Platné znění

Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb.

  1. účinné od 1. 7. 201228. § 13 se včetně nadpisu zrušuje.
  2. účinné od 1. 7. 201229. V § 15 odst. 2 se za slovo „fotokopie“ vkládají slova „nebo digitální reprodukce“.
  3. účinné od 1. 7. 201230. V § 15 odst. 3 se slova „uložena ve veřejném“ nahrazují slovy „v péči veřejného“.
  4. účinné od 1. 7. 201231. V § 15 se na konci odstavce 3 doplňuje věta „Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče veřejného archivu.“.
  5. účinné od 1. 7. 201232. V § 16 odst. 1 se slova „se vzorem žádosti o nahlížení,“ zrušují a slovo „vzoru“ se nahrazuje slovem „vzor“.
  6. účinné od 1. 7. 201233. V § 16 se doplňuje odstavec 3, který zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012„(3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě, replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.“.

  1. účinné od 1. 7. 201234. § 17 včetně nadpisu zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    㤠17

    Odkaz účinné od 1. 7. 2012„§ 17

    účinné od 1. 7. 2012Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy

    účinné od 1. 7. 2012(1) Maximální výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě a nákladů spojených s potvrzováním shody pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo shody repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu, které je oprávněn požadovat veřejný archiv, jsou uvedeny v sazebníku maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy, který je obsažen v příloze č. 4 k této vyhlášce.

    účinné od 1. 7. 2012(2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o účastnících odboje a odporu proti komunismu.“.

  1. účinné od 1. 7. 201235. Přílohy č. 1 a 2 zní:
    účinné od 1. 7. 2012
    účinné od 1. 7. 2012„Příloha č. 1 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

    účinné od 1. 7. 2012Evidenční jednotky

    1. účinné od 1. 7. 20121. Rozdělení evidenčních jednotek
    2. účinné od 1. 7. 20121.1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky

      účinné od 1. 7. 2012Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky upřesňují hlavní evidenční jednotku. Dílčí evidenční jednotky se uvedou u zpracovaných archiválií v evidenci Národního archivního dědictví a v archivních pomůckách. Jsou-li evidenční jednotky bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné, uvedou se i u nezpracovaných archiválií. Součet počtu zpracovaných, případně inventarizovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, případně inventarizovaných hlavních evidenčních jednotek.

    1. účinné od 1. 7. 20121.2. Evidenční jednotky pro zpracované a nezpracované archiválie

      účinné od 1. 7. 2012Evidenční jednotky se člení na jednotky pro

      1. účinné od 1. 7. 2012a) nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, datasety (datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií se uvedou rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče digitálních záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky, matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové), audiokazety (digitální) a kompaktní disky,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) zpracované archiválie, které jsou dále členěny na
        1. účinné od 1. 7. 20121. evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě; u evidenčních jednotek v analogové podobě se uvede počet a volitelně velikost v běžných metrech;
        2. účinné od 1. 7. 20122. evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě; u evidenčních jednotek v digitální podobě se uvede počet a velikost v bytech; v případě filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se velikost v bytech nemusí uvést.
    1. účinné od 1. 7. 20121.3. Evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin a množstevních jednotek

      účinné od 1. 7. 2012Evidenční jednotky pro archiválie se člení na

      1. účinné od 1. 7. 2012a) evidenční jednotky pro množstevní jednotky, kterými jsou zejména balíky, kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) a digitální archivní jednotky (DAJ); množstevní jednotky slouží zejména k evidenci spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou map, plánů a technických výkresů jako jednotlivin, hudebnin, pokud nejsou evidovány jako rukopisy, výstřižků, databází, prezentací, internetových stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin; jako jednotlivina se vykazuje zejména
        1. účinné od 1. 7. 20121) listina do roku 1850, listina po roce 1850,
        2. účinné od 1. 7. 20122) úřední kniha, rukopis,
        3. účinné od 1. 7. 20123) podací protokol nebo podací deník včetně podacích protokolů nebo podacích deníků v sešitové nebo kartotéční podobě, index, elench, repertář,
        4. účinné od 1. 7. 20124) kartotéka,
        5. účinné od 1. 7. 20125) pečetidlo, razítko, samostatná pečeť, odlitek pečeti, otisk typáře,
        6. účinné od 1. 7. 20126) mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba,
        7. účinné od 1. 7. 20127) fotografie na papírové podložce, fotografická deska, listový film, svitkový film, kinofilm, mikrofilm, mikrofiš, fotoalbum, digitální fotografie; fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují, u svitkových filmů se vykazuje celý svitek,
        8. účinné od 1. 7. 20128) filmový pás nebo jiný nosič analogových záznamů, nosič digitálního záznamu, kinematografický záznam v analogové a v digitální podobě,
        9. účinné od 1. 7. 20129) fonografický váleček, fonografický drát (fonodrát), matrice, gramofonová deska, magnetofonový pásek, audiokazeta, kompaktní disk, zvukový záznam v analogové a v digitální podobě,
        10. účinné od 1. 7. 201210) tisk do roku 1800, tisk po roce 1800, pohlednice, plakát, cenný papír, štoček,
        11. účinné od 1. 7. 201211) předmět numismatické povahy, předmět faleristické povahy.
    1. účinné od 1. 7. 20122. Principy pro stanovení evidenční jednotky archiválií v analogové a digitální podobě

      účinné od 1. 7. 2012Evidenční jednotky existují pro archiválie v analogové i digitální podobě. Při jejich vymezení a zápisu se vychází z následujících principů:

      1. účinné od 1. 7. 2012a) Jako evidenční jednotky pro nezpracované archiválie se použijí balíky, kartony a datasety (datové balíčky); ostatní evidenční jednotky se uvedou, jestliže jsou bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné; volitelně se v tomto případě uvedou také dílčí evidenční jednotky.
      2. účinné od 1. 7. 2012b) Mezi jednotliviny se nezapočítávají ty, které jsou součástí spisů nebo jiných jednotlivin. Jednotliviny se uvedou v evidenčním listu Národního archivního dědictví bez ohledu na formu uložení. Pokud jsou jednotliviny uloženy v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech, evidují se jako jednotliviny a příslušné kartony, fascikly nebo jiné obaly se jako evidenční jednotky neevidují.
      3. účinné od 1. 7. 2012c) Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, započítá se tato reprodukce jako příslušná evidenční jednotka; do poznámky se uvede, že je evidována reprodukce.
      4. účinné od 1. 7. 2012d) Grafické listy a kresby a jejich reprodukce tvořící část dokumentu, u něhož byla primární rovina textová a grafika plnila funkci doprovodnou (například ilustrace v knihách, veduty na tovaryšských listech, grafika na pozvánkách, v záhlaví dopisů, na diplomech) se evidují samostatně, jestliže byly od původního nosiče záznamu uměle odděleny a nelze je k němu již zařadit. V opačném případě se evidují společně s jejich nosičem v příslušné skupině (například Spisy, Tisky).
    1. účinné od 1. 7. 20123. Vymezení hlavních a dílčích evidenčních jednotek

      účinné od 1. 7. 2012Při vymezování evidenčních jednotek se postupuje podle pravidel stanovených touto přílohou, a to s využitím definic jednotlivých typů archiválií uvedených v této příloze. Pokud je popisována archiválie, která spadá svým obsahem a formou do více evidenčních jednotek, pro její vymezení zpravidla rozhoduje primární účel, pro který byla vytvořena. V dalším pořadí se pak posoudí převažující složka obsahu nebo formy.

    1. účinné od 1. 7. 20123.1. Listiny do roku 1850

      účinné od 1. 7. 2012Jako evidenční jednotky se evidují veškeré listiny vzniklé do roku 1850 včetně těch, které jsou uloženy ve specializovaných sbírkách listin nebo v odděleních archivního souboru, které byly vytvořeny pro jejich specializované ukládání a evidenci (například oddělení listin v rodinných, velkostatkových, církevních fondech), a to bez ohledu na to, zda vznikly už v pořádacím schématu původce, nebo až při archivním zpracování. Pokud jsou součástí těchto sbírek i listy, evidují se rovněž jako listiny.

      účinné od 1. 7. 2012Listiny, které jsou součástí jiné archiválie [například inserty a transumpty v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných rukopisech, listiny vložené do spisu (například stejnopisy smluv, nevyzvednuté osobní doklady)] se jako jednotliviny neevidují a považují se za její část. Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se jako evidenční jednotky nevykazují.

      účinné od 1. 7. 2012Pro účely evidence archiválií se listinou rozumí dokument, který zakládá, mění, ruší nebo osvědčuje právní vztahy. Je sestavena podle určitých pravidel a v určité formě (například na jednom foliu, které může být i srolováno, na více foliích ve složce, v podobě knihy) a opatřena ověřovacími prostředky (například pečeť, razítko, podpis) odpovídajícím právním zvyklostem doby vzniku listiny. Stejnou ověřovací právní hodnotu má konfirmace a ověřený opis listiny, který je rovněž evidenční jednotkou (vidimus, jiný úředně ověřený opis, respektive stejnopis nebo druhopis listiny).

      účinné od 1. 7. 2012Pro účely evidence archiválií jsou listinami privilegia, majestáty, diplomy vydané panovníkem, ochranné a lenní listy, erbovní, nobilitační a inkolátní listiny, reversy k zemi, patenty, reskripty, dekrety (dvorské), cechovní artikule, notářské instrumenty. Za listiny se pro účely evidence archiválií nepovažují dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, tovaryšské listy a cechovní osvědčení, osobní doklady a diplomy, statuty a stanovy spolků. Jako listiny se neevidují a nevykazují cenné papíry.

