Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Finančního memoranda týkajícího se horizontálního programu zaměřeného k přípravě kandidátských zemí na rozšířenou decentralizaci (EDIS) řízení předvstupních fondů v České republice

PŘEKLAD

Zvláštní ustanovení

1. 1. CÍLE A OČEKÁVANÉ VÝSLEDKY

   Obecným cílem tohoto návrhu je poskytnout technickou pomoc na rozvoj přiměřené správní kapacity v rámci Národního fondu, implementačních agentur a jiných orgánů zúčastněných na správě předvstupních fondů, v zájmu splnění požadavků EDIS.

   Pro uspokojivé provedení celého procesu je zásadní vlastnictví ze strany kandidátských zemí. Národní schvalující úředník (NAO) musí ze své vlastní iniciativy zaslat žádost Komisi o rozhodnutí EDIS pro každou implementační agenturu, která podle NAO splňuje kritéria a podmínky. Akce ve fázích I až III postupu jsou povinností národních úřadů a vede je NAO, zatímco čtvrtá fáze přípravy na rozhodnutí Komise je výhradní odpovědností útvarů Komise.

   Fáze I „hodnocení nedostatků“ zahrnuje systémový audit každého orgánu, který má určit, v jakém rozsahu jsou aktuálně splněny požadavky EDIS, a identifikovat specifické akce, změny a zlepšení nutné ke splnění těchto požadavků. Hodnocení již probíhá s pomocí zdrojů z kandidátských zemí a nezávislého národního kontrolního úřadu nebo externího experta financovaného stávajícími projekty technické pomoci.

   Pokud národní úřady provedly hodnocení ve fázi I také s pomocí externího auditora, může stejný úřad provádět i vyhodnocení splnění požadavků, za předpokladu, že nebyl zapojen do přípravných prací fáze II.

   První částí tohoto programu je „odstraňování nedostatků“ (fáze II postupu k EDIS). Cílem je příprava na EDIS pomocí provedení nutných změn a zlepšení v cílových institucích a postupech formou implementace doporučení ze zprávy o vyhodnocení nedostatků (Gap Assessment Report - GAR).

   Za tímto účelem bude tento program pomáhat NF, IA a všem dalším orgánům zúčastněným na správě fondů Phare při hladkém zavádění EDIS tím, že jim pomůže vytvářet a rozvíjet správní kapacitu na přiměřenou úroveň prostřednictvím zavádění vhodných postupů, příruček a školení. Technická pomoc poskytne podporu zřízení systému k plnění požadovaných funkcí dle potřeby (programování projektů, řízení projektů, implementace projektů, veřejné zakázky, uzavírání smluv, řízení cash flow, finanční kontrola, monitorování a hodnocení opatření PHARE).

   Druhou částí tohoto programu je vyhodnocení splnění požadavků (fáze III EDIS). Cílem je umožnit národním orgánům odpovědným za finanční řízení nástroje Společenství, aby stanovily, zda jsou splněny nutné podmínky pro formální žádost o EDIS.

   Čtvrtou a konečnou fází (mimo rámec tohoto programu) je příprava na rozhodnutí Komise. Bude zahrnovat analýzu žádosti o EDIS, kterou předloží NAO, a následný ověřovací audit, který v případě kladného hodnocení povede k rozhodnutí Komise (prominutí předběžného schvalování) - zajistí útvary Evropské komise.

   Je třeba pečlivě uvážit to, že ve většině kandidátských zemí byla v této oblasti již provedena zásadní opatření, buď v rámci specifických projektů Phare, twinningových dohod, technické asistence ISPA pro akreditaci EDIS nebo SAPARD. Proto by mělo být pečlivě sledováno, aby práce v rámci projektu doplňovala a nepřekrývala minulá nebo probíhající opatření Phare nebo ISPA a aby byly činnosti skutečně doplňkové a aby vycházely z již hotové práce.

   Očekávané výsledky

   1. Fáze II (odstraňování nedostatků):

      Systémy vnější a vnitřní kontroly příslušných agentur splňují podmínky a kritéria nařízení 1266/99, rozpracované v pracovním dokumentu Komise „Příprava na rozšířenou decentralizaci“.

