Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Víceleté finanční dohody mezi Českou republikou a Komisí Evropských společenství jménem Evropského společenství

Žádost o platbu ze strany Společenství

1. 1. Agentura SAPARD předkládá čtvrtletně Komisi žádosti o platby v souladu s formulářem D-1 stanoveným v oddílu D, jež jsou podepsány, ověřeny a předloženy Národním schvalujícím úředníkem jménem České republiky, a to nejpozději jeden měsíc po konci každého čtvrtletí. Dodatečné žádosti je možno předkládat pouze pokud je to odůvodněno rizikem, že bude čistý zůstatek na SAPARD EURo účtu vyčerpán před zpracováním následující čtvrtletní žádosti.
2. 2. Komise ověří žádosti o platbu s přihlédnutím k článku 7 tohoto oddílu.
3. 3. Komise uhradí výdaje vykázané v žádostech o platbu do dvou měsíců po obdržení přijatelné žádosti o platbu za předpokladu, že

   (a) ověření podle článku 7 odst. 6 a případně článku 7 odst. 8 tohoto oddílu neodhalilo žádné problémy;

   (b) nebylo rozhodnuto o žádném odložení plateb ohledně opatření, které(á) je/jsou předmětem dotyčné žádosti;

   (c) jsou dostupné finanční prostředky.

Směnný kurs a úroky

1. 1. Česká republika zajistí, aby kurzem stanoveným pro převod mezi EUR a národní měnou byl kurz zveřejněný Evropskou centrální bankou pro Českou republiku ve 14.15 S.E.Č.:

   (a) u plateb Agentury SAPARD, kurz k předposlednímu pracovnímu dni Komise v měsíci předcházejícím měsíci, v jehož průběhu byl výdaj zaznamenán v účetnictví Agentury SAPARD. Datem, kdy je vydán platební příkaz pro příjemce nebo osobu jím určenou, je datum uvedené v účetnictví;

   (b) u přeplatků ze strany Agentury SAPARD, kurz k předposlednímu pracovnímu dni Komise v měsíci předcházejícím měsíci, v jehož průběhu byl přeplatek poprvé zjištěn;

   (c) u částek stanovených v rozhodnutích o schválení účtů a o opravném zúčtování, kurz k předposlednímu pracovnímu dni Komise v měsíci předcházejícím měsíci, v jehož průběhu bylo rozhodnutí přijato;

   (d) u dluhů splácených v souladu s článkem 14.2.8 tohoto oddílu, kurz k předposlednímu pracovnímu dni Komise v měsíci předcházejícím měsíci, v jehož průběhu byl dluh splacen;

   (e) u nesrovnalostí řešených v souladu s článkem 13 tohoto oddílu, kurz k předposlednímu pracovnímu dni Komise v měsíci předcházejícím měsíci, v jehož průběhu byla částka nahrazena;

   (f) u úroku vzniklého na účtu (účtech) agentury SAPARD, kurz ke dni, kdy byl úrok připsán k dobru dotyčného účtu, přičemž tento úrok musí být připisován alespoň jednou měsíčně.

   Pokud není zveřejněn kurz pro daný den, použije se kurz publikovaný pro nejpozdější pracovní den před daným dnem.

1. 2. V případech, kdy nejsou dodrženy lhůty stanovené v rozhodnutích podle článku 11 a článku 12 tohoto oddílu, vzniká z jakékoli zbývající částky úrok ve výši rovné sazbě Euribor pro tříměsíčních vklady, zveřejněný Evropskou centrální bankou, navýšený o 1,5 procentního bodu. Tato sazba představuje měsíční průměr za měsíc, v jehož průběhu byla tato rozhodnutí přijata.
2. 3. Česká republika zajistí, aby se úrok získaný ze SAPARD EURo účtu použil výhradně pro účely Programu. Účty související s prostředky SAPARD spravované Agenturou SAPARD se úročí za obvyklých obchodních podmínek. Úrok získaný z těchto účtů odpovídající příspěvku Společenství se rovněž využije výhradně pro účely Programu a nepodléhá žádným poplatkům nebo daním. Veškeré úroky odpovídající příspěvku Společenství se považují za dodatečné k částkám uvedeným v ročních finančních dohodách a počítají se jako další příspěvek Společenství. Podle článku 7 oddílu B se provedou odpovídající změny Programu.

