Sdělení Ministerstva zahraničních věcí, kterým se nahrazuje sdělení Ministerstva zahraničních věcí č. 29/2011 Sb. m. s.

Organizace a svolávání kongresů a mimořádných kongresů (Ústava čl. 14, 15)

1. 1. Zástupci členských zemí se scházejí na kongresu nejpozději čtyři roky po skončení roku, v jehož průběhu se konal předchozí kongres.
2. 2. Každá členská země je na kongresu zastupována jedním nebo několika zplnomocněnci, vybavenými od své vlády potřebnými plnými mocemi. Podle potřeby se může dát zastupovat delegací jiné členské země. Jedna delegace však může zastupovat kromě své země pouze jednu další členskou zemi.
3. 3. S výhradou sankcí uvedených v článku 129 má při jednáních každá členská země jeden hlas.
4. 4. V zásadě každý kongres určí zemi, v níž se bude konat příští kongres. Ukáže-li se toto určení jako neuskutečnitelné, je Administrativní rada oprávněna, aby určila zemi, kde bude kongres zasedat, po dohodě s dotčenou zemí.
5. 5. Po dohodě s Mezinárodním úřadem stanoví zvoucí vláda konečné datum a přesné místo zasedání kongresu. V zásadě jeden rok před tímto datem zasílá zvoucí vláda pozvání vládám všech členských zemí. Toto pozvání může být zasláno přímo, prostřednictvím jiné vlády nebo prostřednictvím generálního ředitele Mezinárodního úřadu.
6. 6. Jestliže se kongres musí sejít, aniž by zde byla zvoucí vláda, učiní Mezinárodní úřad se souhlasem Administrativní rady a po dohodě s vládou Švýcarské konfederace nutná opatření ke svolání a organizaci kongresu v sídelní zemi Unie. V tomto případě vykonává Mezinárodní úřad funkci zvoucí vlády.
7. 7. Místo zasedání mimořádného kongresu určí po dohodě s Mezinárodním úřadem členské země, které daly podnět ke svolání tohoto kongresu.
8. 8. Pro mimořádné kongresy platí analogicky odstavce 2 až 6.

Složení, činnost a zasedání Administrativní rady (Ústava čl. 17)

