Sdělení Ministerstva zahraničních věcí o sjednání Dohody mezi Českou republikou a Organizací pro zákaz chemických zbraní o inspekcích na místě v objektu pro ochranné účely seznamu 1

IX.1 : POSTUPY VYŠETŘOVÁNÍ PORUŠENÍ

1. 1. Vyšetřování porušení a údajných porušení důvěrnosti a porušení povinností v oblasti důvěrnosti

   Tato část politiky zhruba uvádí, na základě ustanovení Důvěrnostní přílohy Úmluvy (odstavec 19), postup vyšetřování vedeného generálním ředitelem ve vztahu k porušením a údajným porušením důvěrnosti a porušením souvisejících povinností chránit důvěrné informace.

   IX.1

   Krok 1:	Vyšetřování vedené generálním ředitelem
   Krok 2:	Prozatímní opatření
   Krok 3:	Zpráva o vyšetřování
   Krok 4:	Reakce na zprávu o vyšetřování
   	4a: Disciplinární sankce proti stávajícím pracovníkům Sekretariátu
   	4b: Sankce proti bývalým pracovníkům Sekretariátu
   	4c: Opatření ve vztahu ke zbavení imunity
   	4d: Jiná řízení v rámci státní jurisdikce
   	4e: Opatření přijatá, když se ukáže odpovědnost smluvního státu
   	4f: Opatření k přepracování nebo zdokonalení režimu důvěrnosti

1. 2. Definice

   Porušení povinnosti chránit důvěrnost („porušení důvěrnosti”) zahrnuje jakékoliv nedovolené zpřístupnění informací OPCW jakékoliv osobě nebo vládnímu či soukromému subjektu bez ohledu na úmysl nebo na následky zpřístupnění. Porušení důvěrnosti lze také spojit se zneužitím informací s cílem získat osobní výhodu nebo prospět zájmům třetí strany či je poškodit. Má se za to, že k porušení povinností týkajících se ochrany důvěrných informací došlo, pokud nebyly dodrženy uvedené postupy nakládání s důvěrnými informacemi, jejich ochrany, uvolňování a šíření, takže vzniklo jasné riziko nedovoleného zpřístupnění, ať už k takovému zpřístupnění skutečně došlo, nebo ne. Prakticky existuje mezi porušením důvěrnosti a porušením povinnosti chránit důvěrné informace značné překrytí.