    1. účinné od 1. 7. 20123.2. Listiny po roce 1850

      účinné od 1. 7. 2012Jako evidenční jednotky se evidují pouze originály a ověřené opisy listin vzniklých po roce 1850, pokud jsou

      1. účinné od 1. 7. 2012a) listinami, jimiž bylo nadále formou individuálního právního aktu určeno zásadním způsobem postavení nebo práva původce fondu (včetně erbovních, nobilitačních a inkolátních listin),
      2. účinné od 1. 7. 2012b) zakládacími nebo zřizovacími listinami,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) listinami upravujícími ústavní poměry státu (například ústava, Listina základních práv a svobod),
      4. účinné od 1. 7. 2012d) smlouvami nebo soubory smluv upravujícími zásadním způsobem mezinárodní postavení státu.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede zvlášť počet listin v analogové podobě a zvlášť počet replik listin v digitální podobě; u replik listin v digitální podobě se uvede jejich velikost v bytech.

      účinné od 1. 7. 2012Za listiny po roce 1850 se pro účely evidence archiválií jako jednotliviny nepovažují dokumenty zakládající právní akty uvedené v primárních registrech, jmenování čestným občanem, výuční listy, osobní doklady, školní vysvědčení, diplomy, statuty a stanovy spolků). Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry. Jako listiny po roce 1850 se neevidují listiny, které jsou součástí spisů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.3. Úřední knihy a rukopisy

      účinné od 1. 7. 2012Jako evidenční jednotka Úřední knihy a rukopisy se označují úřední knihy a rukopisy, které tvoří dílčí evidenční jednotky této hlavní evidenční jednotky. Úřední knihy a rukopisy se uvedou zvlášť v analogové podobě, zvlášť v digitální podobě a zvlášť jako repliky. U úředních knih a rukopisů v digitální podobě a u replik úředních knih a rukopisů se uvede jejich velikost v bytech.

    1. účinné od 1. 7. 20123.3.1 Úřední knihy

      účinné od 1. 7. 2012Úřední knihy jsou archiválie, které vznikly jako nástroj pro uchování protokolárních záznamů, opisů dokumentů nebo souborů informací ve formě umožňující ochranu jejich autenticity, právní validity a celistvosti. Právní význam úředních knih je zpravidla založen zákonem, popřípadě kancelářskou normou, které určují jejich obsah a způsob vedení.

      účinné od 1. 7. 2012Úřední knihy jsou vázané. Pokud nejsou vázané, musí splňovat tato kritéria:

      1. účinné od 1. 7. 2012a) jednotná úprava,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) členění podle jednotných časových jednotek (například podle roků) a
      3. účinné od 1. 7. 2012c) označení stránek nebo listů pořadovým číslem.

      účinné od 1. 7. 2012Pokud nejsou splněna uvedená kritéria, nevázané úřední knihy se považují za aktový materiál. To platí i pro přílohy úředních knih.

      účinné od 1. 7. 2012Úřední knihy vykazují tyto obecné znaky:

      1. účinné od 1. 7. 2012a) kniha je tvořena souborem kontinuálně pořizovaných zápisů, které se zpravidla týkají téže agendy (je vedena, zatímco spis je vyřizován),
      2. účinné od 1. 7. 2012b) zápisy v úředních knihách mají svébytnou právní platnost nebo administrativní význam, který se v případě knih veřejného charakteru vyrovnává platnosti listin nebo jiných dokumentů právní povahy,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) forma a struktura zápisů je volena tak, aby v plné míře zajišťovala jejich průkaznost a reprodukovala podstatné součásti předlohy; nejedná se pouze o evidenční záznam,
      4. účinné od 1. 7. 2012d) autenticita a integrita zápisů je zajišťována formálními procedurami a náležitostmi (například soudobá foliace nebo paginace, číslování zápisů, pečetění svazku, záznam o počtu folií), které jsou stanoveny rovněž pro ověřování formy a obsahové přesnosti zápisů (procedura spojená s vkladem - intabulací nebo zápisem, ověřování zápisů prostřednictvím ověřovatelů). Mezi úřední knihy se zařazují archiválie splňující tyto náležitosti bez ohledu na to, zda v nich obsažené zápisy měly charakter veřejných knih určených pro pořizování záznamů s veřejnou právní platností, nebo zda se jednalo o knihy interní (správní, kancelářské) povahy vedené pro vnitřní potřebu původce;
      5. účinné od 1. 7. 2012e) původce knihu považuje za nedělitelný celek,
      6. účinné od 1. 7. 2012f) vykazují vzájemnou vnitřní provázanost (systematičnost) a strukturovaný charakter, v jehož rámci bývají vzájemné vztahy jednotlivých typů knih hierarchicky uspořádány (například knihy hlavní a knihy pomocné),
      7. účinné od 1. 7. 2012g) vedení základních typů úředních knih má zpravidla dlouhodobý charakter, s výjimkou případů, kdy je rovnocenně použita i jiná forma písemného záznamu.

      účinné od 1. 7. 2012Nejčastějšími typy úředních knih jsou:

      1. účinné od 1. 7. 2012a) knihy soudnictví sporného a nesporného včetně jejich pomocných knih (například knihy pozemkové, knihy smluv, knihy listin, knihy testamentů, knihy inventářů pozůstalostí, knihy kvitancí a obligací, knihy hypoték, půhonné knihy, smolné knihy),
      2. účinné od 1. 7. 2012b) knihy určené k vedení evidence veřejného nebo interního charakteru [například matriky (narozených, oddaných, zemřelých, měšťanů, obecních příslušníků, žáků, členů), školní katalogy, knihy evidence obyvatel, vojska, hnanců, urbáře, knihy nadací, knihy ohlášek bohoslužeb, knihy ohlášek snoubenců, rejstříky, vyhotovují-li se z nich samostatné výpisy, nebo katastry (berní, spolkové)],
      3. účinné od 1. 7. 2012c) knihy protokolů, které zachycují ověřený (autentický) záznam z jednání (například konferenční protokoly, knihy o jednání výborů a představenstev u fondů spolků a družstev),
      4. účinné od 1. 7. 2012d) pamětní knihy v původním slova smyslu (úřední knihy smíšeného charakteru) i pamětní knihy (kroniky) v moderním slova smyslu vedené v rámci správní kompetence původce. Novodobé pamětní knihy (kroniky) se mezi úřední knihy zařadí, pokud byly vedeny na základě zákona anebo vnitřní normy nebo rozhodnutí původce, popřípadě autor zápisů byl vedením pamětní knihy pověřen, anebo zápisy měly oficiální charakter a byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce.
      5. účinné od 1. 7. 2012e) knihy správní (kancelářské), například registra, kopiáře, knihy opisů korespondence, knihy opisů instrukcí, knihy přísah úředníků, knihy opisů patentů a nařízení,
      6. účinné od 1. 7. 2012f) knihy účetní a hospodářské, včetně knih účetnictví peněžního i hmotného a inventářů majetku (inventární knihy).

      účinné od 1. 7. 2012U nezpracovaných archiválií se uvede počet úředních knih, pokud jsou bez dalšího zpracování jednoznačně určitelné. U zpracovaných archiválií se uvede počet úředních knih v analogové podobě nebo počet replik úředních knih v digitální podobě; úřední knihy vedené v digitální podobě jsou zpravidla databázemi.

      účinné od 1. 7. 2012Rejstříky k úředním knihám se vykazují jako úřední knihy. Knihy uložené v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech se vykazují jako jednotliviny a kartony a fascikly, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se jako evidenční jednotky nevykazují.

    1. účinné od 1. 7. 20123.3.2 Rukopisy

      účinné od 1. 7. 2012Rukopisy jsou písemné archiválie neúřední povahy, které mají charakter literárního, liturgického nebo vědeckého díla a jsou jedinečným výsledkem tvůrčí činnosti autora. Mají podobu analogovou i digitální. Rukopis je zpravidla charakterizován identifikací autora a názvem, popřípadě úmyslem rukopis zveřejnit. Rukopisy jsou zejména školní díla (například diplomové, disertační anebo habilitační práce), kroniky a pamětní knihy, pokud nevznikly v rámci výkonu úředních povinností, rukopisy literárních nebo vědeckých děl, osobní deníky nebo knihy s podpisy návštěv.

      účinné od 1. 7. 2012Rukopisy jsou napsány rukou, pořízeny na psacím stroji nebo na počítači. Mezi rukopisy nejsou zařazeny rozmnoženiny vytvořené polygrafickými technikami, které se evidují jako tisky, s výjimkou tištěných hudebnin.

      účinné od 1. 7. 2012Za rukopisy se považují i hudebniny. Hudebniny jsou rukopisné i tištěné notové záznamy hudby včetně historických typů písemností (například liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky). Za hudebninu lze považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé nebo na ně odkazují.

      účinné od 1. 7. 2012Za evidenční jednotku „rukopisy“ se nepovažuje korespondence, poznámky, přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenčních jednotek. Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden rukopis celý svazek, v elektronické podobě celý dataset (datový balíček). Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla), evidují se v kartonech.

