Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 1

účinné od 1. 1. 2005Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví

účinné od 1. 1. 2005(1) Základní, druhotná a ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede v písemné formě.

účinné od 1. 1. 2005(2) Písemná forma vedení evidence podle odstavce 1 zahrnuje vedení evidence

1. účinné od 1. 1. 2005a) v listinné podobě, nebo
2. účinné od 1. 1. 2005b) v digitální podobě prostředky výpočetní techniky s možností uchování a přenosu záznamů na technických nosičích dat (dále jen „v digitální podobě“).

účinné od 1. 1. 2005(3) Základní evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v listinné podobě. Může být vedena i v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(4) Ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(5) Základní evidence se aktualizuje průběžně, není-li dále stanoveno jinak. Druhotná evidence a ústřední evidence se aktualizují jednou ročně podle termínů uvedených v § 9.

účinné od 1. 1. 2005(6) Základní evidence archiválií uložených mimo muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy (dále jen „kulturně vědecké instituce“) a archivy se aktualizuje jednou ročně do 31. ledna následujícího roku.

§ 2

účinné od 1. 1. 2005Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií

účinné od 1. 1. 2005(1) Žádost o udělení výjimky podle § 82 odst. 1 zákona obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány delimitované archiválie.

účinné od 1. 1. 2005(2) Archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem trvalého uložení (dále jen „delimitace“), vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kulturně vědecké instituce, kde byly archiválie do doby delimitace uloženy, je ze základní evidence vyřadí.

účinné od 1. 1. 2005(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v druhotné evidenci, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné evidenci jsou archiválie vedeny.

účinné od 1. 1. 2005(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.

účinné od 1. 1. 2005(5) Pokud při delimitaci nejde o výjimku udělenou podle § 82 odst. 1 zákona, archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie oznámí pro potřeby aktualizace ústřední evidence delimitaci ministerstvu.

§ 3

účinné od 1. 1. 2005Evidence přírůstků a úbytků archiválií

účinné od 1. 1. 2005(1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnější změna“) a evidenci vnitřních přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnitřní změna“), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“).

účinné od 1. 1. 2005(2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru ve vztahu archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, k jiné fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému archivu, jiné kulturně vědecké instituci.

účinné od 1. 1. 2005(3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například při archivním zpracování, při přehodnocení významu archiválií nebo zničení archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(4) V základní evidenci u kulturně vědeckých institucí a u archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a úbytky vedou jen na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

§ 4

účinné od 1. 1. 2005Evidence vnějších změn

účinné od 1. 1. 2005(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána v pevně svázaných knihách. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje

1. účinné od 1. 1. 2005a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen „číselník archivů“), který archiválie vede v základní evidenci,
2. účinné od 1. 1. 2005b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje,
4. účinné od 1. 1. 2005d) datum vnější změny,
5. účinné od 1. 1. 2005e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar),
6. účinné od 1. 1. 2005f) číslo jednací dokumentu o vnější změně,
7. účinné od 1. 1. 2005g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,
8. účinné od 1. 1. 2005h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,
9. účinné od 1. 1. 2005i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad,
10. účinné od 1. 1. 2005j) počet běžných metrů (dále jen „metráž“) archiválií vnější změny, kterou je
    1. účinné od 1. 1. 20051. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií,
    2. účinné od 1. 1. 20052. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií,
    3. účinné od 1. 1. 20053. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií,
    4. účinné od 1. 1. 20054. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných,

1. účinné od 1. 1. 2005k) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou
   1. účinné od 1. 1. 20051. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,
   2. účinné od 1. 1. 20052. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,
   3. účinné od 1. 1. 20053. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i),

1. účinné od 1. 1. 2005l) místo uložení přírůstku,
2. účinné od 1. 1. 2005m) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru,
3. účinné od 1. 1. 2005n) kategorii archiválií v přírůstku.

účinné od 1. 1. 2005(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.

účinné od 1. 1. 2005(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 5

účinné od 1. 1. 2005Evidence vnitřních změn

účinné od 1. 1. 2005(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

účinné od 1. 1. 2005(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje

1. účinné od 1. 1. 2005a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci,
2. účinné od 1. 1. 2005b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),
4. účinné od 1. 1. 2005d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna vztahuje,
5. účinné od 1. 1. 2005e) datum vnitřní změny,
6. účinné od 1. 1. 2005f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
7. účinné od 1. 1. 2005g) metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
8. účinné od 1. 1. 2005h) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. k),
9. účinné od 1. 1. 2005i) číslo jednací dokumentu o vnitřní změně, pokud takový dokument existuje.

účinné od 1. 1. 2005(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 6

účinné od 1. 1. 2005Evidenční listy Národního archivního dědictví

účinné od 1. 1. 2005(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.

účinné od 1. 1. 2005(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se opatří podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce kulturně vědecké instituce. U archiválií uložených mimo archivy nebo kulturně vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo držitelem evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby, která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií uložených v archivech nebo kulturně vědeckých institucích se evidenční list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce.