Rozhodnutí o schválení účtů

1. 1. Česká republika zajistí, aby nejpozději do 30. dubna roku následujícího po příslušném finančním roce Národní schvalující úředník předložil Komisi roční vyúčtování Agentury SAPARD, společně s informacemi uvedenými v článku 6 odst. 1 tohoto oddílu, týkajícími se Agentury SAPARD a Národního fondu a souvisejícími s transakcemi financovanými v rámci Programu.
2. 2. Vyúčtování uvedené v odstavci 1 se předkládá na formuláři D-2 upraveném v oddílu D.
3. 3. Výdaje vykázané pro daný měsíc musí být odpovídat provedeným platbám s odečtením jakýchkoli příjmů.
   Příslušným datem platby je datum, kdy Agentura SAPARD zašle platební příkaz finančnímu ústavu nebo příjemci nebo jím určené osobě. Příslušným datem příjmu je datum připsání částky na účet.
   Vykazované výdaje mohou zahrnovat opravy údajů za předchozí měsíce téhož finančního roku.
   Pro daný finanční rok se přihlíží ke všem transakcím zaznamenaným na účtech Agentury SAPARD v dotyčném roce.
4. 4. Pokud jsou platby poskytované v rámci Programu zatíženy nároky, považují se za plně uhrazené ve smyslu prvního pododstavce odstavce 3:
   1. - v den zaplacení částky, jež je nadále splatná příjemci, pokud je nárok nižší než hrazený výdaj;
   2. - v den uhrazení výdaje, pokud je tento výdaj nižší nebo roven nároku.

1. 5. Nesplněné platební příkazy a platby zapsané na vrub účtu, jež jsou poté na tento účet opětovně připsány, se uvádí ve formuláři D-2 jako částky odečítané z výdajů za měsíc, v jehož průběhu bylo nesplnění příkazu nebo zrušení platby oznámeno Agentuře SAPARD.
2. 6. Nejpozději do 30. září roku následujícího po daném finančním roku Komise přijme, na základě informací uvedených v odstavci 1, rozhodnutí o schválení účtu Agentury SAPARD (dále jen „rozhodnutí o schválení účtů“).
   Rozhodnutí o schválení účtů zahrnuje úplnost, přesnost a pravdivost účtů a nemá vliv na přijetí následného rozhodnutí o opravném zúčtování podle článku 12 tohoto oddílu.
   Rozhodnutí o schválení účtů zahrnuje také schválení SAPARD EURo účtu a částek, jež mají být na tento účet připsány v souladu s článkem 13 odst. 2 a článkem 14 odst. 2.8. tohoto oddílu.
3. 7. Komise sdělí České republice výsledky ověřování předložených informací, společně s jakýmikoli navrhovanými změnami, nejpozději do 15. července po skončení finančního roku. Pokud nebude Komise, z důvodů na straně České republiky, schopna schválit účty České republiky nejpozději do 30. září, uvědomí Komise Českou republiku o dalších navrhovaných šetřeních.
4. 8. Částka stanovená rozhodnutím o schválení účtů se obvykle přičítá k následující(m) platbě (platbám) poskytovaným Komisí České republice nebo se od těchto plateb odečítá. Pokud by však částka, jež má být odečtena ve výši stanovené tímto rozhodnutím, překročila úroveň případných následných plateb, Národní schvalující úředník zaručí jménem České republiky, že částka nekrytá zůstatkem bude Komisi uhrazena v EUR do dvou měsíců po oznámení rozhodnutí. Komise však může v jednotlivých případech rozhodnout, že jakákoli částka, jež jí má být uhrazena, se započte na splatné částky, jež má Komise uhradit České republice podle jakéhokoli nástroje Společenství.

