Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 63

(1) Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

(2) Povinnost vykonávat spisovou službu mají

1. a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až c) a písm. e) až h),
2. b) kraje,
3. c) hlavní město Praha,
4. d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
5. e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu,

(dále jen „určení původci“).

(3) Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu podle odstavce 2, se vztahují ustanovení § 64 odst. 1, § 65 a 67; ustanovení § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se pro ně použijí přiměřeně.

(4) Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.²⁴)

§ 64

Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů

(1) Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů; za tím účelem jsou povinni vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, popřípadě ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Určení původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé.

(2) Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku.

(3) Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí.

§ 64a

Nakládání s dokumenty označenými „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“

(1) Dokument poskytnutý Organizací Severoatlantické smlouvy nebo Evropskou unií je v zájmu bezpečnosti státu, veřejné bezpečnosti nebo ochrany práv třetích osob chráněn uvedenými původci označením „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“. V České republice je toto označení respektováno z důvodů plnění povinností vyplývajících pro Českou republiku z jejího členství v Organizaci Severoatlantické smlouvy nebo Evropské unii; s takovým dokumentem se může seznamovat osoba, která jej nezbytně potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo jiné obdobné činnosti. Jiné osobě může být takový dokument poskytnut se souhlasem původce a za jím stanovených podmínek.

(2) S dokumentem podle odstavce 1 se nakládá tak, aby se s ním neseznámila neoprávněná osoba.

(3) Orgán veřejné moci, právnická osoba nebo fyzická osoba nesmí označovat dokumenty u nich vzniklé textem „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“.

§ 65

Vyřizování a podepisování dokumentů

(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.

(2) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu²⁵) anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena.

(3) Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů podle § 66 před uložením do spisovny.

§ 66

(1) Určení původci jsou povinni dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.

(2) Určení původci vydají vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty u určeného původce (dále jen „spisový a skartační řád“) a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

§ 67

Odesílání dokumentů

Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy.²⁶) Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu.

§ 68

Ukládání dokumentů

(1) Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen „spisovna“). Dokumenty mohou být uloženy též ve spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen „správní archiv“), pokud ji určení původci zřídili. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku.

(2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.²)

(3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení.

(4) Při umístění spisovny a správního archivu musí být splňovány stavebně-technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4).

§ 69

(1) Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu.

(2) Správní archiv mohou zřídit i další určení původci; neprodleně to oznamují správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby příslušnému ke kontrole spisové služby a ministerstvu. V oznámení uvedou svůj název a sídlo, název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je jejich zřizovatelem nebo vůči nim plní funkci zřizovatele, anebo jméno, příjmení a místo trvalého pobytu fyzické osoby, která je jejich zřizovatelem.

(3) Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1,

1. a) dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,
2. b) přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií.

(4) Ve spisových a skartačních plánech určení původci, kteří si zřídili správní archiv, vyznačí dvojí skartační lhůty, a to pro vyřazení dokumentů ze spisovny a pro vyřazení dokumentů ze správního archivu. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů ve spisovně se dokumenty předají do správního archivu.

§ 70

Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to

1. a) příjem dokumentů,
2. b) evidenci dokumentů,
3. c) rozdělování dokumentů,
4. d) oběh dokumentů,
5. e) vyřizování dokumentů,
6. f) vyhotovování dokumentů,
7. g) podepisování dokumentů a užívání razítek,
8. h) odesílání dokumentů,
9. i) ukládání dokumentů,
10. j) zvláštnosti výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky.

§ 71

(1) Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají podle zvláštního právního předpisu,²⁷) nestanoví-li tento zákon jinak,

1. a) ministerstvo u
   1. 1. Národního archivu,
   2. 2. Archivu bezpečnostních složek,
   3. 3. státních oblastních archivů,
   4. 4. specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky,

1. b) Národní archiv u
   1. 1. správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů,
   2. 2. právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních organizačních složek státu s celostátní působností, jakož i jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí ministerstvo,
   3. 3. právnických osob zřízených zákonem,
   4. 4. Archivu hlavního města Prahy,

1. c) státní oblastní archivy podle své územní působnosti u
   1. 1. správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací,
   2. 2. specializovaných archivů státních podniků a státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv,
   3. 3. archivů územních samosprávných celků, s výjimkou Archivu hlavního města Prahy,
   4. 4. orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,
   5. 5. soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů,

1. d) Archiv bezpečnostních složek u Ústavu pro studium totalitních režimů.