1. 1. Administrativní rada se skládá ze čtyřiceti jednoho člena, kteří vykonávají své funkce v období mezi dvěma po sobě jdoucími kongresy.
2. 2. Předsednictví náleží z moci práva hostitelské zemi kongresu. Zřekne-li se tato země tohoto práva, stává se právoplatným členem Rady, a proto zeměpisná skupina, k níž tato země náleží, získává další místo v Radě, na něž se nevztahují omezení uvedená v odstavci 3. V tomto případě zvolí Administrativní rada za předsedu jednoho z členů náležejících do zeměpisné skupiny, do které patří hostitelská země.
3. 3. Ostatních čtyřicet členů Administrativní rady je voleno kongresem na základě spravedlivého zeměpisného rozdělení. Alespoň polovina členů se obnovuje na každém kongresu; žádná členská země nemůže být zvolena třemi po sobě jdoucími kongresy.
4. 4. Každý člen Administrativní rady určí svého zástupce, který musí být kompetentní v oboru poštovnictví.
5. 5. Funkce členů Administrativní rady jsou bezplatné. Výdaje na činnost této Rady nese Unie.
6. 6. Administrativní rada má následující působnost:
   1. 6.1 dohlížet na veškerou činnost Unie v období mezi kongresy s přihlédnutím k rozhodnutím kongresu a studovat otázky týkající se vládní politiky v oboru poštovnictví s přihlédnutím k mezinárodní regulační politice vztahující se k obchodování ve službách a ke konkurenci;
   2. 6.2 v rámci svých kompetencí projednávat a schvalovat veškerou činnost, kterou považuje za nezbytnou pro zachování a zlepšení kvality mezinárodních poštovních služeb a jejich modernizaci;
   3. 6.3 podporovat, koordinovat a dohlížet na všechny formy poštovní technické pomoci v rámci mezinárodní technické spolupráce;
   4. 6.4 projednávat a schvalovat rozpočet a roční účty Unie;
   5. 6.5 dávat souhlas, vyžadují-li to okolnosti, k překročení limitu výdajů podle článku 128 odst. 3 až 5;
   6. 6.6 stanovit finanční řád Světové poštovní unie;
   7. 6.7 stanovit pravidla pro rezervní fond;
   8. 6.8 stanovit pravidla pro speciální fond;
   9. 6.9 stanovit pravidla pro fond zvláštních činností;
   10. 6.10 stanovit pravidla pro dobrovolný fond;
   11. 6.11 zajišťovat kontrolu činnosti Mezinárodního úřadu;
   12. 6.12 povolovat, je-li o to požádána, výběr nižší příspěvkové třídy podle podmínek stanovených v článku 130 odst. 6;
   13. 6.13 povolovat změnu zeměpisné skupiny, jestliže o to země požádá, s přihlédnutím k názorům zemí, které jsou členy dotčených zeměpisných skupin;
   14. 6.14 stanovit personální statut a služební podmínky volených funkcionářů;
   15. 6.15 vytvářet nebo rušit v Mezinárodním úřadu pracovní místa s přihlédnutím k omezením, která vyplývají ze stanoveného limitu výdajů;
   16. 6.16 stanovit řád sociálního fondu;
   17. 6.17 schvalovat dvouleté zprávy o činnosti Unie a o finančním řízení sestavované Mezinárodním úřadem a popř. k nim dávat připomínky;
   18. 6.18 rozhodovat o navazování styků s poštovními správami pro zajištění výkonu svých funkcí;