1. 3. Krok 1: Vyšetřování vedené generálním ředitelem
   1. 3.1 Jak požaduje Důvěrnostní příloha Úmluvy, zahájí generální ředitel neprodleně vyšetřování:
      1. a) po „dostačujícím množství poznatků” o tom, že došlo k porušení povinnosti chránit důvěrné informace ze strany pracovníka Sekretariátu, jiné zmocněné osoby nebo subjektu mimo rámec Sekretariátu nebo zástupce nebo úřední osoby smluvního státu; nebo
      2. b) když smluvní stát podá obvinění týkající se porušení důvěrnosti.
   1. 3.2 Generální ředitel zahájí vyšetřování, zvláště když se dozví o důvodné možnosti nebo jasném riziku nedovoleného zpřístupnění důvěrných informací, k čemuž došlo, mimo jiné, způsobem:
      1. a) který porušuje politiku nebo pokyny Organizace stanovené pro nakládání s důvěrnými informacemi, jejich ochranu, uvolňování a šíření; nebo
      2. b) který by mohl nepříznivě ovlivnit cíl a účel Úmluvy nebo zájmy Organizace, smluvního státu nebo obchodního či vládního subjektu nebo státního příslušníka smluvního státu nebo který by mohl poskytnout zvláštní nebo selektivní výhodu jednotlivci, státu nebo jakémukoliv jinému subjektu včetně obchodní firmy.
   1. 3.3 Generální ředitel je povinen vyšetřit jakékoliv obvinění vznesené smluvním státem, že došlo k porušení důvěrnosti. Takové obvinění by mělo být podáno generálnímu řediteli písemně a mělo by v co možná největším rozsahu poskytnout podpůrné informace. Obvinění by mělo pokud možno uvést povahu dotčených informací, dobu a místo údajného porušení a skutečnou nebo možnou budoucí škodu, o níž se předpokládá, že se dotkne příslušných zájmů.
   2. 3.4 Když generální ředitel rozhodl přikročit k vyšetřování, mělo by se toto rozhodnutí oznámit okamžitě všem smluvním státům a všem pracovníkům Sekretariátu, kterých se údajné porušení nebo podezření z porušení týká.
   3. 3.5 Cílem vyšetřování je zjistit, zda došlo k porušení důvěrnosti nebo k porušení postupů nakládání s důvěrnými informacemi, jejich ochrany, šíření či uvolňování, a závažnost jakéhokoliv porušení včetně stupně a povahy jakékoliv způsobené škody. Vyšetřování by mělo také zvážit způsoby zlepšení režimu důvěrnosti tak, aby se zabránilo jakémukoliv opakovanému porušení důvěrnosti nebo porušení postupů.
   4. 3.6 Generální ředitel přímo odpovídá za vyšetřování a osobně je řídí, ale může jmenovat vedoucího pracovníka, aby vyšetřování prováděl. Vyšetřování by se mělo zahájit předběžným přezkumem okolností obvinění nebo známek porušení a posouzením jakéhokoliv důkazu nebo podpůrných informací. Generální ředitel může v této fázi zjistit, že žádný zřejmý případ neexistuje; pokud tomu tak je, může se na vlastní uvážení buď poradit se smluvním státem, který podal obvinění, nebo může uzavřít vyšetřování a ohlásit nález, že žádný zřejmý případ nebyl prokázán. Po prokázání zřejmého případu porušení, které se dotklo zájmů nějakého smluvního státu, oznámí generální ředitel Výkonné radě, že vyšetřování porušení pokračuje a může se souhlasem dotyčného smluvního státu předložit konkrétní informace o vyšetřování, jsou-li požadovány.
   5. 3.7 Postup vyšetřování po prokázání zřejmého případu může zahrnovat tyto činnosti:
      1. a) sběr a zkoumání důkazů v rámci OPCW nebo jejích složek;
      2. b) zkoumání dalšího materiálu, který dodaly smluvní státy jako důkazy;
      3. c) důvěrné pohovory s pracovníky Sekretariátu;
      4. d) porady s dotčenými smluvními státy včetně zástupců dotčených hospodářských nebo soukromých subjektů navržených smluvními státy; nebo
      5. e) požadavek, aby smluvní stát poskytl podrobnosti o nakládání s informacemi, které mu Organizace poskytla.
   1. 3.8 Vedení vyšetřování zůstane důvěrné a bude podléhat přísnému použití zásady potřeby znát. Zvláštní péče by se měla věnovat možným škodlivým účinkům, které zpřístupnění informací o takovém vyšetřování může mít pro pracovníky Sekretariátu i pro zájmy smluvních států. Vyšetřování by se mělo provádět objektivně a řádně a nemělo by dojít k použití nátlaku za účelem získání informací od jakéhokoliv dotčeného jedince. Měla by se věnovat veškerá snaha tomu, aby se co nejrychleji a v souladu s řádným postupem vyšetřování uzavřelo a přijalo se příslušné opatření jako reakce na jeho výsledky.
   2. 3.9 Všechny dotčené smluvní státy a všichni dotčení pracovníci Sekretariátu v co možná největším rozsahu spolupracují a podporují vyšetřování. U smluvních států to může znamenat poskytnutí podrobností o vedeném interním vyšetřování, poskytnutí důkazů, oznámení o státním soudním řízení ve vztahu k téže věci a oznámení o stupni a povaze škody způsobené porušením. Vyžaduje se, aby pracovníci Sekretariátu poskytli faktické informace vztahující se k cílům vyšetřování a jejich pracovním povinnostem.

1. 4. Krok 2: Prozatímní opatření
   1. 4.1 Pokud je prokázán zřejmý případ, který se patrně dotýká osoby, která je v současné době pracovníkem Sekretariátu:
      1. a) budou zahájeny postupy v souladu se Služebním řádem s cílem uložit prozatímní omezující opatření pro dobu trvání vyšetřování, jako je odvolání z určitých funkcí nebo odepření přístupu k určitým informacím nebo, pokud se případ jeví jako závažnější, dočasné pozastavení výkonu služby v souladu se Služebním řádem OPCW;
      2. b) generální ředitel zváží a může navrhnout okamžité opatření, v případě potřeby po poradě s Výkonnou radou, s cílem chránit veškeré oprávněné zájmy, které by mohly být dotčeny porušením nebo údajným porušením důvěrnosti, včetně zájmů smluvního státu nebo Organizace;