   1. Tohoto cíle lze dosáhnout například pomocí níže uvedených činností a výsledků:

   ČINNOSTI

   1. • Národní úřady vypracují pracovní program, stanovící podrobnou činnost a harmonogram pro každé doporučení v GAR.
   2. • Implementace pracovního programu ze strany národních orgánů, v případě potřeby s podporou financovanou v rámci technické asistence.
   3. • Národní úřady vypracují trasu auditu (v případě potřeby s pomocí externích poradců) na základě pokynů útvarů Komise.
   4. • Zajištění (v případě potřeby s pomocí Společenství) školení, seminářů, studijních návštěv a další podpory a poradenství pro akce.
   5. • Cílové instituce vypracují příručky pro finanční řízení a kontrolu.
   6. • Odpovědné kontrolní centrální i decentralizované orgány vypracují auditorské příručky.
   7. K úkolům a výsledkům, které mají poskytovatelé pomoci v rámci tohoto programu zajistit, patří:
      1. • Příručky pro interní finanční řízení a kontrolu, které musí nejdříve vypracovat, pak implementovat a vymáhat odbory vnitřního finančního řízení a kontroly implementačních agentur předvstupních nástrojů - pro zajištění souladu s požadavky na systém řízení a kontroly pro PHARE.
      2. • Implementace vnitřního finančního řízení a kontroly splňujících EDIS, včetně školicích a osvětových kampaní v rámci implementačních agentur předvstupních nástrojů.
      3. • Definování nutných kroků při zadávání veřejných zakázek, předkládání nabídek a uzavírání smluv v souladu s požadavky EDIS.
      4. • Provozní audit, příprava trasy interního auditu.
      5. • Příprava grafů a formulářů pro hlášení a sdělení, pro budování každodenních vztahů s kontrolními odbory (vnitřní audit oborových ministerstev, rozpočtový dohled ...).
      6. • Až bude dokončeno vyhodnocení nedostatků, budou v případě potřeby stanoveny další požadované výsledky.
   1. Fáze III (vyhodnocení splnění požadavků):
   2. Očekávané výsledky:
      1. • Externí auditor vypracuje zprávu (hodnotící zprávu o splnění požadavků), která bude uvádět zjištění a závěry auditu a výrok auditora, který poskytne pozitivní ujištění o splnění požadavků.
      2. • NAO Komisi předloží žádost o EDIS pro příslušné IA.
   1. Tohoto cíle lze dosáhnout například pomocí níže uvedených činností a výsledků:

   ČINNOSTI

   1. • Externí auditor provede jménem národních úřadů úplný finanční a systémový audit každé cílové instituce, který bude zahrnovat:
      1. 1. požadavky stanovené v nařízení 1266/99 a rozpracované v „pracovním dokumentu EDIS“, se zvláštním zřetelem k otázkám určeným v GAR ve fázi I;
      2. 2. příručky a jiné dokumenty nutné k plnění těchto požadavků;
      3. 3. plné ověření národních postupů pro veřejné zakázky v rámci auditu.
   1. K úkolům a výsledkům, které mají poskytovatelé pomoci v rámci tohoto programu zajistit, patří:
      1. 1) Na základě zprávy auditora vypracované ve fázi I a po asistenci poskytované v rámci zvláštního projektu pro fázi II, přípravu EDIS, se provede obnovené hodnocení orgánů kontrolovaných ve fázi I a toho, zda dosáhly nutných zlepšení;
      2. 2) Vypracování zprávy o splnění požadavků pro NAO, osvědčující:
         1. • že řídící a kontrolní postupy pro projekty PHARE v IA a NF jsou v souladu s požadavky na EDIS;
         2. • že odborná znalost řízení projektů PHARE, plánování, následných opatření, úspěšné (a někdy neúspěšné) řízení zdrojů pro projekty PHARE a jiných záležitostí týkajících se účinné přípravy, monitorování a hodnocení pomoci PHARE v souladu s předvstupními prioritami je uspokojivá;
         3. • že v celém cyklu existují vhodné systémy a účinná vnitřní kontrola pro řízení projektů PHARE (zaměření na kontroly a trasy auditů);
         4. • analýza IT systémů a bezpečnosti dat.

