Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

§ 10

účinné od 1. 1. 2023Příjem zásilky

účinné od 1. 1. 2023(1) Zásilku přijímá a její převzetí doručiteli potvrzuje osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně k zaevidování.

účinné od 1. 1. 2023(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba podle § 2 písm. h) zákona, nebo se po otevření zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument neobsahuje náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam. Zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O zjištěné závadě musí být neprodleně vyrozuměn bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

účinné od 1. 1. 2023(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi a vyrozumí o této skutečnosti odesílatele nebo jej vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu musí být uvedeno „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a sídlo podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela, a datum, jméno, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

účinné od 1. 1. 2023(4) Převezme-li utajovaný dokument osoba, která není určena k přebírání zásilek podle odstavce 1, předá jej neprodleně osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování. Utajovaný dokument musí být předán vždy proti podpisu v manipulační nebo doručovací knize; to neplatí pro utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené, pokud odpovědná osoba stanoví výjimku z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu převzatého podle věty první musí být splněny podmínky podle § 23 odst. 4 a 5 a § 24 odst. 1.

účinné od 1. 1. 2023(5) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilku eviduje neotevřenou a předává ji přímo adresátovi, který, zjistí-li u zásilky závadu, postupuje obdobně podle odstavce 2. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů podle § 11 odst. 3 na utajovaný dokument.

§ 11

účinné od 1. 1. 2023(1) Utajovaný dokument doručený nebo vznikající u orgánu státu, právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo jejich organizačních součástí, které vedou evidenci utajovaných dokumentů, musí být evidován v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce nebo sběrném archu podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Evidenci provádí osoba pověřená vedením jednacího protokolu, evidenci ve sběrném archu může provádět i zpracovatel. Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné musí být evidován v samostatném jednacím protokolu. Utajované dokumenty stupně utajení Vyhrazené, Důvěrné a Tajné se mohou evidovat společně, není-li v odstavci 2, § 13 odst. 2, § 29 odst. 3, § 31 odst. 1 nebo v § 32 odst. 3 stanoveno jinak.

účinné od 1. 1. 2023(2) Utajovaný dokument cizí moci stupně utajení, který odpovídá stupni utajení Vyhrazené, musí být evidován v samostatném jednacím protokolu a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu utajovaného dokumentu cizí moci. Jednací protokoly musí být vedeny samostatně pro utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci.

účinné od 1. 1. 2023(3) Na doručený utajovaný dokument musí být vyznačen

1. účinné od 1. 1. 2023a) název příjemce,
2. účinné od 1. 1. 2023b) datum zaevidování,
3. účinné od 1. 1. 2023c) číslo jednací příjemce,
4. účinné od 1. 1. 2023d) počet listů,
5. účinné od 1. 1. 2023e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
6. účinné od 1. 1. 2023f) případně další údaje.

účinné od 1. 1. 2023(4) Oprava evidenčního zápisu na utajovaném dokumentu musí být provedena způsobem podle § 4 odst. 4 věty druhé.

§ 12

účinné od 1. 1. 2023(1) Orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu z jednacích protokolů na organizační součásti, které jednací protokoly nevedou, zavést v těchto organizačních součástech pomocné jednací protokoly. Je-li v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby více evidenčních míst, lze vést konkrétní pomocný jednací protokol pouze k jednomu z nich. K jednacím protokolům vedeným samostatně pro každý stupeň utajení lze vést společný pomocný jednací protokol. Do pomocného jednacího protokolu je utajovaný dokument zapisován pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2023(2) Osoba, která vytváří nebo převzala utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, jej zaznamenává v jí přidělené manipulační knize. Záznam provede neprodleně po převzetí utajovaného dokumentu nebo přidělení čísla jednacího pro vytvářený utajovaný dokument. Pokud se s utajovaným dokumentem pouze seznamuje, aniž by jej převzala, zápis do manipulační knihy neprovádí, pouze potvrdí toto seznámení podpisem v kontrolním listu.

účinné od 1. 1. 2023(3) Na konci kalendářního roku osoba pověřená vedením jednacího protokolu ukončí přidělování pořadových čísel z jednacího protokolu. Poslední evidenční zápis osoba pověřená vedením jednacího protokolu celý podtrhne, pod podtržením uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích, který spolu s ní podepíše bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 4 odst. 1 vět druhé a čtvrté.

