Platné znění

Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Ministr:
Mgr. Bublan v. r.

Příloha č. 1

k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

Evidenční jednotky

  1. I. Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování množství archiválií. Hlavní evidenční jednotky jsou definované výčtem v této příloze. Dílčí evidenční jednotky upřesňují u zpracovaných archiválií hlavní evidenční jednotku. Součet počtu zpracovaných dílčích evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných hlavních evidenčních jednotek.
  2. II. Evidenční jednotky se člení podle různých hledisek na jednotky
    1. a) pro nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony,
    2. b) pro zpracované archiválie, které jsou dále členěny na
      1. 1. evidenční jednotky pro evidenci spisů a účetních spisů ( kartony a fascikly),
      2. 2. evidenční jednotky pro evidenci původních (spisových, registraturních) evidenčních pomůcek (podací protokoly, indexy, elenchy, repertáře). Indexem se rozumí abecední seznam osobních, místních nebo věcných hesel, elenchem je evidence spisů určitého fasciklu a repertářem je evidence spisů určitého fasciklu na úrovni nejmenší ukládací nebo věcné jednotky.
      3. 3. evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin. Jako jednotlivina se vykazuje
        1. - listina,
        2. - úřední kniha, rukopis,
        3. - podací protokol včetně podacích protokolů v sešitové nebo kartotéční formě,
        4. - index, elench, repertář,
        5. - kartotéka,
        6. - typář a razítko,
        7. - mapa, plán, grafický list (mapa složená z více sekcí se vykazuje jako jedna evidenční a inventární jednotka, přičemž v inventárním záznamu je počet sekcí rozepsán),
        8. - fotografie, album, svitkový film (fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují; u svitkových filmů se vykazuje celý svitek),
        9. - filmy (vykazují se filmové pásy a jiné nosiče audiovizuálních záznamů),
        10. - zvukový záznam,
        11. - jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek).

      Mezi jednotliviny se nezapočítávají mapy, plány, fotografie a grafické listy, které jsou součástí spisů nebo jiných jednotlivin. Jednotliviny se uvádějí v evidenčním listu Národního archivního dědictví bez ohledu na formu uložení.