         a

      1. c) pokud se jedná o vyšetřování na žádost smluvního státu, generální ředitel informuje tento smluvní stát o přijetí jakéhokoliv takového prozatímního opatření.
   1. 4.2 Zaměstnanec podezřelý z účasti v porušení by měl být informován doporučeným dopisem o rozhodnutí přijmout takové prozatímní opatření s uvedením opodstatnění takového opatření a s upozorněním na všechny dostupné právní prostředky.
   2. 4.3 Pokud předběžná fáze vyšetřování odhalí zřejmé náznaky, že smluvní stát může být odpovědný za porušení nebo že se ho porušení může jinak týkat, generální ředitel zváží a může navrhnout Výkonné radě k rozhodnutí okamžité opatření s cílem chránit veškeré oprávněné zájmy, které by mohly být dotčeny porušením důvěrnosti, včetně zájmů jakéhokoliv jiného smluvního státu nebo Organizace. Generální ředitel může požádat takový smluvní stát, aby mu poskytl podrobnosti o nakládání s informacemi, které mu Organizace poskytla.
   3. 4.4 Pokud předběžná fáze vyšetřování odhalí zřejmé náznaky, že fyzická nebo právnická osoba v jurisdikci smluvního státu může být odpovědná za porušení nebo že se jí porušení může jinak týkat, může se generální ředitel poradit s tímto smluvním státem a může jej požádat o podporu, v případě nutnosti po vyslovení souhlasu Výkonné rady, možných opatření na ochranu veškerých oprávněných zájmů, které by mohly být dotčeny porušením důvěrnosti.

1. 5. Krok 3: Zpráva o vyšetřování
   1. 5.1 Generální ředitel vypracuje zprávu o vyšetřování, která uvede, zda došlo k porušení důvěrnosti nebo porušení postupů nakládání s důvěrnými informacemi, jejich ochrany, šíření nebo uvolňování. Zpráva bude vyhotovena ve dvou podobách, v úplné podobě, která uvede určené skutečnosti podrobně, a v pozměněné podobě, z níž byl odstraněn konkrétní důvěrný materiál, aby se zajistilo, že důvěrné informace spojené s porušením se nebudou dále zpřístupňovat nad rámec povoleného rozsahu přístupu k nim a že se dodrží ty části soukromí jednotlivých pracovníků, kterých se případ netýká.
   2. 5.2 S úplnou zprávou se nakládá jako s důvěrnou a má být klasifikována a má se s ní nakládat podle její citlivosti. Měla by být zpřístupněna pouze těm, kterých se vyšetřování přímo týká, včetně všech jednotlivých pracovníků Sekretariátu, kterých se porušení nebo údajné porušení týká, a jakéhokoliv smluvního státu, který vznesl obvinění z porušení. Ve své poměněné podobě může být zpráva k dispozici jakémukoliv smluvnímu státu na jeho žádost a bude shrnuta ve výroční zprávě o důvěrnosti podávané generálním ředitelem Konferenci, jak se požaduje podle odstavce 3 Důvěrnostní přílohy Úmluvy. Zpráva by měla v obou podobách pokud možno obsahovat konkrétní návrhy na zlepšení režimu důvěrnosti. Pokud generální ředitel požádal Výkonnou radu o schválení prozatímního opatření v souladu s body 4.1, 4.3 nebo 4.4 této části, měl by podat přímo Výkonné radě zprávu o zavedení předběžného opatření.
   3. 5.3 Když zpráva zjistí, že došlo k porušení důvěrnosti, měla by obsahovat zhodnocení stupně závažnosti porušení s ohledem na tyto faktory:
      1. a) zda k porušení došlo úmyslnými nebo náhodnými kroky, nebo z nedbalosti;
      2. b) zda porušení zahrnovalo porušení povinností podle této politiky a s ní spojených administrativních směrnic nebo určitých dohod, jako je například dohoda se zaměstnancem o zachování mlčenlivosti nebo dohoda o objektu;
      3. c) stupeň případného skutečného nebo potenciálního poškození zájmů jakékoliv dotčené strany; a
      4. d) stupeň jakékoliv soukromé výhody získané nedovoleným zpřístupněním nebo následným zneužitím informací, zvláště podpora vlastního zájmu, konkurenční výhoda, prospěch třetí strany nebo úmysl poškodit zájem třetí strany.
   1. 5.4 Pokud smluvní stát požadující vyšetřování není spokojen se zprávou, kterou generální ředitel vydal po vyšetřování, a po vyčerpání všech přiměřených pokusů o vyřešení problému pomocí konzultací, má tento smluvní stát právo požadovat, aby byla k posouzení případu svolána Důvěrnostní komise.
   2. 5.5 Pokud nebylo vyšetřování dokončeno do tří měsíců od počátečního rozhodnutí jednat, měl by generální ředitel vypracovat prozatímní zprávu o postupu vyšetřování pro ty, kteří obdrží konečnou zprávu. Tato zpráva by měla uvádět kroky učiněné k danému dni, a všechny překážky nebo důvody opožděného dokončení vyšetřování. Pokud se po konzultacích následně ukáže, že tyto překážky nebo zpoždění není možné urychleně překonat, může generální ředitel uzavřít vyšetřování a požádat ve své zprávě v souladu s odstavcem 23 Důvěrnostní přílohy Úmluvy o svolání Důvěrnostní komise, aby případ posoudila.
   3. 5.6 Pokud se po ukončení vyšetřování rozhodne, že nedošlo k porušení důvěrnosti ani k porušení povinnosti chránit informace, měla by zpráva generálního ředitele obsahovat prohlášení očišťující obviněného pracovníka Sekretariátu nebo smluvní stát.

