Vyhláška o provádění ověřovací činnosti zastupitelským úřadem a o podrobnějších podmínkách pro složení zkoušky k provádění ověřovací činnosti

§ 1

účinné od 1. 7. 2017Provedení vidimace

účinné od 1. 7. 2017(1) Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (dále jen „vidimovaná listina“) se doslova shoduje s listinou, z níž je opis nebo kopie pořízena.

účinné od 1. 7. 2017(2) Ověřovací doložka obsahuje

1. účinné od 1. 7. 2017a) název zastupitelského úřadu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) pořadové číslo, pod kterým je vidimace zapsána v ověřovací knize,
3. účinné od 1. 7. 2017c) údaj o tom, že vidimovaná listina se doslova shoduje s listinou, z níž je opis nebo kopie pořízena,
4. účinné od 1. 7. 2017d) údaj o tom, z kolika stran se skládá vidimovaná listina,
5. účinné od 1. 7. 2017e) údaj o tom, zda jde o opis úplný nebo částečný, popřípadě úplnou nebo částečnou kopii,
6. účinné od 1. 7. 2017f) údaj o tom, z kolika stran se skládá listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena,
7. účinné od 1. 7. 2017g) údaj o tom, zda listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena, je
   1. účinné od 1. 7. 20171. prvopisem,
   2. účinné od 1. 7. 20172. již ověřenou vidimovanou listinou,
   3. účinné od 1. 7. 20173. listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů¹),
   4. účinné od 1. 7. 20174. opisem nebo kopií pořízenou ze spisu²), nebo
   5. účinné od 1. 7. 20175. stejnopisem písemného vyhotovení rozhodnutí nebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu³),

1. účinné od 1. 7. 2017h) údaj o tom, zda listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena, obsahuje viditelný zajišťovací prvek, jenž je součástí obsahu právního významu této listiny, například hologram,
2. účinné od 1. 7. 2017i) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která vidimaci provedla,
3. účinné od 1. 7. 2017j) otisk úředního razítka a
4. účinné od 1. 7. 2017k) místo a datum provedení vidimace.

účinné od 1. 7. 2017(3) Skládá-li se vidimovaná listina z jednoho nebo více listů a každý jednotlivý list obsahuje pouze jednu popsanou stranu, která se vidimuje, proškrtne se nepopsaná strana listu vidimované listiny z levého horního rohu do pravého dolního rohu a ověřovací doložka se vyznačí na straně listu, která je vidimována.

účinné od 1. 7. 2017(4) Vznikne-li v textu vidimované listiny nebo mezi ověřovací doložkou vyznačenou na vidimované listině a textem uvedeným na této vidimované listině nepopsané místo, ověřující osoba proškrtne takto vzniklé nepopsané místo na vidimované listině z levého horního rohu do pravého dolního rohu.

účinné od 1. 7. 2017(5) Vzor ověřovací doložky pro vidimaci je stanoven v příloze č. 1 k této vyhlášce.

§ 2

účinné od 1. 7. 2017Předpoklady provedení vidimace

účinné od 1. 7. 2017Vidimace se provede za předpokladu, že

1. účinné od 1. 7. 2017a) vidimovaná listina se doslova shoduje s předloženou listinou,
2. účinné od 1. 7. 2017b) nejde o listinu, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, jako je zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba,
3. účinné od 1. 7. 2017c) předložená listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena, je psána v českém nebo slovenském jazyce, anebo v jiném jazyce, který ověřující osoba ovládá,
4. účinné od 1. 7. 2017d) předložená listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena, je současně předložena v úředně ověřeném překladu do českého jazyka, je-li psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce nebo v jazyce, který ověřující osoba neovládá; to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,
5. účinné od 1. 7. 2017e) předložená listina, z níž byla vidimovaná listina pořízena, není opatřena viditelným zajišťovacím prvkem, jenž je součástí obsahu právního významu této listiny, například hologramem; to neplatí, je-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,
6. účinné od 1. 7. 2017f) předložená listina není již ověřenou vidimovanou listinou, v jejíž ověřovací doložce je uveden údaj, že původní listina, ze které byla vidimovaná listina pořízena, obsahovala viditelný zajišťovací prvek, jenž je součástí obsahu právního významu této listiny, například hologram,
7. účinné od 1. 7. 2017g) v předložené listině, z níž je vidimovaná listina pořízena, nejsou změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost, a
8. účinné od 1. 7. 2017h) z předložené listiny, z níž byla vidimovaná listina pořízena, je patrné, zda se jedná o
   1. účinné od 1. 7. 20171. prvopis,
   2. účinné od 1. 7. 20172. již ověřenou vidimovanou listinu,
   3. účinné od 1. 7. 20173. listinu, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů,
   4. účinné od 1. 7. 20174. opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
   5. účinné od 1. 7. 20175. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí nebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu.