      účinné od 1. 7. 2012Hudebniny se evidují v kartonech, pokud nejsou rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy (díla). Evidence obsahuje označení, že jde o hudebninu.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet kusů rukopisů v analogové podobě, počet kusů rukopisů v digitální podobě nebo počet kusů replik rukopisů v digitální podobě; u rukopisů v digitální podobě a replik rukopisů v digitální podobě se uvede jejích velikost v bytech.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4. Registraturní pomůcky

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Registraturní pomůcky označuje celkový počet kusů původních pomůcek sloužících k evidenci dokumentů a spisů podle věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původní název. Dílčí evidenční jednotky tvoří podací protokoly nebo podací deníky, indexy, elenchy a repertáře. Jejich počet se uvede zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě, u registraturních pomůcek v digitální podobě se uvede velikost v bytech.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4.1 Podací protokoly nebo podací deníky

      účinné od 1. 7. 2012Podací protokol nebo podací deník jsou základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě. Podací deníky jsou vedeny v chronologické posloupnosti. Zpravidla mají ustálenou formu, jsou vedeny v určitém předem určeném období, obsahují údaje o pořadovém čísle dokumentu, datu jeho doručení, adrese odesílatele, stručném obsahu dokumentu, jeho rozsahu a počtu příloh, evidenční údaje dokumentu u původce, číslo jednací nebo spisovou značku, označení útvaru nebo osoby původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, spisový znak.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet podacích protokolů nebo podacích deníků v analogové podobě, a to jak v sešitové, tak v kartotéční formě, bez ohledu na konkrétní název. Jako podací protokoly se evidují rovněž knihy pošty. Mezi podací protokoly se zařadí rovněž rejstříky z činnosti justiční správy sloužící k evidenci spisové agendy. Zvlášť se uvede počet podacích deníků v digitální podobě.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4.2 Indexy

      účinné od 1. 7. 2012Index je abecední rejstřík jmenných, geografických nebo věcných hesel.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4.3 Elenchy

      účinné od 1. 7. 2012Elench je registraturní pomůcka zaznamenávající podle identifikačních údajů osoby nebo podle věcných hesel v abecedním pořádku nebo v uspořádání podle uložení spisy určitého registraturního oddělení nebo i celé registratury, popřípadě s dalším vnitřním členěním.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4.4 Repertáře

      účinné od 1. 7. 2012Repertář je pomocná registraturní pomůcka umožňující hledání spisů nebo listin určité registratury podle abecedně nebo chronologicky seřazených identifikačních údajů osoby nebo věcných hesel. O každém spisu nebo listině je v repertáři uveden jejich stručný obsah.

    1. účinné od 1. 7. 20123.5. Kartotéky

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Kartotéka je soubor systematicky seřazených samostatných listů obsahujících informace vztahující se k určité agendě nebo tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě. Kartotéka může být uložena v několika kartonech, kartotéčních zásuvkách nebo krabicích.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci Národního archivního dědictví se uvede počet kartotéčních zásuvek nebo krabic. Slouží-li kartotéka jako původní evidenční pomůcka (například podací protokol, index), eviduje se jako příslušná jednotlivina.

    1. účinné od 1. 7. 20123.6. Typáře a jejich samostatné otisky

      účinné od 1. 7. 2012Typáře jsou trojrozměrné předměty, jejichž otištěním se docílí reprezentace jejich majitele za účelem ověřování, autentizace projevu vůle nebo jiného označení dokumentů. Jde například o pečetidla, razítka, razidla nebo raznice pro slepotisk.

      účinné od 1. 7. 2012Typáře se jako jednotliviny evidují vždy, jejich otisky pouze pokud nejsou součástí jiné jednotliviny.

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka označuje celkový počet typářů a otisků vzniklých jejich aplikací.

      1. účinné od 1. 7. 2012Typáře se jako hlavní evidenční jednotka dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou
        1. účinné od 1. 7. 2012a) pečetidla,
        2. účinné od 1. 7. 2012b) razítka,
        3. účinné od 1. 7. 2012c) samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů.
    1. účinné od 1. 7. 20123.6.1 Pečetidla

      účinné od 1. 7. 2012Pečetidlem (razidlem, raznicí) je zpravidla kovová deska, obvykle zasazená do držadla, která nese negativní obraz, jíž se docílí pozitivního obrazu otištěním do pečetní hmoty (pečetě) nebo do psací látky dokumentu (razidla, raznice), a to přímo v dokumentu nebo na zálepce (slepotisk, slepé pečeti).

    1. účinné od 1. 7. 20123.6.2 Razítka

      účinné od 1. 7. 2012Razítkem je pryžová nebo kovová deska, zpravidla zasazená do držadla, s aplikovaným obrazem, jíž se docílí otištění na dokument.

    1. účinné od 1. 7. 20123.6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů

      účinné od 1. 7. 2012Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů se evidují pouze v případě, pokud

      1. účinné od 1. 7. 2012a) tvoří specializované sbírky obsahující především originály pečetí, jejich odlitky, faksimile, reprodukce, novodobé otisky původních pečetidel, celé dokumenty s otisky typářů manipulované do sbírek v minulosti nebo vyřazené při pořádání jiného fondu a nově do sbírek zařazené pro dochování otisku, nebo výstřižky s těmito otisky,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) se nacházejí ve sbírkách jiného vymezení, ale mají povahu popsanou v odstavci a),
      3. účinné od 1. 7. 2012c) tvoří samostatnou část archivního fondu (například vzorové otisky typářů používaných v dané době původcem, evidence nově zavedených typářů s jejich otisky, reprodukcemi s poznamenáním o jejich vyřazení, úředně nahlášené ztrátě, zneplatnění).

      účinné od 1. 7. 2012V případě více otisků na jednom podkladovém listu se eviduje každý otisk zvlášť.

    1. účinné od 1. 7. 20123.7. Kartony

      účinné od 1. 7. 2012Pro nezpracované archiválie je karton hlavní evidenční jednotkou archiválií v analogové podobě uložených ve speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie v analogové podobě je karton evidenční jednotkou sloužící zejména k evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou plánů a výkresů, hudebnin, pokud se nevykazují jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce 1800, pokud neodpovídají definici této jednotliviny. V kartonech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům (například zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, osobní doklady, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty). Prostřednictvím kartonů se eviduje také sbírka listin k pozemkové knize. Mezi kartony se nezapočítávají ty, v nichž jsou uloženy jednotliviny.

    1. účinné od 1. 7. 20123.8. Fascikly

      účinné od 1. 7. 2012Fascikl je hlavní evidenční jednotka pro zpracované archiválie v analogové podobě, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů neproveditelné. Jde o evidenční jednotku k evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou plánů a výkresů, hudebnin, pokud se nevykazují jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce 1800, pokud neodpovídají definici této jednotliviny. Ve fasciklech se evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům (například zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty, které nemohou být pro své rozměry evidovány v kartonech).

    1. účinné od 1. 7. 20123.9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede celkový počet kusů jednotlivých map a mapových děl, atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb. Dílčí evidenční jednotky se uvede zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě, u digitálních dílčích evidenčních jednotek se uvede velikost v bytech.

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 20121. mapy,
      2. účinné od 1. 7. 20122. atlasy,
      3. účinné od 1. 7. 20123. technické výkresy,
      4. účinné od 1. 7. 20124. grafické listy,
      5. účinné od 1. 7. 20125. kresby.
    1. účinné od 1. 7. 20123.9.1 Mapy

      účinné od 1. 7. 2012Dílčí evidenční jednotka Mapy zahrnuje mapy, mapová díla a plány.

      účinné od 1. 7. 2012Mapou se rozumí zmenšený generalizovaný konvenční obraz Země, nebeských těles, kosmu nebo jejich částí převedený do roviny zpravidla pomocí matematicky definovaných vztahů (kartografickým zobrazením) a ukazující podle zvolených hledisek polohu, stav a vztahy přírodních, socioekonomických a technických objektů a jevů. Jako mapy se vykazují také globusy, plastické nebo reliéfní mapy a modely terénu; v tomto případě se v závorce uvede jejich přesná charakteristika.

      účinné od 1. 7. 2012Mapovým dílem se rozumí mapa složená z více zpravidla stejně velkých, totožně graficky zpracovaných a systematicky podle kladu listů označených sekcí, která se vykazuje jako jedna evidenční jednotka. U této evidenční jednotky se rovněž uvede počet listů (sekcí) uchovaných v archivním souboru. Mapové dílo se vyznačuje zpravidla shodnou velikostí mapových listů a úplným pokrytím zájmového území. Reambulované mapy v rámci mapového díla se považují za součást tohoto díla; výjimku tvoří mapy vztahující se ke stabilnímu katastru (indikační skicy, popisy hranic katastrálních obcí, staré katastrální mapy, císařské otisky a tzv. reambulované mapy stabilního katastru), které se nepovažují za mapové dílo, nýbrž za součást stabilního katastru, a proto jsou počítány podle katastrálních obcí; evidenční jednotkou je v takovém případě mapa pro katastrální obec.

      účinné od 1. 7. 2012Plány zobrazující urbanizované území (zpravidla obec) nebo jeho část v relativně velkém měřítku zpravidla za účelem orientace se považují za mapu velkého měřítka (například plány pozemků a dvorů, plány zobrazující zasazení budov v krajině, ortofotomapy). U souborů kolmých leteckých snímků pořizovaných podle pravidel fotogrammetrie se postupuje obdobně jako u mapových děl. Šikmé letecké snímky se považují za fotografie, pokud mají formu pohlednic, vykazují se jako pohlednice.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet map, mapových děl a plánů; u map v digitální podobě se uvede počet, v poznámce se uvede bližší charakteristika (například geografický informační systém, ortofotomapa, kolmý letecký snímek) a velikost v bytech.

    1. účinné od 1. 7. 20123.9.2 Atlasy

      účinné od 1. 7. 2012Atlas jako dílčí evidenční jednotka je systematicky uspořádaný a jednotně technicky i graficky provedený soubor map vztahujících se k tematické oblasti vydaný, případně prezentovaný v podobě knihy nebo v podobě jednotlivých listů vkládaných do obalu. Je opatřen titulním listem a obsahuje zpravidla další náležitosti (například doprovodný text, rejstříky).

    1. účinné od 1. 7. 20123.9.3 Technické výkresy

      účinné od 1. 7. 2012Technický výkres je výkres používaný v technických oborech vytvořený ve vhodně zvoleném měřítku. Obsahuje informace potřebné pro výrobu stroje, přístroje a jiného výrobku či jeho součásti nebo pro realizaci stavby či její části. Do této kategorie lze zařadit i studie a ideové návrhy výrobků a staveb. Uvede se počet technických výkresů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.9.4 Grafické listy

      účinné od 1. 7. 2012Jde o reprodukci pomocí některé standardní grafické metody (například dřevoryt, dřevořez, mědiryt, lept), která je otištěna na samostatném archu papíru. Grafický list může být opatřen paspartou a zavěšen na stěně nebo vložen do desek. Jako grafický list v digitální podobě se vykazuje dílo počítačové grafiky nebo užitá grafika (například ex libris, ilustrace vytržené z knih). Grafickým listem není plakát.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet jednotlivých volných grafických listů a vázaných souborů (cyklů), sérií a alb. Do poznámky se uvede, zda jde o soubor, sérii, album apod.