účinné od 1. 1. 2023(4) U vyřazeného dokumentu v příslušném jednacím protokolu proškrtne osoba pověřená vedením jednacího protokolu sloupec č. 1 a ve sloupci č. 16 uvede záznam o vyřazení podle pokynů stanovených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Ztrátu nebo neoprávněné zničení utajovaného dokumentu zaznamená v příslušném jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

§ 13

účinné od 1. 1. 2023Sběrný arch

účinné od 1. 1. 2023(1) Při vytváření sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu iniciační utajovaný dokument zaeviduje v příslušném jednacím protokolu a současně zaeviduje do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Osoba, která sběrný arch vede, do sběrného archu zaeviduje další utajované dokumenty v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly, podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu vyznačí v jednacím protokolu.

účinné od 1. 1. 2023(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení.

účinné od 1. 1. 2023(3) Na každý utajovaný dokument zaevidovaný ve sběrném archu musí být vyznačeno číslo jednací, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být v čísle jednacím rozlišeny pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 7 odst. 1 písm. b).

účinné od 1. 1. 2023(4) Uzavření sběrného archu musí být provedeno podtržením posledního zápisu, uvedením záznamu s datem uzavření sběrného archu, celkového počtu ukládaných listů utajovaných dokumentů a počtu a druhu ukládaných dokumentů v nelistinné podobě anebo příloh v nelistinné podobě, jména, příjmení a podpisu osoby, která záznam provedla. Po uzavření sběrného archu z něj nelze přidělovat další pořadová čísla. Utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být při uzavření pevně spojeny, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s tímto spisem. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty nedělitelný soubor dokumentů (spis), a to i po změně nebo zrušení stupně utajení jednotlivých utajovaných dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto spisu musí být uveden spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován, provede osoba pověřená jeho vedením k příslušnému číslu jednacímu záznam podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2023(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu musí být přiložena ke spisu vzniklému podle odstavce 4 a je jeho součástí. Po uzavření sběrného archu lze odeslat nebo předat pouze spis podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.

§ 14

účinné od 1. 1. 2023Náležitosti utajovaného dokumentu v listinné podobě

účinné od 1. 1. 2023(1) Na utajovaném dokumentu v listinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a sídlo podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací, stupeň utajení, datum vzniku, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně i místo vzniku a počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě. Na utajovaný dokument se mohou vyznačit i další nezbytné údaje.

účinné od 1. 1. 2023(2) Číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě se uvede na přední stranu prvního listu podle vzoru stanoveného v příloze č. 8 k této vyhlášce. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů musí být vyjádřen zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh v listinné podobě a jmenovatelem celkový počet listů příloh. Pokud je k utajovanému dokumentu připojen více než 1 výtisk příloh v listinné podobě, musí být uveden u zlomku podle předchozí věty i počet výtisků příloh v listinné podobě násobkem. U příloh v nelistinné podobě musí být uveden jejich počet a druh, případně i jejich evidenční označení.

účinné od 1. 1. 2023(3) Skládá-li se utajovaný dokument v listinné podobě z více částí, musí být na průvodní části, která obsahuje údaje podle odstavce 1, vyznačen stupeň utajení podle části s nejvyšším stupněm utajení podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce. Je-li k utajovanému dokumentu v listinné podobě připojena příloha, jejíž stupeň utajení je vyšší než stupeň utajení utajovaného dokumentu, musí být na utajovaném dokumentu uveden stupeň utajení podle přílohy s nejvyšším stupněm utajení. Náležitosti uvedené v odstavci 1 a v tomto odstavci musí být vyznačeny i na průvodní list, který neobsahuje utajovanou informaci, pokud je k němu připojena utajovaná příloha.

účinné od 1. 1. 2023(4) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu musí být označena číslem jednacím utajovaného dokumentu tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede „Příloha č. ... k č. j. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“. Na přední straně prvního listu utajované přílohy v listinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a sídlo podnikající fyzické osoby, u které utajovaná příloha vznikla, vlastní číslo výtisku, počet listů a místo a datum, případně i místo vzniku. Na utajované příloze v nelistinné podobě musí být uvedeno označení „Příloha č. ... k č. j. ...“ a další náležitosti podle § 16 odst. 1. Stupeň utajení každé utajované přílohy musí být vyznačen stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. Utajované i neutajované přílohy musí být číslovány průběžně v jedné řadě. Nelze-li uvedené náležitosti vyznačit na přílohu, musí být vyznačeny na popisném štítku nebo jiným způsobem.