1. 2. ROZPOČET

   Orientační Pomoc pro přípravu kandidátských zemí na rozšířenou decentralizaci (EDIS) v řízení předvstupních fondů

   1. EUR

      PŘÍLOHA C Zvláštní ustanovení Očekávané výsledky ČINNOSTI ČINNOSTI

      Kandidátské země	Odstraňování nedostatků (fáze II) Vyhodnocení splnění požadavků (fáze III)
      Kandidátské země	Částka	č. CRIS
      MAĎARSKO	300 000
      ČESKÁ REPUBLIKA	300 000
      SLOVINSKO	400 000
      SLOVENSKO	700 000
      POLSKO	1 000 000
      ESTONSKO	500 000
      LOTYŠSKO	500 000
      LITVA	500 000
      RUMUNSKO	900 000
      BULHARSKO	800 000
      CELKEM	5 900 000	2002/000585

   Harmonogram uzavírání smluv a plateb

   Pro Českou republiku, Estonsko, Maďarsko, Lotyšsko, Litvu, Polsko, Slovensko a Slovinsko musí být všechny smlouvy podepsány do 30. 9. 2003 a platby musí být provedeny do 30. 9. 2004. Pro Bulharsko a Rumunsko musí být všechny smlouvy podepsány do 31. 7. 2004 a platby musí být provedeny do 31. 7. 2005.

   V nutných případech bude program pro každou zemi zahrnovat dvě smlouvy na poradenství. Jedna smlouva bude uzavřena na odstraňování nedostatků (fáze II) a druhá na vyhodnocení splnění požadavků (fáze III).

   1. Orientační kumulativní čtvrtletní harmonogram uzavírání smluv a plateb:

      PŘÍLOHA C Zvláštní ustanovení Očekávané výsledky ČINNOSTI ČINNOSTI Harmonogram uzavírání smluv a plateb

      	2002	2003				2004				2005
      	Q4	Q1	Q2	Q3	Q4	Q1	Q2	Q3	Q4	Q1	Q2	Q3
      Smlouvy kumul.	0,7	3,1	3,7	4,2	4,7	5,3	5,3	5,9	5,9	5,9	5,9	5,9
      Platby kumul.	0,3	1,1	1,8	2,5	3,1	3,8	4,0	4,2	4,6	4,6	5,2	5,9

1. 3. IMPLEMENTAČNÍ UJEDNÁNÍ

   Tento finanční návrh platí pro horizontální program. Projekty budou implementovány pomocí struktur národního programu Phare. Tento finanční návrh bude členěn podle jednotlivých zemí a bude podepsáno deset samostatných finančních memorand, čímž se umožní optimální provádění v každé jednotlivé zemi a maximální účinnost implementace projektu.

   Implementace pomocí národních programů

   Tento program bude řízen v souladu s postupy Decentralizovaného implementačního systému Phare (DIS)².

   Národní koordinátor pomoci (NAC) bude celkově zodpovídat za programování, monitorování a implementaci programů Phare. Národní schvalující úředník (NAO) a schvalující úředníci programu (PAO) zajistí, aby byly programy implementovány v souladu s postupy, které stanoví Příručka DIS, a s ostatními pokyny Komise, a aby byly veškeré smlouvy uzavírány v souladu s Praktickou příručkou pro PHARE, ISPA a SAPARD.³

   NAC a NAO společně zodpovídají za koordinaci mezi PHARE (včetně PHARE CBC), ISPA a SAPARD.

   Národní fond (NF) v čele s NAO bude provádět dozor nad finančním řízením programu a bude odpovědný za podávání zpráv Evropské komisi. NAO celkově zodpovídá za finanční řízení fondů PHARE. NAO zajistí dodržování pravidel, předpisů a postupů PHARE pro nabídková řízení, podávání zpráv a finanční řízení i předpisů Společenství pro státní podporu, a zajistí řádnou funkci výkaznictví a projektového informačního systému. To zahrnuje odpovědnost za hlášení všech předpokládaných i skutečných podvodů a porušení předpisů. NAO nese plnou celkovou odpovědnost za prostředky PHARE v programu do uzavření programu.

