Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

§ 1

(1) Tato vyhláška stanoví

1. a) způsob vyznačování náležitostí na utajované informaci v listinné a nelistinné podobě (dále jen „utajovaný dokument“),
2. b) druhy administrativních pomůcek, jejich náležitosti a organizační a technické požadavky na jejich vedení, a rozsah podkladových materiálů stupně utajení Vyhrazené k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené,
3. c) náležitosti souhlasu k pořizování opisu, kopie, výpisu a překladu utajovaného dokumentu, způsob vyznačování náležitostí na nich a způsob pořizování výpisu,
4. d) podrobnosti k přepravě, přenášení, převzetí a zapůjčování utajovaného dokumentu a k další manipulaci s tím související, včetně organizačního zajištění těchto činností, požadavků na přenosné schránky a obaly a vyznačování příslušných náležitostí na nich,
5. e) organizaci a činnost ústředního registru, obsah písemné žádosti o zřízení registru, podmínky zřízení, obsah a způsob vedení registru a rozsah změn v registru, oznamovaných Národnímu bezpečnostnímu úřadu (dále jen „Úřad“).

(2) Způsob označování a postupy při manipulaci s kryptografickým materiálem stanoví zvláštní právní předpis¹).

§ 2

Vymezení pojmů

Pro účely této vyhlášky se rozumí

1. a) zásilkou utajovaný dokument vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení do ukončení její přepravy a jejího otevření,
2. b) přepravou zásilky její dopravení mimo objekt²) orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby za účelem jejího doručení adresátovi,
3. c) přenášením utajovaného dokumentu jeho dopravení mimo objekt²) orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, jehož účelem není doručení,
4. d) přenosnou schránkou jakýkoliv druh aktovky, kufříku, kufru, přenosné bezpečnostní schránky nebo kurýrního vaku, který je při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu zajištěn proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním, plombováním a opatřen na vhodném místě názvem a adresou orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby a nápisem: „V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“,
5. e) originálem utajovaného dokumentu výtisk utajovaného dokumentu doručeného nebo výtisk utajovaného dokumentu vzniklého, uvedený v rozdělovníku.

§ 3

Administrativní pomůcky

(1) Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují

1. a) jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro evidování utajovaného dokumentu. Jednací protokol obsahuje evidenční položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 1 k této vyhlášce,
2. b) pomocný jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby. Pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 2 k této vyhlášce,
3. c) manipulační kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání utajovaného dokumentu při jeho vytváření, převzetí a předávání. Manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 3 k této vyhlášce,
4. d) doručovací kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání předání utajovaného dokumentu. Doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 4 k této vyhlášce,
5. e) zápůjční kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání zápůjček uloženého utajovaného dokumentu. Zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 5 k této vyhlášce,
6. f) kontrolní list utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné, nebo Přísně tajné (dále jen „kontrolní list“) pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily. Kontrolní list obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,
7. g) sběrný arch pro rozšíření evidenčního záznamu v jednacím protokolu v případě evidování většího počtu utajovaných dokumentů k jedné věci. Sběrný arch obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 7 k této vyhlášce.

(2) Kromě administrativních pomůcek podle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů musí obsahovat podle účelu, pro který jsou používány, položky jako jednací protokol.

(3) Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a), b), c) a e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby anebo jménem a příjmením podnikající fyzické osoby, přesahující okraj přelepu, a uvede se doložka o počtu listů a podpis bezpečnostního ředitele nebo osoby pověřené k podpisu odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle předchozí věty nelze, v případě jednacího protokolu a administrativních pomůcek podle odstavce 2 věty druhé, pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu nebo osobu pověřenou vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci utajovaných dokumentů (dále jen „osoba pověřená vedením jednacího protokolu“).

(4) Administrativní pomůcky lze vést v elektronické podobě. Pokud jsou jednací protokol nebo pomocný jednací protokol nebo administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé vedeny pouze v elektronické podobě, musí obsahovat všechny předepsané položky, a systém, jehož prostřednictvím jsou vedeny, je zabezpečen proti neoprávněnému zásahu a proti přístupu osob, které k němu nejsou oprávněny, prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny a jeho používání je schváleno odpovědnou osobou.

