Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 10

Způsob vedení evidence archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky

(1) Ministerstvo přidělí každé archivní kulturní památce a národní kulturní památce (dále jen „památka“) jedinečné a neměnné číslo.

(2) Součást zvláštní evidence památek vedené ministerstvem tvoří

1. a) žádost o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
2. b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
3. c) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
4. d) zprávy o výsledcích prověrek fyzického stavu památek zasílané ministerstvu archivy podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
5. e) rozhodnutí ministerstva o konzervaci nebo restaurování poškozených nebo ohrožených památek podle § 30 odst. 5 zákona,
6. f) údaje o opatření podle § 32 zákona,
7. g) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.

(3) Archivy vedou zvláštní evidenci památek, které evidují v základní evidenci nebo druhotné evidenci. Součást zvláštní evidence památek vedené archivy tvoří

1. a) stejnopis žádosti o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za památku,
2. b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památku a u národních kulturních památek stejnopis nařízení vlády o prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,
3. c) údaje podle § 18 zákona,
4. d) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,
5. e) údaje o bezpečnostních kopiích podle § 30 odst. 1 zákona,
6. f) údaje o prověrkách fyzického stavu památek podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,
7. g) údaje o opatření podle § 30 odst. 5 a § 32 zákona,
8. h) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona, jde-li o národní kulturní památky.

(4) Archiválie, archivní soubory nebo jejich ucelené části prohlášené za památku se evidují v základní, druhotné a ústřední evidenci na evidenčních listech v rozsahu

1. a) název památky,
2. b) druh památky,
3. c) datum prohlášení památky,
4. d) číslo, pod kterým je památka vedena v Ústředním seznamu kulturních památek České republiky.

(5) V případě zrušení prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu přehodnocení jejího významu podle § 21 odst. 6 zákona je zvláštní evidence archivní kulturní památky vedená ministerstvem zařazena do spisu týkajícího se předmětné záležitosti. Zvláštní evidence archivních kulturních památek vedená archivy se v daném případě předá ministerstvu a rovněž se zařadí do předmětného spisu.

§ 11

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí Národního archivního dědictví při přehodnocení významu archiválií

(1) Archivní soubory obsahující archiválie uvedené v § 5 odst. 1 a 2 zákona nelze vyřadit z evidence Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu archiválií.

(2) Pozbude-li archivní soubor, na který se nevztahuje odstavec 1, trvalou hodnotu, podá subjekt, který vede archivní soubor v základní evidenci, ministerstvu zdůvodněný návrh na jejich vyřazení z evidence Národního archivního dědictví.

(3) Rozhodnutí ministerstva o vyřazení archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu se zapíše do evidenčního listu, na němž byl archivní soubor evidován v základní evidenci.

(4) Pokud je vyřazovaný archivní soubor veden v druhotné evidenci, archiv nebo kulturně vědecká instituce, která archivní soubor vyřazuje, to oznámí Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci je archivní soubor veden, a to bezprostředně po nabytí právní moci rozhodnutí o vyřazení archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví.

(5) Evidenční list, na kterém je vyřazený archivní soubor evidován, se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční list v listinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci.

§ 12

Postup a způsob vyřazování archiválií z evidence Národního archivního dědictví při zničení archiválií

(1) Dojde-li ke zničení archivního souboru nebo archiválie, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce a které jsou vedeny v základní evidenci Národního archivu nebo státního oblastního archivu, subjekt vedoucí archivní soubor nebo archiválie v základní evidenci oznámí tuto skutečnost ministerstvu a podá návrh na vyřazení archiválie nebo archivního souboru z evidence Národního archivního dědictví. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru. Skutečnosti uvedené v protokolu jsou podkladem pro vydání rozhodnutí.

(2) Dojde-li ke zničení archiválie nebo archivního souboru, které náleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, příslušný archiv nebo kulturně vědecká instituce oznámí tuto skutečnost ministerstvu. Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto skutečnost současně archivu, který archiválii vede v druhotné evidenci. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií nebo archivního souboru.

(3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie postrádá vlastnosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato skutečnost se uvede v evidenčním listu. Pokud byl poškozen celý archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence.