   Pro účely tohoto programu bude (v každé zúčastněné zemi) zřízen zvláštní Řídící výbor (vysoká pracovní skupina), který bude dohlížet nad implementací programu. Výbor by měl zahrnovat zástupce hlavních zúčastněných subjektů, zejména NAC, NAO kandidátské země a ředitele koordinace finančních nástrojů, Komisi budou zastupovat vedoucí pracovní skupiny a vedoucí delegace.

   Vracení prostředků

   Jakékoli prokázané porušení předpisů nebo podvod zjištěné kdykoli v průběhu implementace programu budou mít za následek vrácení prostředků Komisi.

   Pokud implementace opatření nebude ospravedlňovat celou nebo část alokované pomoci, musí Komise provést příslušné šetření případu, zejména musí požádat zemi, která je příjemcem pomoci, aby předložila své vyjádření ve specifikované lhůtě a aby napravila veškerá porušení předpisů.

   Po šetření podle předchozího odstavce může Komise snížit, pozastavit nebo zrušit pomoc pro daná opatření, pokud šetření odhalí porušení předpisů, nesprávnou kombinaci prostředků nebo nesplnění některé podmínky finančního memoranda a zejména jakoukoli podstatnou změnu ovlivňující povahu nebo podmínky implementace opatření, pro něž nebyl vyžádán souhlas Komise. Jakékoli snížení nebo zrušení pomoci má za následek vrácení vyplacených částek.

   Pokud se Komise domnívá, že porušení předpisů nebylo napraveno nebo že celá operace či část operace neospravedlňuje celou pomoc nebo část poskytnuté pomoci, musí Komise provést vhodné šetření případu a požádat zemi, která je příjemcem pomoci, aby ve specifikované lhůtě předložila své vyjádření. Po šetření, pokud země, která je příjemcem pomoci, nepřijme žádná nápravná opatření, může Komise:

   1. a) snížit nebo zrušit zálohu;
   2. b) zrušit celou nebo část pomoci poskytované na opatření.

   Komise musí určit rozsah nápravy s přihlédnutím k povaze porušení předpisů a rozsahu jakýchkoli selhání v systémech řízení a kontroly.

   Všechny prostředky nevyužité do data vypršení programu budou vráceny Komisi. Závěrečné písemné prohlášení s podpůrnou dokumentací vystaví NAO ihned po skončení výplatního období podle finančního memoranda, s uvedením celkové částky kryté smlouvami a vyplacené. Bude přiloženo i závěrečné bankovní vyúčtování uvádějící aktuální zůstatky NF/IA/CFCU.

   Bez ohledu na vrácení nevyužitých a neoprávněných prostředků po vypršení platnosti finančního memoranda lze vydat příkaz k dodatečnému vrácení prostředků po provedení závěrečného auditu spolehlivosti a konzistence smluv a výplat i jejich souladu s ustanoveními finančního memoranda, s přihlédnutím k nezávislému posudku závěrečného auditu.

   Národní schvalující úředník zajistí vrácení všech nevyužitých prostředků nebo jakékoli nesprávně zaplacené částky do šedesáti kalendářních dnů od data oznámení. Pokud NAO nevrátí částku splatnou ve prospěch Společenství, uhradí tuto částku Komisi země, která je příjemcem pomoci. Úrok z důvodu pozdní platby bude účtován na nesplacené částky podle pravidel specifikovaných ve finančním nařízení upravujícím rozpočet Společenství.

   Finanční toky

   Komise bude převádět prostředky do NF v souladu s memorandem o porozumění podepsaným mezi Komisí a příslušnými zeměmi v prosinci 1998. Prostředky budou převáděny po žádosti ze strany NAO na zvláštní bankovní účet denominovaný v EUR, který v centrální bance (nebo v bance předem dohodnuté s Komisí) otevře a bude spravovat NF.

