Vyhláška o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací

§ 21

Předávání utajovaného dokumentu

(1) Utajovaný dokument je předáván proti potvrzení podpisem; to neplatí pro utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené, pokud odpovědná osoba stanoví výjimku z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Způsob potvrzení převzetí utajovaného dokumentu evidovaného v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě stanoví odpovědná osoba, nestanoví-li vyhláška o zajištění kryptografické ochrany utajovaných informací jinak.

(2) O předání utajovaného dokumentu mimo orgán státu, právnickou osobu podle § 60b zákona nebo podnikatele nebo jinému evidenčnímu místu zřízenému v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo sběrném archu. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v doručovací knize nebo na stvrzence o převzetí utajovaného dokumentu; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení.

(3) O předání utajovaného dokumentu v rámci jednoho evidenčního místa zřízeného v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu, případně i v pomocném jednacím protokolu, pokud je veden. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v doručovací knize anebo při vrácení převzatého utajovaného dokumentu v manipulační knize, není-li v § 27 odst. 3, § 34 odst. 2 písm. b) nebo v § 35 odst. 6 písm. b) stanoveno jinak; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení. Stanoví-li tak odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel, lze utajovaný dokument předat další fyzické osobě v rámci jednoho evidenčního místa i proti podpisu v manipulační knize.

(4) Potvrzení o převzetí utajovaného dokumentu musí být uloženo alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

§ 22

Příprava zásilky k přepravě

(1) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím držitele poštovní licence¹), musí být utajovaný dokument vložen do dvou obálek.

(2) Na vnitřní obálce musí být v levé horní části uveden odesílatel, celé číslo jednací, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní název a úplná adresa adresáta. Je-li zásilka adresována fyzické osobě, musí být uvedeno rovněž její jméno, příjmení a případně její funkce. Je-li do obálky vloženo více utajovaných dokumentů, musí být na obálce uveden stupeň utajení podle utajovaného dokumentu s nejvyšším stupněm utajení a dále čísla jednací všech vložených utajovaných dokumentů. Obálka musí být zajištěna tak, že se všechny spoje obálky po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele a podpisy osoby pověřené vedením jednacího protokolu, nebo osoby, která provedla zajištění obálky; to neplatí pro obálku obsahující pouze utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky musí být otisky razítka a podpisy touto páskou přelepeny. Má-li být obálka otevřena pouze adresátem, musí být obálka označena nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“.

(3) Na vnější obálce musí být uveden odesílatel, číslo jednací bez uvedení zkratky stupně utajení a název a úplná adresa adresáta. Na vnější obálce nesmí být uveden stupeň utajení. Vnější obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné.

(4) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím kurýra, musí být utajovaný dokument vložen do obálky označené nápisem „KURÝREM“ a ustanovení odstavce 2 se použije obdobně. Obálka s utajovaným dokumentem musí být v tomto případě přepravována v přenosné schránce zajištěné proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním anebo plombováním, a na vhodném místě se opatří názvem a adresou orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmou nebo názvem a adresou podnikatele anebo jménem, příjmením a sídlem podnikatele a nápisem „V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně Policii ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“; v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené to může být též obálka, na kterou musí být uvedeny náležitosti podle odstavce 3.

(5) Do vnitřní obálky s utajovaným dokumentem stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné musí být vložena stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Podle věty první se postupuje i v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené, není-li odpovědnou osobou stanovena výjimka z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Vzor stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu je stanoven v příloze č. 12 k této vyhlášce. Vrácená stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu musí být u odesílatele uložena u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení; v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu musí být uložena na evidenčním místě, kde je utajovaný dokument evidován, § 21 odst. 4 se použije obdobně.

(6) V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, musí být vložen do pevného obalu, který je zabezpečen a označen obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

§ 23

Přeprava zásilky

(1) Prostřednictvím držitele poštovní licence lze přepravovat zásilku do stupně utajení Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které

1. a) je místo dodání zásilky v České republice,
2. b) držitel poštovní licence písemně stvrzuje odesílateli převzetí zásilky,
3. c) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,
4. d) držitel poštovní licence doručí odesílateli písemné potvrzení prokazující doručení zásilky a
5. e) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

(2) Potvrzení prokazující doručení zásilky podle odstavce 1 písm. d) musí být u odesílatele uloženo u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení nebo, v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu, na evidenčním místě, kde je utajovaný dokument evidován; § 21 odst. 4 se použije obdobně.

(3) Pokud je podle odstavce 1 přepravována zásilka stupně utajení Vyhrazené, postačí splnění podmínek uvedených v odstavci 1 písm. b), c) a e).

(4) Při přepravě prostřednictvím kurýra musí být zásilka přepravována v přenosné schránce v souladu s § 22 odst. 4. Kurýr, který bude přepravovat zásilku stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný nebo vyšší stupeň utajení. V případě zásilky stupně utajení Vyhrazené se kurýr odesílateli prokáže platným oznámením podle § 6 zákona, osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona nebo dokladem podle § 85 zákona; pokud je kurýr osobou podle § 58a odst. 1 zákona, prokáže se poučením a služebním průkazem, byl-li mu vydán. Kurýr, případně jeho doprovod, při přepravě zásilky učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby podle § 2 písm. h) zákona k utajované informaci, a to i v případě mimořádné situace, například v důsledku nehody nebo havárie.

