§ 7
změněno 1. 1. 2012 zákonem 433/2011 Sb.
§ 7 Evidence utajovaného dokumentu (1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci lze použít jednací protokol nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé. (2) Oprava zápisu v evidenci a oprava evidenčního zápisu na utajovaném dokumentu se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla. (3) Na doručený utajovaný dokument se vyznačí a) název příjemce, b) datum zaevidování, c) evidenční označení příjemce. V případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 1 písm. a), číslo jednací utajovaného dokumentu; v případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení. Jako jiné evidenční označení lze použít například evidenční označení původce nebo odesílatele, d) počet listů, e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, případně f) další údaje. (4) Na konci kalendářního roku se jednací protokol nebo další administrativní pomůcka podle § 3 odst. 2 věty druhé uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích nebo jiných evidenčních označení v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích nebo jiných evidenčních označeních, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé a dále bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé. (5) Jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé, které jsou vedeny v elektronické podobě, se převedou do listinné podoby nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, při změně osoby pověřené jejich vedením nebo podle potřeby a upraví se způsobem podle § 3 odst. 3. Pokud vedení jednacího protokolu, pomocného jednacího protokolu nebo dalších administrativních pomůcek podle § 3 odst. 2 věty druhé v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby umožní jejich převedení do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zákona o elektronickém podpisu nebo označení elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a následně opatření kvalifikovaným časovým razítkem podle zákona o elektronickém podpisu, nebo nahrazení těchto prostředků zvláštním způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě, není potřeba jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé převádět do listinné podoby. Takto vzniklý dokument se zařadí do spisového plánu a je mu přidělen skartační znak „A“. Odpovědná osoba je povinna zajistit, aby v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v dalších administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé byly zaznamenány všechny změny.