   1. • Převod prostředků do Národního fondu
      1. Národní fond (NF) v každé zemi je řízen takto:
         1. 1. Bulharsko - Ministerstvo financí
         2. 2. Česká republika - Ministerstvo financí
         3. 3. Estonsko - Ministerstvo financí
         4. 4. Maďarsko - Ministerstvo financí
         5. 5. Lotyšsko - Ministerstvo financí
         6. 6. Litva - Ministerstvo financí
         7. 7. Polsko - Ministerstvo financí
         8. 8. Rumunsko - Ministerstvo veřejných financí
         9. 9. Slovensko - Ministerstvo financí
         10. 10. Slovinsko - Ministerstvo financí

      Platba do výše 20 % prostředků, které mají podléhat místnímu řízení*, bude převedena do NF po podpisu finančního memoranda a finančních dohod (FA) mezi NF a implementačními agenturami (IA) / centrální finanční a kontraktační jednotkou (CFCU). Musí být rovněž splněna ustanovení v článcích 2 a 13 memoranda o NF. Kromě toho musí NAO předložit Komisi jmenování Schvalujících úředníků programu (PAO) a popis zavedeného systému, s vysvětlením toku informací mezi NF a IA/CFCU a způsobu, jakým bude plněna platební funkce.

      Budou provedeny dvě splátky do výše 30 % místně řízených prostředků* a konečná splátka ve výši 20 % nebo celého zůstatku rozpočtu, podle toho, která částka bude nižší. První platba bude provedena jakmile IA vyplatí 5 % rozpočtu*. Žádost o druhou platbu může být podána po vyplacení 35 % celkového platného rozpočtu*. Závěrečná třetí splátka bude vyplacena po uvolnění 70 % celkového platného rozpočtu*. Výjimečně může NAO žádat o zálohu převyšující uvedené procentní částky v souladu s postupy, které stanoví výše uvedené memorandum o porozumění. Pokud to vedení Komise předem výslovně neschválí, nelze provést splátku, pokud nebyly dodrženy výše uvedené podmínky vyplacení daného procenta pomoci.

   1. • Převod prostředků do implementačních agentur

      Rozdělení pravomocí pro výběrová řízení a platby na ministerstvech financí by měly dodržovat zásady oddělení povinností.

      Národní fond převede finanční prostředky do IA včetně centrální finanční a kontraktační jednotky (CFCU) v souladu s finančními dohodami (FD), podepsanými v případě potřeby mezi NF a IA/CFCU. Jménem příslušné implementační agentury, pověřené finanční správou podprogramu v souladu s článkem 13 memoranda o porozumění o zřízení Národního fondu, budou otevřeny bankovní účty pro podprogramy.

      Každá jednotlivá finanční dohoda bude předem schválena Evropskou komisí. V případě, kdy je sám NF platebním zástupcem CFCU/IA, nedojde k žádnému převodu prostředků z NF do CFCU/IA. V čele CFCU a IA musí stát Schvalující úředník programu (PAO), kterého jmenuje NAO po konzultaci s NAC. PAO bude odpovídat za všechny operace prováděné příslušnou CFCU/IA.

      U smluv, kde budou finanční prostředky ponechány po záruční dobu, která přesáhne konec období pro platby programu, bude celková částka finančních prostředků týkající se těchto smluv, určená dle kalkulace PAO a stanovená Komisí, vyplacena implementační agentuře před oficiálním ukončením programu. Implementační agentura přebírá plnou odpovědnost za uložení finančních prostředků do data splatnosti konečné platby a za zajištění toho, že uvedené fondy budou využity pouze na platby týkající se retenčních doložek.

      Implementační agentura dále přebírá plnou odpovědnost vůči smluvním partnerům za plnění povinností ohledně retenčních doložek. Narostlý úrok z uložených prostředků bude vyplacen Komisi po konečné platbě smluvním partnerům. Finanční prostředky nevyplacené smluvním partnerům po zúčtování konečných plateb budou vráceny Komisi. NAO bude Komisi podávat roční přehled využití prostředků uložených na záručních účtech (zejména plateb z nich provedených) a narostlých úroků.

   1. • Úrok

      Všechny bankovní účty⁴ budou zásadně úročeny. Úroky budou hlášeny Evropské komisi. Pokud o tom Komise na základě návrhu NAO rozhodne, lze úroky reinvestovat do programu.

