Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 1

účinné od 1. 8. 2012Předmět úpravy

účinné od 1. 8. 2012Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby veřejnoprávními původci.

§ 2

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v podatelně. V případě dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidování příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením umožňujícím příjem datových zpráv¹) doručovaných na elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce 3 písm. c), doručovaných na přenosných technických nosičích dat, doručovaných prostřednictvím datové schránky podle odstavce 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace²), pokud je veřejnoprávní původce připouští. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce s výjimkou veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti, zveřejní na své úřední desce, a nezřizuje-li ji, na svých internetových stránkách, informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů s tím, že alespoň uvede

1. účinné od 1. 8. 2012a) adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat,
2. účinné od 1. 8. 2012b) úřední hodiny podatelny,
3. účinné od 1. 8. 2012c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty,
4. účinné od 1. 8. 2012d) identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o vnitřní organizační jednotce, agendě nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny,
5. účinné od 1. 8. 2012e) další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští,
6. účinné od 1. 8. 2012f) přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů,
7. účinné od 1. 8. 2012g) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů,
8. účinné od 1. 8. 2012h) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem (dále jen „škodlivý kód“),
9. účinné od 1. 8. 2012i) důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokumentu v digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisu.

§ 3

účinné od 1. 8. 2012(1) Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný veřejnoprávnímu původci, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně, pokud je ve formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě.

účinné od 1. 8. 2012(2) Pokud je veřejnoprávnímu původci dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí veřejnoprávní původce odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, veřejnoprávní původce dokument nezpracovává.

účinné od 1. 8. 2012(3) Dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, veřejnoprávní původce nezpracovává.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě veřejnoprávní původce zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové podobě veřejnoprávní původce zaznamená čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis.

účinné od 1. 8. 2012(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, ukládá doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena.

§ 4

účinné od 1. 8. 2012(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů³) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší⁴); v takovém případě původce uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší⁴); v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.

§ 5

účinné od 1. 8. 2012(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje podle § 7 až 10. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce ponechá obálku dokumentu v analogové podobě u dokumentu, pokud

1. účinné od 1. 8. 2012a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem⁵) doručován původci do vlastních rukou,
2. účinné od 1. 8. 2012b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci doručen jiným způsobem,
3. účinné od 1. 8. 2012c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,
4. účinné od 1. 8. 2012d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce.

§ 6

účinné od 1. 8. 2012(1) U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda

1. účinné od 1. 8. 2012a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst. 3 písm. f) a g),
2. účinné od 1. 8. 2012b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem⁶) nebo označen uznávanou elektronickou značkou⁷), popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem⁸).

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka⁹). Pokud veřejnoprávní původce využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(3) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků zjištění podle odstavců 1 a 2 odesílateli potvrdí doručení datové zprávy veřejnoprávnímu původci. Součástí zprávy o potvrzení doručení je

1. účinné od 1. 8. 2012a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,
2. účinné od 1. 8. 2012b) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,
3. účinné od 1. 8. 2012c) další náležitosti, které veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce uloží údaje o výsledcích zjištění podle odstavců 1 a 2 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způsobem stanoveným ve spisovém řádu dokument v analogové podobě, který vznikl převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.

účinné od 1. 8. 2012(5) Záznam o výsledku ověření podle odstavce 2 obsahuje alespoň

1. účinné od 1. 8. 2012a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
2. účinné od 1. 8. 2012b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,
3. účinné od 1. 8. 2012c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,
4. účinné od 1. 8. 2012d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována.

§ 7

účinné od 1. 8. 2012Označování dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 4 odst. 1.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, nebo dokument, který vznikl převedením podle § 4 odst. 1, bezodkladně po doručení nebo převedení otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko. Pokud je veřejnoprávnímu původci předán dokument v analogové podobě mimo podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně, opatří ho veřejnoprávní původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko.

účinné od 1. 8. 2012(5) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje

1. účinné od 1. 8. 2012a) název veřejnoprávního původce,
2. účinné od 1. 8. 2012b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,
3. účinné od 1. 8. 2012c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
4. účinné od 1. 8. 2012d) počet listů dokumentu,
5. účinné od 1. 8. 2012e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
6. účinné od 1. 8. 2012f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.