   19. 6.19 po konzultaci s Radou poštovního provozu rozhodovat o navázání styků s organizacemi, které nejsou pozorovateli z moci práva, projednávat a schvalovat zprávy Mezinárodního úřadu o stycích Světové poštovní unie s ostatními mezinárodními organizacemi, přijímat rozhodnutí, jež pokládá za vhodná, o způsobu těchto styků a o opatřeních z nich vyplývajících; určit ve vhodné době po konzultaci s Radou poštovního provozu a s generálním sekretářem mezinárodní organizace, sdružení, podniky a kompetentní osoby, které mají být pozvány k účasti na konkrétních zasedáních kongresu a jeho komisí, jestliže to je v zájmu Unie nebo ku prospěchu pracím kongresu a pověřit generálního ředitele Mezinárodního úřadu, aby rozeslal potřebná pozvání;
   20. 6.20 stanovit, považuje-li to za vhodné, zásady, k nimž musí přihlížet Rada poštovního provozu při studiu otázek, které mají závažné finanční dopady (sazby, terminální výdaje, tranzitní výdaje, základní sazba za leteckou přepravu poštovních zásilek a podávání listovních zásilek v cizině), pozorně sledovat studie a projednávat a schvalovat návrhy Rady poštovního provozu týkající se těchto otázek v souladu s výše uvedenými zásadami;
   21. 6.21 studovat na žádost kongresu, Rady poštovního provozu nebo poštovních správ problémy správního, legislativního a právního rázu týkající se Unie nebo mezinárodní poštovní služby; Administrativní radě přísluší, aby ve výše uvedených oblastech rozhodla, zda je vhodné či nikoli provést studie požadované poštovními správami v období mezi kongresy;
   22. 6.22 vypracovat návrhy, které budou předloženy ke schválení buď kongresu, nebo poštovním správám podle článku 125;
   23. 6.23 je-li to nezbytné, schvalovat v rámci svých kompetencí doporučení Rady poštovního provozu, která se týkají přijetí, předpisu nebo nové praxe do doby, než o nich rozhodne kongres;
   24. 6.24 projednávat roční zprávu Rady poštovního provozu a popř. návrhy, které tato Rada předkládá;
   25. 6.25 předkládat náměty studií k projednání Radě poštovního provozu podle ustanovení článku 104 odst. 9.16;
   26. 6.26 stanovit zemi, kde bude zasedat příští kongres v případě uvedeném v článku 101 odst. 4;
   27. 6.27 určit ve vhodné době a po konzultaci s Radou poštovního provozu počet komisí potřebných pro úspěšné vedení prací kongresu a stanovit jejich kompetence;
   28. 6.28 stanovit po konzultaci s Radou poštovního provozu a s výhradou schválení kongresem členské země, které by mohly:
       1. - zastávat funkce místopředsedů kongresu, jakož i funkce předsedů a místopředsedů komisí, s přihlédnutím k pokud možno spravedlivému zeměpisnému rozdělení členských zemí;
       2. - být členy užších komisí kongresu;
   1. 6.29 projednávat a schvalovat návrh strategického plánu předkládaného kongresu a zpracovaného Radou poštovního provozu za pomoci Mezinárodního úřadu; projednávat a schvalovat roční revize plánu schváleného kongresem na základě doporučení Rady poštovního provozu a spolupracovat s Radou poštovního provozu na zpracování a roční aktualizaci plánu;
   2. 6.30 stanovit rámec pro organizační uspořádání Poradního výboru a schvalovat jeho organizační uspořádání podle ustanovení článku 106;
   3. 6.31 stanovit kritéria pro přístup k Poradnímu výboru a schvalovat nebo odmítat žádosti o přístup podle těchto kritérií a současně zajistit, aby tyto žádosti byly mezi zasedáními Administrativní rady urychleně vyřizovány;
   4. 6.32 určit členy, kteří se stanou členy Poradního výboru;
   5. 6.33 přijímat a projednávat zprávy a doporučení Poradního výboru a posuzovat jeho doporučení pro předložení kongresu.