1. 6. Krok 4: Reakce na zprávu o vyšetřování

   Vyšetřování a zpráva, která konstatuje, že došlo k porušení důvěrnosti nebo porušení povinnosti chránit informace, mohou vést ke čtyřem širokým kategoriím možné reakce:

   1. a) interní disciplinární opatření v Organizaci, které se dotýká stávajících pracovníků sekretariátu, a sankce dotýkající se bývalých pracovníků;
   2. b) soudní řízení vedené v jurisdikcí nějakého smluvního státu po případném zbavení veškeré imunity vůči jurisdikci;
   3. c) přepracování nebo zdokonalení režimu důvěrnosti OPCW; a
   4. d) jiná opatření, když se ukáže odpovědnost smluvního státu.

1. 7. Krok 4a: Disciplinární sankce proti stávajícím pracovníkům Sekretariátu
   1. 7.1 Pokud se po ukončení vyšetřování rozhodne, že se porušení důvěrnosti nebo porušení povinnosti chránit informace dopustil pracovník Sekretariátu, uplatní generální ředitel náležitá disciplinární opatření v souladu se Služebním řádem OPCW.
   2. 7.2 Při určení, které opatření by se mělo použít vůči pracovníkovi, by se měla zvážit závažnost porušení a stupeň individuální odpovědnosti.
   3. 7.3 Rozhodnutí generálního ředitele o disciplinárním opatření podléhá přezkoumání nebo odvolání v souladu s postupy stanovenými podle Služebního řádu OPCW.

1. 8. Krok 4b: Sankce proti bývalým pracovníkům Sekretariátu

   Pokud se ve zprávě zjistí, že se porušení důvěrnosti nebo porušení povinnosti chránit informace dopustil bývalý pracovník Sekretariátu, může generální ředitel rozhodnout o uplatnění jakýchkoliv opatření, která stále ještě mohou být uplatněna v rámci podmínek Služebního řádu OPCW. Ta mohou zahrnovat ztrátu finančních či jiných nároků, jako jsou nároky související s penzijním fondem OPCW.

1. 9. Krok 4c: Opatření ve vztahu ke zbavení imunity
   1. 9.1 Nezávisle na těchto disciplinárních opatření může generální ředitel rozhodnout o zbavení imunity vůči trestnímu stíhání. To platí pro stávající pracovníky Sekretariátu i pro bývalé pracovníky, kteří si mohou ponechat imunitu ve vztahu k opatřením přijatým během jejich služby v Sekretariátu. Zbavení imunity má být zvažováno pouze v případě vážného porušení důvěrnosti, kdy byla prokázána individuální odpovědnost a v jejím důsledku vznikla škoda, a mělo by vyplynout ve spojení s důvěrnými konzultacemi ohledně možností použití příslušné státní jurisdikce. Měla by se také přezkoumat konkrétní dohoda o zachování mlčenlivosti podepsaná pracovníkem, pokud jde o její možné použití při soudním řízení.
   2. 9.2 Jakékoliv rozhodnutí o zbavení imunity podléhá přezkoumání nebo odvolání se v souladu s postupy stanovenými podle Služebního řádu OPCW.
   3. 9.3 Smluvní státy přijmou v co možná největším rozsahu odpovídající právní opatření jako reakci na zbavení imunity. Přijímané opatření bude v souladu s částí IX.3 této politiky níže včetně možných soudních žalob, která je možné podat proti stávajícím i bývalým pracovníkům, kteří byli zbaveni imunity. Pokud stávající nebo bývalý pracovník odpovědný za porušení má bydliště či se jinak nachází v jurisdikci nesmluvního státu Úmluvy, může si generální ředitel vyžádat zmocnění Výkonné rady nebo Konference, aby mohl provést konzultace s cílem vyzvat takový stát k zahájení nebo usnadnění odpovídajícího opatření na podporu soudního řízení vyplývajícího z porušení.