(5) Kontrolní list vyhotovuje k utajovanému dokumentu osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci utajovaného dokumentu nebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje. Kontrolní list se stává součástí utajovaného dokumentu určeného k uložení. Kontrolní list lze nahradit záznamem na utajovaném dokumentu, obsahujícím jméno, příjmení a podpis osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily, a datum tohoto seznámení.

(6) Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé se evidují. Evidenci vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(7) Do administrativních pomůcek se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo se pořizují otiskem razítka.

(8) Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných dokumentů, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

(9) Jednací protokoly, pomocné jednací protokoly a doručovací knihy se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.

§ 4

Číslo jednací utajovaného dokumentu

(1) Číslo jednací utajovaného dokumentu tvoří

1. a) zkratka stupně utajení, a to pro stupeň utajení
   1. 1. Přísně tajné zkratka „PT“,
   2. 2. Tajné zkratka „T“,
   3. 3. Důvěrné zkratka „D“,
   4. 4. Vyhrazené zkratka „V“,

1. b) pořadové číslo z příslušného jednacího protokolu; v případě použití sběrného archu se za pořadovým číslem vyznačí spojovník a pořadové číslo ze sběrného archu,
2. c) lomítko,
3. d) rok, ve kterém bylo pořadové číslo podle písmene b) přiděleno.

(2) Za číslem jednacím utajovaného dokumentu mohou být uvedeny další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu, právnickou osobou nebo podnikající fyzickou osobou. Tyto údaje nebo znaky se od čísla jednacího utajovaného dokumentu oddělují spojovníkem.

§ 5

Vyznačení stupně utajení

(1) Na utajovaném dokumentu se stupeň utajení vyznačí takto

1. a) „PŘÍSNĚ TAJNÉ“,
2. b) „TAJNÉ“,
3. c) „DŮVĚRNÉ“, nebo
4. d) „VYHRAZENÉ“.

(2) Stupeň utajení se vyznačí psaným slovem podle odstavce 1 nebo otiskem razítka.

(3) Stupeň utajení se na utajovaném dokumentu v listinné podobě vyznačí v horní a dolní části uprostřed na každé straně utajovaného dokumentu obsahující informace. Jedná-li se o utajovaný dokument poskytnutý cizí mocí, vyznačí se stupeň utajení, včetně zkratky podle § 21 odst. 2 zákona pouze na první straně utajovaného dokumentu; umístění zkratky u stupně utajení se řídí příslušnou mezinárodní smlouvou. Není-li možné stupeň utajení vyznačit podle věty první, vyznačí se jiným vhodným způsobem.

(4) Není-li možné vyznačit stupeň utajení přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

(5) Stupeň utajení se vyznačí též na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované dokumenty, není-li dále stanoveno jinak.

(6) Omezení platnosti stupně utajení podle § 22 odst. 3 zákona se vyznačí tak, že se na přední stranu prvního listu utajovaného dokumentu v listinné podobě pod horní vyznačení stupně utajení a v případě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě pod vyznačení stupně utajení uvedou slova „UTAJOVAT DO“ a doba, po kterou bude utajovaný dokument utajován.

(7) Pokud utajovaný dokument obsahuje utajovanou informaci podle § 21 odst. 3 zákona, uvede se doplňující označení za vyznačený stupeň utajení.

§ 6

Změna nebo zrušení stupně utajení

(1) Změna nebo zrušení stupně utajení se na utajovaném dokumentu vyznačí přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení zůstal čitelný. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na utajovaném dokumentu s uvedením důvodu, data provedení, jména, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu vyznačila.

(2) O změně stupně utajení utajovaného dokumentu se v příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů provede záznam a utajovaný dokument se přeeviduje podle nového stupně utajení. V příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů se v případě změny stupně utajení uvede odkaz na číslo jednací utajovaného dokumentu, pod kterým byl utajovaný dokument nově zaevidován. Dojde-li ke změně stupně utajení utajovaného dokumentu na stupeň utajení Vyhrazené, uvede se odkaz na číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení. V případě, že jsou utajované dokumenty různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím zkratky stupně utajení ve sloupci č. 1 jednacího protokolu, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v tomto jednacím protokolu. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.