§ 3

účinné od 1. 7. 2017Provedení legalizace

účinné od 1. 7. 2017(1) Legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní.

účinné od 1. 7. 2017(2) Legalizace se vyznačí na listině, na které je legalizován podpis, formou ověřovací doložky, která obsahuje

1. účinné od 1. 7. 2017a) název zastupitelského úřadu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) pořadové číslo, pod kterým je legalizace zapsána v ověřovací knize,
3. účinné od 1. 7. 2017c) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození, bydliště žadatele,
4. účinné od 1. 7. 2017d) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození, bydliště svědků v případě postupu podle odstavce 4,
5. účinné od 1. 7. 2017e) údaj o tom, jakým způsobem byla zjištěna totožnost žadatele, popřípadě svědků, jde-li o postup podle odstavce 4, tj. označení dokladu, na jehož základě byly údaje pod písmeny c) a d) zjištěny,
6. účinné od 1. 7. 2017f) údaj o tom, že žadatel listinu vlastnoručně před ověřující osobou podepsal, nebo že uznal podpis na listině za vlastní,
7. účinné od 1. 7. 2017g) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která legalizaci provedla,
8. účinné od 1. 7. 2017h) otisk úředního razítka a
9. účinné od 1. 7. 2017i) místo a datum provedení legalizace.

účinné od 1. 7. 2017(3) Vzor ověřovací doložky pro legalizaci je stanoven v příloze č. 2 k této vyhlášce.

účinné od 1. 7. 2017(4) Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků. Účast dvou svědků se k legalizaci nevyžaduje, má-li ten, kdo nemůže číst nebo psát, schopnost seznámit se s obsahem listiny s pomocí přístrojů nebo speciálních pomůcek nebo prostřednictvím jiné osoby, kterou si zvolí, a je schopen vlastnoručně listinu podepsat.

účinné od 1. 7. 2017(5) Vzor ověřovací doložky pro legalizaci za účasti dvou svědků je stanoven v příloze č. 3 k této vyhlášce.

§ 4

účinné od 1. 7. 2017Předpoklady provedení legalizace

účinné od 1. 7. 2017Legalizace se provede za předpokladu, že

1. účinné od 1. 7. 2017a) žadatel prokázal svou totožnost a listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní,
2. účinné od 1. 7. 2017b) nejde o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí,
3. účinné od 1. 7. 2017c) ověřující osoba ovládá v dostatečné míře jazyk, v němž je sepsána listina, na které má být legalizován podpis,
4. účinné od 1. 7. 2017d) listina, na které má být legalizován podpis, je současně předložena v úředně ověřeném překladu do českého jazyka, neovládá-li ověřující osoba v dostatečné míře jazyk, v němž je listina sepsána, a
5. účinné od 1. 7. 2017e) nejde o legalizaci podpisu na listině, která neobsahuje žádný text.

§ 5

účinné od 1. 7. 2017Provedení vyššího ověření cizí veřejné listiny

účinné od 1. 7. 2017(1) Vyšším ověřením cizí veřejné listiny se ověřuje pravost podpisu a otisku úředního razítka a pečetě na cizí veřejné listině.

účinné od 1. 7. 2017(2) Doložka vyššího ověření cizí veřejné listiny zastupitelského úřadu obsahuje

1. účinné od 1. 7. 2017a) název zastupitelského úřadu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) pořadové číslo, pod kterým je vyšší ověření cizí veřejné listiny zapsáno v ověřovací knize,
3. účinné od 1. 7. 2017c) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci úředníka, jehož podpis se ověřuje,
4. účinné od 1. 7. 2017d) název úřadu, jehož otisk úředního razítka nebo pečetě se ověřuje,
5. účinné od 1. 7. 2017e) ověření pravosti podpisu a otisku úředního razítka a pečetě,
6. účinné od 1. 7. 2017f) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která vyšší ověření cizí veřejné listiny provedla,
7. účinné od 1. 7. 2017g) otisk úředního razítka a
8. účinné od 1. 7. 2017h) místo a datum provedení vyššího ověření cizí veřejné listiny.

