Vyhláška Ministerstva kultury, kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů

§ 1

Trvalé uchovávání sbírek muzejní povahy a jednotlivých sbírkových předmětů

Režimem zajišťujícím ochranu a trvalé uchovávání sbírek muzejní povahy (dále jen „sbírka“) a jednotlivých sbírkových předmětů se rozumí

1. a) ukládání sbírkových předmětů způsobem, který vylučuje jejich poškození nebo zničení, případně poškození nebo zničení jiných sbírkových předmětů, s nimiž jsou společně uloženy,
2. b) uchovávání sbírkových předmětů v prostorách, v nichž jsou podle jejich povahy zajištěny odpovídající fyzikální a chemické podmínky, kterými jsou zejména stálá přiměřená teplota vzduchu, stálá přiměřená vlhkost vzduchu, minimální prašnost, ochrana proti světelnému záření,
3. c) ochrana sbírkových předmětů proti požáru, poškození vodou nebo chemickými látkami,
4. d) uchovávání sbírkových předmětů v prostorách zajištěných mechanickými nebo elektronickými ochrannými systémy nebo jejich kombinací, se stanoveným režimem vstupu cizích osob, případně v prostorách pod stálou ostrahou,
5. e) pravidelné ošetřování sbírkových předmětů jako ochrana před působením škodlivých organismů jako jsou bakterie, houby, plísně a hmyz a před jiným biologickým poškozením a před korozí,
6. f) zajištění bezpečnosti sbírkových předmětů při manipulacích se sbírkovými předměty a při jejich převozech.

§ 2

Vedení sbírkové evidence

(1) Každý sbírkový předmět musí být evidován ve sbírkové evidenci vlastníka sbírky. Sbírková evidence obsahuje záznamy ke každému sbírkovému předmětu podle § 9 odst. 1 písm. d) zákona a počet kusů, jde-li o sbírkový předmět podle odstavce 2. U sbírkových předmětů podle odstavce 2, jejichž údaje pro všechny věci movité nebo nemovité nejsou shodné, musí být součástí záznamu každého sbírkového předmětu doplňující záznam ke každé věci, kde jsou rozdílné údaje uvedeny.

(2) Soubor movitých nebo nemovitých věcí může být evidován jako jeden sbírkový předmět, jde-li o

1. a) přírodniny jedné systematické skupiny,
2. b) fragmentární archeologický materiál, hromadné nálezy mincí a osteologického materiálu,
3. c) stejné věci jednoho druhu,
4. d) písemnosti a tisky, negativy, fotografie, filmové záznamy, kresby a náčrty vážící se k jednomu tématu či významné osobnosti, nebo
5. e) věci, které tvoří jeden funkční soubor nebo jsou součástmi jednoho funkčního celku.

(3) U sbírek čítajících více jak 3 000 věcí movitých nebo více jak 11 věcí nemovitých se vede vždy sbírková evidence dvoustupňová. Prvním stupněm je evidence přírůstků (dále jen „chronologická evidence“), která obsahuje záznamy podle odstavce 1 a vede se zpravidla v knize přírůstkové, druhým stupněm je katalog sbírkových předmětů, vedený zpravidla v knize inventární nebo na zvláštních katalogizačních listech (dále jen „systematická evidence“), který obsahuje rovněž údaje podle odstavce 1 a popřípadě další zpřesňující údaje o sbírkovém předmětu. Záznamy do chronologické evidence se provádějí bezprostředně po zařazení sbírkového předmětu do sbírky, záznamy do systematické evidence se provádějí po odborném posouzení sbírkového předmětu, nejpozději do 3 let po provedení záznamu do chronologické evidence. Záznamy v chronologické i systematické evidenci se vedou výhradně v listinné podobě a provádějí se ručně nebo tiskem z pomocné evidence vedené v elektronické podobě, systematická evidence může být vedena na více kopiích, které tvoří záložní katalogy. Pro případ zničení nebo ztráty musí být vždy systematická evidence vedena odděleně od evidence chronologické. Knihy, do nichž se provádějí záznamy a zvláštní katalogizační listy, musí být opatřeny razítkem a podpisem odpovědné osoby nebo evidenčním číslem sbírky, listy knih musí být průběžně číslovány.

(4) U sbírek nedosahujících počtu 3 001 věcí movitých nebo 11 věcí nemovitých může být vedena pouze chronologická nebo pouze systematická evidence.

(5) Evidenčním číslem sbírkového předmětu (dále jen „evidenční číslo“) je číslo, které se váže k danému sbírkovému předmětu, je jím sbírkový předmět označen a je uvedeno v záznamu chronologické, popřípadě systematické evidence. U sbírkových předmětů vedených pouze v chronologické evidenci je evidenčním číslem číslo přírůstkové, sestavené z čísla pořadového, lomeného číslem označujícím rok zařazení do sbírky. U sbírkových předmětů vedených i v systematické evidenci je číslem evidenčním číslo inventární, řazené do souvislé číselné řady podle systému odpovídajícímu povaze sbírky nebo její oborové části. Záznamy v chronologické evidenci nelze činit nečitelnými, opravy záznamů se provádějí tak, aby bylo možné zjistit jak obsah opravovaného záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. To platí i pro záznamy v systematické evidenci v případě, kdy se chronologická evidence nevede.