účinné od 1. 8. 2012(6) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 4 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 4 odst. 1 označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením.

účinné od 1. 8. 2012(7) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.

§ 8

účinné od 1. 8. 2012(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy na evidence dokumentů v listinné podobě a evidence dokumentů v elektronické podobě.

účinné od 1. 8. 2012(2) Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, veřejnoprávní původce v evidenci dokumentů uvede jejich seznam s vysvětlivkami.

účinné od 1. 8. 2012(3) Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů; veřejnoprávní původce ho zabezpečí proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Veřejnoprávní původce provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis veřejnoprávní původce škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby veřejnoprávní původce doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje

1. účinné od 1. 8. 2012a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),
2. účinné od 1. 8. 2012b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,
3. účinné od 1. 8. 2012c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“,
4. účinné od 1. 8. 2012d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,
5. účinné od 1. 8. 2012e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
6. účinné od 1. 8. 2012f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
7. účinné od 1. 8. 2012g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
8. účinné od 1. 8. 2012h) způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
9. účinné od 1. 8. 2012i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.

účinné od 1. 8. 2012(5) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v odstavci 4 a dále

1. účinné od 1. 8. 2012a) jednoznačný identifikátor dokumentu,
2. účinné od 1. 8. 2012b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,
3. účinné od 1. 8. 2012c) záznam o provedení výběru archiválií,
4. účinné od 1. 8. 2012d) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.

účinné od 1. 8. 2012(6) Pořadová čísla tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V podacím deníku veřejnoprávní původce prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v listinné podobě k záznamu.

§ 9

účinné od 1. 8. 2012(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné evidence dokumentů, veřejnoprávní původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní původce tuto skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.

účinné od 1. 8. 2012(3) Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.

§ 10

účinné od 1. 8. 2012(1) Vyžaduje-li to jiný právní předpis¹⁰) nebo pokud tak stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v samostatných evidencích dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce zpracovává v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v § 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i). Veřejnoprávní původce zpracovává v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v § 8 odst. 4 písm. b), c), f) a i) a v § 8 odst. 5 písm. a), c) a d). Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem.

§ 11

účinné od 1. 8. 2012Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů; strukturu evidenčního čísla stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.

účinné od 1. 8. 2012(3) Pokud veřejnoprávní původce k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a označit ho stejným číslem jednacím nebo stejným evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument.

§ 12

účinné od 1. 8. 2012Tvorba spisu

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční údaje o spisu a iniciační dokument zaeviduje ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce doplní v iniciačním dokumentu za číslo jednací pomlčku nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu za původní číslo jednací doplní pomlčku nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu dokumentu ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 8 odst. 4 a 5 nebo v § 10 odst. 2, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, a další údaje, které jsou vyplněné v podacím razítku, popřípadě v technologickém prostředku obdobného určení jako podací razítko.

účinné od 1. 8. 2012(4) Vyžaduje-li to jiný právní předpis¹¹) nebo to z jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je

1. účinné od 1. 8. 2012a) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo
2. účinné od 1. 8. 2012b) jiné označení.

účinné od 1. 8. 2012(5) Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení.

účinné od 1. 8. 2012(6) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(7) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu ve spisovém řádu.

§ 13

účinné od 1. 8. 2012Rozdělování a oběh dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení bezodkladně po jejich zaevidování. Veřejnoprávní původce stanoví způsob rozdělování doručených dokumentů ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.

§ 14

účinné od 1. 8. 2012Vyřizování dokumentů a spisů

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu jím pověřenou fyzickou osobou.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce vyřídí dokument, popřípadě spis

1. účinné od 1. 8. 2012a) dokumentem,
2. účinné od 1. 8. 2012b) postoupením,
3. účinné od 1. 8. 2012c) vzetím na vědomí,
4. účinné od 1. 8. 2012d) záznamem na dokumentu,
5. účinné od 1. 8. 2012e) dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu zařazených ve spisu může veřejnoprávní původce převzít spisový znak a skartační režim ze spisu. Veřejnoprávní původce přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení spisu.

