Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

§ 11

účinné od 1. 1. 2006Příjem zásilky

účinné od 1. 1. 2006(1) Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek. Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně k zaevidování.

účinné od 1. 1. 2006(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada (například nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba⁶), nesouhlasí-li počet listů nebo příloh), sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam; zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

účinné od 1. 1. 2006(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu se uvede „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a místo podnikání podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela, a datum, jméno a příjmení osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

§ 12

účinné od 1. 1. 2006Evidence utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2006(1) Utajovaný dokument v listinné podobě, doručený nebo vznikající v orgánu státu, u právnické osoby, podnikající fyzické osoby, nebo v jejich organizačních součástech, které vedou evidenci utajovaných dokumentů, se eviduje v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Utajovaný dokument v nelistinné podobě lze evidovat v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé. Evidenci provádí osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné se eviduje v samostatném jednacím protokolu. Utajované dokumenty stupně utajení Tajné a Důvěrné se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu společně s utajovanými dokumenty stupně utajení Vyhrazené, není-li dále stanoveno jinak.

účinné od 1. 1. 2006(2) Na doručený utajovaný dokument se vyznačí

1. účinné od 1. 1. 2006a) název příjemce,
2. účinné od 1. 1. 2006b) datum zaevidování,
3. účinné od 1. 1. 2006c) číslo jednací utajovaného dokumentu příjemce,
4. účinné od 1. 1. 2006d) počet listů,
5. účinné od 1. 1. 2006e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, případně
6. účinné od 1. 1. 2006f) další údaje.

účinné od 1. 1. 2006(3) Orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu z jednacích protokolů na organizační součásti, které jednací protokoly nevedou, zavést v těchto organizačních součástech pomocné jednací protokoly. Je-li v orgánu státu, u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby vedeno více jednacích protokolů, lze vést konkrétní pomocný jednací protokol pouze k jednomu z nich. V případě, že jsou jednací protokoly vedeny samostatně pro každý stupeň utajení, lze k nim vést společný pomocný jednací protokol.

účinné od 1. 1. 2006(4) Do pomocného jednacího protokolu se utajovaný dokument zapisuje pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu, podle pokynů uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2006(5) Je-li utajovaný dokument převzat například při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, musí být neprodleně předán proti podpisu v manipulační knize osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování. Při přepravě takového utajovaného dokumentu je nutné splnit podmínky § 22 odst. 3 a 4.

účinné od 1. 1. 2006(6) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 2 na utajovaný dokument.

účinné od 1. 1. 2006(7) Ten, kdo utajovaný dokument vytváří nebo utajovaný dokument převzal, jej zaznamenává v manipulační knize. Záznam provede neprodleně po převzetí utajovaného dokumentu nebo přidělení čísla jednacího pro vytvářený utajovaný dokument. Osoba, která se s utajovaným dokumentem pouze seznamuje, aniž by jej převzala, potvrdí toto seznámení podpisem v kontrolním listu nebo záznamem na utajovaném dokumentu podle § 3 odst. 5, a to bez zápisu do manipulační knihy.

účinné od 1. 1. 2006(8) Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé.

účinné od 1. 1. 2006(9) Jednací protokol nebo administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé nebo pomocný jednací protokol, které jsou vedeny v elektronické podobě, se vytisknou na začátku následujícího kalendářního roku, při změně osoby pověřené jejich vedením nebo podle potřeby a upraví se způsobem podle § 3 odst. 3.

