§ 2
změněno 1. 7. 2013 zákonem 96/2013 Sb.
§ 2 Vedení sbírkové evidence (1) Každý sbírkový předmět musí být evidován ve sbírkové evidenci vlastníka sbírky. Sbírková evidence obsahuje záznamy ke každému sbírkovému předmětu podle § 9 odst. 1 písm. d) zákona, evidenční číslo sbírky, které je součástí, a počet kusů, jde-li o sbírkový předmět podle odstavce 2. U sbírkových předmětů podle odstavce 2, jejichž údaje pro všechny věci movité nebo nemovité nejsou shodné, musí být součástí záznamu každého sbírkového předmětu doplňující záznam ke každé věci, kde jsou rozdílné údaje uvedeny. (2) Soubor movitých nebo nemovitých věcí může být evidován jako jeden sbírkový předmět, jde-li o a) přírodniny jedné systematické skupiny, b) fragmentární archeologický materiál, hromadné nálezy mincí a osteologického materiálu, c) stejné věci jednoho druhu, d) písemnosti a tisky, negativy, fotografie, filmové záznamy, kresby a náčrty vážící se k jednomu tématu či jedné významné osobnosti, nebo e) věci, které tvoří jeden funkční soubor nebo jsou součástmi jednoho funkčního celku. (3) U sbírek čítajících více jak 3 000 věcí movitých nebo více jak 11 věcí nemovitých se vede vždy sbírková evidence dvojí dvoustupňová. Evidence Prvním stupněm je evidence přírůstků (dále jen „chronologická evidence“), která obsahuje záznamy podle odstavce 1, a kniha vede se zpravidla v knize přírůstkové, druhým stupněm je katalog sbírkových předmětů, vedený zpravidla v knize inventární nebo zvláštní katalogizační listy na zvláštních katalogizačních listech (dále jen „systematická evidence“), která který obsahuje rovněž údaje podle odstavce 1 a popřípadě další zpřesňující údaje o sbírkovém předmětu. Záznamy do chronologické evidence se provádějí bezprostředně po zařazení sbírkového předmětu do sbírky, záznamy do systematické evidence se provádějí po odborném posouzení sbírkového předmětu, nejpozději do tří 3 let po provedení záznamu do chronologické evidence. Systematická evidence může být Záznamy v chronologické i systematické evidenci se vedou výhradně v listinné podobě a provádějí se ručně nebo tiskem z databáze počítače pomocné evidence vedené v elektronické podobě, je-li tvořena katalogizačními listy, systematická evidence může být vedena ve na více kopiích, které tvoří záložní katalogy. Pro případ zničení nebo ztráty musí být vždy systematická evidence vedena odděleně od evidence chronologické. Knihy, do nichž se provádějí záznamy a zvláštní katalogizační listy, musí být opatřeny razítkem a podpisem odpovědné osoby nebo evidenčním číslem sbírky, listy knih musí být průběžně číslovány. (4) U sbírek nedosahujících počtu 3 001 věcí movitých nebo 11 věcí nemovitých může být vedena pouze chronologická nebo pouze systematická evidence. (5) Evidenčním číslem sbírkového předmětu (dále jen „evidenční číslo“) je číslo, které se váže k danému sbírkovému předmětu, je jím sbírkový předmět označen a je uvedeno v záznamu chronologické, popřípadě systematické evidence. U sbírek sbírkových předmětů vedených pouze v chronologické evidenci je evidenčním číslem číslo přírůstkové, sestavené z čísla pořadového, lomeného číslem označujícím rok zařazení do sbírky. U sbírek sbírkových předmětů vedených i v systematické evidenci je číslem evidenčním číslo inventární, řazené do souvislé číselné řady podle systému odpovídajícímu povaze sbírky nebo její oborové části. Záznamy v chronologické evidenci nelze činit nečitelnými, opravy záznamů se provádějí tak, aby bylo možné zjistit jak obsah opravovaného záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. To platí i pro záznamy v systematické evidenci v případě, kdy se chronologická evidence nevede. (6) Evidenční číslo trvale identifikuje sbírkový předmět a připojuje se ke sbírkovému předmětu takovým způsobem, který sbírkový předmět neznehodnocuje, ale nelze jej při běžném zacházení se sbírkovým předmětem snadno odstranit nebo oddělit. (7) V žádosti o zápis do centrální evidence sbírek (dále jen „centrální evidence“) podle § 3 odst. 2 věty druhé a § 17 odst. 2 zákona a v žádosti o vydání povolení k vývozu podle § 11 odst. 2 zákona se uvádějí jako čísla evidenční čísla inventární; čísla přírůstková lze uvést pouze v případě, kdy se nevede systematická evidence.