1. 7. Na svém prvním zasedání, které svolává předseda kongresu, zvolí Administrativní rada mezi svými členy čtyři místopředsedy a stanoví svůj jednací řád.
2. 8. Administrativní rada, kterou svolává její předseda, se schází zpravidla jednou ročně v sídle Unie.
3. 9. Předseda, místopředsedové, předsedové komisí Administrativní rady, jakož i předseda skupiny strategického plánování tvoří řídící výbor. Tento výbor připravuje a řídí práce každého zasedání Administrativní rady. Jménem Administrativní rady schvaluje roční zprávu o činnosti Unie sestavenou Mezinárodním úřadem a zajišťuje všechny ostatní úkoly, které se mu Administrativní rada rozhodla svěřit nebo jejichž potřeba vznikla v procesu strategického plánování.
4. 10. Zástupce každého člena Administrativní rady, který se zúčastní zasedání tohoto orgánu s výjimkou zasedání, která se konají během kongresu, má právo na úhradu ceny buď zpáteční letenky v ekonomické třídě, nebo zpáteční jízdenky 1. třídy po železnici, nebo na úhradu cestovních nákladů jakýmkoli jiným dopravním prostředkem s podmínkou, že tato částka nebude vyšší než cena zpáteční letenky v ekonomické třídě. Stejné právo je poskytováno zástupci každého člena v jejích komisích, pracovních skupinách nebo jiných jejích orgánech, jestliže se scházejí mimo kongres nebo zasedání Rady.
5. 11. Předseda Rady poštovního provozu zastupuje tento orgán na zasedáních Administrativní rady, jsou-li na pořadu jednání otázky týkající se orgánu, který řídí.
6. 12. Předseda Poradního výboru zastupuje tento orgán na zasedáních Administrativní rady, jestliže program zahrnuje otázky zajímající Poradní výbor.
7. 13. Aby byla zajištěna potřebná návaznost mezi pracemi obou orgánů, může Rada poštovního provozu jmenovat zástupce, kteří se zúčastní zasedání Administrativní rady jako pozorovatelé.
8. 14. Poštovní správa země, kde zasedá Administrativní rada, je pozvána k účasti jako pozorovatel, pokud tato země není členem Administrativní rady.
9. 15. Administrativní rada může pozvat na svá zasedání bez hlasovacího práva kteroukoli mezinárodní organizaci, zástupce kterékoli asociace nebo podniku nebo kteroukoli kvalifikovanou osobu, kterou si přeje zapojit do svých prací. Za stejných podmínek může rovněž pozvat jednu nebo více poštovních správ členských zemích majících zájem na otázkách zařazených na pořad jejího jednání.
10. 16. Jestliže o to požádají, mohou se následující pozorovatelé zúčastnit na plenárních zasedáních a na zasedáních komisí Administrativní rady bez hlasovacího práva:
    1. 16.1 členové Rady poštovního provozu;
    2. 16.2 členové Poradního výboru;
    3. 16.3 mezivládní organizace zajímající se o činnost Administrativní rady;
    4. 16.4 ostatní členské země Unie.

1. 17. Z logistických důvodů může Administrativní rada omezit počet zúčastněných pozorovatelů. Může rovněž omezit jejich právo vystupovat v průběhu diskuse.
2. 18. Členové Administrativní rady se aktivně podílejí na její činnosti. Pozorovatelům může být na základě jejich žádosti umožněno spolupracovat na prováděných studiích při respektování podmínek, které může Rada stanovit, aby zajistila účinnost a efektivnost své práce. Jestliže je k tomu jejich znalosti nebo zkušenosti opravňují, mohou být vyzvány k předsednictví pracovních skupin a projekčních týmů. Účast pozorovatelů je zajišťována bez dodatečných nákladů pro Unii.
3. 19. Za výjimečných okolností mohou být pozorovatelé vyloučeni ze zasedání nebo z jeho části. Rovněž jejich právo dostávat určité dokumenty může být omezeno, jestliže to důvěrnost tématu zasedání nebo dokumentu vyžaduje; rozhodnutí týkající se takovéhoto omezení může být přijato případ od případu jakýmkoli dotčeným orgánem nebo jeho předsedou; různé případy jsou oznámeny Administrativní radě a Radě poštovního provozu, jestliže se jedná o otázky zvláštního zájmu tohoto orgánu. Jestliže to považuje za nezbytné, může Administrativní rada, v odpovídajících případech po poradě s Radou poštovního provozu, následně omezení prověřit.