účinné od 1. 1. 2006(10) U vyřazeného dokumentu se v příslušném jednacím protokolu proškrtne sloupec č. 1 a ve sloupci č. 16 se uvede záznam o vyřazení podle pokynů stanovených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Ztráta nebo neoprávněné zničení utajovaného dokumentu se zaznamená v jednacím protokolu, ve kterém je utajovaný dokument evidován, podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

§ 13

účinné od 1. 1. 2006Sběrný arch

účinné od 1. 1. 2006(1) Při předpokládaném větším počtu doručených nebo vzniklých utajovaných dokumentů k jedné věci lze založit k příslušnému číslu jednacímu utajovaného dokumentu sběrný arch. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2006(2) Do sběrného archu lze zapsat utajované dokumenty různého stupně utajení. Týkají-li se téže věci, lze do sběrného archu zapsat i neutajované dokumenty. Dokumenty se do sběrného archu zapisují v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly.

účinné od 1. 1. 2006(3) Vzniklé a doručené utajované dokumenty nižšího stupně utajení, než pro který byl sběrný arch založen, se nejprve zaevidují způsobem podle § 7 odst. 2 nebo § 12 odst. 1 a následně se zapíší do sběrného archu a přeevidují se k číslu jednacímu, ke kterému byl sběrný arch založen.

účinné od 1. 1. 2006(4) Na každý dokument zapsaný ve sběrném archu se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé dokumenty zapsané ve sběrném archu se v čísle jednacím utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b).

účinné od 1. 1. 2006(5) Dokumenty zapsané ve sběrném archu se před uložením sešijí nebo jinak pevně spojí a na takto vzniklý spis se vyznačí skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

účinné od 1. 1. 2006(6) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním.

§ 14

účinné od 1. 1. 2006Oprava zápisu v administrativních pomůckách

účinné od 1. 1. 2006(1) Oprava zápisu v administrativních pomůckách se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

účinné od 1. 1. 2006(2) Opravy zápisů v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě se provádějí způsobem podle odstavce 1 s tím, že se zapíší příjmení osob, které opravy zápisů provedly. Po vytištění těchto pomůcek uvedené osoby připojí své podpisy. Podle věty druhé se nepostupuje, pokud použitý systém jednoznačně umožňuje identifikaci osoby, která opravu provedla.

§ 15

účinné od 1. 1. 2006Náležitosti utajovaného dokumentu v listinné podobě

účinné od 1. 1. 2006(1) Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu, stupeň utajení, datum vyhotovení, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit i další údaje.

účinné od 1. 1. 2006(2) Číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh a počet jejich listů se uvede na přední stranu prvního listu v pravé horní části. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů příloh. U příloh v nelistinné podobě se uvede jejich počet a druh, případně i jejich evidenční označení. Vzor úpravy přední strany prvního listu utajovaného dokumentu v listinné podobě je stanoven v příloze č. 8 k této vyhlášce. Skládá-li se utajovaný dokument z více částí nebo jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, vyznačí se na části, která obsahuje číslo jednací a vyznačení počtu a druhu příloh, stupeň utajení podle části nebo přílohy s nejvyšším stupněm utajení.

účinné od 1. 1. 2006(3) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu se označuje číslem jednacím utajovaného dokumentu tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. ... k č. j. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“. Na přední stranu prvního listu utajované přílohy v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, vlastní číslo výtisku a počet listů. Na utajované příloze v nelistinné podobě se uvede „Příloha k č. j. ...“ nebo jiné evidenční označení a další náležitosti podle § 18 odst. 1. Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

účinné od 1. 1. 2006(4) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné podobě se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a utajovaných příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za jeden list.

§ 16

účinné od 1. 1. 2006Vyhotovení utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2006(1) Čistopis utajovaného dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopisy, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených čistopisů tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly.

účinné od 1. 1. 2006(2) Na výtisku utajovaného dokumentu, který je určen k uložení, se vyhotoví rozdělovník a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce. Rozdělovník může být uveden na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen; v tomto případě se na utajovaný dokument uvede „Rozdělovník přiložen“.

§ 17

účinné od 1. 1. 2006Náležitosti utajovaného dokumentu v nelistinné podobě

účinné od 1. 1. 2006(1) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo jiné evidenční označení, pod kterým je utajovaný dokument v nelistinné podobě zaevidován, a stupeň utajení. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

účinné od 1. 1. 2006(2) Utajovaný dokument v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním listem, který obsahuje náležitosti podle § 15 odst. 1, 2 a 4.