  1. III. Hlavní a dílčí evidenční jednotky
    1. 1. Listiny do roku 1526 - uvádí se počet všech originálů listin a jejich ověřených opisů vzniklých do roku 1526. Listina je přitom chápána jako písemné svědectví o právním pořízení s náležitými vnějšími a vnitřními znaky a prostředky ověření předepsanými nebo užívanými v době jeho vzniku.
    2. 2. Listiny po roce 1526 - uvádí se pouze ty listiny, které mají nejen vnější znaky provázející zlistinění právního aktu (např. pergamen, ověřovací prostředky, slavnostní forma, atypický formát apod.), ale vymykají se běžně vydávaným písemnostem i svým obsahem. Jako jednotliviny se obvykle neevidují a nevykazují písemnosti zachycující původní zlistinění právního aktu menšího významu, které byly podkladem pro dodatečný zápis v jiných písemnostech, jež je kodifikují a mají větší právní průkaznost (např. úřední knihy). Přihlíží se přitom nejen k rozsahu a významu právního pořízení, ale i k významu příjemce, někdy i vydavatele písemnosti. Jako jednotliviny se rovněž neevidují a nevykazují písemnosti zachycující méně významný akt, pro jejichž vydání byly (případně mohly být) podkladem jiné úřední písemnosti. Tyto písemnosti mají obvykle i větší právní průkaznost a diplomatická hodnota písemností podle nich následně vydaných je tím zmenšena. Jsou to např. tzv. zhostné listy, tzv. zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a diplomy, zakládací listiny, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty apod. Jako listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry (akcie, obligace, směnky atd.). Listiny uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují.
    3. 3. Úřední knihy a rukopisy - uvádí se souhrnný počet kusů úředních knih a rukopisů dohromady. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet úředních knih a rukopisů.
      1. a) úřední knihy - uvádí se souhrnný počet úředních knih v archivním souboru, například knihy městské, knihy městských financí, městské správy, knihy cechovní, knihy vedené u vrchnostenských úřadů (urbáře, knihy rychtářské) a knihy kancelářské (formuláře, konceptáře, kopiáře, manuály, registra aj.). U archivních fondů škol se uvádějí výkazy o prospěchu žactva (školní katalogy a konferenční protokoly), u fondů spolků a družstev pak zejména knihy zápisů o jednání výborů, představenstev aj. Jako úřední knihy se vykazují i účetní knihy a katastry a kroniky s výjimkou kronik uložených v osobních fondech. Úřední kniha má vnější podobu vázané knihy. Za úřední knihy se považují rovněž archiválie výše uvedeného obsahu a typu, které nemají vázanou podobu, splňují však všechna následující kritéria – mají jednotnou úpravu, jsou členěny podle jednotných časových jednotek (např. podle roků) a jsou pročíslovány. Knihy uložené v kartonech se vykazují jako jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto knihy uloženy, se v tomto případě jako evidenční jednotky nevykazují.
        1. b) rukopisy - uvádí se počet kusů, resp. svazků rukopisů. Rukopis je archiválie neúřední povahy. V případě, že jsou archiválie svázány do konvolutu, uvádí se pouze počet svazků. Jako rukopisy jsou evidovány např. diplomové práce.
        2. c) hudebniny, které jsou zařazeny jako rukopisy v jednotlivých sbírkách, se uvádějí jako rukopisy. Hudebninou se rozumí psaná nebo tištěná hudební skladba. V ostatních případech se hudebniny evidují v kartonech. Evidence musí vždy obsahovat označení, že jde o hudebniny.
        3. d) obdobně jako u hudebnin se postupuje při evidenci novinových výstřižků, úředních tisků a tiskové dokumentace.
    1. 4. Podací protokoly/deníky - podací protokol včetně podacích protokolů či deníků v sešitové nebo kartotéční formě.
    2. 5. Indexy, elenchy, repertáře - uvádí se počet kusů původních pomůcek sloužících k evidenci spisů podle věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původní název. Počet těchto pomůcek se uvádí i v případě, že jsou uloženy v kartonech. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet indexů, elenchů a repertářů.
    3. 6. Kartotéky - uvádí se počet kartotéčních zásuvek či krabic. Kartotékou se rozumí soubor systematicky seřazených samostatných listů obsahujících informace k určité agendě či tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené formě. Může být uložena v několika evidenčních jednotkách. Slouží-li jako původní evidenční pomůcka (podací protokol, index apod.), je evidována jako příslušná jednotlivina.
    4. 7. Typáře - uvádí se celkový počet kusů pečetidel a razítek. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet zpracovaných pečetidel a razítek. Pečetidlem je zpravidla kovová deska s vyrytým negativním obrazem, jíž se dociluje pozitivního obrazu otištěním do pečetní hmoty - pečetě, jež reprezentuje jejího majitele za účelem právního ověřování či uzavírání dokumentů. Razítkem je pryžová nebo kovová deska s aplikovaným obrazem, jíž se dociluje otištěním na dokument otisk tohoto obrazu, jenž reprezentuje jeho majitele za účelem ověřování dokumentu.
    5. 8. Kartony - uvede se počet kartonů. Karton je evidenční jednotka označující speciální archivní krabici. Pro nezpracované archiválie je karton evidenční jednotka archiválií uložených v speciální archivní krabici. Pro zpracované archiválie je karton evidenční jednotka spisů a účetních spisů uložených v speciální archivní krabici.
    6. 9. Fascikly - uvádí se celkový počet fasciklů. Fascikl je evidenční jednotka pro zpracované archiválie, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné, případně z jiných důvodů neproveditelné. V této evidenční jednotce se evidují též účetní spisy.
    7. 10. Mapy, plány, grafické listy - uvádí se celkový počet kusů jednotlivých map, atlasů, plánů, výkresů, grafických listů a kreseb. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede zvlášť počet zpracovaných map, plánů a grafických listů.
      1. a) mapy, atlasy - mapa složená z více sekcí se vykazuje jako jedna evidenční a inventární jednotka. Do poznámky k evidenční jednotce se uvádí počet listů (sekcí). Atlasy se vykazují jako jednotliviny, do poznámky k evidenční jednotce se napíše atlas (atlasy),
      2. b) plány, výkresy - postupuje se analogicky jako u map,
      3. c) grafické listy, kresby - uvádí se počet inventárních jednotek (soubory, série, alba), do poznámky k evidenční jednotce se uvede počet grafických listů. Kresby se vykazují jako jednotliviny, do poznámky k evidenční jednotce se napíše kresba (kresby).
    1. 11. Foto, alba, svitkové filmy - uvádí se počet kusů fotografií, negativů, diapozitivů, počet alb (fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují), svitkových filmů (zvlášť pozitiv a negativ), mikrofiší a mikrofilmů. Svitkovým filmem se rozumí statické snímky na svitku fotografického materiálu. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede u zpracovaného archivního materiálu zvlášť počet jednotlivých alb, fotografií, negativů, diapozitivů, svitkových filmů (zvlášť pozitiv a negativ) a mikrofiší a společně s mikrofilmy.
    2. 12. Filmy - uvádí se počet filmových pásů a dalších nosičů audiovizuálních záznamů. Filmový pásem se rozumí ohebný materiál, na němž byla nanesena světlocitlivá vrstva, v níž je zachycen soubor zaznamenaných spolu souvisejících obrazů, vyvolávajících při projekci dojem pohybu, či zvukový doprovod obrazu. Dále se uvádí další audiovizuálních záznamy uložené na jiných nosičích. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede u zpracovaného archivního materiálu zvlášť počet pozitivních a negativních filmových pásů (v poznámce k evidenční jednotce uvede šíře v mm - 8, 16, 35 mm) a počet jiných nosičů. Jako evidenční jednotky se neuvádějí filmové kopie vytvořené na smluvním základě Národním filmovým archivem v Praze.
    3. 13. Zvukové záznamy - uvádí se počet kusů matric, magnetofonových pásků a audiokazet, gramofonových desek a jiných zvukových záznamů. Do dílčích evidenčních jednotek se uvede u zpracovaného archivního materiálu zvlášť počet jednotlivých matric, magnetofonových pásků a audiokazet, gramofonových desek a jiných zvukových záznamů.
    4. 14. Balíky - balík je evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje materiál uložený v balících, nearchivních krabicích apod. Velikost balíků nebo krabice nerozhoduje. Pokud jsou nezpracované archiválie z důvodu jejich lepší ochrany uloženy do kartonů, vykazují se jako kartony. Nezpracované archiválie uložené v pořadačích se vykazují jako balíky.
    5. 15. Digitální datasety – digitální dataset je evidenční jednotka označující sadu dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky a která byla vybrána za archiválii. Dataset má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a strukturována data (například spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech. Filmy, fotografie a zvukové záznamy v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků – datasetů (například databází, prezentací, webových stránek, matematických modelů). Digitální datasety se člení na digitální přejímky. Digitální přejímka označuje dataset, který představuje snímek dat za určité období, nejčastěji jeden rok. Jako evidenční jednotka slouží digitální přejímka pouze v případě, že data v ní obsažená byla vybrána za archiválie. Uvádí se včetně data vytvoření snímku, počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech.
    6. 16. Jiné - uvedou se další součásti archivního souboru nezařazené do předchozích typů evidenčních jednotek, například trojrozměrné předměty. Evidence musí vždy obsahovat specifikaci evidovaného předmětu. Do této položky patří evidence tisků, mincí, šperků, štočků, medailí, plakátů případně dalšího speciálního materiálu.