účinné od 1. 1. 2023(5) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být číslovány samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a jeho příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za 1 list.

účinné od 1. 1. 2023(6) O odpojení přílohy a jejím přeevidování jako nový dokument nebo příloha jiného dokumentu musí být proveden písemný záznam na přední stranu prvního listu utajovaného dokumentu, v pravé horní části, nebo u doručeného utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu podle § 11 odst. 3, anebo jiným způsobem. Písemný záznam obsahuje údaje o tom, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové číslo jednací odpojené přílohy, jméno, příjmení a podpis osoby, která odpojení a písemný záznam provedla. Na odpojenou utajovanou přílohu musí být uvedeno i číslo jednací, pod kterým byla před jejím odpojením evidována.

§ 15

účinné od 1. 1. 2023Záznam a rozdělovník

účinné od 1. 1. 2023(1) Na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení musí být vyhotoven záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 10 k této vyhlášce. V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu musí být na výtisku určeném k uložení vyhotoven též rozdělovník podle vzoru stanoveného v příloze č. 11 k této vyhlášce. Rozdělovník a záznam se nevyhotovují na doručeném utajovaném dokumentu.

účinné od 1. 1. 2023(2) Rozdělovník lze uvést i na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen a ukládá se společně s ním. Na utajovaný dokument musí být uvedeno označení „Rozdělovník přiložen“. Rozdělovník musí být vždy uveden na samostatném listu, pokud

1. účinné od 1. 1. 2023a) jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument nebo
2. účinné od 1. 1. 2023b) výčet všech adresátů není uveden v administrativní pomůcce, ve které je utajovaný dokument zaevidován.

účinné od 1. 1. 2023(3) Rozdělovník podle odstavce 2 písm. b) musí být při zničení utajovaného dokumentu uložen u příslušné administrativní pomůcky, ve které je utajovaný dokument zaevidován, a lze jej zničit po písemném oznámení o zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu všem jeho adresátům.

§ 16

účinné od 1. 1. 2023Náležitosti utajovaného dokumentu v nelistinné podobě

účinné od 1. 1. 2023(1) Na utajovaném dokumentu v nelistinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a sídlo podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, datum vzniku, číslo jednací, pod kterým je utajovaný dokument v nelistinné podobě zaevidován, a stupeň utajení. Je-li přílohou, musí být uvedeno označení „Příloha č. ... k č. j. ...“.

účinné od 1. 1. 2023(2) Nelze-li údaje podle odstavce 1 vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, musí být vyznačeny na popisném štítku nebo jiným způsobem.

účinné od 1. 1. 2023(3) Utajovaný dokument v nelistinné podobě při přepravě opatří orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba průvodním listem, který obsahuje náležitosti podle § 14 odst. 1 a 2. Při přepravě utajovaného dokumentu cizí moci v nelistinné podobě se průvodní list nevytváří.

§ 17

účinné od 1. 1. 2023Náležitosti utajovaného dokumentu v elektronické podobě

účinné od 1. 1. 2023Utajovaný dokument v elektronické podobě, který vznikl v elektronickém systému spisové služby, který je součástí certifikovaného informačního systému, podle § 23 odst. 3 zákona, musí obsahovat název původce, stupeň utajení, číslo jednací nebo jiné evidenční označení a datum vzniku.

§ 18

účinné od 1. 1. 2023Zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace

účinné od 1. 1. 2023(1) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci lze zaznamenat pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny podle § 4 odst. 1 a označeny příslušným stupněm utajení, nebo do informačního systému, který je certifikován pro nakládání s utajovanými informacemi příslušného nebo vyššího stupně utajení. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

účinné od 1. 1. 2023(2) Poznámkové sešity nebo knihy pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, musí být ukládány obdobně jako utajovaný dokument stejného nebo vyššího stupně utajení a přenášejí se za splnění podmínek podle § 23 odst. 4 a 5 a § 24 odst. 1. Příslušný stupeň utajení musí být do poznámkového sešitu nebo knihy vyznačen u doložky o počtu listů uvedené způsobem podle § 4 odst. 1 a dále na obalu poznámkového sešitu nebo knihy.