Rozhodnutí o opravném zúčtování

1. 1. Pokud Komise zjistí, že určitý výdaj nebyl učiněn v souladu s touto dohodou, přijme rozhodnutí (dále jen "rozhodnutí o opravném zúčtování"), že se tento výdaj vyloučí ze spolufinancování Společenstvím.
2. 2. Pokud v důsledku jakéhokoli šetření dojde Komise k závěru, že výdaj nebyl učiněn v souladu s touto dohodou, oznámí před přijetím rozhodnutí o opravném zúčtování písemně Národnímu schvalujícímu úředníku výsledky své kontroly a uvede, jaká nápravná opatření je třeba přijmout k zajištění budoucího dodržování dohody. V oznámení se případně uvedou příslušné články této Víceleté finanční dohody, Programu, rozhodnutí uvedeného v článku 3 odst. 1 tohoto oddílu a Roční finanční dohody (dohod).
3. 3. Národní schvalující úředník písemně odpoví nejpozději do dvou měsíců, přičemž Komise může v důsledku této odpovědi změnit své stanovisko. V odůvodněných případech může Komise schválit prodloužení lhůty pro odpověď.
   Po vypršení lhůty pro odpověď vyzve Komise Českou republiku k dvoustranným jednáním a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, jež je třeba přijmout, a o hodnocení závažnosti porušení povinností a finanční ztráty Společenství. Po skončení tohoto jednání a po vypršení jakékoli lhůty po skončení jednání stanovené Komisí pro poskytnutí dalších informací nebo, pokud Česká republika nepřijme výzvu ke schůzce před vypršením lhůty stanovené Komisí, po vypršení této lhůty, Komise formálně sdělí České republice své závěry.
   Nedosáhne-li se dohody, může Národní schvalující úředník požádat jménem České republiky o zahájení procedury stanovené v bodu 9 oddílu F, s výhledem na zprostředkování mezi příslušnými stanovisky ve lhůtě čtyř měsíců. Výsledky této procedury se uvedou ve zprávě vypracované smírčím orgánem s přihlédnutím k ustanovením bodu 9 oddílu F. Zpráva se zašle Komisi a Komise ji přezkoumá před přijetím rozhodnutí o opravném zúčtování.
4. 4. Komise vyhodnotí částky, jež mají být vyloučeny, s přihlédnutím zejména ke zjištěné míře nesouladu. Komise vezme v úvahu povahu a závažnost porušení povinností a rozsah rizika finanční ztráty Společenství.
5. 5. Odmítnutí financování nemusí zahrnovat výdaje poskytnuté na opatření, u nichž byla poslední platba uskutečněna nejméně 24 měsíců před datem, kdy Komise písemně sdělila Národnímu schvalujícímu úředníku výsledky kontrol uvedených v odstavci 2. To neplatí pro finanční důsledky nesrovnalostí uvedených v článku 13 tohoto oddílu. Pokud nejsou texty nezbytné pro provedení těchto kontrol dostupné v anglickém jazyce, tato lhůta se prodlužuje o dobu od žádosti Komise o dokumenty v anglickém jazyce do jejich obdržení.
6. 6. V případech, kdy Agentura SAPARD neurčila nebo neprovedla správně kontrolu, může být provedena finanční oprava zahrnující paušální opravy, jejichž úroveň je poměrná k riziku finanční ztráty Společenství.
7. 7. Částka, jež má být vrácena v souladu s rozhodnutím o opravném zúčtování, se sdělí Národnímu schvalujícímu úředníku, který jménem České republiky zajistí, aby tato částka byla připsána na SAPARD EURo účet do dvou měsíců po datu přijetí rozhodnutí o opravném zúčtování a aby byla odečtena z příští žádosti o platbu předkládané Komisi. Komise však může v jednotlivých případech rozhodnout, že se jakákoli částka, jež jí má být uhrazena, započte na platby, jež má Komise poskytnout České republice podle kteréhokoli nástroje Společenství.
8. 8. Částka vrácená v souladu s rozhodnutím o opravném zúčtování nebude již znovu pro Program vyčleněna.