    1. účinné od 1. 7. 20123.9.5 Kresby

      účinné od 1. 7. 2012Kresba je dílčí evidenční jednotka. Rozumí se jí základ pro následnou malbu jinou výtvarnou technikou nebo samostatné výtvarné dílo. Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby (například akvarely, koláže, oleje).

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet jednotlivých kreseb a jejich svázaných souborů (konvoluty). Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby (například akvarely, koláže, oleje), na výskyt malby se upozorní v poznámce k evidenční jednotce jednoduchým vyjádřením (například „1 olej“).

    1. účinné od 1. 7. 20123.10. Fotografické archiválie

      účinné od 1. 7. 2012Fotografickými archiváliemi se rozumí vyobrazení (pozitivní, negativní) získaná procesem, jenž působením světla a prostřednictvím optické soustavy zachycuje přímý a trvanlivý obraz na citlivý povrch bez ohledu na formu materiálního nosiče.

      účinné od 1. 7. 2012V dílčích evidenčních jednotkách u zpracovaných fotografických archiválií se uvede počet kusů. U digitální fotografie se uvede počet kusů digitálních fotografií a jejich velikost v bytech. V případě, že fotografická archiválie je na nestabilním materiálu, uvede se tato skutečnost v poznámce. V případě, že fotografická archiválie je na nestabilním materiálu a došlo k jejímu zničení, uchovaná kopie se vykazuje jako originál.

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Fotografické archiválie se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 20121. fotografie na papírové podložce,
      2. účinné od 1. 7. 20122. fotografické desky,
      3. účinné od 1. 7. 20123. listové filmy,
      4. účinné od 1. 7. 20124. svitkové filmy,
      5. účinné od 1. 7. 20125. kinofilmy,
      6. účinné od 1. 7. 20126. mikrofilmy,
      7. účinné od 1. 7. 20127. mikrofiše,
      8. účinné od 1. 7. 20128. fotoalba,
      9. účinné od 1. 7. 20129. digitální fotografie.
    1. účinné od 1. 7. 20123.10.1 Fotografie na papírové podložce

      účinné od 1. 7. 2012Fotografie na papírové podložce obsahují záznam zpravidla třírozměrné předlohy (objektu) přenesený optickým kopírováním z fotografického filmu nebo desky na světlocitlivý papír. Jako fotografie na papírové podložce se rovněž eviduje pravá fotografie, jíž se rozumí fotografie, která na první pohled nese znaky poštovní korespondence, avšak je zhotovena fotografickou cestou. Jako fotografie na papírové podložce lze evidovat tisky digitálních nebo digitalizovaných fotografií tištěné pomocí fototiskáren, plotrů a jiných zařízení. Fotografií na papírové podložce je i fotografické tablo, pokud bylo zhotoveno fotografickou cestou jako jeden kus snímku.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.2 Fotografické desky

      účinné od 1. 7. 2012Fotografická deska je deska z pevného materiálu (například kov, sklo) opatřená světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy (objektu), na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv).

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.3 Listové filmy

      účinné od 1. 7. 2012Listový film je fotografický film (plast) normalizovaného formátu (9x12cm a větší) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy (objektu), na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv).

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.4 Svitkové filmy

      účinné od 1. 7. 2012Svitkový film je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy (objektu), na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv). Normalizovaný formát obrazového pole má velikost obrazového pole 6x6 cm, popřípadě velikosti odvozené (například 6x9 cm, 6x4,5 cm). Svitek může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových polích. Svitkové filmy jsou neperforované.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.5 Kinofilmy

      účinné od 1. 7. 2012Kinofilm je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Normalizovaný formát obrazového pole je 36x24mm, případně menší (například 24x24 mm, 18x24 cm u kinofilmu o šířce 35 mm) a pás obsahuje obvykle 36 obrazových polí. Pás může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových polích. Kinofilmy mají jednostrannou nebo oboustrannou perforaci.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.6 Mikrofilmy

      účinné od 1. 7. 2012Mikrofilm (mikrografický film) je svitek nebo proužek fotografického (termografického nebo vezikulárního) filmu (plast) s mikrozáznamy.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.7 Mikrofiše

      účinné od 1. 7. 2012Mikrofiš je listový film (plast) s mikrozáznamy uspořádanými do řádek a sloupců. Dále obsahuje pouhým okem čitelný titulek s popisem.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.8 Fotoalba

      účinné od 1. 7. 2012Fotoalbum je způsob adjustace fotografií na papírové podložce v podobě vázané knihy nebo na volných listech určených k prohlížení fotografií.

    1. účinné od 1. 7. 20123.10.9 Digitální fotografie

      účinné od 1. 7. 2012Digitální fotografie je dílčí evidenční jednotka pro zpracované archiválie označující fotografickou archiválii uloženou v digitální podobě.

    1. účinné od 1. 7. 20123.11. Kinematografické filmy

      účinné od 1. 7. 2012Kinematografické filmy jsou audiovizuální, popřípadě pouze obrazové záznamy, uspořádané v souvislém sledu na pásu fotografického filmu nebo v datovém souboru, které při projekci vyvolávají dojem pohybu.

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Kinematografické filmy se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 20121. filmové pásy,
      2. účinné od 1. 7. 20122. jiné nosiče analogových záznamů,
      3. účinné od 1. 7. 20123. nosiče digitálních záznamů,
      4. účinné od 1. 7. 20124. kinematografické (audiovizuální, filmové) záznamy.
    1. účinné od 1. 7. 20123.11.1 Filmové pásy

      účinné od 1. 7. 2012U nezpracovaných archiválií se uvede počet filmových pásů. V poznámce se vyznačí výskyt nestabilních fotografických materiálů, například nitrocelulózy a acetylcelulózy.

    1. účinné od 1. 7. 20123.11.2 Jiné nosiče analogových záznamů.

      účinné od 1. 7. 2012U nezpracovaných archiválií se uvede počet jiných nosičů analogových záznamů. V poznámce se vyznačí výskyt nestabilních fotografických materiálů, například nitrocelulózy a acetylcelulózy.

    1. účinné od 1. 7. 20123.11.3 Nosiče digitálních záznamů (například DVD).

      účinné od 1. 7. 2012U nezpracovaných archiválií se uvede počet nosičů digitálních záznamů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.11.4 Kinematografické (audiovizuální, filmové) záznamy

      účinné od 1. 7. 2012Jedná se o evidenční jednotku pro zpracované archiválie. Uvede se počet kinematografických děl a dalších kinematografických záznamů.

      účinné od 1. 7. 2012Kinematografické (audiovizuální, filmové) dílo je dramaturgicky nebo jinak blíže specifikovaný obrazový anebo zvukově obrazový záznam (analogový i digitální) zejména přesně ohraničený (například má název, začátek, konec) tak, aby mohl sloužit svému účelu. Na nosiči je dílo zaznamenáno v logickém celku. Logickým celkem se rozumí konečná podoba díla.

      účinné od 1. 7. 2012Kinematografický (audiovizuální, filmový) záznam je jakýkoliv záznam obrazu nebo obrazu a zvuku, který při projekci vyvolává dojem souvislého pohybu. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u filmových záznamů počet nosičů. V poznámce k evidenční jednotce se uvede šíře filmových pásů.

      účinné od 1. 7. 2012Uvede se u zpracovaných archiválií, a to zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě. U archiválií v digitální podobě se uvede počet a velikost v bytech. U filmových děl a záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se nemusí uvést velikost v bytech. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u filmových záznamů počet nosičů. V poznámce k evidenční jednotce se uvede šíře filmových pásů. Jako evidenční jednotky se neuvedou filmové kopie vytvořené na smluvním základě Národním filmovým archivem v Praze.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12. Zvukové archiválie

      účinné od 1. 7. 2012Zvukové archiválie jako hlavní evidenční jednotka obsahují jakýkoliv zvukový záznam v analogové nebo digitální podobě uložený na zvukovém nosiči nebo datovém souboru.

      účinné od 1. 7. 2012Uvedou se u zpracovaných archiválií, a to zvlášť v analogové podobě a zvlášť v digitální podobě. U digitálních zvukových záznamů se uvede velikost v bytech. U zvukových záznamů na přenosných výměnných datových nosičích se nemusí uvést velikost v bytech. Počet zvukových záznamů se uvede u jednotlivých evidenčních jednotek vymezených podle typu nosičů. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u analogových zvukových záznamů počet nosičů.

      účinné od 1. 7. 2012U nezpracovaných archiválií se Zvukové archiválie dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 20121. fonografické válečky,
      2. účinné od 1. 7. 20122. fonografické dráty,
      3. účinné od 1. 7. 20123. gramofonové desky,
      4. účinné od 1. 7. 20124. matrice,
      5. účinné od 1. 7. 20125. magnetofonové pásky,
      6. účinné od 1. 7. 20126. audiokazety,
      7. účinné od 1. 7. 20127. kompaktní disky.
    1. účinné od 1. 7. 20123.12.1 Fonografické válečky

      účinné od 1. 7. 2012Fonografický váleček je zvukový přepisovatelný i nepřepisovatelný nosič z kovu, pryskyřice, celuloidu, gumy, vosku nebo z plastu v podobě dutého válce.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.2 Fonografické dráty

      účinné od 1. 7. 2012Fonografický drát (fonodrát) je přepisovatelný zvukový nosič v podobě kovového drátu navinutého na cívce.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.3 Gramofonové desky

      účinné od 1. 7. 2012Gramofonová deska je nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě tenké kruhové desky z vulkanizované gumy, šelaku nebo plastu, na němž je zvuk zaznamenán mechanicky prostřednictvím spirálovité drážky.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.4 Matrice

      účinné od 1. 7. 2012Matrice je zvukový nosič v podobě kovového disku, jenž zpravidla slouží k výrobě raznic pro lisování gramofonových desek.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.5 Magnetofonové pásky

      účinné od 1. 7. 2012Magnetofonový pásek je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky navinuté na cívce nebo středovce, jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou umožňující záznam zvuku.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.6 Audiokazety

      účinné od 1. 7. 2012Audiokazeta je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky zabudované do ochranného pouzdra (kazety), jejíž povrch je pokryt magnetizovanou vrstvou umožňující záznam zvuku; do této skupiny se řadí i audiokazety s digitálním záznamem zvuku (DAT).