§ 18

účinné od 1. 1. 2006Zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace

účinné od 1. 1. 2006(1) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny podle § 3 odst. 3, nebo na vyjímatelný nosič, které se označí příslušným stupněm utajení, nebo do certifikovaného informačního systému. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih a vyjímatelných nosičů vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

účinné od 1. 1. 2006(2) Poznámkové sešity nebo knihy a vyjímatelné nosiče pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, se ukládají obdobně jako utajovaný dokument stejného stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce.

§ 19

účinné od 1. 1. 2006Opis, kopie, překlad a výpis

účinné od 1. 1. 2006(1) Opisem nebo kopií se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení určitého počtu výtisků z originálu utajovaného dokumentu nebo jeho převedení do elektronické podoby. Výpisem se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení písemného nebo digitálního záznamu z originálu utajovaného dokumentu. Originálem utajovaného dokumentu se rozumí výtisk utajovaného dokumentu doručeného nebo výtisk utajovaného dokumentu vzniklého, uvedený v rozdělovníku.

účinné od 1. 1. 2006(2) Písemný souhlas původce utajované informace k vyhotovení opisu, kopie nebo překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné nebo výpisu z něj obsahuje číslo jednací utajovaného dokumentu, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen. Písemný souhlas se stává součástí utajovaného dokumentu.

účinné od 1. 1. 2006(3) Písemný souhlas přímo nadřízené osoby k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Tajné nebo Důvěrné nebo výpisu z něj může být zapsán na tomto utajovaném dokumentu nebo na samostatném listu. Je-li zapsán na samostatném listu, stává se součástí utajovaného dokumentu.

účinné od 1. 1. 2006(4) Na utajovaný dokument, ze kterého se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, se vyznačí datum vyhotovení, počet výtisků nebo v případě digitálního záznamu identifikace certifikovaného informačního systému, ve kterém byl vyhotoven, jméno a příjmení osoby, která vydala souhlas, a jméno, příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil.

účinné od 1. 1. 2006(5) Na vyhotovený opis nebo kopii utajovaného dokumentu se na přední stranu prvního listu vyznačí slovo „OPIS“ nebo slovo „KOPIE“ a uvede pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajovaného dokumentu. Nesouhlasí-li počet listů opisu nebo kopie s počtem listů originálu, vyznačí se na opisu rovněž skutečný počet listů opisu.

účinné od 1. 1. 2006(6) Výpis z utajovaného dokumentu se pořizuje pouze do poznámkového sešitu nebo knihy podle § 18 odst. 1 nebo na vyjímatelný nosič nebo do certifikovaného informačního systému nebo v podobě utajovaného dokumentu v listinné podobě.

§ 20

účinné od 1. 1. 2006Předávání utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2006(1) Utajovaný dokument se předává proti potvrzení podpisem.

účinné od 1. 1. 2006(2) Předávání utajovaného dokumentu se v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby uskutečňuje

1. účinné od 1. 1. 2006a) mezi organizačními útvary prostřednictvím jednacích protokolů,
2. účinné od 1. 1. 2006b) uvnitř organizačního útvaru prostřednictvím pomocného jednacího protokolu, není-li jej, prostřednictvím jednacího protokolu, nebo, po schválení odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem, i prostřednictvím manipulační knihy.

účinné od 1. 1. 2006(3) Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu se uvádí v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu, doručovací knize, manipulační knize, na sběrném archu nebo na utajovaném dokumentu v rozdělovníku. Pokud má být převzetí utajovaného dokumentu potvrzeno podpisem v administrativní pomůcce vedené v elektronické podobě, lze toto provést pouze za využití aplikace zaručující shodu zobrazované informace s informací opatřovanou zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu⁷).

