Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby

§ 21

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek, včetně seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20 odst. 5 příslušnému archivu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce

1. účinné od 1. 8. 2012a) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke zničení,
2. účinné od 1. 8. 2012b) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie,
3. účinné od 1. 8. 2012c) posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie nebo navržené ke zničení,
4. účinné od 1. 8. 2012d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu,
5. účinné od 1. 8. 2012e) stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.

účinné od 1. 8. 2012(3) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.

účinné od 1. 8. 2012(5) Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam, který obsahuje alespoň

1. účinné od 1. 8. 2012a) název nebo obchodní firmu, adresu sídla a identifikační číslo osoby veřejnoprávního původce, bylo-li přiděleno, a další údaje upřesňující identifikaci veřejnoprávního původce, popřípadě jeho organizační součásti, u které byla odborná archivní prohlídka provedena,
2. účinné od 1. 8. 2012b) název archivu, kterému budou dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie svěřeny do péče, adresu sídla archivu a kontaktní údaje fyzické osoby pověřené archivem provedením odborné archivní prohlídky,
3. účinné od 1. 8. 2012c) množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie a replik předávaných dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie,
4. účinné od 1. 8. 2012d) datum předání,
5. účinné od 1. 8. 2012e) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené veřejnoprávním původcem a příslušným archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis.

účinné od 1. 8. 2012(6) Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.

účinné od 1. 8. 2012(7) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie zpracovaný veřejnoprávním původcem v rozsahu údajů stanovených v § 20 odst. 4 s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty. Jestliže jsou dokumenty evidované v evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, veřejnoprávní původce předá dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie na základě seznamu vytvořeného archivem ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně. Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie do příslušného archivu a po potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie do digitálního archivu.

účinné od 1. 8. 2012(8) Veřejnoprávní původce na základě souhlasu obsaženého v protokolu o provedení skartačního řízení bezodkladně zničí dokumenty a úřední razítka, které nebyly vybrány za archiválie. Zničením dokumentu v analogové podobě nebo úředního razítka se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Zničením dokumentu v digitální podobě se rozumí jeho smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť.

§ 22

účinné od 1. 8. 2012Spisová rozluka

účinné od 1. 8. 2012(1) Předávací seznam v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených spisů obsahuje pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. Předávací seznam v případě předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis.

účinné od 1. 8. 2012(2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako doručené.

účinné od 1. 8. 2012(3) Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby.

§ 23

účinné od 1. 8. 2012Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě

účinné od 1. 8. 2012(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí

1. účinné od 1. 8. 2012a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
2. účinné od 1. 8. 2012b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
3. účinné od 1. 8. 2012c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).

účinné od 1. 8. 2012(3) Výstupním datovým formátem statických obrazových dokumentů je

1. účinné od 1. 8. 2012a) datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
2. účinné od 1. 8. 2012b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný),
3. účinné od 1. 8. 2012c) datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).

účinné od 1. 8. 2012(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je

1. účinné od 1. 8. 2012a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
2. účinné od 1. 8. 2012b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
3. účinné od 1. 8. 2012c) datový formát Graphics Interchange Format (GIF).

účinné od 1. 8. 2012(5) Výstupním datovým formátem zvukových dokumentů je

1. účinné od 1. 8. 2012a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
2. účinné od 1. 8. 2012b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
3. účinné od 1. 8. 2012c) datový formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).

účinné od 1. 8. 2012(6) Výstupním datovým formátem pro databáze je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci.

účinné od 1. 8. 2012(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v digitální podobě, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML stanoveného národním standardem pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby.

účinné od 1. 8. 2012(8) Veřejnoprávní původce může pro výstup z elektronického systému spisové služby podle odstavce 1 písm. a) současně použít také jiný datový formát.

§ 24

účinné od 1. 8. 2012Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu

účinné od 1. 8. 2012(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě jsou

1. účinné od 1. 8. 2012a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
2. účinné od 1. 8. 2012b) prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,
3. účinné od 1. 8. 2012c) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
4. účinné od 1. 8. 2012d) informace o existence vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka,
5. účinné od 1. 8. 2012e) datum vyhotovení ověřovací doložky,
6. účinné od 1. 8. 2012f) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

účinné od 1. 8. 2012(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou

1. účinné od 1. 8. 2012a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
2. účinné od 1. 8. 2012b) prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,
3. účinné od 1. 8. 2012c) informace o existenci zajišťovacího prvku,
4. účinné od 1. 8. 2012d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
5. účinné od 1. 8. 2012e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

účinné od 1. 8. 2012(3) Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě jsou

1. účinné od 1. 8. 2012a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,
2. účinné od 1. 8. 2012b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu,
3. účinné od 1. 8. 2012c) původní datový formát,
4. účinné od 1. 8. 2012d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
5. účinné od 1. 8. 2012e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.

§ 25

účinné od 1. 8. 2012Jmenný rejstřík

účinné od 1. 8. 2012(1) V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného veřejnoprávnímu původci vedeny údaje ve jmenném rejstříku, veřejnoprávní původce při příjmu dalšího dokumentu doručeného týmž odesílatelem ověří správnost vedených údajů, popřípadě doplní neúplné údaje podle rozsahu údajů stanoveného pro vedení jmenného rejstříku; obdobně se postupuje při odesílání dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce ověřuje přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidencích dokumentů, popřípadě tyto údaje doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti.

účinné od 1. 8. 2012(3) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k přístupu do jmenného rejstříku.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce stanoví specifické podmínky ochrany osobních údajů vedených ve jmenném rejstříku a prostředky zpracovávání údajů vedených ve jmenném rejstříku ve spisovém řádu.

§ 26

účinné od 1. 8. 2012Vedení spisové služby v mimořádných situacích

účinné od 1. 8. 2012(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.

účinné od 1. 8. 2012(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci bezodkladně po ukončení mimořádné situace.

účinné od 1. 8. 2012(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci

1. účinné od 1. 8. 2012a) méně než 48 hodin, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty evidované v náhradní evidenci v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů,
2. účinné od 1. 8. 2012b) déle než 48 hodin, veřejnoprávní původce je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů.

účinné od 1. 8. 2012(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.