Informace o činnosti Administrativní rady

1. 1. Po každém zasedání Administrativní rada informuje členské země Unie, užší unie a členy Poradního výboru o své činnosti zejména zasláním podrobné zprávy, jakož i svých rezolucí a rozhodnutí.
2. 2. Administrativní rada předkládá kongresu souhrnnou zprávu o své činnosti a zasílá ji poštovním správám členských zemí a členům Poradního výboru alespoň dva měsíce před zahájením kongresu.

Složení, činnost a zasedání Rady poštovního provozu (Ústava čl. 18)

1. 1. Rada poštovního provozu se skládá ze čtyřiceti členů, kteří vykonávají své funkce v období mezi dvěma po sobě jdoucími kongresy.
2. 2. Členové Rady poštovního provozu jsou voleni kongresem na základě specifického geografického rozdělení. Dvacet čtyři míst je vyhrazeno rozvojovým zemím a šestnáct zemím rozvinutým. Nejméně jedna třetina členů je obnovena na každém kongresu.
3. 3. Každý člen Rady poštovního provozu určí svého zástupce, který zajišťuje povinnosti uvedené v Aktech Unie pokud jde poskytování služeb.
4. 4. Náklady na činnost Rady poštovního provozu hradí Unie. Její členové nedostávají žádnou odměnu. Náklady na cestu a pobyt zástupců poštovních správ, jež se účastní Rady poštovního provozu, nesou tyto správy. Nicméně zástupce každé ze zemí považovaných za znevýhodněné podle seznamu Organizace spojených národů má právo, s výjimkou zasedání během kongresu, na úhradu ceny buď zpáteční letenky v ekonomické třídě, nebo jízdenky po železnici 1. třídy, nebo na úhradu cestovních nákladů jakýmkoli jiným dopravním prostředkem s podmínkou, že tato částka nebude vyšší než cena zpáteční letenky v ekonomické třídě.
5. 5. Na svém prvním zasedání, které svolává a zahajuje předseda kongresu, si Rada poštovního provozu zvolí mezi svými členy předsedu, místopředsedu, předsedy komisí a předsedu skupiny strategického plánování.
6. 6. Rada poštovního provozu si stanoví svůj jednací řád.
7. 7. Rada poštovního provozu se zpravidla schází každoročně v sídle Unie. Datum a místo zasedání určí předseda po dohodě s předsedou Administrativní rady a generálním ředitelem Mezinárodního úřadu.
8. 8. Předseda, místopředseda, předsedové komisí Rady poštovního provozu, jakož i předseda skupiny strategického plánování, tvoří řídící výbor. Tento výbor připravuje a řídí práce každého zasedání Rady poštovního provozu a plní všechny úkoly, které se mu Rada rozhodla svěřit, nebo jejichž potřeba vznikla v procesu strategického plánování.
9. 9. Rada poštovního provozu má následující působnost:
   1. 9.1 řídit studium nejdůležitějších provozních, obchodních, technických, ekonomických problémů a technické spolupráce, které jsou předmětem zájmu poštovních správ všech členských zemí Unie, především otázek, které mají závažné finanční dopady (sazby, terminální výdaje, tranzitní výdaje, základní sazba za leteckou přepravu poštovních zásilek, podíly za poštovní balíky a podávání listovních zásilek v cizině), vypracovávat k nim informace a posudky a doporučovat opatření, která je nutno ve vztahu k nim přijmout;
   2. 9.2 revidovat Řády Unie ve lhůtě šesti měsíců po skončení kongresu, jestliže tento nerozhodl jinak; v případě naléhavé potřeby může Rada poštovního provozu uvedené Řády měnit také na jiných zasedáních; pokud jde o základní záměry a principy, zůstává v obou případech Rada poštovního provozu podřízena směrnicím Administrativní rady;
   3. 9.3 koordinovat praktická opatření pro rozvoj a zlepšení mezinárodních poštovních služeb;
   4. 9.4 vyvíjet s výhradou schválení Administrativní radou v rámci jejích kompetencí veškerou činnost, kterou považuje za nezbytnou pro zachování a zlepšení kvality mezinárodní poštovní služby a její modernizaci;
   5. 9.5 zpracovávat návrhy, které budou předloženy ke schválení buď kongresu nebo poštovním správám podle článku 125; schválení Administrativní radou je požadováno, jestliže se tyto návrhy týkají otázek, které patří do její kompetence;
   6. 9.6 projednávat na žádost poštovní správy kterékoli členské země jakýkoli návrh, který tato poštovní správa zašle Mezinárodnímu úřadu podle článku 124, připravit k němu připomínky a pověřit Mezinárodní úřad, aby tyto připomínky připojil k danému návrhu před tím, než jej předloží ke schválení poštovním správám členských zemí;
   7. 9.7 doporučovat, je-li to nutné a po případném schválení Administrativní radou a po konzultaci všech poštovních správ, přijetí předpisu nebo nové praxe do doby, než o nich rozhodne kongres;
   8. 9.8 vypracovávat a předkládat poštovním správám formou doporučení normy z oblasti technické, provozní i z dalších oblastí své působnosti, kde je nezbytný jednotný postup; v případě potřeby stejně tak přistupovat ke změnám norem, které již dříve stanovila;
   9. 9.9 projednávat v konzultaci s Administrativní radou a s jejím souhlasem, návrh strategického plánu Světové poštovní unie zpracovaný Mezinárodním úřadem a předkládaný kongresu; ve spolupráci se skupinou strategického plánování a s Mezinárodním úřadem a se schválením Administrativní rady každoročně revidovat plán schválený kongresem;
   10. 9.10 schvalovat ty části roční zprávy Mezinárodního úřadu o činnosti Unie, které se vztahují k odpovědnosti a funkcím Rady poštovního provozu;
   11. 9.11 rozhodovat o navázání styků s poštovními správami nutných k výkonu svých funkcí;
   12. 9.12 studovat problematiku výuky a odborného výcviku, o něž mají zájem nové a rozvojové země;
   13. 9.13 činit potřebná opatření ke studiu a šíření zkušeností a pokroku, jichž některé země dosáhly v oblastech techniky, provozu, ekonomiky a odborného výcviku zajímající obor poštovnictví;
   14. 9.14 studovat daný stav a potřeby poštovních služeb v nových a rozvojových zemích a vypracovávat vhodná doporučení o způsobech a prostředcích zlepšení poštovních služeb v těchto zemích;
   15. 9.15 činit po dohodě s Administrativní radou vhodná opatření v oblasti technické spolupráce se všemi členskými zeměmi Unie, zejména pak s novými a rozvojovými zeměmi;
   16. 9.16 projednávat všechny ostatní otázky, jež jí předloží některý člen Rady poštovního provozu, Administrativní rada nebo poštovní správa kterékoli členské země;
   17. 9.17 přijímat a projednávat zprávy, jakož i doporučení Poradního výboru k otázkám, které se Rady poštovního provozu týkají, posuzovat a připomínkovat doporučení Poradního výboru předkládaná Kongresu;
   18. 9.18 určovat členy, kteří budou členy Poradního výboru.

