Úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn

§ 23

(1) Archiválie ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem nelze převést na jinou osobu, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak¹²).

(2) Archiválie ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem lze převést do zahraničí, jen stanoví-li tak vláda nařízením.

(3) Archiválie, které jsou ve vlastnictví České republiky nebo právnických osob zřízených zákonem, lze do užívání právnické nebo fyzické osobě přenechat pouze s předchozím souhlasem ministerstva. Tento souhlas ministerstvo udělí pouze tehdy, pokud jsou právnické nebo fyzické osoby schopny zabezpečit splnění podmínek stanovených tímto zákonem k ochraně archiválií a péči o ně.

§ 24

(1) Vlastník nebo držitel archiválie má právo na bezplatné poskytování informačních a poradenských služeb týkajících se péče o archiválie. Tyto služby poskytuje Národní archiv nebo státní oblastní archiv.

(2) Vlastník archiválie, která nenáleží do péče veřejného archivu, a nejedná-li se o archiválii ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, má v souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku za prohlášení dokumentu za archiválii. Nárok musí vlastník archiválie uplatnit do 3 měsíců ode dne vybrání dokumentu za archiválii, jinak nárok zaniká. Nárok se uplatňuje písemně u ministerstva prostřednictvím státního oblastního archivu nebo Národního archivu, který archiválii vede v základní nebo druhotné evidenci.

(3) Výši státního příspěvku podle odstavce 2 stanoví prováděcí právní předpis s ohledem na náklady vlastníka archiválie na pořízení kopií archiválií, na možný ušlý zisk nebo náhradu mzdy a případné další vynaložené náklady v souvislosti s výběrem dokumentu za archiválii.

(4) Vlastník archiválie, s výjimkou České republiky, právnických osob zřízených zákonem nebo územního samosprávného celku, která nenáleží do péče veřejného archivu, má nárok na náhradu nezbytných nákladů, které mu vznikly při zákonem uložené péči o archiválie. Nárok musí vlastník archiválie uplatnit písemně u ministerstva prostřednictvím Národního archivu nebo státního oblastního archivu, který ji vede v základní nebo druhotné evidenci, ve lhůtě 6 měsíců ode dne, kdy k výdajům došlo, jinak nárok zaniká.

§ 25

(1) Vlastník nebo držitel archiválie je povinen

1. a) řádně pečovat o archiválii v analogové podobě; za tím účelem je povinen udržovat archiválii v dobrém stavu, chránit ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením a užívat archiválii pouze způsobem, který odpovídá jejímu stavu,
2. b) vytvořit z dokumentu v digitální podobě vybraného jako archiválie jeho repliku v datovém formátu stanoveném prováděcím právním předpisem a předat ji neprodleně po provedeném výběru archiválií Národnímu archivu nebo digitálnímu archivu k uložení,
3. c) neprodleně a předem oznámit Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu každý zamýšlený převod vlastnického práva k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově.

(2) Vlastník nebo držitel archiválie v analogové podobě, která je uložena mimo archiv a kterou vede v základní evidenci Národního archivního dědictví příslušný archiv podle své působnosti, je povinen předávat těmto archivům na vyžádání údaje potřebné pro vedení této evidence.

§ 26

(1) Vlastník nebo držitel archiválie může odevzdat archiválii do úschovy na základě písemné smlouvy o úschově. Po dobu, po kterou je archiválie v úschově, přísluší schovateli práva a povinnosti vlastníka nebo držitele archiválie podle § 24 odst. 1, § 25 odst. 1 písm. a) a c), § 25 odst. 2, § 27, 29, 30 a 32 namísto jejího vlastníka nebo držitele.

(2) Odevzdat archiválii do úschovy dalšímu schovateli může schovatel pouze s písemným souhlasem vlastníka nebo držitele archiválie. Ustanovení odstavce 1 zde platí obdobně.

§ 27

(1) Na žádost vlastníka nebo držitele archiválie, který není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni a jehož archiválie nenáleží do péče archivu, Národní archiv nebo příslušný státní oblastní archiv

1. a) poskytne vlastníkovi nebo držiteli archiválie bezplatnou odbornou pomoc, nebo
2. b) převezme archiválii na dobu určitou do své péče.