1. 10. Krok 4d: Jiná řízení v rámci státní jurisdikce
   1. 10.1 Pokud vyšetřování vedené generálním ředitelem ukáže, že fyzická nebo právnická osoba (včetně obchodního subjektu) v jurisdikci smluvního státu byla odpovědná za porušení důvěrnosti, z porušení důvěrnosti získala zvláštní výhodu či se jí jinak týkalo porušení důvěrnosti, může se požadovat, aby tento smluvní stát přijal odpovídající právní opatření v souladu s částí IX.3 této politiky níže.
   2. 10.2 Pokud právnická nebo fyzická osoba, která byla shledána odpovědnou za porušení důvěrnosti, má bydliště či se jinak nachází v jurisdikci nesmluvního státu Úmluvy, může si generální ředitel vyžádat zmocnění Výkonné rady nebo Konference, aby mohl provést konzultace s cílem vyzvat takový stát k zahájení nebo usnadnění odpovídajícího opatření na podporu soudního řízení vyplývajícího z porušení.

1. 11. Krok 4e: Opatření přijatá, když se ukáže odpovědnost smluvního státu
   1. 11.1 Pokud vyšetřování vedené generálním ředitelem ukáže, že za porušení důvěrnosti je odpovědný smluvní stát včetně úřední osoby smluvního státu:
      1. a) tento smluvní stát v co možná největším rozsahu pomáhá generálnímu řediteli vyřešit tuto záležitost, včetně poskytnutí úplných podrobností o nakládání s důvěrnými informacemi, které mu Organizace poskytla, a o jejich ochraně;
      2. b) tento smluvní stát přijme odpovídající právní opatření v souladu s částí IX.3 této politiky níže; a
      3. c) generální ředitel může jako reakci na zprávu o vyšetřování přednést záležitost na Výkonné radě a požádat o další opatření.
   1. 11.2 Možná odpovědnost smluvního státu má být posouzena ve světle jeho povinností podle Úmluvy, zvláště podle čl. VII odst. 6 a odstavce 4 Důvěrnostní přílohy Úmluvy.
   2. 11.3 Pokud se vyšetřováním zjistí, že se smluvní stát jeví odpovědným za porušení důvěrnosti, může být v případě sporu v souladu s odstavcem 23 Důvěrnostní přílohy Úmluvy a s podrobnými postupy stanovenými pro Důvěrnostní komisi svolána Důvěrnostní komise, aby případ posoudila.
   3. 11.4. Pokud vyšetřování odhalí porušení důvěrnosti týkající se pouze zájmů a činností smluvních států, informuje generální ředitel o takovém závěru dotčené smluvní státy.

1. 12. Krok 4f: Opatření k přepracování nebo zdokonalení režimu důvěrnosti
   1. 12.1 Zpráva o vyšetřování by měla obsahovat konkrétní návrhy na přepracování nebo zdokonalení ochrany důvěrných informací v rámci Organizace, s cílem zvláště zabránit opakování jakéhokoliv porušení důvěrnosti nebo porušení povinnosti chránit informace zjištěného vyšetřováním tak na základě jiných postřehů ohledně obecné ochrany důvěrnosti, které mohou vyplynout z vyšetřování.
   2. 12.2 Generální ředitel by měl doporučit Konferenci, aby na svém dalším zasedání přijala jakékoliv návrhy na přepracování nebo zdokonalení této politiky či jiných základních dokumentů politiky, které vyplynou z vyšetřování.
   3. 12.3 Pokud vyšetřování ukáže potřebu zlepšit postupy nakládání s důvěrnými dokumenty a jejich ochrany nebo jakékoliv další změny pracovních postupů Sekretariátu, vydá generální ředitel neprodleně odpovídající administrativní směrnici k provádění těchto změn.