1. 10. Na základě Strategického plánu Světové poštovní unie přijatého kongresem a zejména jeho části, která se týká strategií stálých orgánů Unie, připraví Rada poštovního provozu na svém prvním zasedání po kongresu základní pracovní program zahrnující několik taktik směřujících k realizaci strategií. Tento základní program, zahrnující omezený počet prací na aktuální témata společného zájmu, je každoročně revidován v závislosti na nových skutečnostech a prioritách, jakož i na změnách zanesených do Strategického plánu.
2. 11. Aby byla zajištěna potřebná návaznost mezi pracemi obou orgánů, může Administrativní rada jmenovat zástupce, kteří se zúčastní zasedání Rady poštovního provozu jako pozorovatelé.
3. 12. Jestliže o to požádají, mohou se následující pozorovatelé zúčastnit na plenárních zasedáních a na zasedáních komisí Rady poštovního provozu bez hlasovacího práva:
   1. 12.1 členové Administrativní rady;
   2. 12.2 členové Poradního výboru;
   3. 12.3 mezivládní organizace zajímající se o činnost Rady poštovního provozu;
   4. 12.4 ostatní členské země Unie.

1. 13. Z logistických důvodů může Administrativní rada omezit počet zúčastněných pozorovatelů. Může rovněž omezit jejich právo vystupovat v průběhu diskuse.
2. 14. Členové Rady poštovního provozu se aktivně účastní její činnosti. Pozorovatelům může být na základě jejich žádosti umožněno spolupracovat na prováděných studiích při respektování podmínek, které může Rada stanovit, aby zajistila účinnost a efektivnost své práce. Jestliže je k tomu jejich znalosti nebo zkušenosti opravňují, mohou být vyzvány k předsednictví pracovních skupin a projekčních týmů. Účast pozorovatelů je zajišťována bez dodatečných nákladů pro Unii.
3. 15. Za výjimečných okolností mohou být pozorovatelé vyloučeni ze zasedání nebo z jeho části. Rovněž jejich právo dostávat určité dokumenty může být omezeno, jestliže to důvěrnost tématu zasedání nebo dokumentu vyžaduje; rozhodnutí týkající se takovéhoto omezení může být přijato případ od případu jakýmkoli dotčeným orgánem nebo jeho předsedou; různé případy jsou oznámeny Administrativní radě a Radě poštovního provozu, jestliže se jedná o otázky zvláštního zájmu tohoto orgánu. Jestliže to považuje za nezbytné, může Administrativní rada, v odpovídajících případech po poradě s Radou poštovního provozu, následně omezení prověřit.
4. 16. Předseda Poradního výboru zastupuje tento orgán na zasedáních Rady poštovního provozu, jestliže program zahrnuje otázky zajímající Poradní výbor.
5. 17. Rada poštovního provozu může pozvat na svá zasedání bez hlasovacího práva:
   1. 17.1 kteroukoli mezinárodní organizaci nebo kvalifikovanou osobu, kterou si přeje zapojit do svých prací;
   2. 17.2 poštovní správy členských zemí, které nejsou členy Rady poštovního provozu;
   3. 17.3 kteroukoli asociaci nebo podnik, se kterými si přeje konzultovat otázky, které se týkají jejích činností.

Informace o činnosti Rady poštovního provozu

1. 1. Po každém zasedání Rada poštovního provozu informuje členské země Unie, užší unie a členy Poradního výboru o své činnosti zejména zasláním podrobné zprávy, jakož i svých rezolucí a rozhodnutí.
2. 2. Rada poštovního provozu vypracovává pro Administrativní radu roční zprávu o své činnosti.
3. 3. Rada poštovního provozu vypracovává pro kongres souhrnnou zprávu o své činnosti a zasílá ji poštovním správám členských zemí Unie a členům Poradního výboru alespoň dva měsíce před zahájením kongresu.

Složení, činnost a zasedání Poradního výboru

1. 1. Cílem Poradního výboru je zastupovat zájmy poštovního sektoru v celé jeho šíři a poskytovat rámec pro efektivní dialog mezi všemi zainteresovanými stranami. Skládá se z nevládních organizací zastupujících zákazníky, poskytovatelů doručovacích služeb, organizací pracovníků, dodavatelů zboží a služeb pro sektor poštovních služeb a podobných organizací sdružujících jednotlivce a společnosti, které jsou zainteresovány na mezinárodních poštovních službách. Jestliže jsou tyto organizace zaregistrovány, musí být zaregistrovány v členské zemi Unie. Administrativní rada a Rada poštovního provozu určí své příslušné členy za členy Poradního výboru. Kromě členů Poradního výboru určených Administrativní radou a Radou poštovního provozu je přístup k Poradnímu výboru stanoven na základě procesu podání žádosti a jejího přijetí stanoveného Administrativní radou a uskutečněného v souladu s článkem 102.6.31.
2. 2. Každý člen Výboru určí svého vlastního zástupce.
3. 3. Náklady na činnost Poradního výboru se dělí mezi Unii a členy Výboru způsobem stanoveným Administrativní radou.
4. 4. Členové poradního výboru nedostávají žádnou náhradu nebo kompenzaci.
5. 5. Poradní výbor se obnovuje po každém kongresu podle rámce stanoveného Administrativní radou. Předseda Administrativní rady předsedá organizačnímu zasedání Poradního výboru, v jehož průběhu se přistoupí k volbě předsedy tohoto výboru.
6. 6. Poradní výbor určí svou vnitřní organizaci a stanoví svůj vlastní jednací řád se zřetelem na obecné zásady Unie a s výhradou schválení Administrativní radou po konzultaci s Radou poštovního provozu.
7. 7. Poradní výbor se schází dvakrát za rok. V zásadě se zasedání konají v sídle Unie v době zasedání Administrativní rady a Rady poštovního provozu. Datum a místo konání každého zasedání jsou stanoveny předsedou Poradního výboru v dohodě s předsedy Administrativní rady a Rady poštovního provozu a s generálním ředitelem Mezinárodního úřadu.
8. 8. Výbor stanoví svůj vlastní program v rámci následujícího seznamu pravomocí:
   1. 8.1 projednávat dokumenty a příslušné zprávy Administrativní rady a Rady poštovního provozu; ve výjimečných případech může být právo dostávat určité texty a dokumenty omezeno, jestliže to důvěrnost tématu jednání nebo dokumentu vyžaduje; rozhodnutí týkající se takovéhoto omezení může být přijato případ od případu jakýmkoli dotčeným orgánem nebo jeho předsedou; různé případy jsou oznámeny Administrativní radě a Radě poštovního provozu, jestliže se jedná o otázky zvláštního zájmu tohoto orgánu. Jestliže to považuje za nezbytné, může Administrativní rada, v odpovídajících případech po poradě s Radou poštovního provozu, následně omezení prověřit;
   2. 8.2 vést studie a diskutovat o otázkách důležitých pro členy Poradního výboru;
   3. 8.3 projednávat otázky týkající se sektoru poštovních služeb a předkládat zprávy k těmto otázkám;
   4. 8.4 přispívat k činnosti Administrativní rady a Rady poštovního provozu, zejména předkládáním zpráv a doporučení a na žádost obou Rad předkládáním svého názoru;
   5. 8.5 předkládat doporučení kongresu s výhradou schválení Administrativní radou a u otázek, které zajímají Radu poštovního provozu, prostřednictvím jejího posouzení a komentáře.