Příloha č. 2

k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

Druhy archivních pomůcek

Archivní pomůcka je informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jeho části. Vytváří se a zpřístupňuje se badatelům v listinné i v v digitální podobě. Archiv nebo kulturně vědecké instituce, která popisované archiválie vede v základní, druhotné nebo ústřední evidenci uchovává příslušnou archivní pomůcku v listinné podobě.

  1. Archivní pomůcky se člení na
    1. I. Základní,
    2. II. Speciální,
    3. III. Referenční.
  1. ad I.

    Základními archivními pomůckami jsou prozatímní inventární seznam, dílčí inventář, inventář a katalog. Archiválie vedené v prozatímním inventárním seznamu se považují za zpracované, ale neinventarizované. Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu jsou považovány za inventarizované.

    Prozatímní inventární seznam je základní seznam všech inventárních jednotek archivního souboru nebo jeho částí v pořadí vycházejícím z původního uspořádání zpracovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek, pořízený pro evidenci archivního materiálu a k orientaci v jeho obsahu. Má titulní list a tiráž.

    Dílčí inventář je archivní pomůcka k části archivního souboru, která má stejné náležitosti jako inventář. Pořizuje se k uspořádané uzavřené části archivního souboru. Inventární čísla jednotlivých dílčích inventářů na sebe musejí navazovat.

