Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 58

účinné od 1. 1. 2005Akreditace archivů

účinné od 1. 1. 2005(1) Žádost o akreditaci archivu musí obsahovat

1. účinné od 1. 1. 2005a) jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození, je-li zřizovatelem fyzická osoba,
2. účinné od 1. 1. 2005b) název, identifikační číslo a sídlo, je-li zřizovatelem právnická osoba,
3. účinné od 1. 1. 2005c) název a sídlo archivu,
4. účinné od 1. 1. 2005d) postavení archivu v organizační struktuře, je-li zřizovatelem právnická osoba,
5. účinné od 1. 1. 2005e) účel zřízení archivu,
6. účinné od 1. 1. 2005f) podklady pro rozhodnutí, zda archiv splňuje podmínky stanovené v § 61,
7. účinné od 1. 1. 2005g) kopie evidenčních listů Národního archivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude archiv pečovat.

účinné od 1. 1. 2005(2) Ministerstvo akreditaci archivu neudělí, jestliže archiv nesplňuje podmínky stanovené v § 61.

účinné od 1. 1. 2005(3) Platnost akreditace archivu je vůči právnímu nástupci zřizovatele zachována pouze v případě archivů územních samosprávných celků, dojde-li ke sloučení obcí nebo k připojení obce podle zvláštního právního předpisu.²³)

účinné od 1. 1. 2005(4) Zemře-li fyzická osoba, která je zřizovatelem akreditovaného soukromého archivu nebo na kterou přešla akreditace podle tohoto zákona (dále jen „zřizovatel“), mohou v provozování archivu pokračovat až do skončení řízení o projednávání dědictví

1. účinné od 1. 1. 2005a) dědicové ze zákona, pokud není dědiců ze závěti,
2. účinné od 1. 1. 2005b) dědicové ze závěti a pozůstalý manžel, i když není dědicem, je-li spoluvlastníkem majetku používaného k provozování archivu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) pozůstalý manžel splňující podmínku uvedenou v písmenu b), pokud v provozování archivu nepokračují dědicové,
4. účinné od 1. 1. 2005d) správce dědictví, pokud byl pro zachování provozování archivu ustanoven orgánem projednávajícím dědictví.

účinné od 1. 1. 2005Pokud osoby uvedené v písmenech a) až c) hodlají pokračovat v provozování archivu, jsou povinny oznámit tuto skutečnost ministerstvu písemně ve lhůtě 3 měsíců ode dne úmrtí zřizovatele. Správce dědictví je povinen oznámit pokračování v provozování archivu ministerstvu písemně ve lhůtě 1 měsíce ode dne, kdy byl do této funkce ustanoven. Po skončení řízení o dědictví mohou osoby uvedené v písmenech a) až c) pokračovat v provozování archivu, jen jsou-li nadále splněny všechny podmínky pro provozování archivu.

účinné od 1. 1. 2005(5) Zřizovatel archivu je povinen bez zbytečného odkladu oznámit ministerstvu všechny změny skutečností, které byly uvedeny v žádosti o akreditaci archivu, zejména změny ve splňování podmínek stanovených v § 61.

účinné od 1. 1. 2005(6) Do 3 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o udělení akreditace vydá zřizovatel archivu badatelský řád.

§ 59

účinné od 1. 1. 2005Odnětí akreditace

účinné od 1. 1. 2005(1) Zjistí-li ministerstvo, že zřizovatel archivu nedodržuje podmínky, za nichž byla akreditace udělena, uloží mu povinnost zjištěné nedostatky odstranit a stanoví lhůtu, v níž musí být odstraněny. Tato lhůta nesmí být delší než 1 rok.

účinné od 1. 1. 2005(2) Postupem podle odstavce 1 nejsou dotčena ustanovení § 27 odst. 3 a § 32 odst. 3 až 5.

účinné od 1. 1. 2005(3) Jestliže zřizovatel ve stanovené lhůtě nesplní povinnosti uložené podle odstavce 1, ministerstvo akreditaci odejme.

účinné od 1. 1. 2005(4) Ministerstvo může akreditaci odejmout, pokud zřizovatel archivu opakovaně neplní jiné povinnosti než uvedené v odstavci 1, uložené mu rozhodnutím správního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby podle tohoto zákona.