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.7 Kompaktní disky

      účinné od 1. 7. 2012Kompaktní disk je zvukový přepisovatelný i nepřepisovatelný nosič v podobě disku z plastu umožňující digitální záznam zvuku.

      účinné od 1. 7. 2012U zpracovaných archiválií jsou dílčí evidenční jednotkou zvukové záznamy.

    1. účinné od 1. 7. 20123.12.8 Zvukové záznamy

      účinné od 1. 7. 2012Uvede se počet zvukových děl a dalších zvukových záznamů.

      účinné od 1. 7. 2012Zvukové dílo je dramaturgicky nebo jinak specifikovaná zvuková nahrávka (zvukový záznam) zpravidla přesně ohraničená (například má název, začátek a konec) tak, aby mohla sloužit určitému účelu. Obvykle je dílo zaznamenáno na nepřepisovatelném zvukovém nosiči, který může být hromadně šířen.

      účinné od 1. 7. 2012Zvukový záznam (zvuková nahrávka) je jakýkoliv zvuk zachycený na zvukovém nosiči (například fonografický váleček, gramofonová deska, magnetofonový pásek, CD, DVD).

      účinné od 1. 7. 2012Zvuk může být na zvukovém nosiči zaznamenán analogově nebo digitálně. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u analogových zvukových záznamů počet nosičů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13. Tisky

      účinné od 1. 7. 2012Do této evidenční jednotky se zahrnují vydané rozmnoženiny určené k zpravidla veřejnému šíření, pokud nejsou součástí spisů. Mezi tisky náleží i rukopisné plakáty. Jde o evidenční jednotku pro zpracované a inventarizované archiválie.

      účinné od 1. 7. 2012Do evidenční jednotky se nezahrnou knihy, monografie a periodika, které jsou součástí archivních knihoven. U nezpracovaných archiválií se uvedou, jsou-li bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné. Za tisky se nepovažují hudebniny, technická dokumentace, mapy, atlasy, grafické listy a případné další archiválie, které se vykazují jako samostatné evidenční jednotky, případně dílčí evidenční jednotky.

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Tisky se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 20121. tisky do roku 1800,
      2. účinné od 1. 7. 20122. tisky po roce 1800,
      3. účinné od 1. 7. 20123. pohlednice,
      4. účinné od 1. 7. 20124. plakáty,
      5. účinné od 1. 7. 20125. cenné papíry,
      6. účinné od 1. 7. 20126. štočky.
    1. účinné od 1. 7. 20123.13.1 Tisky do roku 1800

      účinné od 1. 7. 2012Tisky do roku 1800 zahrnují staré tisky (včetně prvotisků), konkrétně knihy, monografie a periodika, brožury, letáky, jednolisty vytištěné od vynálezu knihtisku do roku 1800 včetně.

      účinné od 1. 7. 2012Monografií se rozumí neseriálová publikace, která systematicky, všestranně a podrobně pojednává o jednom zpravidla úzce vymezeném tématu.

      účinné od 1. 7. 2012Periodikem je dokument vydávaný postupně v samostatných částech spojených společným názvem, označením posloupnosti (například průběžným číslováním), jednotnou úpravou a obsahovým zaměřením v pravidelných intervalech se záměrem stálého pokračování (například noviny, časopisy, periodické sborníky). Za evidenční jednotku je podle faktického dochování považován také konvolut několika spojených letáků, jeden svazek periodika za určité období nebo naopak samostatný jednolist.

      účinné od 1. 7. 2012Jednolistem se rozumí dřevořezový obrázek obvykle devocionálního charakteru, původem ze západní Evropy, bez textu nebo s textem dopsaným rukou, předchůdce deskotisku a knihtisku z konce 14. a počátku 15. století nebo malá publikační forma obsahující většinou letákové noviny a nábožensko-politické pamflety nebo masová kázání.

      účinné od 1. 7. 2012Za evidenční jednotku se podle faktického dochování považuje také svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument tvořený několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského nebo vydavatelského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek, a zpravidla spojený společným názvem (vícesvazkové dílo, například encyklopedie) se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.

      účinné od 1. 7. 2012Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.

      účinné od 1. 7. 2012V poznámce se uvede, o jaký druh tisku jde (například brožura, leták). Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13.2 Tisky po roce 1800

      účinné od 1. 7. 2012Tisk po roce 1800 je neperiodická publikace (rozmnoženina literárního, vědeckého, nebo uměleckého díla úředního i neúředního charakteru určená k veřejnému šíření), která je vydána jednorázově, popřípadě nejvýše jednou ročně (ročenky) anebo po částech i častěji, jestliže tvoří jeden celek, který je jednou evidenční jednotkou. Tisky po roce 1800 jsou zhotoveny polygrafickou technikou (v tom se liší od rukopisů) a opatřeny vazbou; ostatní tištěné dokumenty kromě map, atlasů, fotografií z tiskáren, plakátů, pohlednic, cenných papírů, štočků a grafických listů se evidují jako kartony a fascikly.

      účinné od 1. 7. 2012Za evidenční jednotku se podle faktického dochování považuje také svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument tvořený několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského nebo vydavatelského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek, zpravidla spojený společným názvem (vícesvazkové dílo, například encyklopedie) se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.

      účinné od 1. 7. 2012Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13.3 Pohlednice

      účinné od 1. 7. 2012Pohlednice je dílčí evidenční jednotka označující polygrafický výrobek standardizovaných rozměrů s vytištěným obrazovým námětem na neadresní straně kartonového lístku a potiskem adresní strany, která je vyhrazena pro adresu a krátké sdělení. U pohlednic z období před lety 1905 - 1908 je pro krátké sdělení vyhrazena strana obrazového námětu. Jde o obrazový dokument pořízený tiskovou technikou.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13.4 Plakáty

      účinné od 1. 7. 2012Plakáty jsou jednostranné tisky vystavované za účelem šíření informace na veřejných místech, které s použitím textu, obrazu nebo obojího společně upoutávají, nabízejí zboží, umělecké dílo nebo produkci, zábavu, názor a podobně. Za plakáty se považují i netištěné plakáty.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13.5 Cenné papíry

      účinné od 1. 7. 2012Cenné papíry jsou dílčí dlužní úpisy (obligace, pokladniční poukázky, zástavní listy), podílové úpisy (akcie, kuksy, podílové listy), obchodní cenné papíry (směnky).

      účinné od 1. 7. 2012Uvede se počet dílčích dlužních úpisů (obligace, pokladniční poukázky, zástavní listy), podílových úpisů (akcie, kuksy, podílové listy), obchodních cenných papírů (směnky). V poznámce se uvede, o jaký typ cenného papíru se jedná. Pomocí této evidenční jednotky se evidují i cenné papíry, které nemají tištěnou podobu.

    1. účinné od 1. 7. 20123.13.6 Štočky

      účinné od 1. 7. 2012Štočky jsou druhy tiskařské formy (dřevěný špalíček, tisková deska z kamene, kovu, linolea, písmoviny nebo umělé hmoty).

    1. účinné od 1. 7. 20123.14. Balíky

      účinné od 1. 7. 2012Balík je hlavní evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje materiál uložený zejména v balících, nearchivních krabicích. Balíky jsou svázané nebo jinak adjustované tak, aby vždy tvořily ručně manipulovatelné celky. Za balík se nepovažuje například neadjustovaný materiál volně uložený do polic. Pokud jsou nezpracované archiválie z důvodu jejich lepší ochrany uloženy do kartonů, vykazují se jako kartony.

    1. účinné od 1. 7. 20123.14.1. Nezpracované archiválie uložené v pořadačích se vykazují v dílčí evidenční jednotce Pořadače.
    2. účinné od 1. 7. 20123.15. Digitální datasety (datové balíčky)

      účinné od 1. 7. 2012Dataset (datový balíček) je hlavní evidenční jednotka pro nezpracované archiválie v digitální podobě. Jedná se o sadu dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky, byla vybrána za archiválii a jejíž replika je uložena v Národním archivu nebo v digitálním archivu nebo bezpečnostním archivu. Digitální dataset (datový balíček) má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a strukturována data (například spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, internetové stránky, matematické modely) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech. Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotkou pro nezpracované archiválie. Spisy tvoří digitální datasety (datové balíčky) pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu.

    1. účinné od 1. 7. 20123.16. Digitální archivní jednotka (DAJ)

      účinné od 1. 7. 2012Digitální archivní jednotka (DAJ) je hlavní evidenční jednotka pro zpracované archiválie v digitální podobě. Označuje databáze, prezentace, internetové stránky, matematické modely, soubory spisů v digitální podobě.

      účinné od 1. 7. 2012Filmy, fotografie a zvukové záznamy, úřední knihy, registraturní pomůcky, rukopisy, mapy, technické výkresy nebo kresby v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků - digitálních archivních jednotek (DAJ).

    1. účinné od 1. 7. 20123.17. Jiné

      účinné od 1. 7. 2012Hlavní evidenční jednotka Jiné popisuje součásti archivního souboru nezařazené do předchozích typů evidenčních jednotek. Jako jednotliviny se evidují, jestliže nejsou součástí jiné archiválie (například důkazní předměty v soudních spisech), v opačném případě se považují za dílčí evidenční jednotky. Jako evidenční jednotky se zařadí, jestliže mají přímou souvislost s archivním souborem.