Ustanovení o nesrovnalostech a kontrole

1. 1. Aniž by tím byla dotčena ustanovení této dohody, Česká republika přijme, v souladu s vnitrostátními právními, regulačními nebo správními předpisy, opatření nezbytná k:

   (a) tomu, aby se ujistila, že transakce financované Programem jsou skutečně prováděny a správně uskutečňovány;

   (b) prevenci a řešení nesrovnalostí;

   (c) náhradě částek ztracených v důsledku nesrovnalostí nebo nedbalosti.

   Česká republika informuje Komisi o opatřeních přijatých k tomuto účelu a zejména o stavu správních a soudních řízení.

1. 2. Částky nahrazované podle odstavce 1 písm. c) související s příspěvkem Společenství se hradí akreditované Agentuře SAPARD a odečítají se od výdajů financovaných Programem.
2. 3. Česká republika zpřístupní Komisi veškeré informace nezbytné pro správné fungování Programu a přijme všechna vhodná opatření k usnadnění dohledu, který Komise považuje za nezbytný v rámci řízení financování Společenství, včetně kontrol na místě.
3. 4. Oprávnění zástupci jmenovaní Komisí k provádění inspekcí na místě mají přístup k účetnictví a všem ostatním dokumentům, včetně informací vytvořených nebo uchovávaných v elektronické formě, týkajících se výdajů financovaných Programem.
   Mohou zejména kontrolovat:

   (a) zda jsou správní postupy v souladu s touto dohodou;

   (b) zda existují nezbytné podklady a zda se shodují s transakcemi financovanými Programem;

   (c) podmínky, za kterých jsou prováděny a kontrolovány transakce financované Programem.

   Komise inspekci předem řádně ohlásí České republice. Úředníci České republiky se mohou inspekce zúčastnit.

1. 5. Na žádost Komise a se souhlasem České republiky mohou inspekci nebo šetření týkající se transakcí uvedených v této dohodě provést úřady České republiky.
   Úředníci Komise se mohou těchto inspekcí nebo šetření též zúčastnit.
2. 6. Aniž by tím byly dotčeny odstavce 1 až 5, Česká republika provede ustanovení bodu 4, bodu 5, bodu 6 a bodu 7 oddílu F, týkající se nesrovnalostí a organizace informačního systému v této oblasti.

FUNKCE A KRITÉRIA PRO AKREDITACI AGENTURY SAPARD

Česká republika zajistí, aby Agentura SAPARD splňovala následující funkce a kritéria:

1. 1. FUNKCE
   1. 1.1. Schvalování závazků a plateb: cílem této funkce je stanovit částku, která bude vyplacena žadateli nebo jeho zplnomocněnci v souladu s touto dohodou, zejména s ohledem na přijatelnost žádostí o schválení a nároků na platby, splnění závazků přijatých v souvislosti se schvalováním projektů, podáváním nabídek a uzavíráním smluv a ověřování provedených prací či dodaných služeb.
   2. 1.2. Provádění plateb: cílem této funkce je udílení pokynů bankám Agentury nebo případně vládnímu platební úřadu k vyplacení schválených částek žadatelům (nebo jejich zplnomocněncům).
   3. 1.3. Účtování závazků a plateb: cílem této funkce je zaznamenávat závazky a platby ve zvláštních účetních knihách Agentury určených pro výdaje SAPARD, které budou obvykle mít formu elektronického systému zpracování dat, a připravovat pravidelné souhrny výdajů, včetně pravidelných a ročních výkazů pro Komisi. V účetních knihách se zaznamenávají i podrobnosti o dluzích, jež mají být vymáhány.
   4. 1.4. Kontrola: cílem této funkce je ověřit skutečnosti, z nichž vycházejí žádosti a nároky s cílem přezkoumat jejich soulad s touto dohodou a smluvními podmínkami závazku mezi Agenturou SAPARD a příjemcem. Kontrola v daných případech zahrnuje kontroly prováděné před výběrem projektu, přeměření parametrů, kontroly množství a jakosti dodávaného zboží či služeb, analýzu nebo kontrolu vzorků, kontroly před provedením platby a jakákoli zvláštní ustanovení pro realizaci této dohody v souvislosti s přijatelností výdajů. Ke zjištění přijatelnosti zahrnují kontroly v daných případech šetření technické povahy, které může zahrnovat ekonomická finanční hodnocení a kontroly specifické zemědělské, technické či vědecké povahy.
   5. 1.5. Podávání zpráv: cílem této funkce je zajistit, aby byly zprávy o provádění jednotlivých projektů a opatření podávány způsobem, který pomůže zajistit efektivní a účinnou realizaci opatření.