účinné od 1. 1. 2005(5) Akreditaci ministerstvo odejme, požádá-li o to zřizovatel archivu. V tomto případě ministerstvo správní rozhodnutí nevydává.

účinné od 1. 1. 2005(6) V případě odnětí akreditace ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie uložena. Dojde-li k odejmutí akreditace podle odstavce 3 nebo 4, ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie na náklady vlastníka archiválie uložena.

§ 60

účinné od 1. 1. 2005Zánik akreditace

účinné od 1. 1. 2005(1) V případě zániku nebo zrušení právnické osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká a nepřechází na právního nástupce.

účinné od 1. 1. 2005(2) V případě úmrtí fyzické osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká, pokud se nepostupovalo podle § 58 odst. 4.

§ 61

účinné od 1. 1. 2005(1) Národní archiv, státní oblastní archivy, zřizovatelé ostatních veřejných archivů a zřizovatelé soukromých archivů jsou povinni zajistit, že budou splňovány stavebně-technické, prostorové, bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu.

účinné od 1. 1. 2005(2) V rámci splňování stavebně-technických podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

1. účinné od 1. 1. 2005a) budova archivu nebyla umístěna v oblastech ohrožených záplavami a ve startovacích a přistávacích koridorech letišť,
2. účinné od 1. 1. 2005b) budova archivu byla situována mimo oblasti plynného a prašného znečištění,
3. účinné od 1. 1. 2005c) v prostorech pro umístění archiválií nevedly vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace,
4. účinné od 1. 1. 2005d) prostory pro umístění archiválií byly umístěny nad hladinou spodní vody, bylo zajištěno přirozené nebo umělé větrání k udržování stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory byly opatřeny přístroji k měření těchto hodnot,
5. účinné od 1. 1. 2005e) prostory k uložení archiválií s magnetickým záznamem byly chráněny před účinky elektromagnetického pole.

účinné od 1. 1. 2005(3) V rámci splňování prostorových podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

1. účinné od 1. 1. 2005a) prostory archivu byly rozděleny na prostory s přístupem veřejnosti a prostory bez přístupu veřejnosti, přičemž komunikační trasy obou oddělených částí se neprotínaly,
2. účinné od 1. 1. 2005b) v prostorách bez přístupu veřejnosti byla zřízena místnost pro příjem a zpracování archiválií, místnost pro uložení archiválií, místnost pro očistu, dezinfekci, konzervaci, restaurování a reprografické zpracování archiválií a místnost pro archiválie rezervované ke studiu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) v prostorách s přístupem veřejnosti byla zřízena místnost určená k nahlížení do archiválií (dále jen „badatelna“),
4. účinné od 1. 1. 2005d) uložení archiválií v místnostech pro uložení archiválií bylo zaznamenáno v plánu uložení archiválií a tento plán byl po každé změně v umístění uložených archiválií neprodleně aktualizován.

účinné od 1. 1. 2005(4) V rámci splňování bezpečnostních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

1. účinné od 1. 1. 2005a) budovy archivů měly zpracovánu bezpečnostní dokumentaci, jejíž součástí musí být opatření proti vniknutí nepovolaných osob do archivních prostor, proti krádeži archiválií a proti teroristickým útokům; u specializovaných archivů a bezpečnostních archivů též opatření zajišťující objektovou bezpečnost,
2. účinné od 1. 1. 2005b) budovy archivů měly zpracovánu požární dokumentaci, byly vybaveny elektronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a aby v prostorách pro uložení archiválií byly pouze práškové hasicí přístroje,
3. účinné od 1. 1. 2005c) mechanická a elektronická zabezpečovací zařízení umísťovaná na okna a dveře byla na plášti budovy do výše druhého nadzemního podlaží nebo vyššího podlaží, do něhož by bylo možno vniknout z vodorovných prvků konstrukce budovy, a uvnitř budovy na všech místech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné,
4. účinné od 1. 1. 2005d) archivní prostory bez přístupu veřejnosti byly zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí,
5. účinné od 1. 1. 2005e) klíče od všech vstupů do archivních prostor byly uloženy u pověřeného zaměstnance archivu, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vracení, a aby v případech, kdy je vstup do archivních prostor ovládán elektronicky, byla stanovena přístupová práva jednotlivých zaměstnanců archivu,
6. účinné od 1. 1. 2005f) archivní prostory, v nichž jsou uloženy národní kulturní památky, byly nepřetržitě střeženy.

