Vyhláška ministerstva financí o účetní evidenci jednotných zemědělských družstev

§ 63

Rozvoj zemědělské družstevní velkovýroby je závislý na růstu výrobní základny a na důsledném uplatňování zásady hospodárnosti ve veškeré činnosti družstev. Stálý růst hospodářských prostředků družstva a tím i celého národního bohatství je společným zájmem členů družstva i celé společnosti. Proto je třeba, aby družstevníci kontrolovali správné využívání a stav hospodářských prostředků a tím pomáhali účetnímu při zabezpečování pořádku v účetní evidenci. Zúčastní se proto i ve vlastním zájmu inventarizací a jejich výsledky budou hodnotit pravidelně na členských schůzích.

§ 64

(1) Pravidelné inventarizace majetku a dluhů se musí provádět alespoň jednou za kalendářní rok. Ministerstvo zemědělství a lesního hospodářství může případě potřeby nařídit provedení inventarizací i vícekrát za rok.

(2) Družstva jsou povinna provádět pravidelné inventarizace

1. a) základních prostředků nejpozději k 31. prosinci,
2. b) nedokončených investic po 1. listopadu,
3. c) generálních oprav po 1. listopadu,
4. d) mladých zvířat, zvířat ve výkrmu, vlastních výrobků, materiálu a ostatních zásob nejméně jednou za kalendářní rok, a to tak, aby se zajistil zejména v ročních účetních výkazech soulad účetních zápisů se skutečností,
5. e) nákladů na nedokončenou výrobu k 31. prosinci,
6. f) peněžních prostředků v hotovosti a cenin nejméně jednou za měsíc,
7. g) zůstatků na účtech, na kterých se zachycuje styk s bankou (účty peněžních prostředků a bankovních úvěrů) běžně podle docházejících výpisů z účtů,
8. h) stavů z vyúčtování se členy, se státním rozpočtem a s vystouplými členy, nejméně jednou za čtvrtletí,
9. i) stavů ostatních pohledávek a dluhů nejméně jednou za kalendářní rok.

(3) Pravidelné inventarizace se provádějí zpravidla k poslednímu dni měsíce, a to vždy najednou alespoň, u všech hospodářských prostředků účtovaných na jednom syntetickém účtu, popřípadě na jednom skupinovém analytickém účtu.

(4) Pravidelnou inventarizaci hospodářských prostředků není třeba provádět, je-li v období nebo ke dni podle odstavce 2 provedena mimořádná inventarizace těchto prostředků (§ 65).

§ 65

Družstvo musí provést mimořádnou inventarizaci hospodářských prostředků

1. a) při změně pracovníků přímo odpovědných za tyto hospodářské prostředky, a to ke dni odevzdání a převzetí funkcí,
2. b) v případech stanovených zvláštními předpisy nebo odborem zemědělství a lesního hospodářství rady krajského národního výboru.

§ 66

(1) Při inventarizaci se musí zjistit skutečné stavy hospodářských prostředků, srovnat s jejich stavy podle údajů účetní evidence, vyšetřit rozdíly mezi těmito, stavy (dále jen „inventarizační rozdíly“) a jejich příčiny. Inventarizaci podléhají i hospodářské prostředky, které sice družstvu nepatři, avšak u něho jsou v době provádění inventarizace.

(2) Postup při provádění inventarizaci se musí organizovat tak, aby se zabezpečilo zejména úplné a správné zjištěni skutečných stavů hospodářských prostředků.

(3) Rychlé a správné provedení inventarizace vyžaduje spolupráce všech členů družstva. Zúčastní se přípravných prací, spolupracují však zejména tím, že v průběhu inventarizace zajišťují úplné zjištění skutečných stavů hospodářských prostředků, pomáhají zjišťovat příčiny výsledků inventarizace a pomáhají odstraňovat případné závady v hospodaření s družstevním majetkem.

§ 67

(1) K provedení inventarizace ustanoví představenstvo družstva jednu nebo více inventarizačních komisí a jejich vedoucí. Prací inventarizační komise se plně účastní členové revizní komise.

(2) Inventarizaci hospodářských prostředků, u nichž se provádí dokladová inventura (§ 68 odst. 1), není třeba provádět inventarizační komisí.

(3) Pracovník přímo odpovědný za inventarizované hospodářské prostředky může být členem inventarizační komise, nikoliv však jejím vedoucím.

§ 68

(1) Skutečné stavy hospodářských prostředků se musí zjistit fyzickou inventurou, připouští-li to jejich povaha (u základních prostředků, zvířat, materiálu, výrobků, hotovostí, cenin apod.). V ostatních případech (u pohledávek, dluhů apod.) a zpravidla také u budov, staveb a pozemků se skutečné stavy zjišťují dokladovou inventurou. Dokladovou inventuru v těchto případech provede obvykle revizní komise družstva.

(2) Fyzické inventury se musí zúčastnit pracovník přímo odpovědný za hospodářské prostředky. Jde-li o inventuru při změně přímo odpovědného pracovníka, musí se jí zúčastnit pracovník funkci odevzdávající i přejímající.