1. 4. Monitoring a hodnocení

   Implementaci projektu bude monitorovat Společný monitorovací výbor (JMC), jehož členy jsou NAO, NAC a odbory Komise. JMC se schází nejméně jednou ročně, aby přezkoumal všechny programy financované v rámci PHARE a zhodnotil jejich pokrok směrem ke splnění cílů stanovených ve finančních memorandech a přístupovém partnerství. JMC může doporučit změnu priorit a/nebo realokaci fondů Phare. Dále bude JMC jednou ročně zkoumat pokrok ve všech programech předvstupní pomoci financovaných EU (PHARE, ISPA a SAPARD).

   U programu PHARE budou společnému monitorovacímu výboru nápomocny sektorové monitorovací podvýbory (SMSC), které tvoří NAC, PAO z každé implementační agentury (případně CFCU) a útvary Komise. SMSC bude podrobně projednávat pokrok v každém programu, včetně jeho složek a smluv, které JMC zařadí do vhodných sektorů pro monitorování. Sledování každého sektoru bude provádět jeden SMSC na základě pravidelných zpráv o monitoringu zpracovaných implementační agenturou a průběžných hodnoceních nezávislých znalců. SMSC bude podávat doporučení ohledně řízení a projektování a zajišťovat jejich provedení. SMSC bude podávat zprávy společnému monitorovacímu výboru, kterému bude předávat celkové podrobné zprávy o všech programech financovaných v rámci PHARE v jeho sektoru.

   Útvary Komise zajistí, aby bylo po dokončení programu provedeno zpětné hodnocení.

1. 5. Audit a opatření proti podvodům
   1. a) ze strany kandidátských zemí

      Každý rok bude Komisi zaslán plán auditů a souhrn zjištění provedených auditů. Zprávy o auditech budou Komisi k dispozici.

      Příslušný Národní kontrolní úřad bude provádět vhodnou finanční kontrolu ohledně implementace programu.

      Přijímající země zajistí prošetření a účinné řešení předpokládaných případů podvodů a porušení předpisů.

      Porušení předpisů znamená porušení právního předpisu Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které se dotýká nebo by se mohlo dotknout všeobecného rozpočtu Společenství nebo jimi řízených rozpočtů, formou snížení nebo ztráty výnosů plynoucích z vlastních zdrojů vybíraných přímo jménem Společenství nebo formou neodůvodněné položky výdajů.

      Podvod znamená záměrné jednání nebo opomenutí týkající se:

      (i) použití nebo předložení falešných, chybných nebo neúplných prohlášení nebo dokumentů, které má za následek zcizení nebo neoprávněné zadržení prostředků ze všeobecného rozpočtu Evropských společenství nebo rozpočtů řízených Společenstvími nebo jejich jménem,

      (ii) nesdělení informací porušující specifickou povinnost, se stejným důsledkem;

      (iii) nesprávného použití takových fondů pro jiné účely než pro jaké byly původně přiděleny.

   1. b) ze strany Komise

      Veškerá finanční memoranda i výsledné smlouvy podléhají dozoru a finanční kontrole Komise (včetně Evropského úřadu pro boj proti podvodům) a auditům ze strany Účetního dvora. Tento dozor zahrnuje kontroly na místě a dokud pro implementační agentury v dané kandidátské zemi neplatí Rozšířený decentralizovaný systém, opatření jako například předběžné ověřování nabídkových a kontraktačních řízení, které provádí Delegace v kandidátské zemi.

      Pro zajištění účinné ochrany finančních zájmů Společenství může Komise provádět kontroly a inspekce na místě, v souladu s postupy předpokládanými v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96⁵.

      Účetnictví a operace Národního fondu a případně CFCU a všech příslušných implementačních agentur může dle rozhodnutí Komise kontrolovat externí auditor najatý Komisí, aniž jsou dotčeny pravomoci Komise a Evropského účetního dvora dle „Všeobecných podmínek k finančnímu memorandu“, které jsou přílohou rámcové dohody.

1. 6. Zviditelnění / publicita

   Při implementaci tohoto programu Komise zajišťuje maximální zviditelnění činnosti EU v kandidátských zemích Phare. V tomto smyslu Komise jednotně uplatňuje přílohu „Informování a publicita programů Phare Evropských společenství“.