor, pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby“.
6. účinné od 1. 7. 20236. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene d) doplňují slova „ , jde-li o dokument v listinné podobě; do počtu listů se nezapočítají listy příloh doručeného dokumentu“.
7. účinné od 1. 7. 20237. V § 3 odst. 3 písmena e) a f) znějí:
   účinné od 1. 7. 2023

   1. účinné od 1. 7. 2023„e) počet příloh doručeného dokumentu, které jsou v listinné podobě, a
   2. účinné od 1. 7. 2023f) počet příloh doručeného dokumentu, které nejsou v listinné podobě, a jejich popis.“.

1. účinné od 1. 7. 20238. V § 4 odst. 1 větě první se slovo „a“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.
2. účinné od 1. 7. 20239. V § 4 odst. 1 větě poslední se slovo „a“ zrušuje a na konci textu věty poslední se doplňují slova „ , a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.
3. účinné od 1. 7. 202310. V § 4 odst. 2 větách první a poslední se slovo „nebo“ nahrazuje čárkou a za slovo „nečitelný“ se vkládají slova „nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.
4. účinné od 1. 7. 202311. V § 4 odst. 3 se slovo „nebo“ zrušuje a na konci textu odstavce se doplňují slova „ , nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.
5. účinné od 1. 7. 202312. V § 4 odst. 8 se slova „a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5“ a slova „a splňuje podmínky pro jeho další zpracování“ zrušují.
6. účinné od 1. 7. 202313. V § 4 se doplňuje odstavec 9, který zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(9) Pokud veřejnoprávní původce připouští příjem datových zpráv doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace a umožňuje-li to povaha jiného prostředku elektronické komunikace, veřejnoprávní původce potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli tímto prostředkem, že dokument byl doručen. Ustanovení odstavce 8 věty poslední týkající se zprávy o potvrzení doručení se použije obdobně.“.

1. účinné od 1. 7. 202314. V § 5 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „u dokumentu“ nahrazují slovy „jako jeho část“.
2. účinné od 1. 7. 202315. V § 5 odst. 2 písm. d) se slova „jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce“ nahrazují slovy „jednoznačným identifikátorem“.
3. účinné od 1. 7. 202316. V § 5 se odstavec 3 zrušuje.
4. účinné od 1. 7. 202317. V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(4) Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby, je-li to technicky možné.“.

1. účinné od 1. 7. 202318. V § 7 odstavec 1 zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, jednoznačný identifikátor obsahuje alespoň označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a numerický nebo alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.“.

1. účinné od 1. 7. 202319. V § 7 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, jednoznačným identifikátorem je u

   1. účinné od 1. 7. 2023a) doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument opatřen,
   2. účinné od 1. 7. 2023b) u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.“.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní odstavce 2 až 5 se označují jako odstavce 3 až 6.

1. účinné od 1. 7. 202320. V § 7 odst. 5 se slova „označení převáděného dokumentu“ nahrazují slovy „jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument,“.
2. účinné od 1. 7. 202321. V § 8 odst. 1 a 2 se slova „je kniha“ nahrazují slovy „se vede jako kniha“.
3. účinné od 1. 7. 202322. V § 8 odst. 2 se slovo „druhem“ nahrazuje slovem „typem“.
4. účinné od 1. 7. 202323. V § 8 se odstavec 3 zrušuje.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 3 až 6.

1. účinné od 1. 7. 202324. V § 8 se odstavec 6 zrušuje.
2. účinné od 1. 7. 202325. V § 10 odst. 1 úvodní části ustanovení se za slovo „deníku“ vkládá slovo „alespoň“.
3. účinné od 1. 7. 202326. V § 10 odst. 1 písm. d) se slovo „identifikace“ nahrazuje slovem „identifikaci“.
4. účinné od 1. 7. 202327. V § 10 odst. 1 se písmeno e) zrušuje.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní písmena f) až i) se označují jako písmena e) až h).