1. 9. Předseda Administrativní rady a předseda Rady poštovního provozu zastupují tyto orgány na zasedáních Poradního výboru, jestliže jsou na programu jednání otázky zajímající tyto orgány.
2. 10. Pro zajištění účinného spojení s orgány Unie může Poradní výbor určit zástupce k účasti na zasedáních kongresu, Administrativní rady a Rady poštovního provozu, jakož i jejich komisí v postavení pozorovatele bez hlasovacího práva.
3. 11. Jestliže o to požádají, mohou se členové Poradního výboru zúčastnit na plenárních zasedáních a na zasedáních komisí Administrativní rady a Rady poštovního provozu v souladu s články 102.16 a 104.12. Mohou se rovněž zúčastnit na pracích projekčních týmů a pracovních skupin v mezích článků 102.18 a 104.14. Členové Poradního výboru se mohou zúčastnit kongresu jako pozorovatelé bez hlasovacího práva.
4. 12. Jestliže o to požádají, mohou se následující pozorovatelé zúčastnit na plenárních zasedáních a na zasedáních Poradního výboru bez hlasovacího práva:
   1. 12.1 členové Administrativní rady a Rady poštovního provozu;
   2. 12.2 mezivládní organizace zajímající se o činnost Poradního výboru;
   3. 12.3 užší unie;
   4. 12.4 ostatní členové Unie.

1. 13. Z logistických důvodů může Poradní výbor omezit počet zúčastněných pozorovatelů. Může rovněž omezit jejich právo vystupovat v průběhu diskuse.
2. 14. Za výjimečných okolností mohou být pozorovatelé vyloučeni ze zasedání nebo z jeho části. Rovněž jejich právo dostávat určité dokumenty může být omezeno, jestliže to důvěrnost tématu zasedání nebo dokumentu vyžaduje; rozhodnutí týkající se takovéhoto omezení může být přijato případ od případu jakýmkoli dotčeným orgánem nebo jeho předsedou; různé případy jsou oznámeny Administrativní radě a Radě poštovního provozu, jestliže se jedná o otázky zvláštního zájmu tohoto orgánu. Jestliže to považuje za nezbytné, může Administrativní rada, v odpovídajících případech po poradě s Radou poštovního provozu, následně omezení prověřit;
3. 15. Mezinárodní úřad, pod vedením generálního ředitele, zajišťuje sekretariát Poradního výboru.

Informace o činnosti Poradního výboru

1. 1. Po každém zasedání Poradní výbor informuje Administrativní radu a Radu poštovního provozu o své činnosti zejména zasláním podrobné zprávy ze svých zasedání, jakož i svých doporučení a názorů předsedům těchto orgánů.
2. 2. Poradní výbor předkládá Administrativní radě roční zprávu o své činnosti a jeden její exemplář zasílá Radě poštovního provozu. Tato zpráva je zahrnuta v dokumentaci Administrativní rady poskytované členským zemím Unie a užším uniím v souladu s článkem 103 Generálního řádu.
3. 3. Poradní výbor předkládá kongresu zprávu o své činnosti a zasílá ji poštovním správám členských zemí Unie alespoň 2 měsíce před zahájením kongresu.