    Inventář je základní seznam všech inventárních jednotek uzavřeného archivního souboru v pořadí vycházejícím z původního uspořádání inventarizovaných písemností nebo v pořadí vytvořeném na základě jiných vnitřních vazeb mezi inventárními jednotkami uvnitř archivního souboru s uvedením evidenčních jednotek. Pořizuje se pro evidenci archiválií a jejich uložení a k orientaci o obsahu, časovém rozmezí a množství archiválií. Obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a literatury, inventární seznam, rejstříky (pokud jsou účelné) a tiráž. Součástí je i obsah a přílohy k úvodu (registraturní plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční tabulky starých a nových signatur, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary atd.).

    1. A. Titulní list inventáře obsahuje
      1. a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce, či jméno nebo název správce respektive držitele archiválií,
      2. b) název archivní pomůcky (totožný s názvem archivního souboru s případnou specifikací jejich částí),
      3. c) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou),
      4. d) druh archivní pomůcky,
      5. e) číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,
      6. f) evidenční číslo archivní pomůcky,
      7. g) jméno nebo jména zpracovatele či zpracovatelů archivní pomůcky,
      8. h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.
      9. Titulní listy ostatních druhů archivních pomůcek musí obsahovat stejné údaje.
    1. B. Úvod inventáře obsahuje kapitoly:
      1. a) vývoj původce archiválie, tj. organizační a kompetenční vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních fondů životopisy osob
      2. b) vývoj a dějiny archivního souboru, tj. popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje, s údaji o uložení písemností, jejich zpracování a případných ztrátách před převzetím do archivu
      3. c) archivní charakteristika archivního souboru, tj. rozbor stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů a jednotlivin nearchivní povahy
      4. d) stručný rozbor obsahu archivního souboru
      5. e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky, tj. kdo, kdy a ve kterém archivu ji zpracoval, kdo sestavil inventář a jaké využil prameny.
    1. C. Inventární seznam je část inventáře, která obsahuje inventární záznamy sestávající zpravidla z inventárního čísla, signatury, popisu obsahu inventární jednotky, časového rozsahu a pořadového čísla evidenční jednotky.
    2. D. Tiráž inventáře se umisťuje na poslední straně archivní pomůcky a obsahuje tyto údaje:
      1. a) název archivní pomůcky (totožný s názvem archivního souboru s případnou specifikací jeho částí),
      2. b) časové rozmezí archivní pomůcky (totožné s časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou),
      3. c) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou (v závorce se specifikují počty druhů hlavních evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví),
      4. d) počet inventárních jednotek,které lze na základě archivní pomůcky zpřístupnit,
      5. e) rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných metrech,
      6. f) stav archivní pomůckou zpřístupněných archiválií ke dni,
      7. g) značka archivního souboru, pokud existuje,
      8. h) jméno a příjmení zpracovatele archivního souboru,
      9. i) údaje o tom, kdo archivní pomůcku sestavil (popř. údaj o autorovi úvodu, byl-li jiný než výše uvádění zpracovatelé),
      10. j) počet stran archivní pomůcky,
      11. k) údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil s číslem jednacím a datem schválení.
        1. Tiráž ostatních druhů archivních pomůcek musí obsahovat stejné údaje.

    Katalog je archivní pomůcka k archivnímu souboru či jeho částem, poskytující informace o obsahu a formě archiválií. Má titulní list, obsah, úvod, seznam použité literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž rozšířenou o počet katalogových záznamů. Za archivní pomůcku se považuje i sdružený a skupinový inventář vytvořený podle dřívějších předpisů.

  1. ad II.

    Speciálními archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický katalog, soupis dokumentů a tematický rejstřík.. Archiválie opatřené speciální archivní pomůckou jsou považovány za inventarizované.

    Rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, sloužící k podrobné orientaci po obsahu archivního souboru nebo jeho částí. Musí mít titulní list, úvod, obsah, seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž. Jako samostatná archivní pomůcka je odlišný od rejstříků k archivním pomůckám nebo jejich částem.

    Tematický katalog je soupis jednotlivých archiválií, tvořený katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Tematický katalog má všechny náležitosti katalogu.

    Soupis dokumentů je soupis jednotlivých archiválií, tvořený obsahovými záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení.

    Tematický rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo názvový) a věcný ukazatel, vypracovaný k vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení. Tematický rejstřík má všechny náležitosti rejstříku.

  1. ad III.

