Vyhláška ministerstva vnitra o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností., 62/1953 Ú. l., účinné od 13. 1. 1953

Čl. I.

Odkaz Čl. I.

Zásady pro vyřazování (skartaci) písemností.

K zajištění řádného vyřazování pro běžnou agendu již nepoužívaných písemností ze spisoven a registratur ústředních úřadů, národních výborů, soudů a jiných státních orgánů a jejich zařízení, národních a komunálních podniků, jakož i socialistických právnických osob stanoví se s přihlédnutím k surovinové potřebě papírenského průmyslu a s ohledem na nutnost dalšího uložení dokumentárně, hospodářsky i jinak důležitých a cenných spisů a dokumentů tyto zásady, podle kterých má být vyřazování závazně prováděno:
1. 1. V zásadě je možno vyřadit všechny písemnosti vzniklé před 1. květnem 1945, na Slovensku před 29. srpnem 1944, s výjimkami stanovenými v odst. 3 a 5 těchto zásad a v připojené příloze, po případě s dalšími výhradami, které budou vytčeny v bližších směrnicích, vydaných podle odst. 9 těchto zásad.
2. 2. Vyřazování tajných spisů bude prováděno v souhlasu se skartačními lhůtami pro vyřazování písemností s přihlédnutím ke zvláštním směrnicím o zacházení s tajnými spisy, vydanými ministerstvem národní bezpečnosti podle vládního usnesení z 15. července 1952.
3. 3. K dalšímu uchování se ponechávají v zásadě písemnosti, potřebné pro další běžnou administrativní a provozní činnost (na příklad důležité osobní spisy, organisační zásady, provozní řády, podklady pro technické a výrobní postupy a pod.).
4. 4. Při dalším uchovávání těchto písemností není námitek proti tomu, aby byla vyřazena přípravná korespondence a bezvýznamné pobočné spisy.
5. 5. Pro archivní úschovu je nutno ponechat písemnosti a dokumenty důležité s hlediska státního, politického a historického, jakož i podklady a spisy, jejichž trvalé uchování je nadále žádoucí z důvodů hospodářských, plánovacích, technických, výzkumnických a všeobecně dokumentačních.
6. 6. Za řádné vyřazení písemnosti je odpověden vedoucí úřadu, orgánu, zařízení, v podnicích ředitel. Úřad, orgán, zařízení či podnik, u nichž jsou písemnosti uloženy, navrhne vyřazení jednotlivých písemností s hlediska úřední nebo provozní potřeby, a příslušný archiv se k návrhu vyjádří, zda a které písemnosti je nutno převzít do archivní úschovy.
7. 7. Je nutno dbát toho, aby zejména při reorganisaci nebo likvidaci úřadů, orgánů či podniků nedocházelo ke ztrátám a neorganisovanému vyřazování písemností. Za řádné provádění vyřazovacích prací je ode dne právního převzetí plně odpověden vedoucí úřadu, zařízení, či ředitel podniku, který je právním nástupcem likvidované složky; není-li nástupce, její likvidátor.
8. 8. V zájmu urychleného provádění vyřazovacích prací úřady, orgány, zařízení a podniky dbají o to, aby v oboru jejich působnosti byla prováděna řádná spisová evidence a pečováno o vhodné uložení písemností.
9. 9. Všichni členové vlády a předsedové ústředních úřadů vydají v oboru své působnosti po dohodě s ministerstvem vnitra podle těchto zásad a s přihlédnutím k připojené příloze do 30. června 1953 bližší směrnice pro vyřazování písemností. V těchto směrnicích budou stanoveny lhůty pro jednotlivé písemnosti zpravidla nikoliv delší než 10 let, pokud možno i kratší (1, 3, 5 let). Delší lhůty (20, 30, 50, 75 let) je možno připustit pouze ve zvláště odůvodněných případech.
10. 10. Všichni členové vlády učiní opatření, aby vlastní vyřazení spisů podle skartačního řádu, vypracovaného podle bodu č. 9, bylo provedeno do tří měsíců po jeho vydání.

Příloha

k zásadám pro vyřazení (skartaci) písemností.