(2) Pominou-li důvody, pro které byla archiválie převzata do jeho péče, Národní archiv nebo státní oblastní archiv archiválii vlastníkovi nebo jejímu držiteli na základě jeho žádosti neprodleně vydá.

§ 28

Převod archiválií

(1) V případě zamýšleného převodu vlastnictví archiválie je její vlastník povinen přednostně ji nabídnout ke koupi České republice, pokud nepůjde o převod

1. a) mezi osobami blízkými, spoluvlastníky, církevními právnickými osobami téže církve nebo náboženské společnosti,
2. b) do vlastnictví územního samosprávného celku,
3. c) do vlastnictví právnické osoby zřízené zákonem, nebo
4. d) na státní podnik nebo na státní příspěvkovou organizaci.

(2) Písemnou nabídku podle odstavce 1 je vlastník archiválie povinen České republice učinit prostřednictvím Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo příslušného státního oblastního archivu.

(3) Vlastník je povinen strpět prohlídku archiválie pověřeným zaměstnancem Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo příslušného státního oblastního archivu za účelem zhotovení popisu či vyobrazení archiválie pro návrh kupní smlouvy. Prohlídka se musí uskutečnit do 30 dnů od podání nabídky. Pokud se prohlídka neučiní v této lhůtě z důvodů na straně vlastníka, prodlužuje se lhůta k předložení návrhu kupní smlouvy podle odstavce 4 o 30 dnů a běh lhůty pro provedení prohlídky počíná znovu.

(4) Uplatní-li Česká republika právo k přednostní koupi, předloží Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo příslušný státní oblastní archiv do 180 dnů ode dne doručení písemné nabídky vlastníku archiválie návrh kupní smlouvy. Návrh kupní smlouvy musí obsahovat popis nebo vyobrazení archiválie, navrhovanou cenu a lhůtu pro zaplacení. Tato lhůta nesmí být delší než 30 dnů ode dne uzavření kupní smlouvy, pokud vlastník archiválie nenavrhne lhůtu delší.

(5) Pokud Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo příslušný státní oblastní archiv ve stanovené lhůtě návrh kupní smlouvy vlastníkovi archiválie nepředloží, právo České republiky k přednostní koupi vůči tomuto vlastníkovi archiválie zaniká.

§ 29

Vývoz archiválií

(1) Vyvážet archiválie z území České republiky lze pouze na základě povolení ministerstva vydaného na základě žádosti vlastníka nebo držitele archiválie.

(2) Povolení k vývozu archiválií z území České republiky může ministerstvo vydat jen na dobu určitou, a to pouze z důvodů jejich

1. a) vystavování,
2. b) konzervování,
3. c) restaurování,
4. d) vědeckého zkoumání.

(3) Vlastník nebo držitel archiválie je oprávněn vyvézt archiválii pouze za účelem stanoveným v povolení ministerstva. Vlastník nebo držitel archiválie je povinen dovézt archiválii zpět na území České republiky ve lhůtě stanovené ministerstvem a nepoškozenou.

(4) Ministerstvo může v povolení uložit vlastníkovi nebo držiteli archiválie povinnost složit peněžitou záruku za dodržení podmínek podle odstavce 3. Peněžitá záruka připadne České republice, pokud vlastník archiválie nebo její držitel nedodrží podmínky stanovené v povolení.

(5) Ministerstvo povolení neudělí, jestliže by nebyly splněny podmínky péče o archiválii a podmínky její ochrany podle tohoto zákona nebo vývoz archiválie nedovoluje její stav.

(6) Archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, nelze do doby vydání rozhodnutí nebo nařízení vlády vyvézt z území České republiky.

(7) Archiválii prohlášenou za národní kulturní památku je možno vyvézt z území České republiky jen na dobu určitou a s předchozím souhlasem vlády, a to pouze z důvodu jejího vystavování nebo restaurování.

(8) Ministerstvo vede evidenci vydaných povolení k vývozu archiválií z území České republiky a kontroluje, zda archiválie byly ve stanovené lhůtě a nepoškozeny dovezeny zpět na území České republiky.