1. 2. KRITÉRIA
   1. 2.1. Administrativní struktura Agentury SAPARD zajistí oddělení tří funkcí: schvalování, realizace a účtování. Každá z těchto funkcí je úkolem zvláštní nižší administrativní jednotky, jejíž povinnosti stanoví organizační schéma.
   2. 2.2. Agentura SAPARD stanoví následující postupy nebo takové postupy, které dávají rovnocenné záruky:
      1. 2.2.1. Agentura SAPARD stanoví podrobné písemné postupy pro přijímání, zaznamenávání a zpracovávání žádostí o schválení projektů, nároků, faktur a podkladů a kontrolních zpráv, včetně popisu všech dokumentů, jež se mají použít.
         Tyto postupy zajistí, aby byly vyřizovány pouze takové nároky na platbu nebo vybrány takové projekty, které splňují kritéria pro výběr projektů, a zajistí vedení projektové složky s veškerou příslušnou dokumentací pro účely auditu projektu.
      2. 2.2.2. Povinnosti budou rozděleny tak, aby žádný úředník v žádném okamžiku nenesl u žádného projektu zodpovědnost za více než jeden z následujících úkolů: schválení projektu, schválení plateb, výplata nebo účtování částek. Na práci každého úředníka provádějícího jeden z těchto úkolů dohlíží jiný úředník. Úkoly každého úředníka se definují písemně a určí se finanční limity jejich oprávnění. Personál projde příslušným školením a personál v citlivých funkcích podléhá rotaci nebo zvýšenému dohledu.
      3. 2.2.3. Každý úředník odpovědný za schvalování má k dispozici podrobný kontrolní seznam uvádějící veškeré ověřovací úkony, jež je třeba provést, a v podkladech každého nároku potvrdí, že byly tyto kontroly provedeny. Toto potvrzení je možno provést elektronicky na základě kontrolních požadavků stanovených v bodu 2.2.6.
         Doloží se, že práce byla přezkoumána pracovníkem vyšší úrovně. Analýzu, hodnocení a schválení projektů je nutno dokládat písemně. Analýza projektu se řídí zásadami správného finančního řízení.
      4. 2.2.4. Žádosti či nároky se schválí pouze po provedení kontrol, jež postačují k ověření, že tyto žádosti či nároky odpovídají této dohodě. Mezi takové kontroly patří úkony požadované ustanoveními, jimiž se řídí specifické opatření, v jehož rámci je pomoc požadována, a úkony nezbytné k zamezení a odhalení podvodů a nesrovnalostí se zvláštním ohledem na hrozící rizika.
         V rámci funkce schvalování se žádosti podrobí kontrole zahrnující zjištění plnění podmínek a ustanovení, způsobilost, úplnost dokumentů, správnost podkladů a datum přijetí.
         Všechny kontroly, jež je třeba provést, jsou uvedeny na kontrolním seznamu a jejich provedení se potvrzuje pro každou žádost a nárok, nebo pro každý soubor žádostí nebo nároků.

         U dodávaných služeb či zboží kontrola sestává z:

         1. - kontroly dokumentů: s cílem zajistit, aby údaje o množství, jakosti a ceně zboží či služeb uvedených na faktuře odpovídaly údajům v objednávce;
         2. - fyzické kontroly: s cílem zajistit, aby množství a jakost zboží či služeb odpovídaly údajům uvedeným na faktuře či ve formuláři nároku.

         Tuto kontrolu služeb nebo zboží lze provádět i průběžně během dodávek, tj. při poskytování první nebo prozatímních plateb.