PRAVIDLA, JIMIŽ SE ŘÍDÍ KOMISE PRO ŘEŠENÍ SPORŮ TÝKAJÍCÍCH SE DŮVĚRNOSTI („DŮVĚRNOSTNÍ KOMISE”)ČÁST IX.2:

1. 1. Pravidla, jimiž se řídí složení Důvěrnostní komise
   1. 1.1 Důvěrnostní komise jako celek bude složena z osob jmenovaných za svou osobu ze seznamu kandidátů předložených smluvními státy Úmluvy. Každý smluvní stát může navrhnout jednoho svého občana, který je volný a kvalifikovaný k tomu, aby pracoval v Důvěrnostní komisi. Tento seznam kandidátů se předloží Konferenci a je z něho jmenováno 20 osob, aby pracovali v Důvěrnostní komisi v počátečním dvouletém funkčním období.
   2. 1.2 Těchto 20 jmenovaných osob se má určit v procesu konzultací s regionálními skupinami pod vedením předsedy Konference: tyto konzultace berou v úvahu zásadu rotace a potřebu komplexního pokrytí příslušných oblastí odbornosti a mají vyústit ve jmenování čtyř kandidátů z každého z pěti regionů definovaných v čl. VIII odst. 23 Úmluvy navržených smluvními státy patřícími do jednotlivých regionů. Řádné jmenování těchto kandidátů do Důvěrnostní komise potom uskuteční Konference jako rozhodnutí o podstatné otázce v souladu s čl. VIII odst. 18 Úmluvy.
   3. 1.3 Kandidáty by měly smluvní státy navrhovat na základě individuálních schopností, charakteru a zkušeností v jedné nebo více oblastech týkajících se práce Důvěrnostní komise, jako je řešení sporů různých druhů; ustanovení Úmluvy o důvěrnosti a kontrole; chemický průmysl; vojenská bezpečnost; bezpečnost údajů; mezinárodní právo a státní právní systémy.
   4. 1.4 Důvěrnostní komise se jako celek sejde na úvodním zasedání v průběhu první Konference, na níž si konsensem zvolí ze svých členů předsedu na počáteční jednoleté funkční období. Potom bude Důvěrnostní komise pořádat pravidelné výroční schůze ve spojení s pravidelným ročním zasedáním Konference, během nichž si bude Důvěrnostní komise volit svého předsedu („předseda”) na následující rok v souladu s pracovními postupy schválenými Konferencí.

1. 2. Spory, jimiž se Důvěrnostní komise může zabývat

   Důvěrnostní komise může být vyzvána, aby se zabývala spory za těchto okolností:

   1. a) když je vyzvána, aby posoudila spory vyplývající z porušení důvěrnosti, které se týkají smluvního státu i Organizace;
   2. b) když ji v souladu s čl. XIV odst. 4 Úmluvy Konference smluvních států pověří jiným sporem týkajícím se důvěrnosti, než je spor uvedený v bodu 2 písm. a) výše; nebo
   3. c) když si ji vyberou dva smluvní státy ve sporu ve věci důvěrnosti jako prostředníka vyřešení jejich sporu podle čl. XIV odst. 2 Úmluvy.

1. 3. Pravidla, jimiž se řídí pracovní postupy Důvěrnostní komise

   Tato pravidla byla schválena třetím zasedáním Konference a řídí se jimi podrobné pracovní postupy Důvěrnostní komise.

   Zahájení procesu řešení sporu

   1. 3.1 V případě vyzvání Důvěrnostní komise k projednání sporu za okolností uvedených v bodu 2 výše, bude věc okamžitě předána předsedovi, který o případu okamžitě informuje všechny členy Důvěrnostní komise. Předseda se potom poradí se všemi členy Důvěrností komise o zvolení času a postupu za účelem vyřešení sporu, včetně svolání schůzí dle potřeby, v souladu s procedurálními pokyny v pracovních postupech, které zohlední takové faktory, jako jsou známky závažnosti nebo naléhavosti u jedné ze stran sporu, složitost otázek týkajících se podstaty sporu, míra údajné ztráty nebo škody a potřeba snížit rozsah dalšího přístupu k důvěrným informacím na nejmenší možnou míru. Na závěr těchto předběžných kroků získá předseda souhlas Důvěrnostní komise s navrhovaným rozvrhem a postupem řešení sporu.

