Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 10

Způsob vedení evidence archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky

(1) Ministerstvo přidělí každé archivní kulturní památce a národní kulturní památce (dále jen „památka“) jedinečné a neměnné číslo.

(2) Součást zvláštní evidence památek vedené ministerstvem tvoří

1. a) žádost o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
2. b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
3. c) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
4. d) zprávy o výsledcích prověrek fyzického stavu památek zasílané ministerstvu archivy podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
5. e) rozhodnutí ministerstva o konzervaci nebo restaurování poškozených nebo ohrožených památek podle § 30 odst. 5 zákona,
6. f) údaje o opatření podle § 32 zákona,
7. g) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.

(3) Archivy vedou zvláštní evidenci památek, které evidují v základní evidenci nebo druhotné evidenci. Součást zvláštní evidence památek vedené archivy tvoří

1. a) stejnopis žádosti o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
2. b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek stejnopis nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
3. c) údaje podle § 18 zákona,
4. d) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
5. e) údaje o bezpečnostních kopiích podle § 30 odst. 1 zákona,
6. f) údaje o prověrkách fyzického stavu památek podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
7. g) údaje o opatření podle § 30 odst. 5 a § 32 zákona,
8. h) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.

(4) Archiválie, archivní soubory nebo jejich ucelené části prohlášené za památku se evidují v základní, druhotné a ústřední evidenci na evidenčních listech v rozsahu

1. a) název památky,
2. b) druh památky,
3. c) datum prohlášení památky,
4. d) číslo, pod kterým je památka vedena v ústřední evidenci památek.

§ 11

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí Národního archivního dědictví při přehodnocení významu archiválií

(1) Archiválie vybrané podle § 5 odst. 1 a 2 zákona nelze vyřadit z důvodu přehodnocení významu archiválií.

(2) Pozbude-li archiválie, na niž se nevztahuje odstavec 1, trvalou hodnotu, podá archiv, kulturně vědecké instituce nebo vlastník, držitel nebo správce archiválie, ministerstvu zdůvodněnou žádost o jejich vyřazení z evidence Národního archivního dědictví. K žádosti připojí stejnopis evidenčního listu nebo evidenčních listů evidující předmětné archiválie v listinné podobě.

(3) Rozhodnutí ministerstva se zapíše do evidenčního listu, v němž byly vyřazované archiválie evidovány v základní evidenci.

(4) Pokud je vyřazovaná archiválie vedena v druhotné evidenci, archiv nebo kulturně vědecké instituce, které archiválie vyřazují, to oznámí Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci je archiválie vedena, a to bezprostředně po nabytí právní moci rozhodnutí o vyřazení archiválie z evidence Národního archivního dědictví.

(5) Pokud vyřazované archiválie tvoří celý archivní soubor, vyřadí se příslušný evidenční list ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci.

§ 12

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidence Národního archivního dědictví při zničení archiválií

(1) Dojde-li ke zničení archiválie uložené mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, kterou vede v základní evidenci Národní archiv nebo státní oblastní archiv, oznámí vlastník nebo držitel nebo správce archiválií tuto skutečnost ministerstvu. Po kontrole archiválie provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválie. Obdobně ministerstvo postupuje v případech úplného zničení archiválie.

(2) Dojde-li ke zničení archiválie uložené v archivu nebo kulturně vědecké instituci, oznámí příslušný archiv nebo kulturně vědecká instituce tuto skutečnost ministerstvu. Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto skutečnost současně archivu, který archiválii vede v druhotné evidenci. Po kontrole archiválie provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií.

(3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie postrádá vlastnosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato skutečnost se uvede v evidenčním listu. Pokud archiválie tvořily celý archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává součástí spisovny archivu nebo kulturně vědecké instituce, která archivní soubor vedla v základní evidenci.

§ 13

Způsob označování archiválií

(1) Archiválie zařazené do I. kategorie se označují na ochranných obalech červenou římskou jedničkou způsobem, který nepoškodí archiválii. Obdobně se označí i prostory, kde jsou archiválie I. kategorie uloženy.

(2) Archiválie II. kategorie se neoznačují.

(3) Archiválie prohlášené za památky se označí na ochranných obalech červeným kruhem s písmeny KP způsobem, který nepoškodí památky. Obdobně se označí i prostory, kde jsou památky uloženy.

(4) Způsob, kterým se označují archiválie I. kategorie nebo památky, je možné na žádost změnit, pokud je předepsané označení v rozporu s označením vycházejícím z jiných právních předpisů. Změnu způsobu označování schvaluje ministerstvo na základě žádosti.

§ 14

Ukládání kopií archiválií a péče o kopie

Bezpečnostní kopie archiválií se ukládají v jiném objektu, než jsou uloženy originály archiválií.

§ 15

Státní příspěvek

(1) V souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii má vlastník této archiválie nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 3 Kč za každou evidenční jednotku.

(2) Paušální státní příspěvek podle odstavce 1 se v případě pořízení fotokopie archiválie vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu zvyšuje o 2 Kč za každou stránku archiválie.

(3) V souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo v souvislosti s prohlášením archivní kulturní památky za národní kulturní památku, která není uložena ve veřejném archivu, má vlastník této archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 10 Kč za každou evidenční jednotku.

(4) Paušální státní příspěvek podle odstavce 3 se zvyšuje o náklady na zhotovení jedné bezpečnostní kopie archivní kulturní památky vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu, provedené ve formě mikrofilmové negativní kopie, o 20 Kč za každou stránku archiválie.

(5) Zřizovatel akreditovaného soukromého archivu má nárok na poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu ve výši 70 Kč na jeden běžný metr archiválií. Plná výše státního příspěvku náleží zřizovateli i za jeden neúplný běžný metr archiválií.

(6) Zvýšení státního příspěvku podle odstavce 2 a podle odstavce 4 nenáleží, pokud kopii nebo bezpečnostní kopii archiválie zhotoví na své náklady příslušný státní oblastní archiv nebo Národní archiv.

§ 16

Vzorový badatelský řád

(1) Vzorový badatelský řád, včetně příloh obsahujících vzor badatelského listu se vzorem žádosti o nahlížení, vzoru dokladu o předložených a navrácených archiváliích a vzoru žádosti o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení jsou stanoveny v příloze č. 3 k této vyhlášce.

(2) Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom upraví vždy ustanovení čl. 2 odst. 4 přílohy č. 3 na podmínky svého archivu.

§ 17

Ceník služeb poskytovaných veřejnými archivy

Služby poskytované veřejnými archivy jsou zpoplatněny podle Ceníku služeb poskytovaných veřejnými archivy uvedeného v příloze č. 4 k této vyhlášce.

§ 18

Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií

Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií jsou stanoveny v příloze č. 5 k této vyhlášce.

§ 19

Účinnost