    Referenčními archivními pomůckami jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a edice.

    Soupis fondů (sbírek) je soupis archivních souborů z jednoho nebo více archivů s údaji o jejich uložení.

    Popis fondu (sbírky) je písemná informace o obsahu, původci, časovém a kvantitativním rozsahu, stavu dochování, zpracování a možnostech využití archivního souboru.

    Průvodcem je soubor popisů fondů (sbírek) archivu (případně jeho oddělení). Obsahuje úvod se stručnou charakteristikou oblasti, v níž archiv působí, informaci o vývoji a organizaci archivu, popisy archivních souborů, informace o knihovně a pomocný aparát (seznam zkratek, osobní, zeměpisný a věcný rejstřík, soupis použité literatury), případně obrazovou přílohu.

    Edicí je textová či obrazová reprodukce dokumentu podle stanovených pravidel. Za archivní pomůcku je považována pouze v případě, že jsou v ní publikovány výhradně archiválie uložené v archivu, který ji pořídil.

Příloha č. 3

k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD

Badatelský řád ........ archivu v ............ vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 1

Obecná ustanovení

(1) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen „badatel“) přístup.

(2) Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno a příjmení, účel návštěvy a podepíše se.

(3) V badatelně archivu badatel pravdivě vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem zaměstnanci pověřenému službou a dozorem v badatelně (dále jen „dozor v badatelně“), který zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský list podepíše. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu studia.

(4) Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným občanský průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem, nahlížení do archiválií se mu odepře.

(5) Badatel vyplní formulář žádosti o předložení archiválií s uvedením svého jména, příjmení, názvu fondu, čísla kartonu, knihy, popř. inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ji svým podpisem a datem. Badatel může svůj požadavek zaslat předběžně archivu i prostředky dálkového přístupu (internet, fax nebo telefon). Pokud žádost zaslaná prostředky dálkového přístupu neobsahuje veškeré požadované údaje nebo pokud formulace požadavku na předložení archiválií je nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaná žádost za informativní a nezávaznou. Takovéto žádosti může být vyhověno v přiměřené lhůtě po jejím upřesnění při osobní návštěvě badatele v archivu. Při návštěvě archivu vyplní formulář žádosti a opatří ji svým podpisem a datem. Formulář žádosti se poté připojí k badatelskému listu a stane se jeho součástí.

(6) Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením studia v badatelně. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog nebo osoby ozbrojené.

(7) V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 2

(1) Při nahlížení se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod.

(2) Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(3) Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny bez svolení dozoru v badatelně. Vynesení jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(4) Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (například didaktických, při exkurzích) může dozor v badatelně povolit nahlížení více osobám.

(5) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží zkontrolovat.

(6) Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.

(7) Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje ředitel (vedoucí) archivu.

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 3

(1) V badatelně je možné při splnění dozorem stanovených podmínek (například zachování klidu v badatelně), a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhlasem dozoru v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněné písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících.

(2) Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou.

(3) Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(4) Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem badatele z badatelny.

(5) Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích se uvádí název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní citace), z nichž bylo čerpáno.

(6) Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk (například edice archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu PDF.

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 4

Využívání archivních pomůcek

(1) Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek.

(2) S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona, se zachází jako s literárními díly (například úvody k inventářům).

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 5

Pořizování reprodukcí archiválií

Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav se neposkytují.

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 6

Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv

(1) Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje ředitel (vedoucí) archivu výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem určeným ředitelem (vedoucím) archivu, který archiválie zapůjčuje.

(2) Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje ředitel (vedoucí) archivu výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.

(3) Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka.

(4) Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující

  1. a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií,
  2. b) účel výpůjčky,
  3. c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,
  4. d) jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo,
  5. e) v případě právnické osoby sídlo vypůjčitele a jméno a příjmení jím pověřené osoby a
  6. f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby a úřední razítko vypůjčitele, pokud jde o právnickou osobu.

(5) Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.

(6) Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií.

OdkazČl. 7

Využívání knihovny archivu

Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá ředitel (vedoucí) archivu.

OdkazČl. 8

Exkurze do archivu

Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje ředitel (vedoucí) archivu a uskutečňuje se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance.

změněno 1. 7. 2009 zákonem 192/2009 Sb. OdkazČl. 9

Úhrada za služby poskytované badatelům a reprodukční poplatky

(1) Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů a placení reprodukčních poplatků je stanoveno Ceníkem služeb a reprodukčních poplatků platným ve veřejných archivech.

