Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 1

Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví

(1) Základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede v písemné formě.

(2) Písemná forma vedení evidence podle odstavce 1 zahrnuje vedení evidence

1. a) v listinné podobě, nebo
2. b) v digitální podobě prostředky výpočetní techniky s možností uchování a přenosu záznamů na technických nosičích dat (dále jen „v digitální podobě“).

(3) Základní evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v listinné podobě. Může být vedena i v digitální podobě.

(4) Ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v digitální podobě.

(5) Základní evidence se aktualizuje průběžně, není-li dále stanoveno jinak. Druhotná evidence a ústřední evidence se aktualizují jednou ročně podle termínů uvedených v § 9.

(6) Základní evidence archiválií uložených mimo muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy (dále jen „kulturně vědecké instituce“) a archivy se aktualizuje jednou ročně do 31. ledna následujícího roku.

§ 2

Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií

(1) Žádost o udělení výjimky podle § 82 odst. 1 zákona obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány delimitované archiválie.

(2) Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem trvalého uložení (dále jen „delimitace“), vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kulturně vědecké instituce, kde byly archiválie do doby delimitace uloženy, je ze základní evidence vyřadí.

(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v druhotné evidenci, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci jsou archiválie vedeny.

(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.

(5) Pokud při delimitaci nejde o výjimku udělenou podle § 82 odst. 1 zákona, archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie oznámí pro potřeby aktualizace ústřední evidence delimitaci ministerstvu.

§ 3

Evidence přírůstků a úbytků archiválií

(1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnější změna“) a evidenci vnitřních přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnitřní změna“), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“).

(2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru ve vztahu archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, k jiné fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému archivu, jiné kulturně vědecké instituci.

(3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například při archivním zpracování, při přehodnocení významu archiválií nebo zničení archiválií.

(4) V základní evidenci u kulturně vědeckých institucí a u archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a úbytky vedou jen na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

§ 4

Evidence vnějších změn

(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána v pevně svázaných knihách. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje

1. a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen „číselník archivů“), který archiválie vede v základní evidenci,
2. b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje,
4. d) datum vnější změny,
5. e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar),
6. f) číslo jednací dokumentu o vnější změně,
7. g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,
8. h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,
9. i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad,
10. j) počet běžných metrů (dále jen „metráž“) archiválií vnější změny, kterou je
    1. 1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií,
    2. 2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií,
    3. 3. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií,
    4. 4. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných,

1. k) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou
   1. 1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,
   2. 2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,
   3. 3. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i),

1. l) místo uložení přírůstku,
2. m) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru,
3. n) kategorii archiválií v přírůstku.

(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.

(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 5

Evidence vnitřních změn

(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje

1. a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci,
2. b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),
4. d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna vztahuje,
5. e) datum vnitřní změny,
6. f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
7. g) metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
8. h) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. k),
9. i) číslo jednací dokumentu o vnitřní změně, pokud takový dokument existuje.

(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 6

Evidenční listy Národního archivního dědictví

(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.

(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se opatří podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce kulturně vědecké instituce. U archiválií uložených mimo archivy nebo kulturně vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo držitelem evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby, která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií uložených v archivech nebo kulturně vědeckých institucích se evidenční list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce.

(3) Evidenční list vždy obsahuje

1. a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů, který archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených v písmenu b),
2. b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce v příslušném archivu,
3. c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
4. d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu nebo kulturně vědecké instituci,
5. e) název archivního souboru,
6. f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidovaným archiváliím,
7. g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
8. h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum poslední změny na evidenčním listu,
9. i) kategorii archiválií v archivním souboru,
10. j) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37 a § 38 odst. 1 až 3 zákona,
11. k) metráž archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
12. l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poškozených archivních souborů i charakter poškození,
13. m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově nadřazené pojmy shrnující společné znaky určitého typu archivních souborů,
14. n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,
15. o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. k),
16. p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f), h) a i),
17. q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,
18. r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona,
19. s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí
    1. 1. všechny vnější změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v popisovaném archivním souboru, a to v rozsahu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací dokumentu o vnější změně,
    2. 2. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny,
    3. 3. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí základní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. k),
    4. 4. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké instituce v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,

1. t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení,
2. u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
3. v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách archivního souboru a edice z archivního souboru,
4. w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní soubory, které nejsou uloženy ve veřejném archivu,
5. x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající ze smlouvy o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na základě smlouvy o úschově,
6. y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci,
7. z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům,
8. aa) údaje o počtu kopií archiválií, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zaručují nejvyšší trvanlivost pro dlouhodobé uložení (dále jen „bezpečnostní kopie“) a počtu kopií určených k uživatelské práci,
9. bb) jméno zpracovatele evidenčního listu,
10. cc) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
11. dd) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena.

(4) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.

(5) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.

(6) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.

(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.

§ 7

Evidence archivních pomůcek

(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i).

(2) Evidence archivních pomůcek vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci archivních pomůcek v digitální podobě obsahuje

1. a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen „archiv s archivním souborem“),
2. b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
4. d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
5. e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
6. f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,
7. g) název archivní pomůcky,
8. h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,
9. i) rok vzniku archivní pomůcky,
10. j) formu vyhotovení archivní pomůcky,
11. k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,
12. l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie popisované v archivní pomůcce,
13. m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,
14. n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,
15. o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.

(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.

§ 8

Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek

(1) Do ústřední evidence zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

(2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm archivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie.

(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě. Další stejnopis totožné archivní pomůcky lze zaslat v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.

(4) Archivy spolu se stejnopisem archivní pomůcky zasílají záznam z evidence archivních pomůcek vedené podle § 7 odst 2. Záznam se zasílá v listinné podobě nebo v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.

(5) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence.

(6) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné evidence.

§ 9

Způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence

(1) Údaje ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo v digitální podobě.

(2) Předáváním dat v digitální podobě se rozumí jejich poskytování prostřednictvím technických nosičů dat nebo prostřednictvím datových sítí s využitím zaručeného elektronického podpisu podle zvláštního právního předpisu¹).

(3) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

(4) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence na vyžádání ministerstva, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě.

(5) Bezpečnostní archivy, Archiv hlavního města Prahy a specializované archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. a) zákona a soukromé archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. c) zákona předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

(6) Archivy územně samosprávných celků, specializované archivy a soukromé archivy, které nepředávají údaje do Národního archivu podle odstavce 5, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence územně příslušného státního oblastního archivu do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

(7) Kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do konce ledna kalendářního roku, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě.

(8) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své druhotné evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku na technických nosičích dat v digitální podobě.

(9) Archivy a kulturně vědecké instituce, oznamující delimitaci archiválií podle § 2, sdělí ministerstvu tuto skutečnost nejméně 15 pracovních dnů před předáním archiválií a současně zašlou v listinné podobě evidenční listy archivních souborů obsahujících delimitované archiválie a seznam delimitovaných archiválií.

(10) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se v listinné podobě předávají ve formě stejnopisů evidenčních listů podle vzorů poskytovaných ministerstvem.

(11) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se na technických nosičích dat nebo prostřednictvím datové sítě v digitální podobě předávají podle schématu vytvořeného a dálkově zpřístupněného ministerstvem.