Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 63

účinné od 1. 1. 2005(1) Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

účinné od 1. 1. 2005(2) Povinnost vykonávat spisovou službu mají

1. účinné od 1. 1. 2005a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až c) a písm. e) až h),
2. účinné od 1. 1. 2005b) kraje,
3. účinné od 1. 1. 2005c) hlavní město Praha,
4. účinné od 1. 1. 2005d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
5. účinné od 1. 1. 2005e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu,

účinné od 1. 1. 2005(dále jen „určení původci“).

účinné od 1. 1. 2005(3) Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu podle odstavce 2, se vztahují ustanovení § 64 odst. 1, § 65 a 67; ustanovení § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se pro ně použijí přiměřeně.

účinné od 1. 1. 2005(4) Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.²⁴)

§ 64

účinné od 1. 1. 2005Příjem, evidence, rozdělování a oběh dokumentů

účinné od 1. 1. 2005(1) Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů; za tím účelem jsou povinni vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, popřípadě ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Určení původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé.

účinné od 1. 1. 2005(2) Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku.

účinné od 1. 1. 2005(3) Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí.

§ 65

účinné od 1. 1. 2005Vyřizování a podepisování dokumentů

účinné od 1. 1. 2005(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.

účinné od 1. 1. 2005(2) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu²⁵) anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena.

účinné od 1. 1. 2005(3) Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů podle § 66 před uložením do spisovny.

§ 66

účinné od 1. 1. 2005(1) Určení původci jsou povinni dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.

účinné od 1. 1. 2005(2) Určení původci vydají vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty u určeného původce (dále jen „spisový a skartační řád“) a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

§ 67

účinné od 1. 1. 2005Odesílání dokumentů

účinné od 1. 1. 2005Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy.²⁶) Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu.

§ 68

účinné od 1. 1. 2005Ukládání dokumentů

účinné od 1. 1. 2005(1) Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen „spisovna“). Dokumenty mohou být uloženy též ve spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen „správní archiv“), pokud ji určení původci zřídili. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku.

účinné od 1. 1. 2005(2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.²)

účinné od 1. 1. 2005(3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení.

účinné od 1. 1. 2005(4) Při umístění spisovny a správního archivu musí být splňovány stavebně-technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4).

§ 69

účinné od 1. 1. 2005(1) Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu.

účinné od 1. 1. 2005(2) Správní archiv mohou zřídit i další určení původci; neprodleně to oznamují správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby příslušnému ke kontrole spisové služby a ministerstvu. V oznámení uvedou svůj název a sídlo, název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je jejich zřizovatelem nebo vůči nim plní funkci zřizovatele, anebo jméno, příjmení a místo trvalého pobytu fyzické osoby, která je jejich zřizovatelem.

účinné od 1. 1. 2005(3) Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1,

1. účinné od 1. 1. 2005a) dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,
2. účinné od 1. 1. 2005b) přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(4) Ve spisových a skartačních plánech určení původci, kteří si zřídili správní archiv, vyznačí dvojí skartační lhůty, a to pro vyřazení dokumentů ze spisovny a pro vyřazení dokumentů ze správního archivu. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů ve spisovně se dokumenty předají do správního archivu.

§ 70

účinné od 1. 1. 2005Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to

1. účinné od 1. 1. 2005a) příjem dokumentů,
2. účinné od 1. 1. 2005b) evidenci dokumentů,
3. účinné od 1. 1. 2005c) rozdělování dokumentů,
4. účinné od 1. 1. 2005d) oběh dokumentů,
5. účinné od 1. 1. 2005e) vyřizování dokumentů,
6. účinné od 1. 1. 2005f) vyhotovování dokumentů,
7. účinné od 1. 1. 2005g) podepisování dokumentů a užívání razítek,
8. účinné od 1. 1. 2005h) odesílání dokumentů,
9. účinné od 1. 1. 2005i) ukládání dokumentů,
10. účinné od 1. 1. 2005j) zvláštnosti výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky.