(2) Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně archivu a dálkovým přístupem.

OdkazČl. 10

Závěrečná ustanovení

Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.

V .......... dne ......

Podpis ...........

Příloha č. 1

badatelského řádu
Obrázek

Příloha č. 2

badatelského řádu
Obrázek

Příloha č. 3

badatelského řádu
Obrázek

Příloha č. 4

k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech

  1. A. Pořízení výpisu nebo opisu archiválií, popřípadě sdělení o negativním nálezu a o ověřování kopií pořízených veřejnými archivy
    1. 1. Pořízení výpisu nebo opisu archiválie 50,- Kč za každou i započatou stránku.
    2. 2. Sdělení o negativním nálezu 50,- Kč.
    3. 3. Ověření shody kopie archiválie s jejím originálem uloženým v archivu a pořízené archivem podle písmena B bodu 1 30,- Kč za každou započatou stránku.
  1. B. Reprodukce archiválií
    1. 1. Elektrografické kopírování (Kč/1 list reprodukce)
      Příloha č. 4 Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech
      1.1. černobílé:
      1.1.1. jednostranné:A4A3
      1.1.1.1. z volných listů5,- Kč8,- Kč
      1.1.1.2. z vázaných listů7,- Kč12,- Kč
      1.1.2. oboustranné:
      1.1.2.1. z volných listů8,- Kč12,- Kč
      1.1.2.2. z vázaných listů17,- Kč22- Kč
      1.2. barevné:
      1.2.1. jednostranné:A4A3
      1.2.1.1. z volných listů25,- Kč38,- Kč
      1.2.1.2. z vázaných listů33,- Kč46,- Kč
    1. 2. Mikrografické práce
      Příloha č. 4 Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech
      Pořízení mikrozáznamu
      1 políčko 35 mm mikrofilmu 45 × 35 mm32,- Kč
      1 políčko 35 mm mikro filmu 24 × 35 mm20,- Kč
      Kopírování mikrozáznamů
      1 políčko bez rozdílu velikosti15,- Kč
      Zhotovení zpětné zvětšeniny z 35 mm mikrozáznamu na běžný kancelářský papír
      formát A4 a A320,- Kč
    1. 3. Digitální reprodukce
      Příloha č. 4 Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech
      3.1. Zhotovení digitální reprodukce dvourozměrné předlohy
      3.1.1. skenování předloh do formátu A4 včetně30,- Kč
      3.1.2. skenování předloh do formátu A3 včetně60,- Kč
      3.1.3. skenování velkých formátů A0+ včetně300,- Kč
      3.1.4. snímek předlohy formátu A3 včetně digitálním fotoaparátem120,- Kč
      3.1.5. snímek předlohy formátu větší než A3 digitálním fotoaparátem300,- Kč
      3.1.6. skenování archiválií na průhledné podložce (např. mikro film, deska) jednoho pole:
      skenování z pásu filmu
      skenování fyzicky odděleného filmového pole      		 20,- Kč
      50,- Kč
      Zvýšení rozlišení o každých započatých 100 dpi nad 300 dpi 20,- Kč
      3.2. Zhotovení digitální reprodukce trojrozměrné předlohy
      3.2.1. 1 dokumentační snímek malých a středně velkých rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem350,- Kč
      3.2.2. 1 ateliérový snímek malých a středně velkých rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem1 500,- Kč
      3.3. Poskytnutí digitální reprodukce již dříve digitalizované předlohy (1 obraz)25,- Kč
      3.4. Prohlížení digitálních reprodukcí archiválií dálkovým způsobem se nezpoplatňuje.
      3.5. Zápis dat
      3.5.1. CD včetně zápisu dat40,- Kč
      3.5.2. DVD včetně zápisu dat60,- Kč

      Všechny nově zhotovení digitální reprodukce se poskytují v barvě s barevnou hloubkou 24 bitů nebo vyšší, v základním rozlišení 300 dpi, ve formátu JPG, PDF/A, TIFF, PNG nebo RAW, bez grafických úprav.