§ 12a

(1) Základní identifikaci archiválie tvoří

1. a) identifikátor archiválie přidělený digitálním archivem, jde-li o archiválii v digitální podobě,
2. b) název archivního souboru,
3. c) doba vzniku archiválie,
4. d) název nebo obchodní firma původce archivního souboru, popřípadě i název nebo označení jeho vnitřního organizačního útvaru,
5. e) stručný obsah archiválie,
6. f) datový formát archiválie a jeho verze, jde-li o archiválii v digitální podobě,
7. g) druh a počet evidenčních jednotek,
8. h) velikost evidenčních jednotek v bytech, jde-li o archiválii v digitální podobě,
9. i) údaj o tom, že archiválie obsahuje obchodní, bankovní anebo obdobné tajemství nebo osobní údaje, na které se vztahuje zvláštní režim ochrany podle jiných právních předpisů²),
10. j) jazyk, ve kterém je archiválie pořízena,
11. k) skutečnosti nutné pro zobrazení nebo jiné zpracování obsahu archiválie v digitální podobě, jde-li o databázi.

(2) Popis zpracované archiválie obsahuje údaje o zatřídění evidenční jednotky do struktury archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku.

§ 12b

V evidenci původců jsou vedeny

1. a) u archiválií, jejichž původcem je fyzická osoba,
   1. 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
   2. 2. identifikační údaje původce v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození a úmrtí původce; datum a místo narození a úmrtí jsou vedeny pouze, pokud jsou zpracovateli záznamu v evidenci známy,
   3. 3. stručná biografická charakteristika původce,
   4. 4. údaje o informačních zdrojích použitých pro vytvoření a vedení záznamu o původci v evidenci původců,
   5. 5. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,

1. b) u archiválií, jejichž původcem je právnická osoba včetně zájmového sdružení právnických osob³),
   1. 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
   2. 2. identifikační údaje původce v rozsahu obchodní firma nebo název původce, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,
   3. 3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,
   4. 4. historie původce,
   5. 5. identifikační údaje právního předchůdce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
   6. 6. identifikační údaje právního nástupce původce, pokud existoval, v rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
   7. 7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu,

1. c) u archiválií, jejichž původcem je skupina osob vystupujících pod stejným názvem a sdružených k dosažení shodného účelu,
   1. 1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,
   2. 2. identifikační údaje původce v rozsahu název původce, adresa sídla a datum vzniku a zániku původce,
   3. 3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,
   4. 4. historie původce,
   5. 5. identifikační údaje právního předchůdce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
   6. 6. identifikační údaje právního nástupce původce vzhledem k účelu činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku a zániku,
   7. 7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas zpracování záznamu.

§ 12c

(1) Popis archivu nebo kulturně vědecké instituce, do jejichž péče archiválie náleží, obsahuje

1. a) identifikátor archivu nebo kulturně vědecké instituce přidělený ministerstvem,
2. b) název archivu nebo kulturně vědecké instituce,
3. c) obecně užívaný název archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existuje,
4. d) název nebo obchodní firma právního předchůdce archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud existoval,
5. e) kategorie archivu podle § 42 odst. 1 zákona a druh archivu podle § 42 odst. 2 zákona,
6. f) adresa sídla archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě adresa místa jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,
7. g) kontaktní údaje, zejména telefonní a telefaxové číslo, elektronická adresa podatelny, popřípadě jiná kontaktní elektronická adresa, a adresa internetových stránek archivu nebo kulturně vědecké instituce a jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,
8. h) jméno, popřípadě jména, příjmení, telefonní číslo a elektronická adresa osoby stojící v čele archivu nebo kulturně vědecké instituce, osoby stojící v čele badatelny, osoby stojící v čele podatelny a osoby odpovědné za provádění výběru archiválií u původců,
9. i) historie archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě jejich právních předchůdců,
10. j) právní titul k výkonu činnosti archivu nebo kulturně vědecké instituce,
11. k) organizační struktura archivu nebo kulturně vědecké instituce, jsou-li právnickou osobou, popřípadě údaje o začlenění archivu nebo kulturně vědecké instituce do organizační struktury jiné právnické osoby,
12. l) působnost archivu k výběru archiválií,
13. m) rozsah archiválií a struktura archivních souborů v péči archivu nebo uložených u kulturně vědecké instituce,
14. n) bibliografická citace průvodce po archivních souborech,
15. o) návštěvní doba archivu nebo kulturně vědecké instituce,
16. p) podmínky předkládání archiválií archivu nebo kulturně vědecké instituci,
17. q) vybavení badatelny archivu nebo kulturně vědecké instituce, a to včetně fotodokumentace tohoto vybavení,
18. r) rozsah poskytovaných služeb archivem nebo kulturně vědeckou institucí,
19. s) údaj o akreditaci archivu v rozsahu číslo jednací a datum právní moci rozhodnutí,
20. t) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu místa pobytu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce na území České republiky nebo adresu jeho bydliště v cizině, jde-li o fyzickou osobu; pokud je zřizovatelem podnikatel, obsahuje popis archivu nebo kulturně vědecké instituce jeho jméno, popřípadě jména, příjmení, případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo a adresu místa podnikání,
21. u) název nebo obchodní firmu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce, identifikační číslo a adresu sídla, jde-li o právnickou osobu,
22. v) údaj o povinnostech archivu nebo kulturně vědecké instituce vůči správním úřadům na úseku archivnictví a nadřízeným orgánům.