§ 30

(1) Po prohlášení archiválie za archivní kulturní památku pořídí vlastník nebo držitel do 90 dnů ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o prohlášení archiválie za archivní kulturní památku na vlastní náklady její bezpečnostní kopii.

(2) Archivní kulturní památky a národní kulturní památky se evidují v archivních sbírkách nebo v archivních fondech, jejichž součástí jsou; o jejich uložení se vede zvláštní plán jako součást bezpečnostní dokumentace objektu.

(3) Archivy a kulturně vědecké instituce, do jejichž péče archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky náleží, provádějí nejméně jedenkrát za rok prověrku jejich fyzického stavu. O výsledku prověrky podají do 30 dnů od jejího provedení písemnou zprávu ministerstvu; v případě ohrožení, poškození, znehodnocení, zničení, ztráty nebo odcizení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky podává archiv nebo kulturně vědecká instituce zprávu ministerstvu neprodleně.

(4) U archivních kulturních památek a národních kulturních památek, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, příslušný archiv, který je vede v základní nebo druhotné evidenci, provádí nejméně jedenkrát za rok prověrku jejich fyzického stavu. O výsledku prověrky podá do 30 dnů od jejího provedení písemnou zprávu ministerstvu; v případě ohrožení, poškození, znehodnocení, zničení, ztráty nebo odcizení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky podá zprávu ministerstvu neprodleně.

(5) Poškozené nebo ohrožené archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky musí být neprodleně konzervovány nebo restaurovány. Jejich konzervaci nebo restaurování je povinen zajistit vlastník nebo držitel, a to pouze na základě povolení ministerstva a způsobem, který ministerstvo určí.

§ 31

(1) Vlastník archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky, která nenáleží do péče veřejného archivu, a nejedná-li se o archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, má v souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku za prohlášení archiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku. Nárok musí vlastník archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky uplatnit do 3 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o prohlášení archiválie za archivní kulturní památku nebo do 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku, jinak nárok zaniká. Nárok se uplatňuje písemně u ministerstva prostřednictvím státního oblastního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo Národního archivu podle toho, který z nich archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku vede v základní nebo druhotné evidenci.

(2) Výši státního příspěvku podle odstavce 1 stanoví prováděcí právní předpis s ohledem na náklady vlastníka archiválie na pořízení kopií archiválií, na možný ušlý zisk nebo náhradu mzdy a případné další vynaložené náklady v souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku.

(3) Vlastník archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky, s výjimkou České republiky, právnických osob zřízených zákonem nebo územního samosprávného celku, která nenáleží do péče veřejného archivu, má nárok na náhradu nezbytných nákladů, které mu vznikly při zákonem uložené péči o archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku. Nárok musí vlastník archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky uplatnit písemně u ministerstva prostřednictvím Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu, který ji vede v základní nebo druhotné evidenci, ve lhůtě 6 měsíců ode dne, kdy k výdajům došlo, a musí předložit příslušné doklady, jinak nárok zaniká.

§ 32

(1) Na žádost vlastníka nebo držitele archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky, který není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni a jehož archivní kulturní památka nebo národní kulturní památka nenáleží do péče veřejného archivu, ministerstvo

1. a) poskytne jejímu vlastníkovi nebo držiteli bezplatnou odbornou pomoc, nebo
2. b) svěří archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku na dobu určitou do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu, nejdéle však na dobu 1 roku.

(2) Pokud vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky není schopen zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni, jeho archivní kulturní památka nebo národní kulturní památka není v péči veřejného archivu a hrozí její poškození nebo zničení, rozhodne ministerstvo na základě provedené kontroly o jejím svěření na dobu určitou do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu, nejdéle však na dobu 1 roku.

(3) Pokud vlastník nebo držitel archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nebude schopen ani poté, kdy uplynula doba, po kterou byla tato památka svěřena do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu podle odstavce 2, zajistit její řádnou ochranu a odbornou péči o ni, může ministerstvo rozhodnout o jejím ponechání v péči archivu, a to i z moci úřední.