1. Písemnosti důležité pro další archivní úschovu přejímají do úschovy od ústředních úřadů, pokud tyto nemají zřízeny své vlastní archivy, Ústřední archiv ministerstva vnitra, na Slovensku Slovenský ústřední archiv. Obdobně přejímají písemnosti archivy národních výborů, jakož i archivy podniků, institucí a organisací, u nichž bude podle přezkoumání a rozhodnutí Státní archivní komise, případně ústředního archivu ministerstva vnitra, záruka a možnost řádné archivní úschovy. Při ukládání písemností v archivech budiž dbáno provenienční zásady a původního registračního pořádku.
2. Odborná archivní prohlídka je prováděna u těch úřadů a orgánů, zařízení a národních podniků, kde jsou zřízeny řádně vedené archivy, zpravidla vlastními archivními silami. Státní archivní komise může pověřit další archivy, nebo archivní orgány jednotlivých resortů prováděním těchto prací. Tam kde nejsou k disposici vlastní archivní pracovníci, zajišťuje odbornou archivní prohlídku u ústředních úřadů Ústřední archiv ministerstva vnitra, na Slovensku Slovenský ústřední archiv, v krajích obdobně krajské archivy. O každém vyřazování písemností musí být vždy vyrozuměn příslušný archiv (Ústřední nebo krajský), který vykonává odborný dozor. Státní archivní komise a Ústřední archiv ministerstva vnitra (na Slovensku Slovenský ústřední archiv) vykonávají spolu s krajskými archivy zásadní dohled na provádění vyřazovacích prací, upozorňují na závady a navrhují opatření ke sjednání nápravy.
3. V případech hodných zvláštního zřetele může být podle potřeby v dohodě s příslušnými archivními orgány ustavena zvláštní komise, která schválí vyřazení písemností. Komise bude složena ze zástupce vedení úřadu, orgánu nebo podniku, zástupce archivu a z dalších členů z oborů podle povahy vyřazeného materiálu.
4. Při rozhodování o tom, které opisy stejných písemností, uložených současně u různých úřadů a orgánů, mají být zachovány a které dány do stoupy, je nutno přihlédnout k tomu, u kterého úřadu, orgánu či podniku písemnosti původně vznikly.
5. V bližších směrnicích, vydaných podle odstavce 9 zásad bude vhodné spolu s uvedením lhůty k vyřazení jednotlivých druhů písemností označit velkymi písmeny S, V a A, zda je možno dát písemnosti bez archivní prohlídky přímo do stoupy (S), provést vyřazení výběrem (V), nebo určit k trvalé úschově v archivu (A).
6. Pro trvalou archivní úschovu je nutno podle odst. 5 zásad ponechat zejména písemnosti tohoto druhu:
1. a) Písemnosti a doklady dokumentující epochální výstavbu socialismu v naší vlasti po roce 1945. Písemnosti, které dokumentují politické a sociální boje dělnické třídy za kapitalismu a osvobozenecký boj našeho lidu proti okupantům, spisy týkající se illegálních národních výborů, partizánského hnutí a pod. Dokumenty a spisy o persekuci dělnické třídy, o pronásledování dělnických, politických i odborových organisací a spolků, zvláště pak o činnosti a persekuci KSČ. Doklady o stávkách a výlukách za kapitalismu, jakož i o třídních rozporech a rozsahu vykořisťování za buržoasní éry.
2. b) Písemnosti dokumentující společensko-hospodářskou strukturu doby ve všech oborech práce a činnosti lidské společnosti, na příklad o způsobu života a práce obyvatelstva, o rozvoji průmyslové, zemědělské a lesní výroby, ethnografický materiál a doklady o bytové kultuře, nemocniční a školské péči, kinofikaci, divadelnictví a pod.
  Doklady o dřívějším působení domácích i cizích trustů a monopolů. Doklady o významných socialistických smlouvách a soutěžení a o zvyšování produktivity práce a růstu výroby.
