Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

§ 23

Přeprava zásilky

(1) Prostřednictvím držitele poštovní licence lze přepravovat zásilku do stupně utajení Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které

1. a) je místo dodání zásilky v České republice,
2. b) držitel poštovní licence písemně stvrzuje odesílateli převzetí zásilky,
3. c) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,
4. d) držitel poštovní licence doručí odesílateli písemné potvrzení prokazující doručení zásilky a
5. e) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

(2) Potvrzení prokazující doručení zásilky podle odstavce 1 písm. d) musí být u odesílatele uloženo u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení nebo, v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu, u jednacího protokolu; § 21 odst. 4 se použije obdobně.

(3) Pokud je podle odstavce 1 přepravována zásilka stupně utajení Vyhrazené, postačí splnění podmínek uvedených v odstavci 1 písm. b), c) a e).

(4) Při přepravě prostřednictvím kurýrní služby musí být zásilka přepravována v přenosné schránce v souladu s § 22 odst. 4. Kurýr, který bude přepravovat zásilku stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný nebo vyšší stupeň utajení. V případě zásilky stupně utajení Vyhrazené se kurýr odesílateli prokáže platným oznámením podle § 6 zákona, osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona nebo dokladem podle § 85 zákona. Kurýr, případně jeho doprovod, při přepravě zásilky učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby podle § 2 písm. h) zákona k utajované informaci, a to i v případě mimořádné situace, například v důsledku nehody nebo havárie.

(5) Zásilku stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné přepravuje kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

(6) V případě přepravy zásilky poskytované v mezinárodním styku prostřednictvím kurýrní služby se postupuje podle odstavců 2 až 5, kurýr se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný stupeň utajení nebo vyšší a kurýrním listem podle § 137 písm. f) zákona, jehož vzor je stanoven v příloze č. 13 k této vyhlášce. Kurýrní list podle § 137 písm. f) zákona Úřad nevystavuje v případě přepravy zásilky prostřednictvím diplomatické pošty přepravované diplomatickým kurýrem a v případě podle § 79 odst. 5 zákona.

§ 24

Přenášení utajovaného dokumentu nebo spisu

(1) Utajovaný dokument nebo spis lze přenášet v obálce nebo pevném obalu vloženém do přenosné schránky, která se zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem podle § 22 odst. 4; utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Vyhrazené lze přenášet v obálce, pevném obalu nebo v přenosné schránce. Na obálce nebo pevném obalu musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a sídlo podnikající fyzické osoby a stupeň utajení. Obálka nebo pevný obal musí být takové kvality, aby údaje na utajovaném dokumentu nebo spisu nebyly čitelné.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, a to za splnění podmínek podle § 23 odst. 5. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe a ukládá se u utajovaného dokumentu.

(3) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

§ 25

Manipulace s utajovaným dokumentem Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET

(1) Utajovaný dokument Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET musí být při manipulaci v objektu mimo zabezpečenou oblast vložen do zalepené a zapečetěné obálky, na které je uvedeno pouze jméno osoby, které má být předán.

(2) Přenos utajovaných informací Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET lze mezi budovami nebo areály provádět výhradně vojenským, vládním nebo diplomatickým kurýrem.

§ 26

Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po jeho vyřízení

(1) Po vyřízení musí být utajovaný dokument nebo spis vrácen na evidenční místo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje nebo ukládá, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací nebo značku spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně i jejich evidenční označení, počet a druh utajovaných dokumentů v nelistinné podobě, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení nebo, nelze-li při uložení utajovaného dokumentu nebo spisu stanovit rok skartačního řízení, skartační lhůta. Začátek běhu skartační lhůty musí být prověřen nejpozději spolu s prověřením trvání důvodu pro utajení informace podle § 22 odst. 5 zákona.

(2) Vyřízené utajované dokumenty nebo vyřízené a uzavřené spisy se ukládají podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Utajované dokumenty vkládané do spisu, vyjma případů, kdy spis vzniká pomocí sběrného archu, musí být průběžně zapisovány do seznamu vložených utajovaných dokumentů ukládaného u spisu. Utajované dokumenty jsou v rámci spisu vzájemně fyzicky spojeny a ukládány chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu s vloženými utajovanými dokumenty musí být vyznačen nejvyšší stupeň utajení utajovaných dokumentů v něm vložených.

(3) Se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby lze ve výjimečných odůvodněných případech předat uložený utajovaný dokument nebo spis osobě mimo orgán státu, právnickou osobu nebo podnikající fyzickou osobu, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona, na dobu nezbytně nutnou.

§ 27

Zapůjčování utajovaného dokumentu nebo spisu

(1) Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován (evidenční místo), zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby. Písemný souhlas musí být uložen u zápůjční knihy. Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

(3) Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu nebo spisu zaznamenává v zápůjční knize osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem.

(4) Zapůjčené utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné nebo spisy obsahující tyto utajované dokumenty musí být v měsíci lednu každého kalendářního roku vráceny k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

§ 28

Zničení utajovaného dokumentu

(1) Zničení utajovaného dokumentu musí být provedeno tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahoval²).

(2) Zničení utajovaného dokumentu provádí minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu. O zničení utajovaného dokumentu musí být proveden písemný záznam a záznam v administrativní pomůcce, ve které byl utajovaný dokument evidován. Písemný záznam podepisují všechny osoby, které zničení provedly, a musí být uložen na evidenčním místě alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

(3) Zničení podléhá utajovaný dokument, který nebyl ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení vybrán jako archiválie, nebo již nepotřebný utajovaný dokument uložený u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, kteří jako původci podle zákona o archivnictví a spisové službě nemají povinnost vykonávat spisovou službu, pokud tomu zákon o archivnictví a spisové službě nebrání.

(4) Ten, kdo vyhotovuje utajovaný dokument, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených utajovaných dokumentů. Stejně tak musí být po využití zničen podkladový materiál, pokud není evidován. Poznámkové sešity nebo knihy vrácené k evidenci po jejich využití zničí zpracovatel nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a osoba pověřená vedením evidence poznámkových sešitů nebo knih, která o jejich zničení provede v této evidenci záznam.

(5) Další výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu, ve kterém je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití, lze zničit. Zničení provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a potvrdí jej podpisy v rozdělovníku nebo na samostatném písemném záznamu, který musí být na evidenčním místě uložen nejméně do vyřazení utajovaného dokumentu. Obdobně se postupuje v případě opisu nebo kopie vrácené k jednacímu protokolu, pokud nebyla odeslána jinému adresátovi. Nejsou-li zničeny všechny nadpočetné výtisky, opisy nebo kopie, které nebyly odeslány jinému adresátovi, nelze utajovaný dokument vyřadit podle zákona o archivnictví a spisové službě.

(6) Pokud nebyly administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů vybrány jako archiválie, lze je zničit po uplynutí 5 let od vyřazení všech utajovaných dokumentů v nich evidovaných. O zničení administrativní pomůcky musí být proveden písemný záznam podle odstavce 2.