(4) Pominou-li důvody, pro které byla archivní kulturní památka nebo národní kulturní památka svěřena do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu, Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo státní oblastní archiv uloženou archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku vlastníkovi nebo držiteli na základě jeho žádosti neprodleně vydá.

§ 33

Ustanovení § 23, § 24 odst. 1, § 25, 26, 28 a 29 se ve vztahu k archivní kulturní památce nebo národní kulturní památce použijí obdobně.

§ 34

(1) Do archiválií náležejících do péče archivu lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek stanovených tímto zákonem a badatelským řádem archivu.

(2) Badatelský řád vydá každý archiv na základě vzorového badatelského řádu vydaného ministerstvem. Badatelský řád je trvale zveřejněn na úřední desce archivu nebo na jiném veřejnosti přístupném místě v archivu a v informačních systémech s možností dálkového přístupu.

(3) V archivech se nahlíží do kopií archiválií určených k uživatelské práci. Do originálů archiválií lze nahlížet jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Jestliže takové kopie byly vyhotoveny, lze originály archiválií předložit k nahlédnutí jen se souhlasem archivu, do jehož péče archiválie náleží, pokud to účel nahlédnutí vyžaduje.

(4) Do archiválií, které byly archivům svěřeny do úschovy na základě smlouvy o úschově, lze nahlížet za podmínek stanovených tímto zákonem a badatelským řádem a za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií zůstávají při nahlížení nedotčena.

(5) Národní kulturní památky v originále se mohou předkládat k nahlédnutí jen v archivech, do jejichž péče náleží, a to po předchozím povolení ministerstva; jinak se k nahlédnutí předkládají pouze jejich kopie.

(6) Nahlížení do archiválií v digitální podobě se uskutečňuje prostřednictvím národního portálu nebo portálů pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě.

§ 35

(1) Pro účely ochrany archiválií jsou veřejné archivy oprávněny zpracovávat osobní údaje žadatelů o nahlížení v rozsahu

1. a) jména, popřípadě jmen, a příjmení,
2. b) data a místa narození, státního občanství,
3. c) adresy místa pobytu fyzické osoby na území České republiky, popřípadě bydliště v cizině, adresy, na kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu,
4. d) čísla průkazu totožnosti.

(2) Veřejné archivy jsou dále oprávněny zpracovávat údaje o obchodní firmě, popřípadě názvu, adrese sídla právnické osoby, pro niž se nahlížení uskutečňuje, jejím identifikačním čísle osoby, bylo-li přiděleno, a tématu studia, jeho účelu a zaměření, v jehož rámci se nahlížení uskutečňuje.

(3) Žádost o nahlížení se podává na badatelském listu. Žadatel o nahlížení je povinen za účelem ověření jeho osobních údajů uvedených v badatelském listu předložit na výzvu zaměstnance veřejného archivu průkaz totožnosti. Průkazem totožnosti se pro účely tohoto zákona rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a adresa místa pobytu na území České republiky, popřípadě bydliště v cizině, a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující jednoznačně ztotožnit žadatele, který doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele.

§ 36

Prováděcí právní předpis stanoví

1. a) vzorový badatelský řád, kterým se upraví postup při předkládání archiválií, množství archiválií předkládaných badateli na 1 návštěvní den, režim chování v místě určeném k nahlížení včetně způsobu manipulace s archiváliemi, zásady používání reprodukční techniky a lhůty k zahájení nahlížení do archiválií a k pokračování v něm; tyto lhůty musí být nejméně třicetidenní,
2. b) vzor badatelského listu a vzor dokladu o předložených a navrácených archiváliích.

§ 37

(1) K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak, a všechny zveřejněné archiválie.