(2) Součástí popisu archivu nebo kulturně vědecké instituce je dále

1. a) uživatelský odkaz na informační systém archivu nebo kulturně vědecké instituce přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup,
2. b) uživatelský odkaz na ceník poskytovaných služeb,
3. c) uživatelský odkaz na podmínky a požadavky na přístup a využití archiválií (badatelský řád).

§ 14

Ukládání kopií archiválií a péče o kopie

Bezpečnostní kopie archiválií se ukládají v jiném objektu, než jsou uloženy originály archiválií.

§ 15

Státní příspěvek

(1) V souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii má vlastník této archiválie nárok na poskytnutí jednorázového státního příspěvku ve výši 3 Kč za každou evidenční jednotku.

(2) Paušální státní příspěvek podle odstavce 1 se v případě pořízení fotokopie nebo digitální reprodukce archiválie vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu zvyšuje o 2 Kč za každou stránku archiválie.

(3) V souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku nebo v souvislosti s prohlášením archivní kulturní památky za národní kulturní památku, která není v péči veřejného archivu, má vlastník této archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 10 Kč za každou evidenční jednotku. Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče veřejného archivu.

(4) Paušální státní příspěvek podle odstavce 3 se zvyšuje o náklady na zhotovení jedné bezpečnostní kopie archivní kulturní památky vlastníkem pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu, provedené ve formě mikrofilmové negativní kopie, o 20 Kč za každou stránku archiválie.

(5) Zřizovatel akreditovaného soukromého archivu má nárok na poskytnutí jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu ve výši 70 Kč na jeden běžný metr archiválií. Plná výše státního příspěvku náleží zřizovateli i za jeden neúplný běžný metr archiválií. U digitálních dokumentů ve výstupních formátech podle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby se stanoví výše jednorázového ročního státního příspěvku 70 Kč za každý započatý 1 GB kapacity.

(6) Zvýšení státního příspěvku podle odstavce 2 a podle odstavce 4 nenáleží, pokud kopii nebo bezpečnostní kopii archiválie zhotoví na své náklady příslušný státní oblastní archiv nebo Národní archiv.

§ 16

Vzorový badatelský řád

(1) Vzorový badatelský řád, včetně příloh obsahujících vzor badatelského listu, vzor dokladu o předložených a navrácených archiváliích a vzor žádosti o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení jsou stanoveny v příloze č. 3 k této vyhlášce.

(2) Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom doplní vždy ustanovení čl. 2 odst. 5 přílohy č. 3 k této vyhlášce o množství předkládaných archiválií na podmínky svého archivu.

(3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě, replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.

§ 17

Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy

(1) Maximální výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě a nákladů spojených s potvrzováním shody pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo shody repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu, které je oprávněn požadovat veřejný archiv, jsou uvedeny v sazebníku maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy, který je obsažen v příloze č. 4 k této vyhlášce.

(2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o účastnících odboje a odporu proti komunismu.

§ 18

Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií

Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií jsou stanoveny v příloze č. 5 k této vyhlášce.

§ 19

Účinnost