§ 21

účinné od 1. 1. 2006Příprava zásilky k přepravě

účinné od 1. 1. 2006(1) Utajovaný dokument se vkládá do dvou obálek tak, že

1. účinné od 1. 1. 2006a) na vnitřní obálce se v levé horní části uvede odesílatel, celé číslo jednací utajovaného dokumentu, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní název a úplná adresa adresáta, a je-li zásilka adresována fyzické osobě, uvede se rovněž její jméno, příjmení a funkce. Obálka se zajistí tak, že se všechny spoje obálky po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby a podpisy osoby pověřené vedením jednacího protokolu, nebo osoby, která provedla zajištění obálky. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky se otisky razítka a podpisy touto páskou přelepí. Obálka s utajovaným dokumentem zasílaná kurýrní službou se označí nápisem „KURÝREM“. Má-li být zásilka otevřena pouze adresátem, označí se obálka nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“,
2. účinné od 1. 1. 2006b) na vnější obálce se v případě přepravy utajovaného dokumentu držitelem poštovní licence uvede odesílatel, číslo jednací utajovaného dokumentu bez uvedení zkratky stupně utajení a název a úplná adresa adresáta. Vnější obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné,
3. účinné od 1. 1. 2006c) v případě přepravy utajovaného dokumentu kurýrní službou je vnější obálkou vždy přenosná schránka.

účinné od 1. 1. 2006(2) Do vnitřní obálky s utajovaným dokumentem stupně utajení Přísně tajné, Tajné nebo Důvěrné přepravovaným kurýrní službou se vloží stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Vzor stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu je stanoven v příloze č. 10 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2006(3) V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které jsou zabezpečeny a označeny obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

§ 22

účinné od 1. 1. 2006Přeprava zásilky

účinné od 1. 1. 2006(1) Držitelem poštovní licence³) lze přepravovat zásilku stupně utajení Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které

1. účinné od 1. 1. 2006a) je místo dodání zásilky v České republice,
2. účinné od 1. 1. 2006b) držitel poštovní licence písemně potvrzuje odesílateli převzetí zásilky,
3. účinné od 1. 1. 2006c) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,
4. účinné od 1. 1. 2006d) držitel poštovní licence doručí odesílateli písemné potvrzení prokazující doručení zásilky,
5. účinné od 1. 1. 2006e) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

účinné od 1. 1. 2006(2) V případě přepravy zásilky kurýrní službou se kurýr, který bude přepravovat zásilku s utajovaným dokumentem stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, prokáže platným osvědčením fyzické osoby⁵) pro příslušný stupeň utajení.

účinné od 1. 1. 2006(3) Zásilku stupně utajení Přísně tajné nebo Tajné přepravuje vždy 1 kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

účinné od 1. 1. 2006(4) Zásilku lze kurýrní službou přepravovat pouze v přenosné schránce, která se zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem.

účinné od 1. 1. 2006(5) Pokud při přepravě zásilky kurýrní službou nastane mimořádná situace, například v důsledku nehody nebo havárie, kurýr nebo případně jeho doprovod učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby⁶) k utajované informaci.

účinné od 1. 1. 2006(6) Vrácená stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu podle § 21 odst. 2 nebo potvrzení prokazující doručení zásilky podle odstavce 1 se u odesílatele stává součástí výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení; v případě utajovaného dokumentu vyřízeného prvopisem se uloží u jednacího protokolu.

§ 23

účinné od 1. 1. 2006Přenášení utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2006(1) Utajovaný dokument lze přenášet v obálce nebo pevném obalu za splnění podmínek uvedených v § 22 odst. 3 a 4. Na obálce nebo pevném obalu se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby a vyznačí se stupeň utajení.

účinné od 1. 1. 2006(2) Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné nebo Tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby, nebo bezpečnostního ředitele, nebo jimi pověřených osob. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe; stává se součástí utajovaného dokumentu.

