Zákon České národní rady o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

§ 37

Vedení a předkládání záznamů

(1) Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:

1. a) příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
2. b) rodné číslo,
3. c) vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
4. d) vyměřovací základ pojištěnce pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,⁵⁵)
5. e) dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo ošetřování jiné fyzické osoby v případech uvedených v § 39 zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče podle zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u dávky otcovské poporodní péče podle zákona o nemocenském pojištění, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
6. f) dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
7. g) záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 zákona o důchodovém pojištění, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
8. h) jde-li o obchodní společnost za období před rokem 2014, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést; to platí obdobně pro družstvo,
9. i) nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění nebo uplatnil-li zaměstnanec, který byl nebo je účasten důchodového pojištění v cizině, nárok na slevu na pojistném na důchodové pojištění z důvodu pobírání starobního důchodu v plné výši, údaje o jeho pojištění v cizině,
10. j) dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.

(2) Zaměstnavatel dále vede evidenci

1. a) o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
2. b) o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
3. c) o dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky;

potvrzení podle písmen a) až c) je zaměstnavatel povinen vystavit občanu do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti o jeho vystavení.

(3) Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří pracují v zaměstnání v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech (dále jen „zaměstnání v hlubinném hornictví“), dále vede pro účely stanovení důchodového věku podle § 37c odst. 1 zákona o důchodovém pojištění o těchto zaměstnancích

1. a) jejich seznam,
2. b) evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,
3. c) název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání⁸³), přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,
4. d) záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice;

zaměstnavatel vystavuje potvrzení o údajích podle písmen b) a d) na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen vystavit toto potvrzení občanu na jeho žádost, a to do 30 kalendářních dnů od obdržení této žádosti; zaměstnavatel je dále povinen vystavit občanu toto potvrzení a stejnopis potvrzení předložit České správě sociálního zabezpečení, a to do 30 kalendářních dnů po skončení zaměstnání v hlubinném hornictví.

(4) Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří vykonávají rizikové práce podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění (dále jen „rizikové práce“), nebo zaměstnance, kteří vykonávají práce člena výjezdové skupiny zdravotnické záchranné služby⁸⁸), operátora zdravotnického operačního střediska a pomocného operačního střediska zdravotnické záchranné služby a záchranáře horské služby (dále jen „zdravotnický záchranář“) nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku, dále vede pro účely stanovení důchodového věku podle § 37e zákona o důchodovém pojištění o těchto zaměstnancích

1. a) jejich seznam; jde-li o výkon rizikových prací, vede pro účely § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění zaměstnavatel ve své evidenci též údaje o rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví, jímž byla práce zařazena do čtvrté kategorie,
2. b) evidenci o době výkonu rizikových prací a o době výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých směnách a v jednotlivých kalendářních měsících; doba výkonu těchto prací v kalendářním měsíci se stanoví v celých hodinách, přičemž zbytek minut nižší než 60 se považuje za 1 hodinu,
3. c) počet směn v rizikovém zaměstnání podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění a v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku podle § 37d odst. 2 až 5 zákona o důchodovém pojištění v kalendářním roce, přičemž tento počet směn se stanoví tak, že se úhrn hodin výkonu rizikových prací a výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých kalendářních měsících vydělí 8, přičemž zbytek hodin nižší než 8 se považuje za 1 směnu; doba výkonu rizikové práce, při které působí na zaměstnance současně více faktorů pracovních podmínek, pro které se práce považuje za rizikovou práci, se pro účely postupu podle části věty před středníkem hodnotí pouze jednou;

zaměstnavatel vystavuje potvrzení o údajích podle písmene c) na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení spolu s evidenčním listem postupem podle § 39 nebo na výzvu tohoto orgánu podle § 39. Zaměstnavatel je dále povinen vyhotovit stejnopisy tohoto potvrzení a občanu předat stejnopis tohoto potvrzení spolu se stejnopisem evidenčního listu; pro stejnopisy tohoto potvrzení platí § 38 odst. 5 obdobně.