§ 71

účinné od 1. 1. 2005(1) Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají podle zvláštního právního předpisu,²⁷) nestanoví-li tento zákon jinak,

1. účinné od 1. 1. 2005a) ministerstvo u
   1. účinné od 1. 1. 20051. Národního archivu,
   2. účinné od 1. 1. 20052. státních oblastních archivů,
   3. účinné od 1. 1. 20053. specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky,

1. účinné od 1. 1. 2005b) Národní archiv u
   1. účinné od 1. 1. 20051. správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů,
   2. účinné od 1. 1. 20052. právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních organizačních složek státu s celostátní působností, jakož i jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí ministerstvo,
   3. účinné od 1. 1. 20053. právnických osob zřízených zákonem,
   4. účinné od 1. 1. 20054. Archivu hlavního města Prahy,

1. účinné od 1. 1. 2005c) státní oblastní archivy podle své územní působnosti u
   1. účinné od 1. 1. 20051. správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací,
   2. účinné od 1. 1. 20052. specializovaných archivů státních podniků a státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv,
   3. účinné od 1. 1. 20053. archivů územních samosprávných celků, s výjimkou Archivu hlavního města Prahy,
   4. účinné od 1. 1. 20054. orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,
   5. účinné od 1. 1. 20055. soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů.

účinné od 1. 1. 2005(2) V případě zániku zřizovatele archivu bez právního nástupce rozhodne ministerstvo o uložení archiválií do Národního archivu nebo do příslušného státního oblastního archivu.

účinné od 1. 1. 2005(3) Ministerstvo kontroluje bezpečnostní archivy pouze na základě výročních zpráv o činnosti.

§ 72

účinné od 1. 1. 2005(1) Kontrola je vykonávána archivními inspektory. Archivní inspektory z řad zaměstnanců ministerstva, Národního archivu nebo státního oblastního archivu pověřuje provedením kontroly příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu.

účinné od 1. 1. 2005(2) Archivní inspektor na základě provedené kontroly je oprávněn rozhodnutím

1. účinné od 1. 1. 2005a) zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo
2. účinné od 1. 1. 2005b) uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě.

účinné od 1. 1. 2005(3) Proti rozhodnutí archivního inspektora se lze odvolat. Odvolání proti jeho rozhodnutí nemá odkladný účinek. O odvolání rozhoduje ten, kdo archivního inspektora výkonem kontroly pověřil.

účinné od 1. 1. 2005(4) Archivní inspektoři se při kontrole prokazují oprávněním ke kontrolní činnosti, které vystavuje ten, kdo je výkonem kontroly pověřil.

účinné od 1. 1. 2005(5) Kontrola podle odstavců 1 až 3 se nevztahuje na bezpečnostní archivy.

§ 73

účinné od 1. 1. 2005(1) Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že

1. účinné od 1. 1. 2005a) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku,
2. účinné od 1. 1. 2005b) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu,
3. účinné od 1. 1. 2005c) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie,
4. účinné od 1. 1. 2005d) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice,
5. účinné od 1. 1. 2005e) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky,
6. účinné od 1. 1. 2005f) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou,
7. účinné od 1. 1. 2005g) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky,
8. účinné od 1. 1. 2005h) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku,
9. účinné od 1. 1. 2005i) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie,
10. účinné od 1. 1. 2005j) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob,
11. účinné od 1. 1. 2005k) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky,
12. účinné od 1. 1. 2005l) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu,
13. účinné od 1. 1. 2005m) poruší povinnost zachovávat mlčenlivost,
14. účinné od 1. 1. 2005n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(2) Likvidátor se dopustí přestupku tím, že neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií.

účinné od 1. 1. 2005(3) Za přestupek podle odstavce 1 písm. a), c), d), e) a i) lze uložit pokutu do 5 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. f), k) a n) lze uložit pokutu do 50 000 Kč, za přestupek podle odstavce 1 písm. b), g), j) a m) lze uložit pokutu do 100 000 Kč a za přestupek podle odstavce 1 písm. h) a l) lze uložit pokutu do 250 000 Kč. Za přestupek podle odstavce 2 lze uložit pokutu do 50 000 Kč.