   Hledání vzájemně přijatelného řešení

   1. 3.2 Důvěrnostní komise se nejdříve zaměří na vyjasnění základu sporu a na vyřešení sporu způsobem, který je přijatelný pro strany sporu a je v souladu s právy a povinnostmi smluvních států a Organizace podle Úmluvy. Při vyvíjení maximálního úsilí vyzvat strany sporu ke vzájemně vyhovujícímu závěru by měla Důvěrnostní komise přijmout prostředek řešení sporu vhodný pro daný případ, který vezme v úvahu jakoukoliv běžnou prioritu stran sporu: například přijatý počáteční prostředek by přednostně zahrnoval zprostředkování prakticky napomáhající dosažení dohody o urovnání prostřednictvím vyjednávání.
   2. 3.3 Za tímto účelem může Důvěrnostní komise vytvořit poradní výbor pro neformální zprostředkující porady; obyčejně by se měl poradní výbor skládat z pěti členů Důvěrnostní komise, jednoho z každého regionu, pokud se strany sporu nedohodly žádat o podobnou, pozměněnou strukturu, o níž si myslí, že by lépe sloužila k dosažení zprostředkovaného řešení. Každý takový výbor musí podávat Důvěrnostní komisi hlášení o pokroku a výsledku jakýchkoliv konzultací, a možné zprostředkované řešení odvozené z tohoto postupu musí být dáno Důvěrnostní komise k potvrzení.
   3. 3.4 Pokud Důvěrnostní komise jakýmkoliv přiměřeným prostředkem dosáhne zprostředkovaného vyřešení sporu přijatelného pro strany sporu, Důvěrnostní komise tento výsledek schválí a faktické prohlášení o výsledku je poskytnuto stranám sporu, aby byl jejich souhlas zaznamenán.

   Absence vzájemně přijatelného řešení

   1. 3.5 Pokud nemůže být dosaženo žádného takového výsledku, vypracuje Důvěrnostní komise zprávu nastiňující základní skutečnosti sporu, objektivně komentující spor a doporučující další opatření, které by se mohlo přijmout k jeho vyřešení samotnými stranami sporu, Důvěrnostní komisí, Konferencí nebo jiným orgánem Organizace v souladu se zvláštním mandátem Konference. Tuto zprávu postoupí Důvěrnostní komise stranám sporu. Zpráva ani doporučení Důvěrnostní komise nejsou pro strany sporu závazné, ale mohou poskytnout základ nebo odůvodnění pro další opatření ze strany stran sporu nebo příslušných orgánů Organizace: Důvěrnostní komise může zejména předložit věc Konferenci nebo jinému orgánu Organizace v souladu se zvláštním mandátem Konference, a pokud se strany sporu shodnou, že je to nutné kvůli naléhavosti případu.
   2. 3.6 Pokud dva smluvní státy ve sporu souhlasí s podmínkou předložit spor Důvěrnostní komisi, může Důvěrnostní komise s výslovným souhlasem stran sporu rozhodnout o smírčím vyřešení sporu, které je závazné pro obě strany sporu.
   3. 3.7 Při vypracovávání zpráv a doporučení Důvěrnostní komise bere v úvahu zásadu potřeby znát, kterou se řídí přístup k důvěrným informacím a konkrétní postupy přijaté Důvěrnostní komisí s cílem zajistit, aby při výkonu jejích funkcí důvěrnost zůstala chráněna. Členové Důvěrnostní komise jsou sami vázáni všemi povinnostmi podle Úmluvy a této politiky ve vztahu k nakládání s důvěrnými informacemi a k jejich ochraně.

   Podávání zpráv Konferenci

   1. 3.8 Důvěrnostní komise zůstane odpovědnou Konferenci a podává zprávu o své činnosti v předcházejícím roce na každém řádném zasedání Konference. Tato zpráva obsahuje počet dosažených zprostředkovaných a rozhodnutých řešení, kategorie posuzovaných sporů, dosažené výsledky a podrobnosti o výsledcích v souladu s nepřetržitou ochranou důvěrnosti. Důvěrnostní komise také podává zprávy o svých obecných činnostech i o účinnosti a výkonnosti a může podávat návrhy nebo doporučení pro své zlepšení.