(2) V případě zániku zřizovatele archivu bez právního nástupce rozhodne ministerstvo o uložení archiválií do Národního archivu nebo do příslušného státního oblastního archivu.

(3) Ministerstvo kontroluje bezpečnostní archivy pouze na základě výročních zpráv o činnosti.

§ 72

(1) Kontrola je vykonávána archivními inspektory. Archivní inspektory z řad zaměstnanců ministerstva, Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státního oblastního archivu pověřuje provedením kontroly příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu.

(2) Archivní inspektor na základě provedené kontroly je oprávněn rozhodnutím

1. a) zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo
2. b) uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě.

(3) Proti rozhodnutí archivního inspektora se lze odvolat. Odvolání proti jeho rozhodnutí nemá odkladný účinek. O odvolání rozhoduje ten, kdo archivního inspektora výkonem kontroly pověřil.

(4) Archivní inspektoři se při kontrole prokazují oprávněním ke kontrolní činnosti, které vystavuje ten, kdo je výkonem kontroly pověřil.

(5) Kontrola podle odstavců 1 až 3 se nevztahuje na bezpečnostní archivy.

§ 73

(1) Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že

1. a) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku,
2. b) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu,
3. c) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie,
4. d) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice,
5. e) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky,
6. f) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou,
7. g) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky,
8. h) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku,
9. i) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie,
10. j) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob,
11. k) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky,
12. l) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu,
13. m) poruší povinnost zachovávat mlčenlivost,
14. n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu, Archivu bezpečnostních složek anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií.

(2) Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií.

(3) Za přestupek podle odstavce 1 písm. a), c), d), e) a i) lze uložit pokutu do 5 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. f), k) a n) lze uložit pokutu do 50 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. b), g), j) a m) lze uložit pokutu do 100 000 Kč a za přestupek podle odstavce 1 písm. h) a l) lze uložit pokutu do 250 000 Kč. Za přestupek podle odstavce 2 lze uložit pokutu do 50 000 Kč.

§ 74

Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní

1. a) neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií,
2. b) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku,
3. c) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu,
4. d) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie,
5. e) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice,
6. f) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky,
7. g) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou,
8. h) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky,
9. i) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku,
10. j) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku,
11. k) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob,
12. l) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky,
13. m) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu,
14. n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu, Archivu bezpečnostních složek anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií,
15. o) nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to tento zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby,
16. p) nevydá skartační a spisový řád, ačkoli jí to tento zákon ukládá,
17. q) nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, nebo
18. r) jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií,

se uloží pokuta do 5 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen a), b), d), e), f) a j), pokuta do 50 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen g), l), n), o), p), q) a r), pokuta do 100 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen c), h) a k), a pokuta do 250 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen i) a m).

§ 75

(1) V řízení o přestupcích se postupuje podle zvláštního právního předpisu.²⁸)

(2) Právnická osoba za správní delikt odpovídá bez ohledu na zavinění.

(3) Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila.

(4) Při určení výměry pokuty právnické osobě se přihlédne k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchání, jeho následkům a k okolnostem, za nichž byl spáchán.

(5) Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo státní oblastní archiv o něm nezahájil řízení do 2 let ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 5 let od dne, kdy ke správnímu deliktu došlo.

(6) Přestupky a správní delikty právnických osob podle tohoto zákona projednává v prvním stupni Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek nebo státní oblastní archiv v rozsahu své působnosti.

(7) Na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, se vztahují ustanovení odstavců 2 až 6.

§ 76

(1) Příjem z pokut je příjmem státního rozpočtu.

(2) Pokuty vybírá a vymáhá místně příslušný celní úřad.

(3) Při vybírání a vymáhání uložených pokut se postupuje podle zákona o správě daní a poplatků.