účinné od 1. 1. 2006(3) Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby, nebo bezpečnostního ředitele, nebo jimi pověřených osob.

§ 24

účinné od 1. 1. 2006Ukládání utajovaného dokumentu po jeho vyřízení

účinné od 1. 1. 2006(1) Po vyřízení se utajovaný dokument vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ní stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

účinné od 1. 1. 2006(2) Vyřízené utajované dokumenty se ukládají posloupně podle čísel jednacích utajovaných dokumentů nebo do spisových svazků podle problematik. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými dokumenty se vyznačí takový stupeň utajení, který má utajovaný dokument nejvyššího stupně utajení v něm uložený. Utajované dokumenty ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených dokumentů, který je jeho součástí.

účinné od 1. 1. 2006(3) Nadpočetné výtisky utajovaných dokumentů se mohou zničit mimo skartační řízení. Nadpočetné výtisky zničí bezpečnostní ředitel nebo osoba jím pověřená a osoba pověřená vedením jednacího protokolu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly, a jejich zničení potvrdí podpisy v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení.

§ 25

účinné od 1. 1. 2006Zapůjčování utajovaného dokumentu

účinné od 1. 1. 2006(1) Uložený utajovaný dokument lze, v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 11 odst. 1 zákona.

účinné od 1. 1. 2006(2) Utajovaný dokument stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jimi pověřených osob. Písemný souhlas se ukládá u zápůjční knihy. Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jimi pověřených osob.

účinné od 1. 1. 2006(3) Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu zaznamenává v zápůjční knize osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem.

účinné od 1. 1. 2006(4) Vypůjčené utajované dokumenty se v měsíci lednu každého kalendářního roku vrací k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

§ 26

účinné od 1. 1. 2006Ústřední registr

účinné od 1. 1. 2006(1) Ústřední registr se člení na centrální spisovny pro poskytování utajovaných dokumentů v mezinárodním styku mezi Českou republikou a

1. účinné od 1. 1. 2006a) Organizací Severoatlantické smlouvy,
2. účinné od 1. 1. 2006b) Evropskou unií,
3. účinné od 1. 1. 2006c) ostatními subjekty cizí moci,

účinné od 1. 1. 2006ve kterých se tyto utajované dokumenty evidují.

účinné od 1. 1. 2006(2) Centrální spisovny ústředního registru jsou hlavním přijímacím a odbavovacím místem. Ústřední registr plní též funkci registru podle § 27.

účinné od 1. 1. 2006(3) Utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných dokumentů.

účinné od 1. 1. 2006(4) V ústředním registru se evidují odděleně utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci, a to v samostatných jednacích protokolech pro každý stupeň utajení.

účinné od 1. 1. 2006(5) V ústředním registru je veden seznam všech registrů na území České republiky, a to včetně jmen, příjmení a podpisových vzorů jejich vedoucích a jejich zástupců. Ústřední registr stanovuje podmínky pro ničení utajovaného dokumentu poskytovaného v mezinárodním styku podle požadavků cizí moci, která utajovaný dokument poskytla.

účinné od 1. 1. 2006(6) Vedoucí ústředního registru odpovídá za ochranu všech utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku, které jsou v ústředním registru uloženy.

účinné od 1. 1. 2006(7) Při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu poskytovaného v mezinárodním styku do zahraničí se na obálce uvede rovněž úplná adresa příjemce. V ústředním registru se za přítomnosti doručitele provede kontrola úplnosti odesílaného utajovaného dokumentu. Při zjištění závad se utajovaný dokument vrátí zpět odesílateli. Po provedení kontroly se utajovaný dokument zaeviduje v jednacím protokolu ústředního registru.