(3) Nemůže-li se pracovník přímo odpovědný za hospodářské prostředky fyzické inventury ze závažných důvodů zúčastnit, provede se inventura bez jeho účasti.

§ 69

(1) Skutečné stavy těch hospodářských prostředků, u nichž se provádí fyzická inventura, se musí zapsat v inventurních seznamech s takovým označením, aby byla spolehlivě zjistitelná jejich totožnost.

(2) Hospodářské prostředky zapsané v inventurních seznamech musí být členěny, označeny a oceněny shodně s účetní evidencí, aby se jejich skutečně zjištěné stavy daly snadno sesouhlasit s údaji účetní evidence.

(3) Srovnávají-li se skutečné stavy základních prostředků, zjištěné fyzickou inventurou na místě, se zápisy na inventárních kartách (v knize základních prostředků), postačí zapsat do inventurního seznamu jen inventární číslo. U základních prostředků, u nichž byly zjištěny nesrovnalosti, se musí uvést v inventurním seznamu i ostatní údaje potřebné k odstranění nesrovnalostí.

(4) Hospodářské prostředky, které družstvu nepatří (§ 66 odst. 1), se zapíší do zvláštních inventurních seznamů odděleně. Kopie těchto inventurních seznamů se zašlou příslušným organizacím.

§ 70

(1) Inventarizační rozdíly se musí písemně zachytit.

(2) O projednání inventarizace se sepíše zápis, který podepíší všechni členové inventarizační komise. Tento zápis obsahuje především:

1. a) označení inventarizovaných hospodářských prostředků,
2. b) den, k němuž byla inventarizace provedena,
3. c) den započetí a ukončení fyzické inventury,
4. d) přehled vyhotovených inventurních seznamů,
5. e) úhrn zjištěných inventarizačních rozdílů a jejich příčiny,
6. f) návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů,
7. g) datum sepsání inventarizačního zápisu, které se pokládá za den ukončení inventarizace.

(3) Pracovník přímo odpovědný za inventarizované hospodářské prostředky potvrdí v jejich inventurním seznamu nebo v odpovídajícím zápisu (prohlášení), že

1. a) fyzická inventura všech příslušných hospodářských prostředků, za které je přímo odpovědný, byla provedena za jeho účasti a že žádné hospodářské prostředky nezatajil,
2. b) hospodářské prostředky v inventurním seznamu zapsané jsou v jeho opatrování.

§ 71

O opravách inventurních seznamů platí obdobně ustanovení § 30. Poznámka o provedení opravy však musí být podepsána všemi členy inventarizační komise, a týká-li se oprava skutečných stavů hospodářských prostředků zjištěných fyzickou inventurou, také pracovníkem přímo za ně odpovědným.

§ 72

Inventarizační rozdíly se musí vyúčtovat do deseti dní po ukončení inventarizace, vždy však ještě v roce, jehož se inventarizace týká.

§ 73

(1) Při inventarizaci se musí také zjistit a uvést v inventarizačním zápisu (§ 70 odst. 2)

1. a) poškozené, fyzicky znehodnocené a nepotřebné zásoby a navrhnout snížení nebo odepsání jejich hodnoty, popřípadě jejich fyzickou likvidaci,
2. b) pohledávky k odepsání a navrhnout je k příslušnému řízení (§ 56 odst. 1),
3. c) dluhy k odepsání a upozornit na nutnost jejich odepsání (§ 56 odst. 1),
4. d) neupotřebitelné, popřípadě nevyužité základní prostředky a navrhnout potřebná opatření,
5. e) případy, ve kterých již bylo rozhodnuto v příslušném řízení podle písm. a) a b), avšak které nebyly ještě vyúčtovány, s upozorněním na nutnost jejich řádného vyúčtování.

(2) V inventarizačním zápisu se uvedou i výsledky dokladové inventury, kterou provedla revizní komise.

(3) Výsledky inventarizace prověřuje revizní komise za široké účasti družstevníků. Zkoumá přitom zejména podrobně příčiny jednotlivých přebytků a mank a hodnotí dobré či špatné výsledky inventarizace, které jsou důsledkem správného nebo nesprávného hospodaření odpovědných pracovníků družstva se svěřeným majetkem. Po prozkoumání příčin inventarizačních rozdílů navrhne revizní komise způsob jejich vypořádání členské schůzi ke schválení.

§ 74

Ministerstvo zemědělství a lesního hospodářství v dohodě s ministerstvem financí vydá v mezích úpravy podle §§ 63 až 73 podrobnější předpisy o postupu při provádění inventarizací a o způsobu zjišťování mank.

§ 75

(1) Písemnosti účetní evidence, jakmile jich není třeba k běžným účtárenským pracím a lze z nich vytvořit ucelené soubory, se uspořádaně podle předem stanoveného pořádku ukládají do uzamknutelných místností nebo skříni odděleně od jiných písemností (účetní archív). O účetní archív pečuje účetní družstva.