§ 15

účinné od 1. 8. 2012Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce uvede přehled spisových znaků ve spisovém a skartačním plánu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Strukturu spisového a skartačního plánu tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na nejnižší úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané podle věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu jsou označeny spisovým znakem. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší úrovni hierarchie obsahují skartační režim. Dokumenty nebo spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden skartační režim.

účinné od 1. 8. 2012(3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“ (archiv) veřejnoprávní původce označí dokument trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem k vybrání za archiválii. Skartačním znakem „S“ (stoupa) veřejnoprávní původce označí dokument bez trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem na zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) veřejnoprávní původce označí dokument, který ve skartačním řízení posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení.

účinné od 1. 8. 2012(4) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost.

účinné od 1. 8. 2012(5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem „A“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „A“. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem „V“ a „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „V“. Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta.

§ 16

účinné od 1. 8. 2012Vyhotovování dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název nebo obchodní firma, adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument veřejnoprávní původce uvede také číslo jednací odesílatele dokumentu, který byl veřejnoprávnímu původci doručen k vyřízení, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce na jím vyhotoveném dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí

1. účinné od 1. 8. 2012a) datum podpisu dokumentu,
2. účinné od 1. 8. 2012b) počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě,
3. účinné od 1. 8. 2012c) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit,
4. účinné od 1. 8. 2012d) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,
5. účinné od 1. 8. 2012e) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis¹²), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem¹³). Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis¹⁴). Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem¹⁵), popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem¹⁶).

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy.

§ 17

účinné od 1. 8. 2012Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů a fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek¹⁷). Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové podobě, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a úředních razítek ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce fyzické osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, podpis přebírající fyzické osoby, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě ztráty úředního razítka veřejnoprávní původce vede v evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum ztráty, popřípadě předpokládané datum ztráty úředního razítka.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí ztrátu úředního razítka Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Ministerstvo vnitra uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a ve Věstníku Ministerstva vnitra.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb¹⁸), jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky, do které zaznamená

1. účinné od 1. 8. 2012a) číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
2. účinné od 1. 8. 2012b) údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát,
3. účinné od 1. 8. 2012c) počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
4. účinné od 1. 8. 2012d) datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
5. účinné od 1. 8. 2012e) obchodní firmu nebo název anebo jméno, popřípadě jména a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen,
6. účinné od 1. 8. 2012f) údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu.

§ 18

účinné od 1. 8. 2012Odesílání dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny, která opatří odesílaný dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce vybaví výpravnu zařízením umožňujícím odesílání datových zpráv z elektronických adres podatelny zveřejněných podle § 2 odst. 3 písm. c), odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky podle § 2 odst. 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a odesílání datových zpráv jinými prostředky elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští.

účinné od 1. 8. 2012(3) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je odesílání datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby, pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce zajistí před odesláním datové zprávy kontrolu případného výskytu škodlivého kódu.

§ 19

účinné od 1. 8. 2012Ukládání dokumentů

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje uzavřený spis a vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména

1. účinné od 1. 8. 2012a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění,
2. účinné od 1. 8. 2012b) označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby původce, je-li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván,
3. účinné od 1. 8. 2012c) kompletnost spisu v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu podle § 12 odst. 3,
4. účinné od 1. 8. 2012d) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
5. účinné od 1. 8. 2012e) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě,
6. účinné od 1. 8. 2012f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu,
7. účinné od 1. 8. 2012g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů,
8. účinné od 1. 8. 2012h) zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován,
9. účinné od 1. 8. 2012i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti,
10. účinné od 1. 8. 2012j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení podle § 4 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí.

účinné od 1. 8. 2012(4) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vede evidenci v tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve spisovém řádu.

§ 20

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 4 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 4 odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace¹⁹), které byly označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení ve spisovém řádu. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní fyzická osoba odpovědná veřejnoprávnímu původci za provedení skartačního řízení, popřípadě fyzická osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede zejména charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), skartační lhůtu a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení.

účinné od 1. 8. 2012(5) Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.