(3) O zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu se v příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů provede záznam a proškrtne se sloupec č. 1. Obdobně se zrušení stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.

§ 7

Evidence utajovaného dokumentu

(1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci lze použít jednací protokol nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé.

(2) Oprava zápisu v evidenci se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

(3) Na doručený utajovaný dokument se vyznačí

1. a) název příjemce,
2. b) datum zaevidování,
3. c) evidenční označení příjemce. V případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 1 písm. a), číslo jednací utajovaného dokumentu; v případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení. Jako jiné evidenční označení lze použít například evidenční označení původce nebo odesílatele,
4. d) počet listů,
5. e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, případně
6. f) další údaje.

§ 8

Vyhotovení utajovaného dokumentu a jeho náležitosti

(1) Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, stupeň utajení, datum vyhotovení, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě, a to způsobem podle § 15 odst. 2. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit další údaje. Jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, z nichž některé jsou utajované, vyznačí se stupeň utajení a další údaje podle věty první i v případě, kdy sám dokument neobsahuje utajované informace.

(2) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo, je-li utajovaný dokument evidován v administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení, nebo, je-li přílohou, označení „Příloha k č. j. ...“ nebo „Příloha k evid. ozn. ...“. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

(3) Čistopis utajovaného dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopis, neprodleně po jeho schválení, zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly. Stejně tak se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud není evidován. Podkladovým materiálem stupně utajení Vyhrazené k čistopisu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené je materiál v listinné i nelistinné podobě obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené, který není originálem ani čistopisem, je určen pro jeho vyhotovení; například se jedná o materiál, který vzniká při jednání a je podkladem pro výsledný utajovaný dokument nebo oficiální závěr z jednání, nebo kopie utajovaného dokumentu. Pokud se stane podkladový materiál součástí utajovaného dokumentu, musí být evidován. Při vyhotovení kryptografické písemnosti^2a) se podkladový materiál nesmí vytvářet.

§ 9

Příprava zásilky k přepravě a přeprava zásilky

(1) Při přepravě zásilky držitelem poštovní licence³) se utajovaný dokument přepravuje ve dvou obálkách. Na vnitřní obálku se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení. Na vnější obálku se uvede odesílatel a adresát, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím utajovaného dokumentu, pokud je použito. Když utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které se opatří stejnými náležitostmi.

(2) V případě přepravy zásilky držitelem poštovní licence³) lze použít formu poštovní služby, při které

1. a) je místo dodání zásilky v České republice,
2. b) držitel poštovní licence písemně potvrzuje odesílateli převzetí zásilky,
3. c) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,
4. d) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

(3) Při přepravě zásilky kurýrní službou se utajovaný dokument přepravuje v přenosné schránce, v obálce nebo pevném obalu. Na obálku nebo pevný obal se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení.

(4) Při přepravě zásilky kurýrní službou kurýr učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby⁶) k utajované informaci.

§ 10

Ukládání a zapůjčování vyřízeného utajovaného dokumentu

(1) Po vyřízení se utajovaný dokument vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení; vrací-li jej v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

(2) Vyřízené utajované dokumenty se ukládají posloupně podle čísel jednacích utajovaných dokumentů, nebo evidenčních označení, nebo podle problematik do spisových svazků. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými dokumenty se vyznačí stupeň utajení. Utajované dokumenty, ukládané do spisového svazku, se průběžně zapisují do seznamu uložených dokumentů, který je jeho součástí.

(3) Uložený utajovaný dokument lze v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 zákona.

(4) Výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu nebo k administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, ve které je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití (dále jen „nadpočetný výtisk“), lze zničit mimo skartační řízení. Zničení se provádí tak, aby byla znemožněna rekonstrukce utajovaného dokumentu a identifikace utajované informace, kterou obsahuje; o tomto zničení se pořídí písemný záznam.