§ 74

účinné od 1. 1. 2005Právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní

1. účinné od 1. 1. 2005a) neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií,
2. účinné od 1. 1. 2005b) neoznámí písemně předem ministerstvu zamýšlenou změnu umístění archiválie nebo převod vlastnictví anebo bez zbytečného odkladu neoznámí přechod vlastnictví k archiválii, která se stala předmětem zahájeného správního řízení o uznání za archivní kulturní památku,
3. účinné od 1. 1. 2005c) řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu,
4. účinné od 1. 1. 2005d) neoznámí neprodleně a předem Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie,
5. účinné od 1. 1. 2005e) nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice,
6. účinné od 1. 1. 2005f) vyveze bez povolení ministerstva nebo v rozporu s ním archiválii z území České republiky,
7. účinné od 1. 1. 2005g) nedoveze archiválii zpět do České republiky ve stanovené lhůtě a nepoškozenou,
8. účinné od 1. 1. 2005h) vyveze archiválii, která je předmětem řízení o prohlášení za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku, z území České republiky,
9. účinné od 1. 1. 2005i) vyveze bez souhlasu vlády nebo v rozporu s ním z území České republiky archiválii prohlášenou za národní kulturní památku,
10. účinné od 1. 1. 2005j) nepořídí bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku,
11. účinné od 1. 1. 2005k) nezabezpečí archivní kulturní památku a národní kulturní památku proti přístupu nepovolaných osob,
12. účinné od 1. 1. 2005l) nezajistí neprodleně na základě povolení a způsobem stanoveným ministerstvem konzervaci a restaurování poškozené a ohrožené archivní kulturní památky a národní kulturní památky,
13. účinné od 1. 1. 2005m) zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu,
14. účinné od 1. 1. 2005n) jako správce archiválií neposkytne ministerstvu nebo Národnímu archivu anebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií,
15. účinné od 1. 1. 2005o) nevykonává spisovou službu, ačkoli jí to tento zákon ukládá, popřípadě nezajistí odbornou správu dokumentů vzešlých z její činnosti nebo z činnosti právních předchůdců této právnické osoby,
16. účinné od 1. 1. 2005p) nevydá skartační a spisový řád, ačkoli jí to tento zákon ukládá,
17. účinné od 1. 1. 2005q) nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, nebo
18. účinné od 1. 1. 2005r) jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií,

účinné od 1. 1. 2005se uloží pokuta do 5 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen a), b), d), e), f) a j), pokuta do 50 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen g), l), n), o), p), q) a r), pokuta do 100 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen c), h) a k), a pokuta do 250 000 Kč, jde-li o správní delikt podle písmen i) a m).

§ 75

účinné od 1. 1. 2005(1) V řízení o přestupcích se postupuje podle zvláštního právního předpisu.²⁸)

účinné od 1. 1. 2005(2) Právnická osoba za správní delikt odpovídá bez ohledu na zavinění.

účinné od 1. 1. 2005(3) Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila.

účinné od 1. 1. 2005(4) Při určení výměry pokuty právnické osobě se přihlédne k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchání, jeho následkům a k okolnostem, za nichž byl spáchán.

účinné od 1. 1. 2005(5) Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže Národní archiv nebo státní oblastní archiv o něm nezahájil řízení do 2 let ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 5 let od dne, kdy ke správnímu deliktu došlo.

účinné od 1. 1. 2005(6) Přestupky a správní delikty právnických osob podle tohoto zákona projednává v prvním stupni Národní archiv nebo státní oblastní archiv v rozsahu své působnosti.

účinné od 1. 1. 2005(7) Na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, se vztahují ustanovení odstavců 2 až 6.

§ 76

účinné od 1. 1. 2005(1) Příjem z pokut je příjmem státního rozpočtu.

účinné od 1. 1. 2005(2) Pokuty vybírá a vymáhá místně příslušný územní finanční úřad.

účinné od 1. 1. 2005(3) Při vybírání a vymáhání uložených pokut se postupuje podle zákona o správě daní a poplatků.