1. c) Zápisy sborových orgánů státní moci; organisace ústředních úřadů a jiných orgánů, věcná i územní organisace veřejné správy a soudů, organisační schemata a zásady organisačních řádů; zprávy a zásady o činnosti úřadů a orgánů veřejné správy; zásadní presidiální spisy, zejména presidiální spisy bývalých okresních hejtmanství a policejních úřadů; evidence obyvatelstva a evidence v oboru státního občanství; matriky a jejich druhopisy; záležitosti státních hranic, hranic katastrálních území; hraniční dokumenty; dokumentární dílo státních hranic, spisy o zeměměřičských pracích při obnovování a udržování hranic, záznamy o hraničních meznících; státní znaky a znaky měst a obcí; povýšení obcí na města, názvy obcí, jejich slučování a rozdělování; územní změny v obvodech obcí, okresů a krajů; spisový materiál, dokumentující činnost veškerých politických stran a jejich složek z předmnichovské republiky a z okupace; spisový materiál, dokumentující činnost význačných spolků a korporací (emigrantské spolky, stavovské spolky, spolky národnostních menšin atd.); spisy německých, polských a maďarských okupačních složek vojenských, bezpečnostních a správních; závažné písemnosti politických stran, spolků a korporací; závažné dokumenty o provádění církevní politiky.
2. d) Písemnosti o legislativním projednávání zákonů, vládních nařízení a jiných významných právních předpisů; závažné smlouvy, protokoly; koncese a písemnosti o užívání práva patronátního, zakládací a nadační listiny; katastrální mapy a elaboráty; pozemkové a vodní knihy; vodoprávní spisy; rejstřík patentní, podnikový a původský, patenty; licence i smlouvy trhové, nájemní a stavební; mezinárodní dohody a smlouvy všeho druhu a doklady potřebné k provedení mírových smluv; důležité listiny povahy majetkoprávní, zejména týkající se různých veřejnoprávních závazků; listiny o povinnostech obcí, plnění závazků či ručení, anebo o nárocích třetích osob vůčí obcím; listiny o právu kutacím.
3. e) Soudní rozsudky a usnesení, jimiž se právní věci vyřizují konečným způsobem; rejstříky trestů, trestní rejstříky správní a živnostenské; písemnosti o trestných činech proti republice.
4. f) Dokumenty o výzkumnictví, vývojových a veděckých pracích, pokusných provozech a výrobách; zprávy o ekonomickém, geofysikálním a geonomickém průzkumu; územní plánování; zásadní věci o plánování rozvoje národního hospodářství; zásadní statistické přehledy a podklady.
5. g) Elaboráty o geodetických, polohopisných a výškopisných pracích, potřebných pro mapování a o evidenci výsledků zeměměřičských prací, zeměměřičské práce při zcelování pozemků; zaměřovací práce, projekty a sondovací práce na vodních cestách; hydrologické věci průplavu Labe—Odra—Dunaj; veškeré projekty a plány; regulační plány; technické meliorace všeho druhu, vodní meliorace, mapy;
  1. evidence technické povahy, evidence technických staveb a projektů; doklady o stavbách sídlišť, údolních přehrad, tunelů, silnic, vodních cest a zavlažovacích systémů, vodovodů a kanalisací; stavební spisy budov; dokumenty důležité pro dějiny techniky.
1. h) Závažné doklady a elaboráty o rozvoji hospodářství; doklady o závažných technicko-organisačních opatřeních, jako je specifikace výroby, normalisace, typisace, zpevňování norem, významné zlepšovací náměty a pod.; zásadní spisy o lesním hospodářství, inventarisace lesů, taxace lesů, zakládání větrolamů a obnova lesů a lesních porostů, lesnicko-technická ochrana půdy, vod a podnebí.
2. ch) Zásadní spisy finanční povahy, rozpočtové zásady a účetní uzávěrky; účetní uzávěrky státních financí, finančního hospodaření veřejné správy a podniků; zásadní písemnosti týkající se devisového styku.
3. i) Literární pozůstalosti; doklady o ochraně kulturních památek; písemnosti o ochraně přírodních památek; spisové pozůstalosti významných kulturních organisací a zařízení.
4. j) Písemnosti vynikajících osobností, doklady o činnosti význačných představitelů strany a vlády, vůdčích osobností veřejného, kulturního i vědeckého života.
5. k) Fotografie mající význam s hlediska historického, dokumentárního, hospodářského, technického; obrázková a zvuková dokumentace jakékoliv povahy a původu zhotovení.
6. l) Písemnosti zvláště důležité pro trvalé uschování s hlediska historického nebo s hlediska archivní dokumentace. Doklady důležité pro zkoumání ekonomické základny společenského řízení v průběhu jeho vývoje, ukázky letáků, plakátů a jiného propagačního materiálu; rejstříky, protokoly a indexy, pomocné knihy. Soupisy a inventáře, potřebné k archivním fondům, dále pak veškeré písemnosti a dokumenty vzniklé do roku 1850, na Slovensku do roku 1900. Právě tak je nutno uchovat všechen písemný materiál vzniklý před rokem 1900 v podnicích.

OdkazČl. II.

Toto usnesení nabylo účinnosti dnem 13. ledna 1953.