účinné od 1. 7. 2017(3) Vzor ověřovací doložky pro vyšší ověření cizí veřejné listiny je stanoven v příloze č. 4 k této vyhlášce.

§ 6

účinné od 1. 7. 2017Předpoklady provedení vyššího ověření cizí veřejné listiny

účinné od 1. 7. 2017Vyšší ověření cizí veřejné listiny se provede za předpokladu, že

1. účinné od 1. 7. 2017a) úřad, který vydal listinu, která má být opatřena vyšším ověřením cizí veřejné listiny, má uložený aktuálně platný podpisový vzor u zastupitelského úřadu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) ověřující osoba nemá důvodné pochybnosti o pravosti listiny, podpisu nebo úředního razítka na ní připojených.

§ 7

účinné od 1. 7. 2017Ověření cizí veřejné listiny, kterou nelze opatřit předepsanou ověřovací doložkou

účinné od 1. 7. 2017Zastupitelský úřad opatří cizí veřejnou listinu doložkou, že nemá pochybnosti o pravosti této listiny, poté, co žadatel předloží listinu, kterou nelze opatřit předepsanou ověřovací doložkou.

§ 8

účinné od 1. 7. 2017Provedení ověření správnosti překladu veřejné listiny

účinné od 1. 7. 2017(1) Zastupitelský úřad ověří správnost překladu veřejné listiny připojením doložky poté, co posoudí správnost překladu veřejné listiny předloženého žadatelem nebo pořízeného zastupitelským úřadem.

účinné od 1. 7. 2017(2) Ověřovací doložka pro ověření správnosti překladu obsahuje

1. účinné od 1. 7. 2017a) název zastupitelského úřadu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) pořadové číslo, pod kterým je ověření zapsáno v ověřovací knize,
3. účinné od 1. 7. 2017c) jazyk překládané listiny,
4. účinné od 1. 7. 2017d) jazyk, do něhož byla listina přeložena,
5. účinné od 1. 7. 2017e) údaj o tom, zda byl překlad pořízen zastupitelským úřadem nebo byl předložen žadatelem,
6. účinné od 1. 7. 2017f) údaj o tom, zda jde o úplný nebo částečný překlad,
7. účinné od 1. 7. 2017g) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která ověření správnosti překladu provedla,
8. účinné od 1. 7. 2017h) otisk úředního razítka a
9. účinné od 1. 7. 2017i) místo a datum provedení ověření správnosti překladu.

účinné od 1. 7. 2017(3) Vzor ověřovací doložky pro ověření správnosti překladu je stanoven v příloze č. 5 k této vyhlášce.

§ 9

účinné od 1. 7. 2017Předpoklady provedení ověření správnosti překladu

účinné od 1. 7. 2017Ověření správnosti překladu se provede za předpokladu, že

1. účinné od 1. 7. 2017a) překlad vyhotovený žadatelem je správný a
2. účinné od 1. 7. 2017b) je předložen originál nebo úředně ověřená kopie listiny, jejíž překlad má být ověřen.

§ 10

účinné od 1. 7. 2017Ověřovací doložky

účinné od 1. 7. 2017(1) Ověřovací doložka má formu samolepicího štítku vytištěného prostřednictvím výpočetní techniky, který se nalepí na ověřovanou listinu. Ověřovací doložku lze též vypsat strojem nebo provést otiskem razítka a ručním vypsáním požadovaných údajů. Jen ve výjimečných případech, při hrozícím nebezpečí z prodlení, lze ověřovací doložku sepsat ručně psanými čitelnými tiskacími písmeny.

účinné od 1. 7. 2017(2) Jestliže se ověřovaná listina skládá z více listů nebo se při ověřování soubor listin pevně spojuje do svazku, spojí se sešitím, které se přelepí. Přelepka se opatří otiskem úředního razítka z obou stran tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na listině.

účinné od 1. 7. 2017(3) Ověřovací doložku vyznačí zastupitelský úřad přímo na ověřované listině. Není-li na listině dostatek místa pro vyznačení ověřovací doložky, vyznačí se ověřovací doložka na samostatném listu papíru, pevně spojeném s listinou, způsobem uvedeným v odstavci 2.

účinné od 1. 7. 2017(4) Ověřovací doložku podepíše konzulární úředník příslušný k ověření a ke svému podpisu uvede své strojem napsané, nebo razítkem otištěné, a ve výjimečných případech tiskacími písmeny ručně napsané jméno, popřípadě jména, příjmení, případně včetně akademického titulu, a funkci.

