§ 3
změněno 1. 1. 2012 zákonem 433/2011 Sb.
§ 3 Administrativní pomůcky (1) Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují a) jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro evidování utajovaného dokumentu. Jednací protokol obsahuje evidenční položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 1 k této vyhlášce, b) pomocný jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby. Pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 2 k této vyhlášce, c) manipulační kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání utajovaného dokumentu při jeho vytváření, převzetí a předávání. Manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 3 k této vyhlášce, d) doručovací kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání předání utajovaného dokumentu. Doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 4 k této vyhlášce, e) zápůjční kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání zápůjček uloženého utajovaného dokumentu. Zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 5 k této vyhlášce, f) kontrolní list utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné, nebo Přísně tajné (dále jen „kontrolní list“) pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily. Kontrolní list obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce, g) sběrný arch pro rozšíření evidenčního záznamu v jednacím protokolu v případě evidování většího počtu utajovaných dokumentů k jedné věci. Sběrný arch obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 7 k této vyhlášce. (2) Kromě administrativních pomůcek podle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů musí obsahovat podle účelu, pro který jsou používány, položky jako jednací protokol. (3) Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a), b), c) a až e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby anebo jménem a příjmením podnikající fyzické osoby a připojí se podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, přesahující okraj přelepu, a uvede. Dále se uvede doložka o počtu listů a podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo osoby jím pověřené k podpisu odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem osoby a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle předchozí věty druhé a třetí nelze, v případě jednacího protokolu a administrativních pomůcek podle odstavce 2 věty druhé, pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu nebo osobu pověřenou vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci utajovaných dokumentů (dále jen „osoba pověřená vedením jednacího protokolu“). (4) Administrativní Jednotlivé administrativní pomůcky lze vést v elektronické podobě. Pokud jsou jednací protokol nebo pomocný jednací protokol nebo administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé vedeny pouze v elektronické podobě za předpokladu, musí obsahovat že obsahují všechny předepsané položky podle odstavců 1 a 2, a systém, jehož prostřednictvím jsou vedeny, je zabezpečen proti neoprávněnému zásahu a proti přístupu osob, které k němu nejsou oprávněny, prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny nebo opravy a jeho používání je schváleno odpovědnou osobou. Vedení administrativní pomůcky podle odstavců 1 a 2 plní také elektronický systém spisové služby splňující požadavky zákona o archivnictví a spisové službě, který je vedený v informačním systému nakládajícím s utajovanými informacemi certifikovaném Úřadem a písemně schváleném do provozu9). Vedení administrativních pomůcek podle odstavců 1 a 2 v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby musí umožňovat jejich převod do listinné podoby nebo jejich převedení do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zákona o elektronickém podpisu nebo označení elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a následně opatření kvalifikovaným časovým razítkem podle zákona o elektronickém podpisu, nebo nahrazení těchto prostředků zvláštním způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě. (5) Kontrolní list vyhotovuje k utajovanému dokumentu osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci utajovaného dokumentu nebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje. Kontrolní list se stává není součástí utajovaného dokumentu určeného k uložení. Kontrolní list lze nahradit záznamem na utajovaném dokumentu, obsahujícím jméno, příjmení a podpis osob, které ale ukládá se společně s obsahem utajovaným dokumentem až do jeho vyřazení nebo odeslání. Po vyřazení či odeslání utajovaného dokumentu se kontrolní list uloží u orgánu státu jednacího protokolu nejméně na dobu 5 let, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily, a datum tohoto seznámení není-li dále stanoveno jinak (§ 27 odst. 8). Po uplynutí této doby osoba pověřená vedením jednacího protokolu kontrolní list mimo skartační řízení zničí. (6) Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé se evidují. Evidenci vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu. (7) Do administrativních pomůcek se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo se pořizují otiskem razítka. (8) Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných dokumentů, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití. (9) Jednací protokoly, pomocné jednací protokoly a doručovací knihy se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.