   Povinnosti členů Důvěrnostní komise

   1. 3.9 Důvěrnostní komise a její jednotliví členové jednají bez zásahů nebo řízení ze strany Sekretariátu nebo jiných orgánů Organizace, avšak musí dodržovat mandát Konference. Předseda však může při výkonu své funkce požadovat a přijímat porady a logistickou podporu od Sekretariátu. Členové Důvěrnostní komise se střetem zájmů ve vztahu k určitému sporu se zdrží vyřizování takového sporu; je odpovědností jednotlivých členů Důvěrnostní komise, aby ohlásili jakýkoliv střet zájmů, jakmile je oznámen jakýkoliv spor. Členové Důvěrnostní komise nevykonávají žádnou jinou funkci v rámci Organizace nebo jejich orgánů ani neudržují žádný právní nebo finanční vztah nebo zájem spojený s Organizací.

   Schůzky Důvěrnostní komise

   1. 3.10 Důvěrnostní komise se sejde na začátku a bude se scházet společně s řádnými zasedáními Konference v souladu s bodem 1.4 této části a také se schází podle potřeby k posouzení sporů, které jí jsou předloženy.
   2. 3.11 Na své počáteční schůzi a následných ročních schůzích Důvěrnostní komise:
      1. a) vybere konsensem předsedu pro nadcházející rok, přičemž vezme v úvahu zásadu rotace regionů určených v čl. VIII odst. 23 Úmluvy;
      2. b) posoudí a přijme zprávu Konferenci ohledně výsledku sporů, jimiž se Důvěrnostní komise v předcházejícím roce zabývala;
      3. c) posoudí a přijme zprávu Konferenci o práci, účinnosti a výkonnosti Důvěrnostní komise a posoudí všechna doporučení nebo návrhy, které v tomto ohledu učinil předseda;
      4. d) podle potřeby přezkoumá a doporučí jakékoliv změny svých pracovních postupů;
      5. e) vydá takové pokyny nebo vznese takové žádosti předsedy, které pokládá za vhodné; a
      6. f) učiní taková další doporučení nebo podá návrhy Konferenci, které bude pokládat za vhodné.

   Příprava pracovních postupů

   1. 3.12 Konference schválí podrobné pracovní postupy Důvěrnostní komise, které mimo jiné stanoví:
      1. a) jakým formálním procesem se mají svolávat schůzky Důvěrnostní komise;
      2. b) jak se mají spory okamžitě předávat předsedovi a jak má předseda okamžitě informovat všechny členy Důvěrnostní komise;
      3. c) jak má Důvěrnostní komise rozhodnout o čase a postupu řešení sporu v souladu s bodem 3.1 této části;
      4. d) jak má Důvěrnostní komise potvrdit vzájemně dohodnuté řešení sporu a jak se má evidovat souhlas stran sporu s takovým řešením sporu;
      5. e) postupy pro vypracování a předkládání zpráv a doporučení Důvěrnostní komise stranám sporu a Konferenci nebo jinému orgánu Organizace v souladu se zmocněním Konference;
      6. f) postup zajišťující, že zůstane chráněna důvěrnost při výkonu funkcí Důvěrnostní komise v souladu s Důvěrnostní přílohou Úmluvy, s OPOC a se zásadou potřeby znát, jíž se řídí přístup k důvěrným informacím;
      7. g) postup pro uložení časových lhůt, v nichž musí Důvěrnostní komise konat;
      8. h) postupy volby následných předsedů, volby následných členů Důvěrnostní komise a naplnění občasných volných míst zohledňující zásady stanovené v bodech 1.1, 1.2 a 1.3 této části;
      9. i) ve vztahu k těm členům Důvěrnostní komise, kteří právě posuzují určitý spor, mechanismus pro usnadnění pokračování jejich služebního poměru po celou dobu procesu řešení sporu v souladu se zásadami pravidel, jimiž se řídí složení, stanovených v odstavci 1 této části a při podřízení se těmto zásadám;
      10. j) postup, kterým se bude monitorovat výkonnost Důvěrnostní komise; a
      11. k) postup změn těchto pracovních postupů.

   Postup rozhodování

   1. 3.13 Předseda usiluje o konsensus Důvěrnostní komise jako celku ohledně jakéhokoliv rozhodnutí nebo doporučení, ale v případě, že není možné dosáhnout konsensu o určitém rozhodnutí, může Důvěrnostní komise rozhodnout věc dvoutřetinovou většinou všech svých členů.