Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 23

Výstupní datové formáty

(1) Výstupním datovým formátem komponent se rozumí

1. a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
2. b) datový formát komponenty ukládané ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
3. c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

(2) Výstupním datovým formátem statických textových komponent a statických kombinovaných textových a obrazových komponent je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových komponent a statických kombinovaných textových a obrazových komponent, neobsahuje-li komponentu v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a komponentu obsahující další komponenty.

(3) Výstupním datovým formátem statických obrazových komponent je

1. a) datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
2. b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný),
3. c) datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).

(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových komponent je

1. a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
2. b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
3. c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
4. d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496).

(5) Výstupním datovým formátem zvukových komponent je

1. a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
2. b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
3. c) datový formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).

(6) Výstupním datovým formátem pro databáze a datové věty je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávané komponenty v datovém formátu XML je popis její struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci.

(7) Výstupním datovým formátem pro účetní záznamy v elektronické podobě, jejichž obsahem je elektronická faktura, je datový formát Information System Document (ISDOC) verze 5.2 a vyšší nebo datový formát, který je v souladu s evropskou normou pro sémantický datový model základních prvků elektronické faktury a syntaxí podle směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek.

(8) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.

(9) Veřejnoprávní původce může pro výstup z elektronického systému spisové služby podle odstavce 1 písm. a) současně použít také jiný datový formát komponenty.

§ 24

Údaje týkající se převedení dokumentu nebo změny datového formátu

(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě jsou

1. a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
2. b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
3. c) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v digitální podobě,
4. d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
5. e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou

1. a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
2. b) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v analogové podobě,
3. c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
4. d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(3) Údaje týkající se změny datového formátu jsou

1. a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,
2. b) původní datový formát,
3. c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
4. d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.

§ 25

Jmenný rejstřík

(1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku.

(3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3.

(5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.

§ 26

Vedení spisové služby v mimořádných situacích

(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem a eviduje dokumenty nebo spisy ve zvláštní evidenční pomůcce, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů nebo spisů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.

(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci po ukončení mimořádné situace.

(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce

1. a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
2. b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.

(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.

§ 26a

Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis

Nestanoví-li § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 pravidla pro spis, jejich ustanovení týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.