(2) Do archiválií obsahujících osobní údaje žijící osoby lze nahlížet, nevznesla-li tato osoba písemně námitky. Archiv osobu písemně vyrozumí o podané žádosti o nahlížení do archiválií; jedná-li se o vyrozumění nejméně třiceti osob, lze je doručit veřejnou vyhláškou vyvěšenou na úřední desce archivu, a nezřizuje-li archiv úřední desku, na úřední desce státního oblastního archivu, v jehož obvodu má archiv sídlo. Ve vyrozumění uvede údaje podle § 35 odst. 1 písm. a) až c), osobní údaje osoby, které mají být zpřístupněny, období, ve kterém bude do archiválií nahlíženo, a poučení o právních následcích podání a nepodání námitky ve stanovené lhůtě. Námitku proti nahlížení do archiválií podle věty první může vznést osoba do 30 dnů ode dne doručení vyrozumění. Z námitky musí být zřejmé, jakých osobních údajů se týká. Nevznese-li osoba námitky ve lhůtě podle věty čtvrté, má se za to, že s nahlížením do archiválií souhlasí. Na doručování a počítání lhůt se vztahuje část druhá správního řádu.

(3) Do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje¹³), lze nahlížet jen s předchozím písemným souhlasem této osoby. Archiv požádá dotčenou osobu o souhlas s nahlížením do těchto archiválií. V žádosti uvede údaje podle § 35 odst. 1 písm. a) až c), citlivé osobní údaje osoby, které mají být zpřístupněny, a období, ve kterém bude do archiválií nahlíženo.

(4) Za účelem vyrozumění dotčené osoby může archiv požádat příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby o zjištění nezbytných údajů z agendového informačního systému evidence obyvatel.

(5) Správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mohou na základě žádosti archivu podle odstavce 4 nebo k výkonu působnosti podle tohoto zákona získávat a užívat údaje o dotčené osobě, a to

1. a) referenční údaje ze základního registru obyvatel,
2. b) údaje z agendového informačního systému evidence obyvatel,
3. c) údaje z agendového informačního systému cizinců.

Žádost o výdej údajů z agendového informačního systému evidence obyvatel a výdej údajů z agendového informačního systému cizinců mohou být uskutečněny způsobem umožňujícím dálkový přístup.

(6) Poskytovanými údaji podle odstavce 5 písm. a) jsou

1. a) příjmení,
2. b) jméno, popřípadě jména,
3. c) adresa místa pobytu,
4. d) datum narození,
5. e) datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí subjektu údajů mimo území České republiky, datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; je-li vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti nebo den, který subjekt údajů prohlášený za mrtvého nepřežil, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí.

(7) Poskytovanými údaji podle odstavce 5 písm. b) jsou

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) datum narození,
3. c) adresa místa trvalého pobytu,
4. d) datum, místo a okres úmrtí; popřípadě datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí mimo území České republiky,
5. e) den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den smrti nebo den, který subjekt údajů prohlášený za mrtvého nepřežil.

(8) Poskytovanými údaji podle odstavce 5 písm. c) jsou

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) datum narození,
3. c) druh a adresa místa pobytu,
4. d) datum, místo a okres úmrtí; popřípadě datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí mimo území České republiky,
5. e) den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den smrti nebo den, který subjekt údajů prohlášený za mrtvého nepřežil.

(9) Údaje, které jsou vedeny jako referenční údaje v základním registru obyvatel, se využijí z agendového informačního systému evidence obyvatel nebo agendového informačního systému cizinců, pouze pokud jsou ve tvaru předcházejícím současný stav.

(10) Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů.

(11) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti vojenských soudů a prokuratur všech stupňů, bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek, jakož i mimořádných lidových soudů, Státního soudu, Národního soudu a společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie vzniklé z činnosti orgánů německé okupační správy na území odstoupeném Říši i v Protektorátu Čechy a Morava v letech 1938 až 1945, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož i na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie¹⁵).

(12) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat. Archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohledem na úkoly archivu a s přihlédnutím k významu archiválií, provede jejich anonymizaci. Po anonymizaci osobních údajů obsažených ve vyžadovaných archiváliích oznámí archiv tuto skutečnost neprodleně žadateli, pokud si to předem písemně vymínil.