účinné od 1. 1. 2005(5) V rámci splňování materiálních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

1. účinné od 1. 1. 2005a) archiv byl vybaven zařízením pro pořizování kopií archiválií, a pokud spravuje mikrografické záznamy, též čtecími přístroji na mikrofilmy,
2. účinné od 1. 1. 2005b) archivní prostory, v nichž jsou uloženy archiválie, byly vybaveny regály pro uložení archiválií, a je-li toho třeba, i speciálními ukládacími prostředky pro uložení map, plánů, technické dokumentace a archiválií velkých formátů, filmových a fotografických záznamů, zvukových a audiovizuálních archiválií a archiválií v digitální podobě,
3. účinné od 1. 1. 2005c) vybavení badatelny umožňovalo použití přenosných prostředků výpočetní techniky.

účinné od 1. 1. 2005(6) Splňováním finančních podmínek podle odstavce 1 se rozumí zajištění povinných minimálních průměrných ročních nákladů v rozpočtu zřizovatele na provoz archivu vypočtených jako součin částky průměrných nákladů na 1 běžný metr archiválií a celkového množství uložených archiválií, počítaného v běžných metrech.

účinné od 1. 1. 2005(7) V rámci splňování personálních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

1. účinné od 1. 1. 2005a) vedoucí pracovní místa v archivu byla obsazena zaměstnanci s vysokoškolským vzděláním archivního nebo historického směru nebo v příslušném speciálním oboru,
2. účinné od 1. 1. 2005b) připadl nejméně 1 zaměstnanec na správu 2000 běžných metrů archiválií písemného charakteru,
3. účinné od 1. 1. 2005c) byl dostatečný počet zaměstnanců v badatelně tak, aby 1 zaměstnanec připadl na 10 badatelů denně.

účinné od 1. 1. 2005(8) Údaje o archivních prostorách včetně stavebně-technické dokumentace a statických výpočtů jsou zřizovatelé archivů povinni vést v souladu se skutečným stavem. Výsledky měření teploty a relativní vlhkosti vzduchu zachycující výkyvy sledovaných údajů mimo povolenou toleranci se uchovávají po dobu nejméně 10 let.

účinné od 1. 1. 2005(9) Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výši průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií stanoví prováděcí právní předpis.

§ 62

účinné od 1. 1. 2005Výroční zprávy o činnosti archivů

účinné od 1. 1. 2005(1) Národní archiv, státní oblastní archivy, bezpečnostní archivy, specializované archivy organizačních složek státu a specializované archivy právnických osob zřízených zákonem jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti a do konce měsíce února následujícího kalendářního roku je předat ministerstvu a zveřejnit je v informačních systémech s možností dálkového přístupu. Ve stejné lhůtě jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti a předat je Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu i specializované archivy státních podniků a státních příspěvkových organizací, archivy územních samosprávných celků a soukromé archivy.

účinné od 1. 1. 2005(2) Současně s výročními zprávami o činnosti předávají archivy uvedené v odstavci 1 i údaje ze základní a druhotné evidence archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(3) Výroční zpráva o činnosti archivu obsahuje údaje o

1. účinné od 1. 1. 2005a) personálních podmínkách archivu,
2. účinné od 1. 1. 2005b) celkovém množství uložených archiválií,
3. účinné od 1. 1. 2005c) výběru, zpracování a využívání archiválií,
4. účinné od 1. 1. 2005d) stavu archiválií,
5. účinné od 1. 1. 2005e) konzervaci a restaurování archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(4) Výroční zprávy bezpečnostních archivů obsahují pouze údaje o archivních sbírkách nebo archivních fondech, u kterých byl zrušen stupeň utajení, a údaje uvedené v odstavci 3 písm. b) až e).