      účinné od 1. 7. 2012V evidenci se uvede počet zpracovaných předmětů numismatické a faleristické povahy. Ostatní předměty se evidují v dílčí evidenční jednotce Jiné. Specifikace evidovaných předmětů uvede v poznámce.

    1. účinné od 1. 7. 20123.17.1 Předměty numismatické povahy

      účinné od 1. 7. 2012Tvoří dílčí evidenční jednotku zahrnující platidla kovová (mince) a papírová (bankovky, státovky), nouzové, výtěžkové a obchodní peníze, příležitostné mince, odměny, platební peníze, peněžní náhražky (potvrzenky, chudinské peníze, stravenky, poukázky na zboží, přídělové doklady). Předměty numismatické povahy jsou dále předměty napodobující formu mincí (například početní mince, žetony pamětní i výherní, kovové známky platební a identifikační) nebo jejich vnější vzhled [například medaile (pamětní, portrétní), plakety a jiné příležitostné ražby, novoražby, faksimile platidel, studijní kopie mincí, medailí]. Uvede se počet zpracovaných předmětů numismatické povahy, specifikace evidovaných předmětů se uvede v poznámce. U nezpracovaných archiválií se tyto údaje uvedou v případě, kdy jsou na první pohled identifikovatelné.

    1. účinné od 1. 7. 20123.17.2 Předměty faleristické povahy

      účinné od 1. 7. 2012Tvoří dílčí evidenční jednotku označující řádové dekorace a vyznamenání. Dekorace se posoudí podle hodnosti svého nositele (například velmistr, velkokříž, velkodůstojník, komandér, komtur, důstojník, rytíř, devoční člen) nebo číselně vyjádřené třídy řádu v různém provedení (klenot v podobě kříže, medailonu, řádová hvězda a další doplňky, řetězy, náprsní velkostuhy, nákrční stuhy, řetízky, stužky pro medailon). Vyznamenání se člení podle toho, zda jsou odvozená z řádových dekorací (stužka se zavěšeným křížem, medailonem, hvězdou), jsou podobná předmětům numismatické povahy (například pamětní mince, medaile a plakety v kazetách) nebo zda se jedná o vědecké, umělecké sportovní a jiné ceny (například skulptury nebo jiné předměty umělecké nebo umělecko-řemeslné povahy a odznaky). Předměty faleristické povahy nejsou většinou děleny do tříd, ale stupně se rozlišují například podle materiálu (například zlaté, stříbrné, bronzové) a přidáním dalších doplňků (s korunou, s brilianty). Kromě původní velikosti existují řádové dekorace ve formě zmenšenin, miniatur, rozet, obdobně vyznamenání v redukované podobě (obdélníkové stužky).

    1. účinné od 1. 7. 20123.17.3 Jiné

      účinné od 1. 7. 2012Do této dílčí evidenční jednotky se zařazují všechny ostatní předměty, například alba obsahující různé typy dokumentů (fotografie a zároveň výstřižky, tisky, plakáty), knihy s podpisy návštěv nemající charakter kroniky, vlajky a standarty, tabla s výjimkou fotografických tabel, která byla zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku (fotografie), vzorky, vzorníky, obaly a etikety zboží, propagační předměty, rentgenové snímky, původní hodnotné obaly dokumentů a další trojrozměrné předměty, které mají přímou souvislost s archivním souborem a nejsou součástí jiné archiválie.

    1. účinné od 1. 7. 20124. Seznam zkratek používaných pro evidenční jednotky
      účinné od 1. 7. 2012
      „§ 17 Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy Evidenční jednotky
      OznačeníEvidenční jednotkaZkratka
      3.1.Listiny do roku 1850lio
      3.2.Listiny po roce 1850lip
      3.3.Úřední knihy a rukopisy
      3.3.1Úřední knihyukn
      3.3.2Rukopisyrkp
      3.4.Registraturní pomůcky
      3.4.1Podací protokoly nebo podací deníkyppr
      3.4.2Indexyind
      3.4.3Elenchyele
      3.4.4Repertářerep
      3.5.Kartotékyktt
      3.6.Typáře a jejich samostatné otisky
      3.6.1Pečetidlapec
      3.6.2Razítkaraz
      3.6.3Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářůotd
      3.7.Kartonykar
      3.8.Fasciklyfas
      3.9.Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby
      3.9.1Mapymap
      3.9.2Atlasyatl
      3.9.3Technické výkresytvy
      3.9.4Grafické listygli
      3.9.5Kresbykre
      3.10.Fotografické archiválie
      3.10.1Fotografie na papírové podložcefsn
      3.10.2Fotografické deskyfsd
      3.10.3Listové filmylfi
      3.10.4Svitkové filmysfi
      3.10.5Kinofilmykin
      3.10.6Mikrofilmymf
      3.10.7Mikrofišemfis
      3.10.8Fotoalbafal
      3.10.9Digitální fotografiedfo
      3.11.Kinematografické filmy
      3.11.1Filmové pásyfpa
      3.11.2Jiné nosiče analogových záznamůAnz
      3.11.3Nosiče digitálních záznamůMhz
      3.11.4Kinematografické záznamy v analogové i digitální podoběKza
      3.12.Zvukové archiválie
      3.12.1Fonografické válečkyfva
      3.12.2Fonografické drátyfdr
      3.12.3Gramofonové deskygd
      3.12.4Matricemat
      3.12.5Magnetofonové páskymg
      3.12.6Audiokazetyaka
      3.12.7Kompaktní diskykdi
      3.12.8Zvukové záznamyzza
      3.13.Tisky
      3,13.1Tisky do roku 1800tio
      3.13.2Tisky po roce 1800tip
      3.13.3Pohlednicepoh
      3.13.4Plakátypkt
      3.13.5Cenné papírycpa
      3.13.6Štočkysto
      3.14.Balíkybal
      3.14.1Pořadačepoř
      3.15.Digitální datasety (datové balíčky)dts
      3.16.Digitální archivní jednotkadaj
      3.17.Jiné
      3.17.1Předměty numismatické povahypnp
      3.17.2Předměty faleristické povahypfp
      3.17.3Jinéjin

    Příloha č. 2

    účinné od 1. 7. 2012 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

    účinné od 1. 7. 2012Archivní pomůcky

    1. účinné od 1. 7. 20121. Druhy archivních pomůcek

      účinné od 1. 7. 2012Archivní pomůcky se člení na

      1. účinné od 1. 7. 2012a) základní,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) speciální.

      účinné od 1. 7. 2012Archivní pomůcky splňují znaky uvedené v této příloze. V případě archivní pomůcky v digitální podobě jsou údaje, jejichž vedení u archivní pomůcky stanoví tato příloha, obsaženy v metadatech archivní pomůcky. V případě archivní pomůcky inventář v digitální podobě mohou části jejího úvodu odkazovat na údaje z jiných databází (například databáze původců).

    1. účinné od 1. 7. 20122. Základní archivní pomůcky

      účinné od 1. 7. 2012Základními archivními pomůckami jsou

      1. účinné od 1. 7. 2012a) manipulační seznam prvního a druhého typu,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) dílčí inventář,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) inventář a
      4. účinné od 1. 7. 2012d) katalog.

      účinné od 1. 7. 2012Archiválie vedené v manipulačním seznamu prvního a druhého typu, popřípadě v dříve vyhotovovaném prozatímním inventárním seznamu, se považují za zpracované neinventarizované archiválie.

      účinné od 1. 7. 2012Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu se považují za inventarizované archiválie.

      účinné od 1. 7. 2012Zaznamenání archiválií v referenčních pomůckách, kterými jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice, nemá vliv na evidenci archiválií vykazovaných jako archiválie zpracované nebo inventarizované.

    1. účinné od 1. 7. 20122.1. Manipulační seznam

      účinné od 1. 7. 2012Manipulační seznam je základní archivní pomůcka ke zpracovaným archiváliím. Manipulační seznam má prozatímní charakter. Slouží do doby vytvoření jiného typu archivní pomůcky s větší stálostí (například inventář).

      účinné od 1. 7. 2012Manipulační seznam se zpravidla vytvoří

      1. účinné od 1. 7. 2012a) k jednomu přírůstku nebo jeho části na základě soupisu předaných dokumentů popisujícího přírůstek (manipulační seznam prvního typu), nebo
      2. účinné od 1. 7. 2012b) k jednomu archivnímu souboru nebo jeho části; na základě soupisu předaných dokumentů popisujícího přírůstek nebo na základě změn, které nastaly s archiváliemi uvnitř archivu, je doplněn stávající manipulační seznam. Nově vzniklý manipulační seznam předchozí manipulační seznam nahrazuje (manipulační seznam druhého typu).

      účinné od 1. 7. 2012Určení prvního nebo druhého typu manipulačního seznamu závisí na posouzení povahy očekávaných přírůstků.

      účinné od 1. 7. 2012Manipulační seznam se vytvoří v závislosti na potřebě archivů provádět nahlédací a badatelskou agendu a možnosti takový seznam vytvořit na základě soupisu předaných dokumentů.

      účinné od 1. 7. 2012Manipulační seznamy je možné vytvořit i k fondovým oddělením. Nové verzi pomůcky se přidělí nové číslo v evidenci Národního archivního dědictví. Pokud manipulační seznamy nahradí předchozí pomůcku, tato pomůcka se z evidence Národního archivního dědictví vyřadí. Archiv zasílá manipulační seznamy do druhotné evidence Národního archivního dědictví.