(13) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na původce archiválií; tyto subjekty mohou nahlížet do archiválií, jichž jsou původci, bez omezení. Ustanovení věty první se použije obdobně i na právní nástupce původců archiválií. Ustanovení odstavců 1 až 3 se dále nevztahují na subjekty uvedené v § 38 odst. 5; tito mohou nahlížet do archiválií, jejichž původcem je stát či územní samosprávný celek, bez omezení.

§ 38

(1) Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže

1. a) fyzický stav archiválií nahlížení neumožňuje,
2. b) stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje,
3. c) fyzická osoba vznesla námitku proti nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její osobní údaje; to neplatí, jde-li o archiválie podle § 37 odst. 11 a 12,
4. d) fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje,
5. e) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje nebo žadatel o nahlížení nesplňuje podmínky stanovené zvláštním právním předpisem²).

(2) Pokud žádosti o nahlížení do archiválií archiv nevyhoví, rozhodne na základě podání badatele příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

(3) Pokud bylo nahlížení do archiválií podle odstavce 1 písm. b) odepřeno, archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohledem na úkoly archivu a s přihlédnutím k významu archiválií, provede jejich archivní zpracování. Po archivním zpracování vyžadovaných archiválií archiv tuto skutečnost neprodleně oznámí žadateli, pokud si to žadatel předem písemně vymínil.

(4) Nahlížení do archiválií lze v případě uvedeném v odstavci 1 písm. b) výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům na základě žádosti doložené písemným potvrzením kulturně vědecké instituce o naléhavém časově limitovaném vědeckém nebo výukovém účelu nahlížení.

(5) Organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby České republiky, územní samosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů¹⁶) oprávněny nahlížet do dokumentů, jsou oprávněny nahlížet v archivech do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek. Je-li nezbytné nahlížet do těchto archiválií mimo archiv, v němž jsou uloženy, mohou být zapůjčeny za předpokladu, že vypůjčitel se písemně zaváže, že archiválie v úplnosti vrátí v dohodnuté lhůtě a nepoškozené.

§ 38a

(1) Za účelem vyrozumění žadatele podle § 38 odst. 3 nebo nahlížení do archiválií podle § 38 odst. 4 může archiv požádat příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby o zprostředkování údajů o žadateli z agendového informačního systému evidence obyvatel, a to v rozsahu

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) datum, místo a okres narození; narodila-li se osoba v cizině, datum, místo a stát, kde se narodila,
3. c) adresa místa trvalého pobytu, adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu.

(2) Správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mohou na základě žádosti archivu podle odstavce 1 nebo k výkonu působnosti podle tohoto zákona získávat a užívat údaje o osobě, a to

1. a) referenční údaje ze základního registru obyvatel,
2. b) údaje z agendového informačního systému evidence obyvatel,
3. c) údaje z agendového informačního systému cizinců.

(3) Poskytovanými údaji podle odstavce 2 písm. a) jsou

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) adresa místa pobytu, adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu,
3. c) datum narození,
4. d) datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí osoby mimo území České republiky, datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; je-li vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti, nebo den, který osoba prohlášená za mrtvého nepřežila, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí.

(4) Poskytovanými údaji podle odstavce 2 písm. b) jsou

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) datum narození,
3. c) adresa místa trvalého pobytu, adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu,
4. d) datum, místo a okres úmrtí, popřípadě datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí mimo území České republiky,
5. e) den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den smrti, nebo den, který osoba prohlášená za mrtvého nepřežila.

(5) Poskytovanými údaji podle odstavce 2 písm. c) jsou

1. a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,
2. b) datum narození,
3. c) druh a adresa místa pobytu, adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu,
4. d) datum, místo a okres úmrtí, popřípadě datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí mimo území České republiky,
5. e) den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den smrti, nebo den, který osoba prohlášená za mrtvého nepřežila.

(6) Údaje, které jsou vedeny jako referenční údaje v základním registru obyvatel, se využijí z agendového informačního systému evidence obyvatel nebo agendového informačního systému cizinců, pouze pokud jsou ve tvaru předcházejícím současný stav.

(7) Z poskytovaných údajů lze v konkrétním případě použít jen takové údaje, které jsou pro vyrozumění osoby nezbytné.