Jednací řád kongresů (Ústava čl. 14)

1. 1. K organizaci svých prací a pro vedení svých jednání používá kongres jednacího řádu kongresů.
2. 2. Každý kongres může tento řád měnit za podmínek stanovených samotným jednacím řádem.

Pracovní jazyky Mezinárodního úřadu

Pracovními jazyky Mezinárodního úřadu jsou jazyky francouzský a anglický.

Jazyky používané pro dokumentaci, pro ústní jednání a pro služební korespondenci

1. 1. Pro dokumentaci Unie se používají jazyky francouzský, anglický, arabský a španělský. Používají se rovněž jazyky německý, čínský, portugalský a ruský s podmínkou, že reprodukce v těchto jazycích je omezena na nejdůležitější základní dokumentaci. Jiné jazyky se používají rovněž s podmínkou, že členské země, které o ně žádají, nesou všechny náklady.
2. 2. Členská země nebo členské země požadující jiný jazyk než oficiální tvoří jazykovou skupinu.
3. 3. Dokumentace je vydávána Mezinárodním úřadem v oficiálním jazyce a v jazycích ustavených jazykových skupin buď přímo, nebo prostřednictvím oblastních kanceláří těchto skupin, způsobem sjednaným s Mezinárodním úřadem. Reprodukce v jiných jazycích je prováděna analogicky.
4. 4. Dokumentace vydávaná přímo Mezinárodním úřadem je pokud možno distribuována současně v různých požadovaných jazycích.
5. 5. Písemnosti mezi poštovními správami a Mezinárodním úřadem a mezi tímto úřadem a třetími osobami se mohou vyměňovat ve všech jazycích, pro něž má Mezinárodní úřad překladatelskou službu.
6. 6. Náklady na překlad do jakéhokoli jazyka včetně nákladů, které vyplývají z aplikace ustanovení odstavce 5, nese jazyková skupina, která o daný jazyk požádala. Členské země, které používají oficiální jazyk, hradí za překlad neoficiálních dokumentů paušální příspěvek, jehož výše na příspěvkovou jednotku se rovná částce, kterou platí členské země používající druhý pracovní jazyk Mezinárodního úřadu. Všechny ostatní náklady spojené s dodáváním dokumentů nese Unie. Limit nákladů, které má uhradit Unie na vydávání dokumentů v němčině, čínštině, portugalštině a ruštině, je stanoven rezolucí kongresu.
7. 7. Náklady, které má hradit jazyková skupina, se rozdělují mezi členy této skupiny úměrně k jejich členským příspěvkům na výdaje Unie. Tyto náklady mohou být rozděleny mezi členy jazykové skupiny podle jiného rozdělovacího klíče za podmínky, že se zúčastněné správy na tom dohodnou a oznámí své rozhodnutí Mezinárodnímu úřadu prostřednictvím mluvčího skupiny.
8. 8. Mezinárodní úřad vyhoví ve lhůtě, která nesmí překročit dva roky, jakékoli žádosti členské země o změnu ve výběru jazyka.
9. 9. Pro ústní jednání na zasedáních orgánů Unie se dovoluje jazyk francouzský, anglický, španělský a ruský pomocí tlumočnického systému - s elektronickým zařízením nebo bez něj -, jehož volba je ponechána na uvážení organizátorů zasedání po konzultaci s generálním ředitelem Mezinárodního úřadu a zúčastněnými členskými zeměmi.
10. 10. Pro ústní jednání a zasedání uvedená v odstavci 9 se dovolují i jiné jazyky.
11. 11. Delegace, které používají jiných jazyků, zajišťují simultánní tlumočení do jednoho z jazyků vyjmenovaných v odstavci 9 buď pomocí systému uvedeného v témže odstavci, pokud mohou být provedeny potřebné technické úpravy, nebo pomocí zvláštních tlumočníků.
12. 12. Náklady na tlumočnickou službu se rozdělují mezi členské země používající téhož jazyka poměrným dílem podle jejich členských příspěvků na výdaje Unie. Náklady na instalaci a na údržbu technického zařízení však nese Unie.
13. 13. Poštovní správy se mohou dohodnout na jazyku, který má být používán pro služební korespondenci v jejich vzájemných stycích. Není-li taková dohoda, používá se jazyka francouzského.