(5) Občané předkládají potvrzení uvedená v odstavci 2 v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu. Občané předkládají potvrzení uvedené v odstavci 3 v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu nebo v souvislosti se žádostí o přepočet důchodu podle zvláštního právního předpisu⁸⁴).

(6) Jde-li o osobu samostatně výdělečně činnou a o osobu dobrovolně účastnou důchodového pojištění, vede příslušná územní správa sociálního zabezpečení v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Územní správa sociálního zabezpečení je na žádost osoby samostatně výdělečně činné a osoby dobrovolně účastné důchodového pojištění povinna vydat jí potvrzení o době trvání účasti na důchodovém pojištění a o vyměřovacím základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to nejpozději do jednoho měsíce ode dne, kdy jí žádost této osoby byla doručena. Územní správa sociálního zabezpečení zasílá příslušnému plátci důchodu potvrzení o výši vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za kalendářní rok, který bezprostředně předchází roku přiznání důchodu osobě samostatně výdělečně činné.⁵⁶)

(7) Jde-li o osoby vedené v evidenci krajské pobočky Úřadu práce jako uchazeči o zaměstnání, vede příslušná krajská pobočka Úřadu práce v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Krajská pobočka Úřadu práce zasílá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím ministerstva údaje o době, po kterou uchazeči o zaměstnání náležela podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci, a době, po kterou tato podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci nenáležely, a to vždy po uplynutí kalendářního roku. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(8) Jde-li o osoby, které pečují o dítě v případech uvedených v § 5 odst. 2 písm. h) a v § 102 odst. 6 zákona o důchodovém pojištění, vede Úřad práce České republiky v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Úřad práce České republiky zasílá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím ministerstva tyto údaje po uplynutí kalendářního roku. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(9) Jde-li o osoby se zdravotním postižením při teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání nebo jinou výdělečnou činnost, vede zaměstnavatel nebo vzdělávací zařízení, u nichž se příprava provádí, v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(10) Zaniká-li obchodní společnost [odstavec 1 písm. h)] bez právního nástupce, je povinna předat údaje uvedené v odstavci 1 písm. h) územní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, a to nejpozději do dne výmazu obchodní společnosti z obchodního rejstříku; to platí obdobně pro družstvo.

§ 37a

(1) Zaměstnavatelé jsou povinni vystavit na předepsaných tiskopisech potvrzení podle § 37 odst. 4 písm. c) o počtu směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku vykonávaném v období od 1. ledna 1993 do 31. prosince 2022 a toto potvrzení do 31. prosince 2024 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení; pro tento stejnopis platí obdobně postup podle § 38 odst. 5. Povinnosti podle věty první mají i bývalí zaměstnavatelé s tím, že bývalému zaměstnanci nepředkládají stejnopis potvrzení. Evidence o počtu těchto směn se považuje za záznam podle § 35a.

(2) Občan může požádat do 31. prosince 2024 o vystavení potvrzení podle odstavce 1. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení vystavit a předložit do 30 dnů ode dne obdržení žádosti občana.

(3) Zaměstnavatelé jsou povinni vystavit na předepsaných tiskopisech potvrzení podle § 37 odst. 4 písm. c) o počtu směn v rizikovém zaměstnání podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění vykonávaném v období od 1. ledna 2015 do 31. prosince 2024 a toto potvrzení do 31. prosince 2026 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení; pro tento stejnopis platí obdobně postup podle § 38 odst. 5. Povinnosti podle věty první mají i bývalí zaměstnavatelé s tím, že bývalému zaměstnanci nepředkládají stejnopis potvrzení. Evidence o počtu těchto směn se považuje za záznam podle § 35a.

(4) Občan může požádat do 31. prosince 2026 o vystavení potvrzení podle odstavce 1. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení vystavit a předložit do 30 dnů ode dne obdržení žádosti občana.