  1. C. Souhlas s jednorázovým užitím reprodukce archiválií
    1. 1.1. použití reprodukcí archiválií pro účely vědecké (vědecké a odborné časopisy, sborníky, samostatné studie, monografie, edice, katalogy výstav) a výukové (učební pomůcky) se nezpoplatňuje

      (pozn.: v případě vědeckého použití reprodukcí musí být vždy uvedena citace alespoň v rozsahu názvu archivu, který archiválii spravuje a archivního souboru obsahujícího archiválii; bez citace je užití reprodukce považováno za použití pro účely komerční)

    1. 1.2. použití reprodukcí archiválií pro účely komerční (obrazové publikace, pohlednice, kalendáře, propagační materiály, atp.) se zpoplatňuje
      Příloha č. 4 Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech
      1 ks barevné nebo černobílé digitální reprodukce:
      v nákladu tiskovin do 600 kusů1 500,- Kč
      v nákladu tiskovin nad 600 kusů3 000,- Kč.

    Tyto ceny se vztahují rovněž na reprodukce archiválií pořízených pomocí vlastního zařízení žadatele.

  1. D. Filmování archiválií (s výjimkou naučných nebo kulturně vzdělávacích pořadů)

    Základní poplatek 700,- Kč/každá započatá hodina.

  1. E. Rešerše, kancelářská práce, manipulační poplatky
    Příloha č. 4 Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech
    1.1. Rešerše (zjištění požadovaných informací a vypracování ucelené zprávy vycházející z vyhledání a excerpce příslušných archiválií, archivních pomůcek a dalších odborných zdrojů)
    1.1.1. jednoduchá rešerše/1 hodina výkonu/založená na excerpci 1 - 2 archivních zdrojů350,- Kč
    1.1.2. náročná rešerše/1 hodina výkonu/založená na excerpci 3 - 5 archivních zdrojů500,- Kč
    1.1.3. náročná kombinovaná rešerše/1 hodina výkonu/založená na excerpci 6 a více archivních i mimo archivních zdrojů600,- Kč
    1.2. Kancelářská práce
    1.2.1. 1 hodina výkonu 60,- Kč
    1.3. Manipulační poplatky
    1.3.1. balné - zásilky v balících30,- Kč
    1.3.2. balné - zásilky v obálkách do 1 kg20,- Kč
    1.4. Rešerše založená na elektronické databázi150,- Kč

    Poštovné je účtováno podle platného sazebníku poskytovatele poštovních služeb.

  1. F. Zapůjčení zvukové, filmové nebo audiovizuální archiválie

    Specializované archivy zřízené za účelem zajištění péče o zvukové, filmové a audiovizuální archiválie se řídí ceníkem služeb pouze ve vztahu k archiváliím v listinné podobě. V ostatních případech se stanoví smluvní cena.

Příloha č. 5

k vyhlášce č. 645/2004 Sb.

Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií

  1. I. Nosnost podlah v archivních depozitářích musí být minimálně
    1. a) 10 kN.m-2 při použití stabilních regálů,
    2. b) 12 kN.m-2 při použití posuvných regálů.
  1. II. V prostorách pro uložení archiválií se musí udržovat tyto hodnoty teploty a relativní vlhkosti vzduchu:
    1. Doporučená relativní vlhkost a teplota pro uložení archivních a knihovních materiálů
      Příloha č. 5 Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií
      Teplota
      [° C]      		Relativní vlhkost
      [%]
      min.max.akcept.
      změny      		min.max.akcept.
      změny
      papír, optimální uložení218± 13050±5
      papír, pravidelné využívání1418± 13050±5
      pergamen, kůže2181 °/h50603 %/h
      fotografický film, černobílý, ester celulózy< 21±21550*
      fotografický film, černobílý, polyester< 21±23050*
      fotografický film, barevný, ester celulózy< 2±21530*
      fotografický film, barevný, polyester< 2±22530*
      fotografická deska, černobílá< 202050*
      fotografická deska, barevná< 22050*
      fotografický papír, černobílý2< 204/den3050*
      fotografický papír, barevný< 23050*
      mikrofilm, černobílý, ester celulózy< 21±21540*
      mikrofilm, černobílý, polyester< 21±23040*
      vinylová gramofonová deska< 2150
      magnetická média (datová, audio, video)17< 202030*
      optické diskypodle hodnot stanovených výrobcem optických disků
    2. * vyhnout se kolísání
  1. III. Průměrné roční náklady archivu na 1 běžný metr archiválií v listinné podobě činí minimálně 1 250 Kč; v případě archiválií v jiné než listinné podobě jsou průměrné roční náklady archivu vyšší, v závislosti na charakteru a typu archiválie (zvukové, filmové a audiovizuální).
  1. 1) Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.