účinné od 1. 1. 2005(3) Evidenční list vždy obsahuje

1. účinné od 1. 1. 2005a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů, který archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených v písmenu b),
2. účinné od 1. 1. 2005b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce v příslušném archivu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
4. účinné od 1. 1. 2005d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu nebo kulturně vědecké instituci,
5. účinné od 1. 1. 2005e) název archivního souboru,
6. účinné od 1. 1. 2005f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidovaným archiváliím,
7. účinné od 1. 1. 2005g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),
8. účinné od 1. 1. 2005h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum poslední změny na evidenčním listu,
9. účinné od 1. 1. 2005i) kategorii archiválií v archivním souboru,
10. účinné od 1. 1. 2005j) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37 a § 38 odst. 1 až 3 zákona,
11. účinné od 1. 1. 2005k) metráž archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),
12. účinné od 1. 1. 2005l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poškozených archivních souborů i charakter poškození,
13. účinné od 1. 1. 2005m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově nadřazené pojmy shrnující společné znaky určitého typu archivních souborů,
14. účinné od 1. 1. 2005n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,
15. účinné od 1. 1. 2005o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. k),
16. účinné od 1. 1. 2005p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f), h) a i),
17. účinné od 1. 1. 2005q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,
18. účinné od 1. 1. 2005r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona,
19. účinné od 1. 1. 2005s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí
    1. účinné od 1. 1. 20051. všechny vnější změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v popisovaném archivním souboru, a to v rozsahu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací dokumentu o vnější změně,
    2. účinné od 1. 1. 20052. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny,
    3. účinné od 1. 1. 20053. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí základní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. k),
    4. účinné od 1. 1. 20054. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké instituce v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,

1. účinné od 1. 1. 2005t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení,
2. účinné od 1. 1. 2005u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
3. účinné od 1. 1. 2005v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách archivního souboru a edice z archivního souboru,
4. účinné od 1. 1. 2005w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní soubory, které nejsou uloženy ve veřejném archivu,
5. účinné od 1. 1. 2005x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající ze smlouvy o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na základě smlouvy o úschově,
6. účinné od 1. 1. 2005y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci,
7. účinné od 1. 1. 2005z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům,
8. účinné od 1. 1. 2005aa) údaje o počtu kopií archiválií, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zaručují nejvyšší trvanlivost pro dlouhodobé uložení (dále jen „bezpečnostní kopie“) a počtu kopií určených k uživatelské práci,
9. účinné od 1. 1. 2005bb) jméno zpracovatele evidenčního listu,
10. účinné od 1. 1. 2005cc) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
11. účinné od 1. 1. 2005dd) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena.

účinné od 1. 1. 2005(4) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.

účinné od 1. 1. 2005(5) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.

účinné od 1. 1. 2005(6) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.

účinné od 1. 1. 2005(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.

§ 7

účinné od 1. 1. 2005Evidence archivních pomůcek

účinné od 1. 1. 2005(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i).

účinné od 1. 1. 2005(2) Evidence archivních pomůcek vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci archivních pomůcek v digitální podobě obsahuje

1. účinné od 1. 1. 2005a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen „archiv s archivním souborem“),
2. účinné od 1. 1. 2005b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,
4. účinné od 1. 1. 2005d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
5. účinné od 1. 1. 2005e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,
6. účinné od 1. 1. 2005f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,
7. účinné od 1. 1. 2005g) název archivní pomůcky,
8. účinné od 1. 1. 2005h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,
9. účinné od 1. 1. 2005i) rok vzniku archivní pomůcky,
10. účinné od 1. 1. 2005j) formu vyhotovení archivní pomůcky,
11. účinné od 1. 1. 2005k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,
12. účinné od 1. 1. 2005l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie popisované v archivní pomůcce,
13. účinné od 1. 1. 2005m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,
14. účinné od 1. 1. 2005n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,
15. účinné od 1. 1. 2005o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.

účinné od 1. 1. 2005(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.

§ 8

účinné od 1. 1. 2005Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek

účinné od 1. 1. 2005(1) Do ústřední evidence zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

účinné od 1. 1. 2005(2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm archivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie.

účinné od 1. 1. 2005(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě. Další stejnopis totožné archivní pomůcky lze zaslat v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.

účinné od 1. 1. 2005(4) Archivy spolu se stejnopisem archivní pomůcky zasílají záznam z evidence archivních pomůcek vedené podle § 7 odst 2. Záznam se zasílá v listinné podobě nebo v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.

účinné od 1. 1. 2005(5) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence.

účinné od 1. 1. 2005(6) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné evidence.

§ 9

účinné od 1. 1. 2005Způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence

účinné od 1. 1. 2005(1) Údaje ze základní evidence do druhotné a ústřední evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(2) Předáváním dat v digitální podobě se rozumí jejich poskytování prostřednictvím technických nosičů dat nebo prostřednictvím datových sítí s využitím zaručeného elektronického podpisu podle zvláštního právního předpisu¹).

účinné od 1. 1. 2005(3) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(4) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence na vyžádání ministerstva, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(5) Bezpečnostní archivy, Archiv hlavního města Prahy a specializované archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. a) zákona a soukromé archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. c) zákona předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(6) Archivy územně samosprávných celků, specializované archivy a soukromé archivy, které nepředávají údaje do Národního archivu podle odstavce 5, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence územně příslušného státního oblastního archivu do konce února kalendářního roku v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(7) Kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do konce ledna kalendářního roku, a to v listinné podobě nebo v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(8) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své druhotné evidence do ústřední evidence do konce února kalendářního roku na technických nosičích dat v digitální podobě.

účinné od 1. 1. 2005(9) Archivy a kulturně vědecké instituce, oznamující delimitaci archiválií podle § 2, sdělí ministerstvu tuto skutečnost nejméně 15 pracovních dnů před předáním archiválií a současně zašlou v listinné podobě evidenční listy archivních souborů obsahujících delimitované archiválie a seznam delimitovaných archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(10) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se v listinné podobě předávají ve formě stejnopisů evidenčních listů podle vzorů poskytovaných ministerstvem.

účinné od 1. 1. 2005(11) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se na technických nosičích dat nebo prostřednictvím datové sítě v digitální podobě předávají podle schématu vytvořeného a dálkově zpřístupněného ministerstvem.