      1. 2.2.5. Stanovené postupy by měly zajistit, aby se platba poskytla pouze žadateli na jeho bankovní účet nebo jeho zplnomocněnci. Platbu provede banka Agentury nebo případně vládní platební úřad, nebo se zašle šek, a to zásadně do 3 pracovních dnů od data zapsání na vrub SAPARD EURo účtu. Veškeré platby, u nichž nedojde k převodu finančních prostředků, se připíší zpět SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od oznámení o neuskutečnění převodu.
         Částky pocházející ze šeků, jež nejsou proplaceny v době jejich platnosti, se připíší na SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od oznámení o jejich neproplacení.
         Žádné platby se neprovádí v hotovosti. Souhlas schvalujícího úředníka a dohlížejícího úředníka je možno udělit elektronicky za předpokladu, že je zajištěna příslušná úroveň zabezpečení a že se identita signatáře uloží v elektronických záznamech.
      2. 2.2.6. V případech zpracovávání žádostí, nároků či faktur s využitím počítačového systému se přístup k počítačovému systému chrání a kontroluje tak, aby:

         (a) všechny informace vkládané do systému byly řádně ověřeny, s cílem zajistit odhalení a opravu vstupních chyb, a aby tyto informace byly podrobeny logické kontrole k odhalení neúplných nebo mimořádných údajů,

         (b) žádné údaje nemohl vkládat, měnit ani ověřovat nikdo jiný než oprávnění úředníci, jimž byla přidělena individuální hesla,

         (c) identita každého úředníka, který vkládá či mění data nebo programy, byla zaznamenána v provozním deníku,

         (d) se hesla pravidelně měnila, s cílem zabránit zneužití,

         (e) změny hardwaru a softwaru byly před jejich realizací testovány a schváleny a podléhaly změnám v řídících postupech,

         (f) počítačové systémy byly chráněny před neoprávněným přístupem prostřednictvím fyzických kontrol a aby data byla zálohována na kopiích uložených na zvláštním, zabezpečeném místě,

         (g) veškerá vkládaná data podléhala logické kontrole směřující k odhalení neúplných nebo mimořádných údajů.

         Na základě schválené strategie pro informační a komunikační technologie se vytvoří komplexní politika zabezpečení informačních technologií k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti dat.

      1. 2.2.7. Stanovené postupy zajistí, aby byly včas zaznamenávány změny v úrovni pomoci či podmínkách pro přiznání pomoci a aby byly ve vhodném čase aktualizovány pokyny, databáze a kontrolní seznamy.
   1. 2.3. Schvalovací a kontrolní funkcí nebo jejich částí je možno pověřit jiné orgány, za předpokladu splnění následujících podmínek:
      1. 2.3.1. Úkoly a povinnosti těchto jiných orgánů, zejména v oblasti kontroly a ověřování souladu s touto dohodou, jsou jasně definovány.
      2. 2.3.2. Tyto orgány mají účinné systémy zajišťující uspokojivé plnění jejich povinností.
      3. 2.3.3. Tyto orgány agentuře potvrdí, že skutečně plní svoje povinnosti, a popíší použité prostředky.
      4. 2.3.4. Agentura SAPARD bude pravidelně a včas informována o výsledcích prováděných kontrol tak, aby bylo vždy možno vzít v úvahu přiměřenost těchto kontrol před schválením nebo splněním nároku či zaplacením faktury. Provedená práce se podrobně popíše ve zprávě přiložené ke každé žádosti a nároku, každému souboru žádostí a nároků nebo případně ve zprávě za jeden rok. Ke zprávě se přiloží potvrzení o přijatelnosti schválených žádostí a nároků a o povaze, rozsahu a omezení provedené práce. Ve zprávě se označí provedené fyzické a administrativní kontroly, definovaná metoda, výsledky všech kontrol a opatření přijatá ohledně ohlášených nedostatků a nesrovnalostí. Podklady předložené Agentuře musí být zaručovat, že byly provedeny všechny požadované kontroly přijatelnosti nároků nebo faktur schválených k úhradě.
      5. 2.3.5. Agentura SAPARD se musí před schválením projektu a přiznáním pomoci ujistit, že se tyto jiné orgány řídily postupy, jež odpovídají kritériím stanoveným v tomto článku.
      6. 2.3.6. Jasně se určí a zaznamenají kritéria pro posuzování žádostí a pořadí jejich důležitosti.
      7. 2.3.7. V případech, kdy si jiné orgány ponechávají dokumenty týkající se schválených nároků, přislíbených výdajů a provedených kontrol, stanoví tyto orgány i Agentura postupy zajišťující zaznamenání míst uložení všech takových dokumentů týkajících se určitých plateb poskytnutých Agenturou a aby byly tyto dokumenty k dispozici k nahlédnutí v kancelářích Agentury na žádost osob a orgánů, jež by obvykle měly právo do takovýchto dokumentů nahlížet, včetně:

         (i) pracovníků Agentury, kteří nárok vyřizují,

         (ii) vnitřní auditní služby Agentury,

         (iii) Certifikačního orgánu, který potvrzuje roční výkazy Agentury,

         (iv) oprávněných zmocněnců nebo zástupců Společenství.

      1. 2.3.8. Mezi Agenturou SAPARD a orgány, jež jsou pověřeny výkonem funkcí Agentury SAPARD, se uzavřou písemné smlouvy. Tyto smlouvy musí jasně určovat funkce, které má pověřený orgán vykonávat a druh podkladů a zpráv, jež mají být agentuře SAPARD zasílány v určených lhůtách. Celý systém, včetně funkcí delegovaných na jiné orgány, by měl být stanoven v organizačním schématu.
         Smlouva by měla upravit přístup oprávněných zmocněnců nebo zástupců Společenství k informacím v držení těchto pověřených orgánů a zkoumání žádostí těmito úředníky, včetně kontrol projektů a příjemců pomoci.
   1. 2.4. Účetní postupy zajistí, aby výkazy výdajů předkládané Komisi byly úplné, přesné a včasné a aby byly odhaleny a odstraněny veškeré chyby nebo opominutí, zejména prostřednictvím kontrol a srovnání prováděných nejméně jednou za tři měsíce. Pro každou položku zanesenou do účetnictví se uvádí plný revizní záznam.
      Účetní postupy Agentury SAPARD zajistí, aby byl účetní systém schopen poskytovat přehled o celkových nákladech, přislíbených výdajích, částečných platbách a zůstatkových platbách, a to v EUR i v národní měně, pro každou regionální kancelář, a pro každý projekt, smlouvu nebo opatření a sub-opatření. Stanoví se lhůty pro zrušení příslibu v případě, kdy práce nejsou dokončeny podle odsouhlaseného rozvrhu. Takové zrušení příslibu se odpovídajícím způsobem zaznamená v účetním systému.
   2. 2.5. Agentura SAPARD zajistí existenci služby pro vnitřní audit nebo jí odpovídající služby, s cílem zajistit efektivní fungování systému vnitřní kontroly Agentury. Služba pro vnitřní audit je nezávislá na ostatních odděleních Agentury a podává zprávy přímo nejvyššímu vedení Agentury. Služba pro vnitřní audit ověřuje, zda jsou postupy přijaté Agenturou přiměřené pro zajišťování ověření souladu s touto dohodou a zda je účtování přesné, úplné a včasné.

      Ověřování se může omezit na vybraná opatření a sub-opatření a na vzorky transakcí, za předpokladu, že auditní plán zajistí pokrytí všech důležitých oblastí, včetně oddělení a orgánů odpovědných za schvalování a těch oddělení a orgánů, jež byly pověřeny výkonem funkcí, za období nepřesahující tři roky. Služba pro vnitřní audit postupuje podle mezinárodně přijatých auditních norem, svou práci zaznamenává v pracovních dokumentech a výsledky předkládá v podobě zpráv a doporučení určených nejvyššímu vedení Agentury. Auditní plány a zprávy se poskytují Certifikačnímu orgánu a řádně oprávněným zmocněncům nebo zástupcům Společenství k provedení finančního auditu a výlučně pro účely hodnocení efektivity funkce interního auditu.