účinné od 1. 1. 2006(8) V případě kurýrní přepravy zásilky s utajovanými dokumenty poskytovanými v mezinárodním styku do zahraničí se kurýr odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby⁵) pro příslušný stupeň utajení a kurýrním listem podle § 137 písm. g) zákona, jehož vzor je stanoven v příloze č. 11 k této vyhlášce. Kurýrní list podle § 137 písm. g) zákona se nevystavuje v případě přepravy zásilky diplomatickou kurýrní poštou podle Vídeňské úmluvy o diplomatických stycích.

§ 27

účinné od 1. 1. 2006Registr

účinné od 1. 1. 2006(1) Písemná žádost o souhlas ke zřízení registru obsahuje

1. účinné od 1. 1. 2006a) název a sídlo orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a místo podnikání podnikající fyzické osoby, která žádá o souhlas ke zřízení registru,
2. účinné od 1. 1. 2006b) zdůvodnění žádosti,
3. účinné od 1. 1. 2006c) sídlo registru,
4. účinné od 1. 1. 2006d) stupeň utajení utajovaných dokumentů, k jejichž evidenci a ukládání je registr zřízen,
5. účinné od 1. 1. 2006e) popis organizační struktury registru,
6. účinné od 1. 1. 2006f) organizační začlenění registru v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby,
7. účinné od 1. 1. 2006g) jména a příjmení vedoucího registru a jeho zástupce, kteří budou jmenováni po zřízení registru.

účinné od 1. 1. 2006(2) Orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba zašle Úřadu vyplněný evidenční list registru, a to do 15 dnů ode dne zřízení registru. Evidenční list registru obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 12 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2006(3) Pokud dojde ke změně údajů uvedených v žádosti podle odstavce 1, orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba oznámí změny Úřadu do 24 hodin od okamžiku, kdy změna nastala; oznámení se provádí zasláním nového evidenčního listu registru.

účinné od 1. 1. 2006(4) Utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných dokumentů.

účinné od 1. 1. 2006(5) V registru se evidují odděleně utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci, a to v samostatných jednacích protokolech pro každý stupeň utajení.

účinné od 1. 1. 2006(6) Vedoucí registru odpovídá za ochranu všech utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku, které jsou v registru uloženy.

účinné od 1. 1. 2006(7) Utajované dokumenty stupně utajení Přísně tajné poskytované v mezinárodním styku může registr předat jinému registru pouze se souhlasem ústředního registru.

účinné od 1. 1. 2006(8) V registru je veden seznam osob, které se mohou, v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, u které je registr zřízen, seznamovat s utajovanými dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy a Evropské unie, případně s ostatními utajovanými dokumenty poskytovanými v mezinárodním styku.

účinné od 1. 1. 2006(9) Registr provádí nejméně jednou za rok nebo na základě pokynu ústředního registru fyzickou kontrolu evidovaných utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku a její výsledky předává ústřednímu registru.

účinné od 1. 1. 2006(10) Utajované dokumenty poskytnuté v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby z registru k jednacím protokolům se v těchto jednacích protokolech evidují způsobem podle odstavce 5.

§ 28

účinné od 1. 1. 2006Zajištění ochrany utajovaných informací při personálních změnách

účinné od 1. 1. 2006(1) Při změně osoby pověřené vedením jednacího protokolu se provede komisionální předání všech utajovaných dokumentů stupně utajení Přísně tajné, Tajné a Důvěrné a příslušných administrativních pomůcek.

účinné od 1. 1. 2006(2) Odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba ustanoví v případě podle odstavce 1 nejméně tříčlennou komisi, která provede

1. účinné od 1. 1. 2006a) kontrolu všech uložených utajovaných dokumentů, utajovaných dokumentů dosud nepředaných k vyřízení a utajovaných dokumentů předaných k odeslání,
2. účinné od 1. 1. 2006b) zpracování předávacího protokolu, který se zaeviduje; předávací protokol podepíší předávající, přebírající a všichni členové komise.