účinné od 1. 1. 2023(3) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené lze též zaznamenávat jako podkladový materiál.

§ 19

účinné od 1. 1. 2023Podkladový materiál

účinné od 1. 1. 2023(1) Za účelem vyhotovení utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené může zpracovatel pro vlastní potřebu vyhotovit podkladový materiál v listinné nebo nelistinné podobě stupně utajení Vyhrazené.

účinné od 1. 1. 2023(2) Za podkladový materiál se nepovažuje výtisk

1. účinné od 1. 1. 2023a) doručeného utajovaného dokumentu,
2. účinné od 1. 1. 2023b) vlastního utajovaného dokumentu vyhotoveného v jediném výtisku nebo
3. účinné od 1. 1. 2023c) vlastního utajovaného dokumentu uvedený v rozdělovníku.

účinné od 1. 1. 2023(3) Ten, kdo podkladový materiál vytváří, na něj vyznačí stupeň utajení Vyhrazené podle § 8 odst. 2 nebo 3 a označení „Podkladový materiál“. Pokud se podkladový materiál stane součástí utajovaného dokumentu, musí být evidován. Za účelem vyhotovení kryptografického dokumentu (§ 37 odst. 1 zákona) se podkladový materiál vytvářet nesmí.

§ 20

účinné od 1. 1. 2023Opis, kopie, překlad a výpis

účinné od 1. 1. 2023(1) Opisem nebo kopií se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení určitého počtu výtisků z výtisku doručeného utajovaného dokumentu, výtisku vlastního utajovaného dokumentu vyhotoveného v jediném výtisku nebo výtisku vlastního utajovaného dokumentu uvedeného v rozdělovníku, nebo jeho převod do elektronické podoby. Překladem se pro účely této vyhlášky rozumí významově shodný převod utajovaného dokumentu do jiného jazyka. Výpisem se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení listinného nebo digitálního záznamu z utajovaného dokumentu.

účinné od 1. 1. 2023(2) Písemný souhlas původce utajované informace k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné nebo výpisu z něj obsahuje číslo jednací utajovaného dokumentu, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen, a musí být uložen u utajovaného dokumentu. Písemný souhlas přímo nadřízené osoby k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné nebo Tajné nebo výpisu z něj může být zapsán na tomto utajovaném dokumentu nebo na samostatném listu; je-li zapsán na samostatném listu, musí být uložen u utajovaného dokumentu.

účinné od 1. 1. 2023(3) Na utajovaném dokumentu, ze kterého se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, musí být vyznačeno datum vyhotovení, počet vyhotovených opisů, kopií, výpisů v podobě utajovaných dokumentů v listinné podobě, výtisků překladu, nebo, v případě vyhotovení digitálního záznamu, identifikace certifikovaného informačního systému, ve kterém byl vyhotoven, jméno a příjmení osoby, která vydala souhlas podle odstavce 2, a jméno, příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil.

účinné od 1. 1. 2023(4) Na opisu v listinné podobě nebo kopii v listinné podobě vyhotovené z utajovaného dokumentu musí být na přední stranu prvního listu vyznačeno slovo „OPIS“ nebo slovo „KOPIE“ a pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajovaného dokumentu. Nesouhlasí-li počet listů opisu nebo kopie s počtem listů výtisku utajovaného dokumentu, ze kterého byly vyhotoveny, musí být na opisu nebo kopii vyznačen rovněž skutečný počet listů opisu nebo kopie. Na vyhotovený překlad utajovaného dokumentu musí být na přední stranu prvního listu vyznačeno slovo „PŘEKLAD“ a náležitosti podle § 14 odst. 1, 2 a 4.

účinné od 1. 1. 2023(5) Výpis z utajovaného dokumentu lze vyhotovit pouze do poznámkového sešitu nebo knihy podle § 18 odst. 1 nebo do certifikovaného informačního systému anebo jako utajovaný dokument v listinné podobě, který musí být opatřen náležitostmi podle § 14 odst. 1, 2 a 4. Výpis z utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené lze vyhotovit též jako podkladový materiál.