účinné od 1. 7. 2017(5) Pod ověřovací doložku se otiskne velké úřední razítko. Jestliže velikost listiny otisk velkého úředního razítka neumožňuje, zastupitelský úřad pod ověřovací doložku otiskne malé úřední razítko.

§ 11

účinné od 1. 7. 2017Zápis do ověřovací knihy

účinné od 1. 7. 2017(1) Evidence ověřovacích úkonů se vede ve svázané ověřovací knize s tiskopisy očíslovanými v souvislé řadě. Součástí ověřovací knihy je list podpisových vzorů ověřujících osob provádějících ověřovací úkony.

účinné od 1. 7. 2017(2) Ověřovací kniha dále obsahuje

1. účinné od 1. 7. 2017a) pořadové číslo ověřovacího úkonu,
2. účinné od 1. 7. 2017b) datum provedení ověřovacího úkonu,
3. účinné od 1. 7. 2017c) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci za přítomnosti svědků,
4. účinné od 1. 7. 2017d) bydliště žadatele, popřípadě svědků,
5. účinné od 1. 7. 2017e) druh a číslo dokladu, na základě kterého byly zjištěny údaje uvedené pod písmeny c) a d),
6. účinné od 1. 7. 2017f) podpis osoby, jejíž podpis je legalizován, popřípadě podpis svědků,
7. účinné od 1. 7. 2017g) údaj, zda listina byla vlastnoručně podepsána na zastupitelském úřadě,
8. účinné od 1. 7. 2017h) údaj, zda podpis na listině byl žadatelem uznán za vlastní,
9. účinné od 1. 7. 2017i) údaj, že vidimovaná listina doslovně souhlasí s listinou, z níž byla pořízena,
10. účinné od 1. 7. 2017j) počet stran a jazyk listiny, z níž byl pořízen překlad, a počet stran a jazyk překladu,
11. účinné od 1. 7. 2017k) označení druhu listiny, které se ověřovací úkon týká,
12. účinné od 1. 7. 2017l) údaj o uhrazení správního poplatku nebo údaj o snížení nebo upuštění od vybrání poplatku, případně osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis a
13. účinné od 1. 7. 2017m) podpis ověřující osoby.

účinné od 1. 7. 2017(3) Ověřovací kniha se vede po dobu kalendářního roku. Po jejím uzavření je uložena u zastupitelského úřadu po dobu 10 let.

účinné od 1. 7. 2017(4) Zastupitelský úřad zabezpečí ochranu ověřovacích knih před zneužitím údajů v nich obsažených, před odcizením nebo poškozením.

účinné od 1. 7. 2017(5) Vzor tiskopisu ověřovací knihy je stanoven v příloze č. 6 k této vyhlášce.

§ 12

účinné od 1. 7. 2017Zkouška a osvědčení o zkoušce

účinné od 1. 7. 2017(1) Zkouška podle § 18 odst. 7 zákona je součástí závěrečného písemného ověření znalostí v rámci přípravy konzulárních úředníků v souvislosti s výkonem zahraniční služby.

účinné od 1. 7. 2017(2) Obsahem zkoušky podle odstavce 1 je prokázání znalostí ověřovací činnosti, zahrnující znalost právních předpisů, včetně právních předpisů týkajících se správních poplatků, mezinárodních smluv platných pro Českou republiku a přijímající stát, znalost ověřovacích doložek, jejich vyplnění a použití, znalost důvodů odmítnutí ověřovacího úkonu a vedení evidence provedených ověřovacích úkonů v ověřovací knize.

účinné od 1. 7. 2017(3) Složení zkoušky se prokazuje osvědčením o splnění podmínek k výkonu konzulární služby na zastupitelském úřadu a o složení zkoušky pro výkon ověřovací činnosti vydaným Ministerstvem zahraničních věcí. Vzory osvědčení, kterými se prokazuje složení zkoušky podle § 18 odst. 7 zákona, jsou stanoveny v přílohách č. 7 a 8 k této vyhlášce.

účinné od 1. 7. 2017(4) Neuspěl-li konzulární úředník při zkoušce podle odstavce 2, může zkoušku dvakrát opakovat. Zkoušku lze opakovat nejdříve za 10 dnů ode dne konání zkoušky, při níž konzulární úředník neuspěl.

§ 13

účinné od 1. 7. 2017Přechodné ustanovení

§ 14

účinné od 1. 7. 2017Účinnost