účinné od 1. 1. 2006(3) Při předávání utajovaných dokumentů stupně utajení Vyhrazené v případě podle odstavce 1 zabezpečuje úkoly podle odstavce 2 předávající a přebírající.

účinné od 1. 1. 2006(4) Při zániku platnosti oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené⁴), nebo platnosti osvědčení fyzické osoby⁵) nebo při skončení výkonu funkce, pracovní nebo jiné činnosti osoby, která má přístup k utajovaným informacím, předá tato osoba neprodleně utajované dokumenty osobě pověřené vedením administrativních pomůcek, ve kterých jsou evidovány, nebo bezpečnostnímu řediteli nebo osobě jím pověřené.

§ 29

účinné od 1. 1. 2006Zajištění ochrany utajovaných informací při zániku orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby nebo jejich organizační složky

účinné od 1. 1. 2006(1) Při zániku orgánu státu předá jeho odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba všechny utajované dokumenty odpovědné osobě právního nástupce orgánu státu; není-li jej, Úřadu. Při zániku organizační složky orgánu státu se utajované dokumenty předají bezpečnostnímu řediteli orgánu státu nebo jím pověřené osobě.

účinné od 1. 1. 2006(2) Při zániku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby předá její odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba všechny utajované dokumenty orgánu státu, právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, které jí tyto utajované dokumenty poskytly; není-li jich, Úřadu.

účinné od 1. 1. 2006(3) Odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba přebírajícího orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby ustanoví komisi, která provede

1. účinné od 1. 1. 2006a) kontrolu všech předávaných utajovaných dokumentů,
2. účinné od 1. 1. 2006b) zpracování předávacího protokolu, který se u přebírající strany zaeviduje; předávací protokol podepíší předávající, přebírající a všichni členové komise.

účinné od 1. 1. 2006(4) S utajovanými dokumenty se předávají i použité administrativní pomůcky.

§ 30

účinné od 1. 1. 2006(1) Technickým zařízením se pro účely této vyhlášky rozumí vojenský materiál⁸), zejména elektronická, fototechnická, chemická, fyzikálně-chemická, radiotechnická, optická a mechanická vojenská technika a vojenská výzbroj, který obsahuje utajovanou informaci.

účinné od 1. 1. 2006(2) Doručené technické zařízení přijímá osoba určená k jeho převzetí. Po převzetí musí být technické zařízení neprodleně předáno osobě pověřené k jeho evidenci.

účinné od 1. 1. 2006(3) Technické zařízení se prokazatelně zaeviduje v administrativní pomůcce, a to nejméně uvedením evidenčního označení, data vzetí do evidence, od koho bylo převzato, názvu technického zařízení, případně čeho je součástí. Oprava zápisu v evidenci se provede způsobem podle § 14 odst. 1.

účinné od 1. 1. 2006(4) Administrativní pomůcka podle odstavce 3 musí být evidována, údaje do ní se zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma nebo se pořizují otiskem razítka; ukládá se způsobem zajišťujícím její ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

účinné od 1. 1. 2006(5) Technické zařízení stupně utajení Přísně tajné se eviduje v samostatné evidenci. Technická zařízení stupňů utajení Tajné, Důvěrné a Vyhrazené se mohou evidovat společně.

účinné od 1. 1. 2006(6) Je-li to možné, uvede se na technické zařízení evidenční označení a stupeň utajení.

účinné od 1. 1. 2006(7) Technické zařízení se předává proti potvrzení podpisem.

účinné od 1. 1. 2006(8) V případech uvedených v § 28 a 29 týkajících se technického zařízení se postupuje obdobně.

účinné od 1. 1. 2006(9) Zničení technického zařízení, jeho ztráta nebo neoprávněné zničení se zaznamená v evidenci technického zařízení.

účinné od 1. 1. 2006(10) Konkrétní způsob manipulace s technickým zařízením v rozsahu odstavců 2 až 9 písemně stanoví, před jeho zařazením do použití, odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba.

§ 31