1. účinné od 1. 7. 202328. V § 10 odst. 1 písm. f) se za slova „přidělen k vyřízení“ vkládají slova „nebo která dokument vytvořila“ a za slovy „určena k vyřízení“ se vkládají slova „nebo vytvoření“.
2. účinné od 1. 7. 202329. V § 10 odst. 1 písmeno g) zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   1. účinné od 1. 7. 2023„g) identifikaci adresáta a datum odeslání a“.

1. účinné od 1. 7. 202330. V § 10 odst. 2 úvodní části ustanovení se za slovo „služby“ vkládají slova „pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové služby,“, za slova „odstavci 1“ se vkládají slova „písm. b) až e)“ a za slovo „dále“ se vkládá slovo „alespoň“.
2. účinné od 1. 7. 202331. V § 10 odst. 2 písm. a) se slovo „dokumentu“ zrušuje.
3. účinné od 1. 7. 202332. V § 10 odst. 2 se na konci písmene c) slovo „a“ zrušuje.
4. účinné od 1. 7. 202333. V § 10 odst. 2 písm. d) se slova „v digitální podobě“ zrušují.
5. účinné od 1. 7. 202334. V § 10 se na konci odstavce 2 tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena e) až h), která znějí:
   účinné od 1. 7. 2023

   1. účinné od 1. 7. 2023„e) pořadové číslo dokumentu ve spisu,
   2. účinné od 1. 7. 2023f) odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku,
   3. účinné od 1. 7. 2023g) datum odeslání a
   4. účinné od 1. 7. 2023h) počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu, která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen alespoň jednou komponentou.“.

1. účinné od 1. 7. 202335. V § 10 odst. 3 se text „f)“ nahrazuje textem „e)“, text „i)“ se nahrazuje textem „h)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňuje text „písm. a)“.
2. účinné od 1. 7. 202336. V § 10 se na konci textu odstavce 3 doplňuje věta „Nezařadí-li veřejnoprávní původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení.“.
3. účinné od 1. 7. 202337. V § 10 odst. 4 se za slova „čísla v“ vkládá slovo „základní“ a slova „V základní evidenční pomůcce je číselná řada“ se nahrazují slovy „Číselná řada je“.
4. účinné od 1. 7. 202338. V § 10 se odstavce 6 a 7 zrušují.
5. účinné od 1. 7. 202339. § 11 a 12 včetně nadpisů znějí:
   účinné od 1. 7. 2023

   㤠11

   Odkaz účinné od 1. 7. 2023„§ 11

   účinné od 1. 7. 2023Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů

   účinné od 1. 7. 2023(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.

   účinné od 1. 7. 2023(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu.

   účinné od 1. 7. 2023(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.

   § 12

   Odkaz účinné od 1. 7. 2023§ 12

   účinné od 1. 7. 2023Spis

   účinné od 1. 7. 2023(1) Veřejnoprávní původce zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Věta první se nepoužije v případě veřejnoprávního původce, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle § 63 odst. 4 zákona.

   účinné od 1. 7. 2023(2) Veřejnoprávní původce zařadí spisy do

   1. účinné od 1. 7. 2023a) věcné skupiny, nebo
   2. účinné od 1. 7. 2023b) typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem.

   účinné od 1. 7. 2023(3) Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu.

   účinné od 1. 7. 2023(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu.

   účinné od 1. 7. 2023(5) Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň

   1. účinné od 1. 7. 2023a) stručný obsah spisu,
   2. účinné od 1. 7. 2023b) spisovou značku,
   3. účinné od 1. 7. 2023c) spisový znak,
   4. účinné od 1. 7. 2023d) skartační režim a
   5. účinné od 1. 7. 2023e) identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat.