1. 2.6. Pravidla pro zadávání zakázek na služby, práce a dodávky v České republice veřejnými orgány musí být v souladu s pravidly uvedenými v příručce Komise nazvané "Smlouvy o službách, dodávkách a dílech uzavírané v rámci spolupráce Společenství se třetími zeměmi⁴)". Neuplatní se však požadavek na předběžné schválení ze strany Komise uvedený v této příručce.
2. 2.7. U zadávání jiných zakázek, než je uvedeno v bodu 2.6, musí následující položky pocházet ze Společenství nebo ze zemí uvedených v bodu 8 oddílu F:

   (i) obstarávané služby, díla, stroje a dodávky;

   (ii) dodávky a zařízení kupované dodavatelem pro účely smluv o dílo nebo službách, pokud se mají tyto dodávky nebo zařízení stát po skončení smlouvy majetkovou součástí projektu.

1. 2.8. Ve vztahu k Programu Agentura zřídí systém uznávání všech splatných částek a zaznamenávání veškerých takovýchto dluhů v knize dlužníků, včetně nesrovnalostí před jejich přijetím. Kniha dlužníků podléhá pravidelné kontrole prováděné s cílem učinit kroky k uhrazení dluhů po lhůtě splatnosti, zejména v případě propadnutí záruk a vrácených plateb.

   Aniž by tím bylo dotčeno ustanovení článku 8 odst. 5 tohoto oddílu nebo jakákoli vnitrostátní ustanovení týkající se vymáhání dluhů, jakýkoli finanční příspěvek zapisovaný na vrub Společenství v souvislosti těmito částkami, včetně nesrovnalostí, se odepíše na konci druhého roku následujícího po jeho zaznamenání v knize dlužníků a odečte se z příští žádosti o platbu podle článku 9 tohoto oddílu. Jakékoli úroky, které Agentura SAPARD získá a které je možno přičíst příspěvku Společenství ve vztahu k vydobytým dluhům, se zaznamenají v účetnictví Agentury SAPARD a použijí se výlučně pro účely Programu. Agentura SAPARD zajistí, aby jakékoli vydobyté částky byly připsány na SAPARD EURo účet do 3 pracovních dnů od data vydobytí.

1. 2.9. Agentura SAPARD oznámí skutečnost, že podpora je k dispozici, s odkazem na spolufinancování Společenstvím, všem potenciálním manažerům a provozovatelům projektů s cílem získat co nejširší výběr potenciálních manažerů a provozovatelů projektů. Před zahájením plánu se vypracují standardní formuláře žádostí s jasnými pokyny pro vyplnění a podmínkami způsobilosti. Žádné poplatky se neukládají potenciálním příjemcům a příjemcům za informace, které souvisejí s projektem, včetně formulářů žádostí. Tímto ustanovením není dotčeno ukládání poplatků, jež jsou běžně ukládány v jiných odvětvích hospodářství.
2. 2.10. Agentura SAPARD urychleně zpracuje žádosti příjemců.
3. 2.11. Agentura SAPARD zřídí vhodný systém pro podávání zpráv o provádění každého projektu a měření podle předem definovaných ukazatelů. Tyto ukazatele se v případě potřeby, se souhlasem monitorovacího výboru a na základě schválení Komise, revidují.
4. 2.12 V případě prodlení s plněním předem stanovených cílů se přijmou odpovídající opatření, včetně případného odnětí souhlasu s projektem. O všech přijatých opatřeních se vedou řádné záznamy.
5. 2.13 Pro urychlené vypracovávání příslušných zpráv o projektech a opatřeních se použije vhodný systém řízení informací. Tyto zprávy se na požádání poskytnou řídícímu orgánu, monitorovacímu výboru a Komisi.

Vedení záznamů

Agentura SAPARD a Národní fond uchovávají všechny dokumenty, včetně dokumentů týkajících se projektů, jež nebyly vybrány, pro potřeby Komise po dobu 24 měsíců, jak je stanoveno v článku 12 odst. 5 tohoto oddílu. S ohledem na nesrovnalosti uvedené v článku 12 odst. 5 a článku 13 však dokumenty zůstávají k dispozici Komisi do skončení následných prací.

Pokud nemají tyto dokumenty samy v držení, zajistí Agentura a Národní fond, aby byly tyto dokumenty uchovávány pro potřeby Komise po uvedenou dobu.