Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky

§ 1

Tato vyhláška stanoví postupy při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a náležitosti spisové evidence při provádění spisové rozluky u agend, které v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů vykonávají od 1. ledna 2003 orgány územních samosprávných celků a organizační složky státu (dále jen „přebírající orgány“).

§ 2

Pro účely této vyhlášky se rozumí

1. a) písemností písemné, obrazové, zvukové nebo jiné záznamy v podobě analogové nebo digitální, které byly okresnímu úřadu doručeny, vznikly z jeho činnosti nebo v souvislosti s ní a které podléhají skartačnímu řízení,¹)
2. b) spisem soubor písemností vzniklých úředním jednáním v téže věci,
3. c) spisovnou zařízení okresního úřadu sloužící k ukládání vyřízených písemností do jejich zařazení do skartačního řízení.

§ 3

(1) Před ukončením své činnosti okresní úřady:

1. a) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynuly ke dni 31. 12. 2001, zařadí do skartačního řízení, které provedou do 30. 11. 2002,
2. b) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynou ke dni 31. 12. 2002, zařadí do skartačního návrhu.

(2) Jde-li o písemnosti, jejichž skartační lhůty neuplynou ke dni 31. 12. 2002, okresní úřady

1. a) uloží všechny písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení do spisovny, není-li dále stanoveno jinak,
2. b) zhotoví soupisy všech písemností týkajících se pravomocně neukončených správních řízení a připraví je k protokolárnímu předání přebírajícím orgánům,
3. c) zhotoví soupisy písemností uložených ve spisovně a tyto písemnosti připraví k protokolárnímu předání obecním úřadům obcí s rozšířenou působností stanovených zvláštním zákonem²) (dále jen „stanovené obecní úřady“).

(3) Soupisy uvedené v odstavci 2 písm. b) a c) jsou součástí předávacího protokolu a obsahují označení předmětu písemností, jejich časový rozsah a množství.

(4) Po podpisu předávacích protokolů předávající a přejímající stranou obdrží od předávající strany jedno vyhotovení předávacího protokolu rovněž územně příslušný státní okresní archiv.

(5) Přednosta okresního úřadu nebo jeho zástupce svým podpisem pod posledním zápisem v podacím deníku, popř. podacích denících, pokud se jich na okresním úřadu vede více, (dále jen „podací deník okresního úřadu“) ke dni 31. 12. 2002 podací deník okresního úřadu uzavře.

§ 4

(1) Přebírajícím orgánům se předají

1. a) písemnosti týkající se pravomocně neukončených správních řízení,
2. b) písemnosti, u nichž není v podacím deníku záznam o vyřízení a uložení,
3. c) písemnosti včetně uzavřených písemností či písemností týkajících se pravomocně ukončených správních řízení, které jsou potřebné pro výkon jejich působnosti, a písemnosti, u nichž povinnost uložení u přebírajícího orgánu stanoví zvláštní zákon,³)
4. d) písemnosti týkající se majetku a závazků státu, se kterými bude naloženo podle zvláštního zákona,⁴)
5. e) osobní spisy zaměstnanců České republiky zařazených k výkonu práce v okresních úřadech (dále jen „zaměstnanec okresního úřadu“), u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů anebo výkon těchto práv a povinností na tyto orgány přejdou jako na přejímajícího zaměstnavatele,⁵)
6. f) písemnosti týkající se nároků zaměstnanců okresních úřadů z pracovněprávních vztahů a nároků České republiky vůči zaměstnancům okresních úřadů, u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů ani výkon těchto práv a povinností na tyto orgány nepřejdou,
7. g) písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení ve věcech dávek sociální péče a dávek státní sociální podpory.

(2) Písemnosti neuvedené v odstavci 1, u nichž neuplynuly skartační lhůty, se předají do péče stanovených obecních úřadů.

(3) Jestliže písemnost má být předána podle odstavce 1 písm. d) a je současně písemností, která se předává přebírajícímu orgánu podle odstavce 1 písm. a) nebo b) nebo c) anebo podle odstavce 2, pořídí okresní úřad ověřenou kopii této písemnosti a podle odstavce 1 písm. d) se přebírajícímu orgánu předá pouze tato ověřená kopie.

§ 5

(1) Přebírající orgán protokolárně převezme písemnosti okresního úřadu uvedené v § 3 odst. 2 písm. b). V podacím deníku okresního úřadu do sloupce „Záznam o vyřízení“ uvede název přebírajícího orgánu a datum předání.

(2) Podací deník okresního úřadu se po ukončení spisové rozluky předá do péče stanoveného obecního úřadu.

(3) Přebírající orgán opatří převzaté písemnosti uvedené v odstavci 1 podacím razítkem a zapíše je do svého podacího deníku. V podacím deníku okresního úřadu uvede název předávajícího okresního úřadu a datum převzetí spisů.

(4) Pokud jsou předmětem spisové rozluky neprotokolované písemnosti, je evidenční povinnost splněna sepsáním předávacího protokolu.

(5) Písemnosti trvalé hodnoty,⁶) které budou předány přebírajícímu orgánu a nestanou se součástí nových spisů, budou po uplynutí skartačních lhůt a posouzení ve skartačním řízení předány k uložení územně příslušnému státnímu okresnímu archivu.

§ 6

Stanovené obecní úřady pečují o spisovnu okresního úřadu podle zvláštního zákona⁷) až do uplynutí skartačních lhůt všech písemností v ní uložených a zpracovávají návrhy na jejich vyřazení (skartaci).

§ 7

Spisová rozluka písemností obsahujících utajované skutečnosti a předání písemností spojené s přechodem příslušnosti hospodařit s majetkem státu a plnit úkoly spojené se závazky státu a s přechodem výkonu práv a povinností z pracovněprávních vztahů zaměstnanců okresních úřadů na Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových se provádí podle zvláštních právních předpisů.⁸)^,9)

§ 8