Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě

Čl. I

účinné od 1. 1. 2022Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:

1. účinné od 1. 1. 20221. V § 1 odstavec 1 zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace⁴), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.“.

   účinné od 1. 1. 2022Poznámka pod čarou č. 4 zní:

   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„⁴) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.“.

1. účinné od 1. 1. 20222. V § 1 odst. 2 větě první se slova „je vedena“ nahrazují slovy „(dále jen „druhotná evidence“) se vede“ a na konci textu věty první se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
2. účinné od 1. 1. 20223. V § 1 odst. 2 větě druhé se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
3. účinné od 1. 1. 20224. V § 1 odst. 3 se za slovo „dědictví“ vkládají slova „(dále jen „ústřední evidence“)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova „v systému evidence archiválií“.
4. účinné od 1. 1. 20225. V § 1 odst. 4 větě první se slova „evidence se aktualizuje“ nahrazují slovy „ , druhotná a ústřední evidence se aktualizují“ a věta druhá se zrušuje.
5. účinné od 1. 1. 20226. V § 2 odst. 3 se slova „druhotné evidenci“ nahrazují slovy „základní evidenci jen v listinné podobě“.
6. účinné od 1. 1. 20227. V § 2 odst. 4 se za slovo „archiválií“ vkládají slova „ , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě,“.
7. účinné od 1. 1. 20228. V § 2 se odstavec 5 zrušuje.
8. účinné od 1. 1. 20229. V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují.
9. účinné od 1. 1. 202210. V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(4) Evidenční list vždy dále obsahuje

   1. účinné od 1. 1. 2022a) jméno zpracovatele evidenčního listu,
   2. účinné od 1. 1. 2022b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
   3. účinné od 1. 1. 2022c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,
   4. účinné od 1. 1. 2022d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.“.

   účinné od 1. 1. 2022Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 5 až 8.

1. účinné od 1. 1. 202211. V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „archivních pomůcek“ zrušují.
2. účinné od 1. 1. 202212. V § 8 odst. 1 se slova „Národního archivního dědictví“ zrušují.
3. účinné od 1. 1. 202213. V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova „nebo v digitální podobě“ a věta druhá se nahrazuje větou „Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.“.
4. účinné od 1. 1. 202214. V § 8 se odstavec 4 zrušuje.

   účinné od 1. 1. 2022Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstavce 4 a 5.

1. účinné od 1. 1. 202215. V § 9 odstavce 1 až 4 znějí:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.

   účinné od 1. 1. 2022(2) Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.

   účinné od 1. 1. 2022(3) Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.

   účinné od 1. 1. 2022(4) Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.“.

   účinné od 1. 1. 2022Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje.

1. účinné od 1. 1. 202216. V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují.

   účinné od 1. 1. 2022Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5.

1. účinné od 1. 1. 202217. V § 10 odst. 4 písm. d) se slova „ústřední evidenci památek“ nahrazují slovy „Ústředním seznamu kulturních památek České republiky“.
2. účinné od 1. 1. 202218. V příloze č. 2 se slova „druhotné evidence Národního archivního dědictví“ nahrazují slovy „druhotné evidence“ a slova „evidenčního listu Národního archivního dědictví“ se nahrazují slovy „evidenčního listu“.
3. účinné od 1. 1. 202219. V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo „nepovinné“ pod slovem „e-mail“ nahrazuje slovy „povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě“.

Čl. II

účinné od 1. 1. 2022Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb., se mění takto:

1. účinné od 1. 1. 20221. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova „vnitřní organizační jednotce“ nahrazují slovy „organizační součásti“.
2. účinné od 1. 1. 20222. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.“.

1. účinné od 1. 1. 20223. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.
2. účinné od 1. 1. 20224. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.
3. účinné od 1. 1. 20225. V § 6 odstavec 3 zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.“.

1. účinné od 1. 1. 20226. V § 16 odst. 1 se slova „záhlaví, v němž je uvedeno“ zrušují.
2. účinné od 1. 1. 20227. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta „Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.“.
3. účinné od 1. 2. 20228. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:
   účinné od 1. 2. 2022

   účinné od 1. 2. 2022„(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.“.

1. účinné od 1. 1. 20229. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou „Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.“.
2. účinné od 1. 1. 202210. V § 20 odst. 1 se slova „ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2“ zrušují.
3. účinné od 1. 1. 202211. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.“.
4. účinné od 1. 1. 202212. V § 23 odstavec 4 zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   účinné od 1. 1. 2022„(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je

   1. účinné od 1. 1. 2022a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
   2. účinné od 1. 1. 2022b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
   3. účinné od 1. 1. 2022c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
   4. účinné od 1. 1. 2022d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).“.

1. účinné od 1. 1. 202213. V § 23 odst. 6 se za slovo „databáze“ vkládají slova „a datové věty“.
2. účinné od 1. 1. 202214. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:
   účinné od 1. 1. 2022

   㤠26a

   Odkaz účinné od 1. 1. 2022„§ 26a

   účinné od 1. 1. 2022Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis

   účinné od 1. 1. 2022Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.

Čl. III