(5) Zásilku stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné přepravuje kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

(6) V případě přepravy zásilky poskytované v mezinárodním styku prostřednictvím kurýra se postupuje podle odstavců 4 a 5, kurýr se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný stupeň utajení nebo vyšší a kurýrním listem podle § 137 písm. f) zákona, jehož vzor je stanoven v příloze č. 13 k této vyhlášce. Kurýrní list podle § 137 písm. f) zákona Úřad nevystavuje v případě přepravy zásilky prostřednictvím diplomatické pošty přepravované diplomatickým kurýrem a v případě podle § 79 odst. 5 zákona.

§ 24

Přenášení utajovaného dokumentu nebo spisu

(1) Utajovaný dokument nebo spis lze přenášet v obálce nebo pevném obalu vloženém do přenosné schránky, která se zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem podle § 22 odst. 4; utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Vyhrazené lze přenášet v obálce, pevném obalu nebo v přenosné schránce. Na obálce nebo pevném obalu musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele a stupeň utajení. Obálka nebo pevný obal musí být takové kvality, aby údaje na utajovaném dokumentu nebo spisu nebyly čitelné.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, a to za splnění podmínek podle § 23 odst. 5. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe a ukládá se u utajovaného dokumentu.

(3) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

§ 25

Manipulace s utajovaným dokumentem Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET

(1) Utajovaný dokument Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET musí být při manipulaci v objektu mimo zabezpečenou oblast vložen do zalepené a zapečetěné obálky, na které je uvedeno pouze jméno a příjmení osoby, které má být předán.

(2) Přenos utajovaných informací Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET lze mezi budovami nebo areály provádět výhradně vojenským, vládním nebo diplomatickým kurýrem.

§ 26

Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po jeho vyřízení

(1) Po vyřízení musí být utajovaný dokument nebo spis předán na evidenční místo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje nebo ukládá, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej předává v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací nebo značku spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně i jejich evidenční označení, počet a druh utajovaných dokumentů v nelistinné podobě, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Nelze-li při uložení utajovaného dokumentu nebo spisu stanovit rok skartačního řízení, uvede se skartační lhůta. Začátek běhu skartační lhůty musí být prověřen nejpozději spolu s prověřením trvání důvodu pro utajení informace podle § 22 odst. 5 zákona.

(2) Vyřízené utajované dokumenty nebo vyřízené a uzavřené spisy se ukládají podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Utajované dokumenty vkládané do spisu, vyjma případů, kdy spis vzniká pomocí sběrného archu, musí být průběžně zapisovány do seznamu vložených utajovaných dokumentů ukládaného u spisu. Utajované dokumenty jsou v rámci spisu vzájemně fyzicky spojeny a ukládány chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu s vloženými utajovanými dokumenty musí být vyznačen nejvyšší stupeň utajení utajovaných dokumentů v něm vložených.

(3) Se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele lze ve výjimečných odůvodněných případech předat uložený utajovaný dokument nebo spis osobě mimo orgán státu, právnickou osobu podle § 60b zákona nebo podnikatele, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona, na dobu nezbytně nutnou.

§ 27

Zapůjčování utajovaného dokumentu nebo spisu

(1) Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován (evidenční místo), zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby. Písemný souhlas musí být uložen u zápůjční knihy. Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

(3) Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu nebo spisu zaznamenává v zápůjční knize osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem.

(4) Zapůjčené utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné nebo spisy obsahující tyto utajované dokumenty musí být v měsíci lednu každého kalendářního roku vráceny k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

§ 28

Zničení utajovaného dokumentu

(1) Zničení utajovaného dokumentu musí být provedeno tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahoval²).

(2) Zničení utajovaného dokumentu provádí minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu. O zničení utajovaného dokumentu musí být proveden písemný záznam a záznam v administrativní pomůcce, ve které byl utajovaný dokument evidován. Písemný záznam podepisují všechny osoby, které zničení provedly, a musí být uložen na evidenčním místě alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

(3) Zničení podléhá utajovaný dokument, který nebyl ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení vybrán jako archiválie, nebo již nepotřebný utajovaný dokument uložený u právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, kteří jako původci podle zákona o archivnictví a spisové službě nemají povinnost vykonávat spisovou službu, pokud tomu zákon o archivnictví a spisové službě nebrání.

(4) Ten, kdo vyhotovuje utajovaný dokument, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených utajovaných dokumentů. Stejně tak musí být po využití zničen podkladový materiál, pokud není evidován. Poznámkové sešity nebo knihy vrácené k evidenci po jejich využití zničí zpracovatel nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a osoba pověřená vedením evidence poznámkových sešitů nebo knih. O zničení poznámkových sešitů nebo knih podle věty třetí provede osoba pověřená vedením jejich evidence záznam v této evidenci.

(5) Další výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu, ve kterém je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití, lze zničit. Zničení provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a potvrdí jej podpisy v rozdělovníku nebo na samostatném písemném záznamu, který musí být na evidenčním místě uložen alespoň do vyřazení utajovaného dokumentu. Obdobně se postupuje v případě opisu nebo kopie vrácené k jednacímu protokolu, pokud nebyla odeslána jinému adresátovi. Nejsou-li zničeny všechny výtisky podle věty první a opisy nebo kopie podle věty třetí, nelze utajovaný dokument vyřadit podle zákona o archivnictví a spisové službě.

(6) Pokud nebyly administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů vybrány jako archiválie, lze je zničit po uplynutí 5 let od vyřazení všech utajovaných dokumentů v nich evidovaných. O zničení administrativní pomůcky musí být proveden písemný záznam podle odstavce 2.