   účinné od 1. 7. 2023(6) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu, kterými jsou alespoň

   1. účinné od 1. 7. 2023a) identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů,
   2. účinné od 1. 7. 2023b) stručný obsah,
   3. účinné od 1. 7. 2023c) spisová značka,
   4. účinné od 1. 7. 2023d) datum založení,
   5. účinné od 1. 7. 2023e) datum vyřízení,
   6. účinné od 1. 7. 2023f) datum uzavření,
   7. účinné od 1. 7. 2023g) spisový znak,
   8. účinné od 1. 7. 2023h) skartační režim,
   9. účinné od 1. 7. 2023i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění,
   10. účinné od 1. 7. 2023j) informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a
   11. účinné od 1. 7. 2023k) identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

   účinné od 1. 7. 2023(7) Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce.

   účinné od 1. 7. 2023(8) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.“.

1. účinné od 1. 7. 202340. V § 13 odst. 1 se za slovo „vyřízení“ vkládají slova „ ; v případě výkonu spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů“.
2. účinné od 1. 7. 202341. V § 13 odst. 2 se za slovo „osoby“ vkládají slova „nebo technické prostředky“.
3. účinné od 1. 7. 202342. V § 14 odst. 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova „nebo do jeho metadat“.
4. účinné od 1. 7. 202343. V § 14 se odstavce 3 a 4 zrušují.
5. účinné od 1. 7. 202344. V § 15 odstavce 1 a 2 znějí:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(1) Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim.

   účinné od 1. 7. 2023(2) Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem „A“ (archiv). Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „S“ (stoupa).“.

1. účinné od 1. 7. 202345. V § 15 se odstavec 3 zrušuje.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5.

1. účinné od 1. 7. 202346. V § 15 se odstavec 4 zrušuje.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní odstavec 5 se označuje jako odstavec 4.

1. účinné od 1. 7. 202347. V § 16 odst. 2 se na konci úvodní části ustanovení doplňuje slovo „alespoň“.
2. účinné od 1. 7. 202348. V § 16 odst. 2 písmena a) a b) znějí:
   účinné od 1. 7. 2023

   1. účinné od 1. 7. 2023„a) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky,
   2. účinné od 1. 7. 2023b) identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj uveden,“.

1. účinné od 1. 7. 202349. V § 16 odst. 2 se na konci písmene c) doplňuje slovo „a“.
2. účinné od 1. 7. 202350. V § 16 odst. 2 se písmena d) až f) zrušují.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní písmeno g) se označuje jako písmeno d).

1. účinné od 1. 7. 202351. V § 16 odst. 5 se slova „vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě“ nahrazují slovy „vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta“, slovo „dokumentu“ se nahrazuje slovem „komponenty“ a slova „dokument určen“ se nahrazují slovy „komponenta určena“.
2. účinné od 1. 7. 202352. V § 17 se odstavec 4 zrušuje.
3. účinné od 1. 7. 202353. V § 18 odst. 3 se za slovo „je“ vkládají slova „zařízení umožňující“ a slova „ , pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém“ se nahrazují slovy „nebo na něj má automatizovanou vazbu“.
4. účinné od 1. 7. 202354. V § 18 se odstavec 4 zrušuje.
5. účinné od 1. 7. 202355. V nadpisu § 19 se doplňují slova „a spisů“.
6. účinné od 1. 7. 202356. V § 19 odstavec 2 zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.“.

1. účinné od 1. 7. 202357. V § 19 odst. 3 se slovo „a“ za slovem „znaky“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů“.
2. účinné od 1. 7. 202358. Nadpis nad označením § 20 zní: „Postup při skartačním řízení“.
3. účinné od 1. 7. 202359. V § 20 odst. 2 a 3 se za slova „řízení dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.
4. účinné od 1. 7. 202360. V § 20 odst. 2 a § 21 odst. 8 větách druhé a třetí se za slovo „dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.
5. účinné od 1. 7. 202361. V § 20 odst. 4 se za slova „seznamu dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.
6. účinné od 1. 7. 202362. V § 20 odst. 4 a § 21 odst. 8 se za slovo „dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.
7. účinné od 1. 7. 202363. V § 20 odst. 4 se věta třetí zrušuje.
8. účinné od 1. 7. 202364. V § 20 odst. 5 se za slova „seznam dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.
9. účinné od 1. 7. 202365. V § 21 odst. 2 se písmeno c) zrušuje.