(6) Evidenční číslo trvale identifikuje sbírkový předmět a připojuje se ke sbírkovému předmětu takovým způsobem, který sbírkový předmět neznehodnocuje, ale nelze jej při běžném zacházení se sbírkovým předmětem snadno odstranit nebo oddělit.

(7) V žádosti o zápis do centrální evidence sbírek (dále jen „centrální evidence“) podle § 3 odst. 2 věty druhé a § 17 odst. 2 zákona a v žádosti o vydání povolení k vývozu podle § 11 odst. 2 zákona se uvádějí jako čísla evidenční čísla inventární; čísla přírůstková lze uvést pouze v případě, kdy se nevede systematická evidence.

§ 3

Inventarizace sbírek

(1) V případě každoroční inventarizace sbírek se určenou částí sbírky rozumí vlastníkem sbírky stanovený počet sbírkových předmětů každé sbírky. Počet sbírkových předmětů každé sbírky určený k inventarizaci v daném kalendářním roce se stanoví tak, aby každá sbírka byla inventarizována v úplnosti nejpozději v průběhu 10 let, u sbírek čítajících více jak 200 000 sbírkových předmětů v průběhu 15 let a u sbírek čítajících více než 500 000 sbírkových předmětů v průběhu 20 let. Výběr se provede podle naléhavosti, dosavadního průběhu inventarizace sbírky v minulých letech, případně formou náhodného souboru vybraného počítačem. Určenou část každé sbírky musí každoročně tvořit nejméně 5 % všech sbírkových předmětů, které sbírku tvoří. První inventarizační období začíná běžet dnem zápisu sbírky do centrální evidence a končí inventarizací všech sbírkových předmětů, které byly k tomuto dni evidovány ve sbírkové evidenci vlastníka sbírky; prvním dnem měsíce následujícího po dni ukončení inventarizačního období začíná běžet inventarizační období následující.

(2) V případě mimořádné inventarizace sbírky se určenou částí sbírky rozumí ministerstvem stanovený počet sbírkových předmětů dané sbírky. Mimořádnou inventarizaci lze nařídit v těchto případech:

1. a) pokud došlo k odcizení sbírkových předmětů a je třeba zjistit rozsah škody,
2. b) po přestěhování sbírky do jiných prostor,
3. c) byla-li sbírka poškozena vnějšími vlivy, nebo
4. d) nemohla-li být z jakéhokoliv důvodu v uplynulém kalendářním roce provedena řádná inventarizace.

(3) Provedení inventarizace se zaznamenává v systematické evidenci. V případě, kdy se systematická evidence nevede, zaznamenává se v evidenci chronologické.

§ 4

Vyřazování sbírkových předmětů ze sbírkové evidence

Záznam vztahující se ke sbírkovému předmětu vyřazenému ze sbírkové evidence, uvedený v chronologické, popřípadě systematické evidenci se zřetelně označí slovem „VYŘAZENO“ s odkazem na doklady, zdůvodňující vyřazení ze sbírky, včetně dokladu, jímž byla ministerstvem oznámena změna údajů zapsaných v centrální evidenci. Tento záznam se trvale uchovává.

§ 5

Vývoz sbírek do zahraničí

V případě vydání povolení k vývozu sbírky nebo jednotlivých sbírkových předmětů do zahraničí zůstává ministerstvu potvrzená část A tiskopisu, potvrzené části B a C obdrží vlastník sbírky, přičemž potvrzená část C provází sbírku nebo jednotlivé sbírkové předměty.

§ 6

Vzory tiskopisů

(1) Vzor tiskopisu žádosti vlastníka sbírky o zápis do centrální evidence podle § 4 odst. 1 zákona je uveden v příloze č. 1 k této vyhlášce. Obsahuje-li sbírka, o jejíž zápis do centrální evidence žadatel žádá, více věcí movitých z jednoho oboru, než je uvedeno v příloze č. 4 k této vyhlášce, nebo více než 10 věcí nemovitých, označí žadatel tuto skutečnost vždy v bodě 4 žádosti zakroužkováním příslušného oborového označení sbírky a charakteristiku sbírky podle bodu 5 žádosti uvede pro každou takto označenou sbírku v samostatné příloze k žádosti. V případě, že sbírka nedosáhne v jednotlivých oborech počtu věcí movitých dle přílohy č. 4 k této vyhlášce nebo počtu 10 věcí nemovitých, může žadatel postupovat obdobně nebo tuto sbírku označit v bodě 4 žádosti oborovým označením „jiná“.

(2) Vzor tiskopisu osvědčení o provedeném zápisu sbírky do centrální evidence podle § 5 odst. 1 zákona je uveden v příloze č. 2 k této vyhlášce.

(3) Vzor tiskopisu žádosti vlastníka sbírky o vydání povolení k vývozu podle § 11 odst. 2 zákona je uveden v příloze č. 3 k této vyhlášce.

§ 7

Organizace státu nebo územního samosprávného celku určené ministerstvem k poskytování odborné pomoci nebo služeb podle § 10 odst. 1 zákona vlastníkům sbírek jsou uvedeny v příloze č. 5 k této vyhlášce.

§ 8

Účinnost