      účinné od 1. 7. 2012Manipulační seznam obsahuje

      1. účinné od 1. 7. 2012a) titulní list s údaji uváděnými obdobně jako u inventáře a typ manipulačního seznamu,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) úvod zahrnující identifikační údaje původce a předávající osoby nejméně v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum a místo narození a úmrtí, jde-li o fyzickou osobu, nebo název nebo obchodní firma, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku, popřípadě zániku osoby, jde-li o právnickou osobu, dále údaje o výběru archiválií, nakládání s nimi po převzetí do archivu, číslo a datum vnější změny, údaje o fyzickém stavu a ošetření archiválií, záznam o vytvoření pomůcky v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele a datum zpracování; datum a místo narození a úmrtí se uvádí pouze, pokud jsou zpracovateli seznamu známy,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) jednotky popisu, kdy hloubka popisu je vymezena nejméně na úrovni nejnižší prozatímní série, kterou tvoří hierarchicky nejnižší spisový znak nebo nejnižší prvek umělého schématu třídění. Pokud je rozsah archiválií v této sérii větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu, série se rozepíše ve složkách. Složky se vytvoří samostatně pro každý druh evidenční jednotky nebo dílčí evidenční jednotky, jednotlivost se popíše v případě, že tvoří jediný obsah série. Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu, složka se rozepíše v podsložkách. V případě kartotéky se provede rozepsání na části jednotlivosti (například jednotlivé kartotéční zásuvky). Každá nejnižší prozatímní série obsahuje alespoň pořadové číslo (průběžné číslo v rámci manipulačního seznamu), ukládací číslo, obsahový popis, včetně dílčích evidenčních jednotek a dataci;
      4. účinné od 1. 7. 2012d) tiráž s údaji uváděnými u inventáře s výjimkou počtu popisných jednotek a s výčtem a počtem dílčích evidenčních jednotek.

      účinné od 1. 7. 2012Ukládacím číslem se rozumí jedinečné označení evidenčních jednotek nebo obalu, v nichž jsou uloženy.

    1. účinné od 1. 7. 20122.2. Inventář a dílčí inventář

      účinné od 1. 7. 2012Inventář je základní archivní pomůcka. Vytvoří se k archivnímu souboru. Dílčí inventář se vytvoří k uzavřené části archivního souboru (například u neuzavřených archivních souborů). V inventáři i dílčím inventáři se archiválie popisují v rámci inventárního seznamu, a to v sériích 1 až n hierarchické úrovně popisu, složkách a jednotlivostech podle příslušného pořádacího schématu.

      účinné od 1. 7. 2012Složky se člení podle evidenčních jednotek. Maximální rozsah jednotky popisu pro tento typ pomůcky je jeden karton, jeden dataset (datový balíček) nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu (například kartotéční zásuvka, krabice, fascikl, obálka). Pokud je rozsah archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový balíček) nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu, složka se rozepíše v podsložkách.

      účinné od 1. 7. 2012Inventář obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, pokud jsou účelné, inventární seznam, rejstříky, pokud jsou účelné, a tiráž. Jeho součástí jsou dále obsah a přílohy k úvodu (například registraturní plány, schéma archivní struktury archivního souboru, konkordanční tabulky, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary).

      účinné od 1. 7. 2012Titulní list inventáře obsahuje

      1. účinné od 1. 7. 2012a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce nebo jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu správce resp. držitele archiválií, jde-li o fyzickou osobu; pokud je správcem popř. držitelem archiválií podnikatel, obsahuje titulní list jeho jméno, popřípadě jména, a příjmení, případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osoby a adresu místa podnikání; je-li správcem, případně držitelem archiválií právnická osoba, obsahuje jeho název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osoby a adresu sídla,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) název archivní pomůcky,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) časové rozmezí archivní pomůcky totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou včetně prior a posterior,
      4. účinné od 1. 7. 2012d) druh archivní pomůcky,
      5. účinné od 1. 7. 2012e) číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,
      6. účinné od 1. 7. 2012f) evidenční číslo archivní pomůcky,
      7. účinné od 1. 7. 2012g) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky,
      8. účinné od 1. 7. 2012h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.

      účinné od 1. 7. 2012Úvod inventáře obsahuje kapitoly

      1. účinné od 1. 7. 2012a) vývoj původce archiválií, kterým se rozumí organizační a kompetenční vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů životopisy osob (v elektronické podobě je možno použít odkazu na údaj v evidenci původců),
      2. účinné od 1. 7. 2012b) vývoj a dějiny archivního souboru nebo jeho části, kterým se rozumí popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje s údaji o uložení písemností, jejich zpracování a případných ztrátách před převzetím do archivu,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) archivní charakteristika archivního souboru, kterou se rozumí rozbor stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů a jednotlivin nearchivní povahy,
      4. účinné od 1. 7. 2012d) stručný rozbor obsahu archivního souboru,
      5. účinné od 1. 7. 2012e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky, kterým se rozumí určení osoby, která archivní pomůcku zpracovala, v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum zpracování a archiv, ve kterém byla archivní pomůcka zpracována, určení osoby, která sestavila inventář v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení a datum sestavení, a uvedení pramenů a literatury užitých pro sestavení inventáře.

      účinné od 1. 7. 2012Tiráž inventáře se umístí na poslední straně archivní pomůcky a obsahuje

      1. účinné od 1. 7. 2012a) název archivní pomůcky totožný s názvem archivního souboru s případnou specifikací jeho částí,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) značku archivního souboru, pokud existuje,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) časové rozmezí archiválií popsaných v archivní pomůcce totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou,
      4. účinné od 1. 7. 2012d) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou; v závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví,
      5. účinné od 1. 7. 2012e) počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky zpřístupnit,
      6. účinné od 1. 7. 2012f) rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech,
      7. účinné od 1. 7. 2012g) datum vytvoření archivní pomůcky,
      8. účinné od 1. 7. 2012h) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivního souboru,
      9. účinné od 1. 7. 2012i) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky, popřípadě údaj o zpracovateli úvodu k archivní pomůcce, je-li jiný než zpracovatel archivní pomůcky,
      10. účinné od 1. 7. 2012j) počet stran archivní pomůcky,
      11. účinné od 1. 7. 2012k) údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil, s uvedením data schválení a jednoznačné identifikace dokumentu o jejím schválení.
    1. účinné od 1. 7. 20122.3. Katalog

      účinné od 1. 7. 2012Katalog je základní archivní pomůcka. Jde o typ pomůcky, který se vytvoří v případě speciálních typů archiválií nebo jejich výjimečné části (například prezidiální tisky), které vyžadují zvláštní pozornost. Katalog se vytvoří k archivnímu souboru nebo jeho části. V katalogu jsou archiválie popsány pomocí katalogových záznamů. Archivní fond je při katalogizaci členěn do sérií 1 až n hierarchické úrovně popisu, složek, jednotlivostí a podle příslušného pořádacího schématu až po části jednotlivostí. Požadovaný rozsah jednotky popisu pro tento typ pomůcky je konkrétní archiválie nebo její část. Její popis tvoří katalogový záznam.

      účinné od 1. 7. 2012Katalog obsahuje titulní list, obsah, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž. Jeho součástí jsou dále obsah a přílohy k úvodu (například registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční tabulky, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary).

      účinné od 1. 7. 2012Titulní list katalogu obsahuje totožné údaje jako titulní list inventáře. Úvod katalogu obsahuje totožné kapitoly jako úvod inventáře. Části úvodu katalogu v digitální podobě mohou odkazovat na údaje z jiných registrů. Tiráž katalogu obsahuje totožné údaje jako tiráž inventáře s výjimkou počtu popisných jednotek a dále údaj o počtu katalogových záznamů.

    1. účinné od 1. 7. 20122.4. Jiné archivní pomůcky

      účinné od 1. 7. 2012Za archivní pomůcku se dále považují prozatímní inventární seznam, inventář, dílčí inventář, sdružený a skupinový inventář a katalog vytvořený podle dřívějších pravidel.

    1. účinné od 1. 7. 20122.5. Jednotky popisu archiválií v archivních pomůckách

      účinné od 1. 7. 2012Pro popis archiválií v archivních pomůckách se využijí jednotky popisu archiválií v archivních pomůckách, kterými jsou

      1. účinné od 1. 7. 2012a) série,
      2. účinné od 1. 7. 2012b) složka,
      3. účinné od 1. 7. 2012c) jednotlivost

      účinné od 1. 7. 2012Série

      účinné od 1. 7. 2012Série je jednotka popisu, která vyjadřuje souvislosti mezi skupinami archiválií v rámci archivního souboru. Série jsou zpravidla tvořeny na základě původní spisové manipulace (například podle manipulačního období, organizačního členění původce, způsobu shromažďování a správy dokumentů) nebo na základě umělého pořádacího schématu, věcné (agendové) souvislosti, formální anebo obsahové příbuznosti. V případě, že si vnitřní uspořádání celku vyžaduje další členění, obsahuje každá série nižší série 1 až n hierarchické úrovně popisu potřebné k vyjádření všech úrovní hierarchické struktury této činnosti či uspořádání. Nejnižší série obsahuje složky a jednotlivosti.

      účinné od 1. 7. 2012Složka

      účinné od 1. 7. 2012Složka je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované prostřednictvím evidenčních jednotek karton, fascikl, digitální archivní jednotka (DAJ) (například spisy a typové spisy, korespondence, účty) a soubory jednotlivostí (například soubor fotografií). Pokud jsou archiválie uloženy ve více evidenčních jednotkách [karton, fascikl, digitální archivní jednotka (DAJ)] nebo pokud je třeba vyjádřit souvislosti mezi částmi složky, vytvoří se podsložky 1 až n hierarchické úrovně popisu.