   účinné od 1. 7. 2023Dosavadní písmena d) a e) se označují jako písmena c) a d).

1. účinné od 1. 7. 202366. V § 21 odst. 4 se za slova „o dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.
2. účinné od 1. 7. 202367. V § 22 odst. 1 se slova „vyřízených dokumentů a uzavřených“ nahrazují slovy „dokumentů a“, za slovo „obsahuje“ se vkládá slovo „alespoň“, slovo „druh“ se nahrazuje slovem „typ“ a věta poslední se zrušuje.
3. účinné od 1. 7. 202368. V nadpisu § 23 se slova „dokumentů v digitální podobě“ zrušují.
4. účinné od 1. 7. 202369. V § 23 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova „dokumentů v digitální podobě“ nahrazují slovem „komponent“.
5. účinné od 1. 7. 202370. V § 23 odst. 1 písm. b) se slova „dokumentu ukládaného“ nahrazují slovy „komponenty ukládané“.
6. účinné od 1. 7. 202371. V § 23 odst. 2 se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“, slovo „dokument“ se nahrazuje slovem „komponentu“ a slovo „dokumenty“ se nahrazuje slovem „komponenty“.
7. účinné od 1. 7. 202372. V § 23 odst. 3 úvodní části ustanovení, § 23 odst. 4 úvodní části ustanovení a § 23 odst. 5 úvodní části ustanovení se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“.
8. účinné od 1. 7. 202373. V § 23 odst. 4 písm. d) se text „-3“ zrušuje.
9. účinné od 1. 7. 202374. V § 23 odst. 6 se slova „předávaného dokumentu“ nahrazují slovy „předávané komponenty“ a slovo „jeho“ se nahrazuje slovem „její“.
10. účinné od 1. 7. 202375. V § 23 se na konci textu odstavce 9 doplňuje slovo „komponenty“.
11. účinné od 1. 7. 202376. V nadpisu § 24 se za slovo „převedení“ vkládá slovo „dokumentu“ a slovo „dokumentu“ za slovem „formátu“ se zrušuje.
12. účinné od 1. 7. 202377. V § 24 odst. 3 úvodní části ustanovení se slova „dokumentu v digitální podobě“ zrušují.
13. účinné od 1. 7. 202378. § 25 včetně nadpisu zní:
    účinné od 1. 7. 2023

    㤠25

    Odkaz účinné od 1. 7. 2023„§ 25

    účinné od 1. 7. 2023Jmenný rejstřík

    účinné od 1. 7. 2023(1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

    účinné od 1. 7. 2023(2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku.

    účinné od 1. 7. 2023(3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

    účinné od 1. 7. 2023(4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3.

    účinné od 1. 7. 2023(5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.“.

1. účinné od 1. 7. 202379. V § 26 odst. 1 se slova „v listinné podobě“ zrušují, za slovo „dokumenty“ se vkládají slova „nebo spisy“ a za slova „evidenci dokumentů“ se vkládají slova „nebo spisů“.
2. účinné od 1. 7. 202380. V § 26 odstavec 3 zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   účinné od 1. 7. 2023„(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce

   1. účinné od 1. 7. 2023a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
   2. účinné od 1. 7. 2023b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.“.

1. účinné od 1. 7. 202381. § 26a včetně nadpisu zní:
   účinné od 1. 7. 2023

   㤠26a

   Odkaz účinné od 1. 7. 2023„§ 26a

   účinné od 1. 7. 2023Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis

   účinné od 1. 7. 2023Nestanoví-li § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 pravidla pro spis, jejich ustanovení týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.

Čl. II

účinné od 1. 7. 2023Přechodné ustanovení

Čl. III

účinné od 1. 7. 2023Účinnost