účinné od 1. 1. 2023(6) Vyhotovený opis, kopie nebo překlad utajovaného dokumentu, nejedná-li se o podkladový materiál, musí být zaevidován v příslušném jednacím protokolu nebo ve sběrném archu. Pokud není v případě odeslání opisu, kopie nebo překladu uveden výčet všech adresátů v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu, musí být vyhotoven rozdělovník, pro který se použije § 15 odst. 2 a 3 obdobně.

§ 21

účinné od 1. 1. 2023Předávání utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2023(1) Utajovaný dokument je předáván proti potvrzení podpisem; to neplatí pro utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené, pokud odpovědná osoba stanoví výjimku z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Způsob potvrzení převzetí utajovaného dokumentu evidovaného v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě stanoví odpovědná osoba, nestanoví-li vyhláška o zajištění kryptografické ochrany utajovaných informací jinak.

účinné od 1. 1. 2023(2) O předání utajovaného dokumentu mimo orgán státu, právnickou osobu nebo podnikající fyzickou osobu nebo jinému evidenčnímu místu zřízenému v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo sběrném archu. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v doručovací knize nebo na stvrzence o převzetí utajovaného dokumentu; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení.

účinné od 1. 1. 2023(3) O předání utajovaného dokumentu v rámci jednoho evidenčního místa zřízeného v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu, případně i v pomocném jednacím protokolu, pokud je veden. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v doručovací knize anebo při vrácení převzatého utajovaného dokumentu v manipulační knize, není-li v § 27 odst. 3, § 34 odst. 2 písm. b) nebo v § 35 odst. 6 písm. b) stanoveno jinak; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení. Stanoví-li tak odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel, lze utajovaný dokument předat další fyzické osobě v rámci jednoho evidenčního místa i proti podpisu v manipulační knize.

účinné od 1. 1. 2023(4) Potvrzení o převzetí utajovaného dokumentu musí být uloženo alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

§ 22

účinné od 1. 1. 2023Příprava zásilky k přepravě

účinné od 1. 1. 2023(1) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím držitele poštovní licence¹), musí být utajovaný dokument vložen do dvou obálek.

účinné od 1. 1. 2023(2) Na vnitřní obálce musí být v levé horní části uveden odesílatel, celé číslo jednací, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní název a úplná adresa adresáta. Je-li zásilka adresována fyzické osobě, musí být uvedeno rovněž její jméno, příjmení a případně její funkce. Je-li do obálky vloženo více utajovaných dokumentů, musí být na obálce uveden stupeň utajení podle utajovaného dokumentu s nejvyšším stupněm utajení a dále čísla jednací všech vložených utajovaných dokumentů. Obálka musí být zajištěna tak, že se všechny spoje obálky po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby a podpisy osoby pověřené vedením jednacího protokolu, nebo osoby, která provedla zajištění obálky; to neplatí pro obálku obsahující pouze utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky musí být otisky razítka a podpisy touto páskou přelepeny. Má-li být obálka otevřena pouze adresátem, musí být obálka označena nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“.

účinné od 1. 1. 2023(3) Na vnější obálce musí být uveden odesílatel, číslo jednací bez uvedení zkratky stupně utajení a název a úplná adresa adresáta. Na vnější obálce nesmí být uveden stupeň utajení. Vnější obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné.

účinné od 1. 1. 2023(4) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím kurýrní služby, musí být utajovaný dokument vložen do obálky označené nápisem „KURÝREM“ a ustanovení odstavce 2 se použije obdobně. Obálka s utajovaným dokumentem musí být v tomto případě přepravována v přenosné schránce zajištěné proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním anebo plombováním, a na vhodném místě se opatří názvem a adresou orgánu státu nebo právnické osoby anebo jménem, příjmením a sídlem podnikající fyzické osoby a nápisem „V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně Policii ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“; v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené to může být též obálka, na kterou musí být uvedeny náležitosti podle odstavce 3.

účinné od 1. 1. 2023(5) Do vnitřní obálky s utajovaným dokumentem stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné musí být vložena stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Podle věty první se postupuje i v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené, není-li odpovědnou osobou stanovena výjimka z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Vzor stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu je stanoven v příloze č. 12 k této vyhlášce. Vrácená stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu musí být u odesílatele uložena u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení; v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu musí být uložena u jednacího protokolu, § 21 odst. 4 se použije obdobně.

účinné od 1. 1. 2023(6) V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, musí být vložen do pevného obalu, který je zabezpečen a označen obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.