      účinné od 1. 7. 2012Jednotlivost

      účinné od 1. 7. 2012Jednotlivost je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované prostřednictvím evidenčních, případně dílčích evidenčních jednotek. Jedná se zejména o listiny, úřední knihy, rukopisy, podací protokoly nebo podací deníky, indexy, elenchy a repertáře, kartotéky, pečetidla, razítka, samostatné pečeti a otisky typářů, mapy, mapová díla, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby, fotografie na papírové podložce, fotografické desky, listové filmy, svitkové filmy, kinofilmy, mikrofilmy, mikrofiše, fotoalba, digitální videozáznamy, kinematografické záznamy, tisky, pohlednice, plakáty, cenné papíry, štočky, předměty numismatické povahy, předměty faleristické povahy. Jednotlivosti se v případě potřeby dále dělí na části jednotlivosti 1 až n hierarchické úrovně popisu.

      účinné od 1. 7. 2012Jednotlivosti, případně části jednotlivosti jsou dále archiválie nebo jejich části na nejnižší úrovni v rámci složek a podsložek (například protokol ve spisu, fotografie ve spisu, jedna sekce mapy).

    1. účinné od 1. 7. 20123. Speciální archivní pomůcky

      účinné od 1. 7. 2012Speciálními archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický katalog, soupis archiválií a tematický rejstřík. Archiválie opatřené speciální archivní pomůckou se považují za inventarizované.

    1. účinné od 1. 7. 20123.1. Rejstřík

      účinné od 1. 7. 2012Rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel sloužící k podrobné orientaci v obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Obsahuje titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž.

    1. účinné od 1. 7. 20123.2. Tematický katalog

      účinné od 1. 7. 2012Tematický katalog je soupis jednotlivých archiválií tvořený katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Náležitosti tematického katalogu jsou totožné s náležitostmi katalogu.

    1. účinné od 1. 7. 20123.3. Soupis archiválií

      účinné od 1. 7. 2012Soupis jednotlivých archiválií je soupis tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení.

    1. účinné od 1. 7. 20123.4. Tematický rejstřík

      účinné od 1. 7. 2012Tematický rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení. Náležitosti tematického rejstříku jsou totožné s náležitostmi rejstříku.

    1. účinné od 1. 7. 20124. Referenční pomůcky

      účinné od 1. 7. 2012Za archivní pomůcku se považují rovněž referenční pomůcky vzniklé podle dřívějších pravidel, kterými jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice.“.

  1. účinné od 1. 7. 201236. V příloze č. 3 v čl. 1 odst. 2 se za slovo „jméno“ vkládají slova „, popřípadě jména,“, čárka za slovem „příjmení“ se nahrazuje slovem „a“ a slova „a podepíše se“ se zrušují.
  2. účinné od 1. 7. 201237. V příloze č. 3 v čl. 1 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog anebo jiných psychotropních látek nebo osoby ozbrojené.“.
  3. účinné od 1. 7. 201238. V příloze č. 3 v čl. 1 odst. 3 a 4 se slovo „dokladem“ nahrazuje slovy „průkazem totožnosti“.
  4. účinné od 1. 7. 201239. V příloze č. 3 v čl. 1 odstavec 5 zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012„(5) Badateli se archiválie předkládají na základě jeho výslovného požadavku, který může archivu předběžně zaslat také prostřednictvím držitele poštovní licence nebo zaslat anebo oznámit prostředky elektronické komunikace (e-mail, fax, telefon), a to na kontaktní adresy archivem zveřejněné na jeho úřední desce, zřizuje-li ji, a na jeho internetových stránkách. Pokud požadavek zaslaný v písemné podobě neobsahuje veškeré údaje stanovené v odstavci 6 nebo pokud je formulace požadavku na předložení archiválií nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaný požadavek za informativní a badateli na jejím základě mohou být připraveny pouze archiválie, u kterých není pochyb, že mají být předmětem nahlížení.“.

  1. účinné od 1. 7. 201240. V příloze č. 3 v čl. 1 se za odstavec 5 vkládá nový odstavec 6, který zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012„(6) Badatel vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení s uvedením svého jména, popřípadě jmen, příjmení, tématu studia, názvu archivního souboru, čísla kartonu, knihy, popřípadě inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ho svým podpisem a datem zpracování. Formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení je přílohou badatelského listu. Pokud badatel využil postupu pro vyžádání archiválií k nahlížení podle odstavce 5 a jeho požadavek splňoval náležitosti formuláře podle tohoto odstavce, připojí se k badatelskému listu archivu badatelem doručený dokument. Pokud byl archivu doručen neúplný nebo nepřesný požadavek, vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení. V případě, že badatel postupoval podle odstavce 5 a požaduje předložení dalších archiválií, než o které předběžně požádal, vyplní formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení pouze v rozsahu nově požadovaných archiválií pro nahlížení.“.

    účinné od 1. 7. 2012Dosavadní odstavce 6 a 7 se označují jako odstavce 7 a 8.

  1. účinné od 1. 7. 201241. V příloze č. 3 v čl. 1 odst. 7 se věta poslední zrušuje.
  2. účinné od 1. 7. 201242. V příloze č. 3 v čl. 1 odstavec 8 zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012„(8) V badatelně je nutné zachovávat klid a respektovat studijní prostředí, které nesmí být narušováno hlukem, hlasitou komunikací s dalšími badateli, nadměrným pohybem po badatelně a obdobnými rušivými projevy, které neodpovídají účelu návštěvy v badatelně. V badatelně není dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel případně se souhlasem dozoru badatelny přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.“.

  1. účinné od 1. 7. 201243. V příloze č. 3 v čl. 2 odst. 3 se slova „bez svolení dozoru v badatelně“ zrušují.
  2. účinné od 1. 7. 201244. V příloze č. 3 v čl. 2 odst. 7, čl. 6 odst. 1 a 2, čl. 7 a čl. 8 se slova „ředitel (vedoucí)“ nahrazují slovy „osoba stojící v čele“.
  3. účinné od 1. 7. 201245. V příloze č. 3 v čl. 3 odst. 5 se věta druhá nahrazuje větou „Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích nebo zveřejnění se uvádí alespoň název archivu a využitých archivních souborů, a bližší označení archiválií (citace), z nichž bylo čerpáno.“.
  4. účinné od 1. 7. 201246. V příloze č. 3 v čl. 4 odst. 2 se na konci textu vypouští slova „(například úvody k inventářům)“.
  5. účinné od 1. 7. 201247. V příloze č. 3 v čl. 6 odst. 1 se slova „ředitelem (vedoucím)“ nahrazují slovy „osobou stojící v čele“.
  6. účinné od 1. 7. 201248. V příloze č. 3 v čl. 6 odst. 2 se za slova „státnímu orgánu,“ vkládají slova „kulturně vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo jiné veřejné prezentace,“.
  7. účinné od 1. 7. 201249. V příloze č. 3 v čl. 6 odst. 4 písm. d) se slova „adresu trvalého pobytu“ nahrazují slovy „adresu místa pobytu na území České republiky nebo adresu bydliště v cizině“.
  8. účinné od 1. 7. 201250. V příloze č. 3 v čl. 6 odst. 4 písm. e) se slovo „sídlo“ nahrazuje slovy „adresu sídla“ a slovo „a“ za slovy „pověřené osoby“ se zrušuje.
  9. účinné od 1. 7. 201251. V příloze č. 3 v čl. 6 odst. 4 písm. f) se slova „a úřední razítko vypůjčitele, pokud jde o právnickou osobu“ nahrazují slovy „, jde-li o fyzickou osobu; v případě pověřené osoby se současně uvede její jméno, popřípadě jména, příjmení a adresa místa pobytu na území České republiky nebo adresa bydliště v cizině podle průkazu totožnosti a datum předložené plné moci“.
  10. účinné od 1. 7. 201252. V příloze č. 3 v čl. 6 se na konci odstavce 4 tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se písmeno g), které zní:
    účinné od 1. 7. 2012
    1. účinné od 1. 7. 2012„g) vlastnoruční podpis statutárního orgánu vypůjčitele nebo jím pověřené osoby připojený k názvu nebo obchodní firmě právnické osoby, který je vypůjčitelem; obsahuje-li podpisový vzor osob jednajících za právnickou osobu otisk razítka, připojí se k podpisu rovněž otisk razítka právnické osoby.“.
  1. účinné od 1. 7. 201253. V příloze č. 3 článek 9 zní:
    účinné od 1. 7. 2012

    „Čl. 9

    Odkaz účinné od 1. 7. 2012„Čl. 9

    účinné od 1. 7. 2012Úhrady za služby poskytované archivy

    účinné od 1. 7. 2012Výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě, nákladů spojených s vyhledáním archiválií a jejich dalším zpracováním a nákladů spojených s pořízením rešerše z archiválií se řídí ceníkem služeb.“.

    Čl. II

    Odkazúčinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012Účinnost

    účinné od 1. 7. 2012

    účinné od 1. 7. 2012Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července 2012.

  1. účinné od 1. 7. 201255. V příloze č. 3 příloha badatelského řádu č. 3 zní:
    účinné od 1. 7. 2012
    účinné od 1. 7. 2012„Příloha č. 3 badatelského řádu

    účinné od 1. 7. 2012Žádost o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení

    účinné od 1. 7. 2012Obrázek“.
  1. účinné od 1. 7. 201256. Příloha č. 4 zní:
    účinné od 1. 7. 2012
    účinné od 1. 7. 2012„Příloha č. 4 k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

    účinné od 1. 7. 2012Sazebník maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy

    účinné od 1. 7. 2012Pořízení výpisu nebo opisu archiválií včetně vyrozumění o negativním nálezu a ověřování kopií pořízených veřejnými archivyúčinné od 1. 7. 2012A.

    1. účinné od 1. 7. 20121. Pořízení výpisu nebo opisu archiválie
      1. účinné od 1. 7. 201250,- Kč za každou i započatou stránku archivem zpracovávaného výpisu nebo opisu.
    1. účinné od 1. 7. 20122. Ověření shody kopie archiválie s jejím originálem uloženým v archivu a pořízené archivem podle písmena B bodu 1
      1. účinné od 1. 7. 201230,- Kč za každou započatou ověřovanou stránku.