(2) Před uložením do účetního archívu musí být písemnosti účetní evidence uspořádaně uschovány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

(3) O ztrátě nebo zničení písemností účetní evidence, jakož i o takovém jejich poškození, jímž byly zničeny nebo se staly nečitelnými části jejich obsahu, se musí sepsat zápis. Je-li důvodné podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny trestným činem nebo přestupkem byť i neznámého pachatele, je nutno uvědomit o věci písemně odbor zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru a místně příslušné oddělení Veřejné bezpečnosti.

(4) Obdobně jako písemnosti účetní evidence se musí uspořádaně uschovávat i evidenční listy o době zaměstnání a výdělku pro účely sociálního zabezpečení zaměstnanců družstva, a to do té doby, pokud nevznikne povinnost je odevzdat orgánům sociálního zabezpečení podle zvláštních předpisů.*) Tyto evidenční listy se však do účetního archívu neukládají.

§ 76

(1) Písemnosti účetní evidence ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu samostatně. Účetní knihy na volných listech, účetní doklady a ostatní písemnosti účetní evidence na volných listech se ukládají v určitých souborech (např. deník, popřípadě jednotlivé deníky, hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu.

(2) Ukládané knihy a svazky se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, ve které se pořadově očíslují stránky počínajíc číslem 1 a počet očíslovaných stránek se uvede na začátku nebo na konci knihy. Zápis musí obsahovat datum uložení a takové údaje, aby se podle nich dala spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků.

(3) Pokud archívní kniha nebyla dosud vedena, zapíší se do nově založené archívní knihy i knihy a svazky, které byly uloženy do účetního archívu již před platností této vyhlášky.

§ 77

(1) Písemnosti účetní evidence lze vydávat z účetního archívu pracovníkům družstva jen na potvrzení.

(2) Vydávat písemnosti účetní evidence, a to i písemnosti v účetním archívu dosud neuložené, orgánu nebo osobám mimo družstvo je dovoleno jen se souhlasem předsedy a účetního družstva. Osobně lze písemnosti vydat jen na potvrzení; při zasílání poštou nebo podobně je nutno o vydání písemnosti vyhotovit záznam.

§ 78

(1) Při zániku družstva a převodu celého jeho majetku a všech závazků do jiného družstva převezme jeho písemnosti účetní evidence přejímající družstvo.

(2) Při vynětí částí majetku nebo závazků z družstva a jejich převodu do jiného družstva se rozdělí a převezmou také příslušné písemnosti účetní evidence. Jejich rozdělení a převzetí se zajistí ve vzájemné dohodě s odborem zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru.

(3) Dojde-li k jinému zániku družstva (např. při zřízení vodní přehrady), rozhodne o dalším uložení a úschově písemností účetní evidence odbor zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru podle zvláštních předpisů ministerstva zemědělství a lesního hospodářství.

§ 79

(1) V účetním archívu se uschovávají

1. a) zápisy o převzetí mrtvého a živého inventáře, sepsané při vstupu členů do družstva a doklady o vyúčtování s vystouplými (vyloučenými) členy trvale,
2. b) účtové listy pro zúčtování příjmů se členy (kniha evidence pracovních jednotek a jejich vyúčtování se členy) a mzdové listy alespoň po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají,
3. c) roční účetní výkazy alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,
4. d) měsíční účetní výkazy, deníky, sborníky, knihy syntetické a analytické evidence, účtové rozvrhy, inventurní seznamy, inventarizační zápisy a účetní doklady, alespoň po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají,
5. e) archívní knihy alespoň po dobu, dokud jsou uschovány písemnosti v nich zapsané; knihy použitých listů a seznamy účetních knih alespoň po dobu, dokud jsou uschovány příslušné účetní knihy; účetní doklady, popřípadě i jiné písemnosti účetní evidence, které jsou součástí technické nebo právní dokumentace týkající se budov a staveb, s výjimkou budov a staveb dočasných, až do doby vyřazení příslušných inventárních předmětů ze základních prostředků,
6. f) ostatní písemnosti účetní evidence alespoň po dobu dvou let následujících po roce, kterého se týkají.

(2) Ustanovení odstavce 1 platí i pro úschovu písemností účetní evidence, týkajících se doby přede dnem počátku účinnosti této vyhlášky, pokud se zřetelem k dosud platným uschovacím lhůtám nebyly do konce tohoto dne již vyřazeny (skartovány).

§ 80

Po uplynutí uschovacích lhůt se písemnosti účetní evidence vyřadí z účetního archívu podle platných předpisů o vyřazování (skartaci) písemnosti a předpisů o archívnictví.*) Vyřazení se zaznamená v archívní knize a doklady o něm se uschovají jako její příloha.

§ 81

(1) Ministerstvo financí v dohodě s ministerstvem zemědělství a lesního hospodářství upraví podle potřeby podrobnosti účetní evidence směrnicemi.

(2) Ministerstvo financí může ze závažných důvodů stanovit výjimky a odchylky z ustanovení této vyhlášky nebo v jednotlivých případech takové výjimky a odchylky povolit.

§ 82

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1959.