§ 7
změněno 1. 1. 2016 zákonem 275/2015 Sb.
§ 7 Evidence utajovaného dokumentu (1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci lze použít jednací protokol, sběrný arch (§ 7a odst. 1) nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé. Dokument cizí moci stupně utajení odpovídající stupni utajení Vyhrazené se eviduje v samostatném jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu utajovaného dokumentu cizí moci. (2) Oprava zápisu v evidenci a oprava evidenčního zápisu na utajovaném dokumentu se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla. (3) Na doručený utajovaný dokument se vyznačí a) název příjemce, b) datum zaevidování, c) evidenční označení příjemce. V případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 1 písm. a), číslo jednací utajovaného dokumentu; v případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení. Jako jiné evidenční označení lze použít například evidenční označení původce utajované informace nebo odesílatele a dále označení podle § 4 odst. 4 písm. e) a f) a odst. 5, d) počet listů, e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, případně f) další údaje. (4) Na konci kalendářního roku se jednací protokol nebo další administrativní pomůcka pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé uzavře uzavřou tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování pořadových čísel jednacích nebo jiných evidenčních označení v tomto roce. Pod podtržením se uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích nebo jiných evidenčních označeních, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé a dále bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé. (5) Jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé, které jsou vedeny v elektronické podobě, se převedou do listinné podoby nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, při změně osoby pověřené jejich vedením nebo podle potřeby a upraví se způsobem podle § 3 odst. 3. Pokud vedení jednacího protokolu, pomocného jednacího protokolu nebo dalších administrativních pomůcek podle § 3 odst. 2 věty druhé v elektronické podobě nebo v elektronickém systému spisové služby umožní jejich převedení do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zákona o elektronickém podpisu nebo označení elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a následně opatření kvalifikovaným časovým razítkem podle zákona o elektronickém podpisu, nebo nahrazení těchto prostředků zvláštním způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě, není potřeba jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé převádět do listinné podoby. Takto vzniklý dokument se zařadí do spisového plánu a je mu přidělen skartační znak „A“. Odpovědná osoba je povinna zajistit, aby v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v dalších administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé byly zaznamenány všechny změny. (6) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 3 na utajovaný dokument.