(8) Žádosti o výdej údajů z agendového informačního systému evidence obyvatel a o výdej údajů z agendového informačního systému cizinců mohou být uskutečněny způsobem umožňujícím dálkový přístup.

§ 39

(1) Archiválie lze vystavovat jen v případě, dovoluje-li to jejich stav, a za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči podle tohoto zákona a ochranu osobních údajů podle zvláštního právního předpisu¹⁷).

(2) Archiválie, které byly na základě smlouvy o úschově svěřeny archivům do úschovy, lze vystavovat jen za podmínek uvedených v odstavci 1 a za podmínek stanovených ve smlouvě o úschově.

(3) Archiválie ve vlastnictví České republiky, které náleží do péče archivů, lze vystavovat jen za podmínek stanovených v odstavci 1 a na základě smlouvy nebo zápisu¹⁸) o výpůjčce. Zřizovatel archivu sjedná ve smlouvě nebo zápisu podmínky vystavení a výši pojistného podle zvláštního právního předpisu¹⁹). Součástí smlouvy nebo zápisu je soupis zapůjčovaných archiválií a protokol o jejich stavu.

(4) Národní kulturní památku lze vystavovat pouze na základě povolení ministerstva.

§ 40

(1) Každý je oprávněn požádat archiv, do jehož péče archiválie náleží, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě nebo repliky archiválie v digitální podobě. Ustanovení autorského zákona nejsou větou první dotčena. Pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie se rozumí i pořízení výpisu, opisu nebo kopie její části.

(2) Pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě nebo repliky archiválie v digitální podobě se odepře, jestliže jsou splněny podmínky pro odepření nahlížení do archiválií. To neplatí, lze-li výpis, opis nebo kopii archiválie v analogové podobě nebo repliku archiválie v digitální podobě pořídit i bez předchozího archivního zpracování archiválie.

(3) Pokud žádosti o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě nebo repliky archiválie v digitální podobě archiv nevyhoví, rozhodne na základě podání badatele příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

(4) Archiv na žádost potvrdí shodu jím pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu, anebo v případě digitálního archivu nebo Národního archivu shodu jím pořízené repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě uloženými v digitálním archivu.

(5) Archiv je oprávněn požadovat úhradu nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě, spojených s vyhledáním archiválií a jejich dalším zpracováním, nebo s pořízením rešerše z archiválií. Výši úhrady nákladů spojených s jím poskytovanými službami zveřejní archiv v ceníku služeb.

(6) Veřejný archiv není oprávněn požadovat úhradu nákladů, pokud pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo pořízení repliky archiválie v digitální podobě, vyhledání archiválií a jejich další zpracování nebo pořízení rešerše z archiválií činí pro

1. a) státní orgán,
2. b) právnickou nebo fyzickou osobu, které byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy, a to v souvislosti s výkonem této působnosti,
3. c) původce nebo vlastníka archiválie uložené ve veřejném archivu, a to v případě provedení těchto úkonů vůči této archiválii nebo v souvislosti s ní,
4. d) dárce archiválie uložené ve veřejném archivu, a to v případě provedení těchto úkonů vůči této archiválii nebo v souvislosti s ní.

(7) Prováděcí právní předpis stanoví maximální výši úhrady nákladů služeb uvedených v odstavcích 1 a 4, kterou je oprávněn požadovat veřejný archiv, a podmínky, za kterých je možné od úhrady služeb poskytovaných archivem upustit.

§ 41

(1) Do archiválií, které nenáleží do péče archivů, lze nahlížet, pořizovat jejich výpisy, opisy anebo kopie archiválií v analogové podobě nebo repliky archiválií v digitální podobě pouze se souhlasem vlastníka nebo držitele archiválie a za dodržení podmínek stanovených tímto zákonem a zvláštním právním předpisem²),¹⁷).

(2) Nahlížení do archiválií náležejících do péče veřejných archivů, s výjimkou audiovizuálních archiválií náležejících do péče Národního filmového archivu, a přístup do prostor veřejných archivů určených k nahlížení do archiválií jsou bezplatné.