Vyhláška o některých požadavcích na systém vnitřních zásad, postupů a kontrolních opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu

§ 18

Zpětná rekonstruovatelnost

(1) Instituce zajistí, že schvalovací a rozhodovací procesy a kontrolní činnosti v rámci systému vnitřních zásad, včetně jejich důvodů, souvisejících odpovědností, pravomocí, podkladů a posouzení zprávy hodnotící činnost instituce v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu podle § 19 (dále jen „hodnotící zpráva“), včetně procesu identifikace a kontroly klienta, posouzení a stanovení rizikového profilu klienta, volby odpovídajících opatření užitých vůči klientovi či posouzení související s podáním oznámení o podezřelém obchodu, jsou zpětně rekonstruovatelné.

(2) K zabezpečení požadavku podle odstavce 1 instituce zavede a uplatňuje systém uchování informací v rozsahu podle § 16 zákona, který zahrnuje rovněž informace o zjištěních a úkonech učiněných při identifikaci a kontrole klienta a při přezkoumávání obchodů a korespondenci vztahující se k obchodům a obchodním vztahům, a dále informace o opatřeních uplatněných vůči klientovi na základě jeho rizikového profilu. V rámci systému uchování informací instituce zajistí rekonstruovatelnost sestavení, vyhodnocení a aktualizace rizikového profilu klienta.

(3) Instituce zajistí zpětnou rekonstruovatelnost podle odstavce 1 tak, že vede záznamy způsobem, který umožní v případě potřeby zjistit, kterých konkrétních osob se týkají úkony a zjištění učiněné v rámci identifikace a kontroly klienta, kdo a kdy daný úkon či zjištění za instituci provedl a s jakým výsledkem, na základě jakých podkladů a důvodů, a kdy a kým byl daný podklad či údaj vložen do dokumentace vedené v souvislosti s klientem.

§ 19

(1) Instituce v rámci vnitřních kontrolních činností nejméně jednou za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců vypracuje hodnotící zprávu, v níž zhodnotí tyto skutečnosti:

1. a) zda postupy a opatření, které instituce uplatňuje v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, jsou dostatečně účinné,
2. b) zda byly v systému vnitřních zásad instituce v uplynulém období zjištěny nedostatky, a jaká rizika z toho mohou pro instituci plynout,
3. c) jaká opatření instituce přijala k vyloučení či zmírnění rizik podle písmene b) a
4. d) zjištění vnitřního auditu, povinného auditu nebo jiného odpovídajícího ověření, pokud byly takový audit nebo jiné ověření v daném období provedeny, a opatření na ně navazující.

(2) Závěry a hodnocení obsažené v hodnotící zprávě musejí být řádně odůvodněny. Hodnotící zprávu vždy schvaluje alespoň pověřená osoba podle § 22a zákona. Má-li instituce zřízenu pozici kontrolora dodržování předpisů v oblasti předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zpracovává tento kontrolor hodnotící zprávu nebo se k úplnosti a správnosti hodnotící zprávy alespoň vyjadřuje. V případě, že pozice kontrolora dodržování předpisů v oblasti předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu zřízena institucí není, zpracovává hodnotící zprávu kontaktní osoba podle § 22 zákona nebo hodnotící zpráva obsahuje alespoň vyjádření kontaktní osoby k úplnosti a správnosti hodnotící zprávy.

(3) Instituce v hodnotící zprávě uvede statistické údaje o oznámeních o podezřelých obchodech za období, za které je zpracována. Kde je to vhodné, tyto údaje rozčlení podle organizačního uspořádání nebo podle obchodních činností instituce. Instituce zahrne do hodnotící zprávy též vyhodnocení informací ohledně využití podaných oznámení o podezřelých obchodech, které od Finančního analytického úřadu obdrží.

(4) V případě zjištění nedostatků v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu instituce v hodnotící zprávě uvede návrh na jejich odstranění.

§ 20

(1) Instituce vypracuje hodnotící zprávu nejpozději do konce čtvrtého kalendářního měsíce následujícího po konci období, za které je zpracována.

(2) Má-li instituce statutární orgán, projedná tento orgán hodnotící zprávu nejpozději do konce čtvrtého kalendářního měsíce následujícího po konci období, za které je zpracována, a vyjádří se ke zjištěným nedostatkům a návrhům v ní obsaženým.

(3) Má-li instituce dozorčí radu, správní radu nebo kontrolní komisi, plní tyto povinnosti také tento orgán.

(4) V případě zahraniční instituce, která působí na území České republiky prostřednictvím své pobočky, organizační složky, nebo provozovny, plní tyto povinnosti vedoucí této pobočky, organizační složky, nebo provozovny.

§ 21

(1) Hodnotící zprávu spolu s vyjádřením podle § 19 odst. 2 a § 20 instituce uchovává nejméně po dobu 5 let od konce období, za které je zpracována.