§ 38

Evidenční listy

(1) Zaměstnavatelé a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění podle § 36 písm. a) až d), f) až n), q), s) a u) až zk) jsou povinni vést pro každého občana uvedeného v těchto ustanoveních, který je účasten důchodového pojištění, evidenční list. Evidenční list se nevede, jde-li o občana, který má nárok na výplatu starobního důchodu v plné výši, pokud tento občan nebyl nebo není účasten důchodového pojištění v cizině. Evidenční list nevede územní správa sociálního zabezpečení, plní-li úkoly zaměstnavatele podle § 36 písm. s).

(2) Evidenční list se vede pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok. Pro každý kalendářní rok se vede vždy nový evidenční list, a to i když trvala účast na důchodovém pojištění u téhož zaměstnavatele v předchozím kalendářním roce.

(3) Evidenční list se vede od 1. ledna kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti občana na důchodovém pojištění, vznikla-li tato účast po 1. lednu, a ukončuje se dnem 31. prosince kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.

(4) Do evidenčního listu se zapisují za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. ledna následujícího kalendářního roku

1. a) identifikační údaje zaměstnavatele,
2. b) jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
3. c) druh výdělečné činnosti,
4. d) doba účasti na důchodovém pojištění,
5. e) doba důchodového pojištění,
6. f) vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
7. g) doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle § 16 odst. 4 písm. a), d) a j) zákona o důchodovém pojištění vylučují,
8. h) doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

(5) Zaměstnavatel je povinen vyhotovit stejnopisy evidenčního listu s údaji podle odstavce 4; jeden stejnopis je povinen předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence [§ 35a odst. 4 písm. a)] a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení podle § 39 odst. 2 nebo 3. Nesouhlasí-li občan se zápisem zaměstnavatele v evidenčním listu a zaměstnavatel na základě žádosti občana evidenční list včetně jeho stejnopisu neopraví, může občan požádat územní správu sociálního zabezpečení příslušnou podle § 39 odst. 1 do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby tento spor rozhodla. Příslušná územní správa sociálního zabezpečení může zmeškání lhůty uvedené ve větě druhé prominout; proti rozhodnutí o prominutí zmeškání lhůty není odvolání přípustné a toto rozhodnutí je vyloučeno ze soudního přezkumu. Jde-li o osobu ve služebním poměru, s výjimkou státních zaměstnanců podle služebního zákona, platí věty druhá a třetí obdobně s tím, že místo územní správy sociálního zabezpečení je příslušný orgán sociálního zabezpečení uvedený v § 9 odst. 1.

§ 39

Předkládání evidenčního listu

(1) Evidenční listy předkládají zaměstnavatelé České správě sociálního zabezpečení v elektronické podobě formou datové zprávy prostřednictvím datové schránky nebo elektronické adresy podatelny. Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle zákona o státní službě, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.

(2) Zaměstnavatel je povinen předložit evidenční list do 30 dnů

1. a) ode dne zápisu údajů do evidenčního listu podle § 38 odst. 4; skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu,
2. b) ode dne svého zániku.

(3) Evidenční list je zaměstnavatel povinen předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.

(4) Při úmrtí občana se předkládá evidenční list

1. a) na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
2. b) do 3 měsíců od úmrtí, nebyl-li evidenční list vyžádán podle písmene a).

(5) Zůstane-li občan v zaměstnání i poté, co požádal o invalidní důchod, založí pro něj zaměstnavatel nový evidenční list.

(6) Evidenční listy se předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení.

(7) Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list podle odstavce 1 věty první v elektronické podobě, může tak učinit způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 písm. b) zasláním na adresu určenou Českou správou sociálního zabezpečení; přitom je povinen uvést důvod tohoto postupu. Tato povinnost je splněna i předáním evidenčního listu územní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd. Technické důvody podle věty první se posuzují podle § 61 odst. 5 zákona o nemocenském pojištění obdobně.